Avere scoperto la "Carta delle collezioni" e il suo impiego nella gestione e nello sviluppo delle raccolte ha significato, nella mia esperienza, individuare anche usi diversi di questo strumento che, nato come documento programmatico di sviluppo delle collezioni, può rappresentare una opportunità comunicativa della biblioteca e dei suoi contenuti.

Un recente saggio di Solimine, pubblicato su "Biblioteche oggi" [1], illustra, in maniera ampia e dettagliata, alcuni strumenti di programmazione utili a formalizzare la politica documentaria della biblioteca e a razionalizzare le procedure d'acquisto. La "Carta delle collezioni" è uno di questi strumenti; essa non racchiude in sé tutti i contenuti e non esaurisce ogni finalità, ma rappresenta un'importante occasione di razionalizzazione delle procedure e un "milestone" del processo di sviluppo delle raccolte.

Non mi soffermo a descrivere nello specifico i contenuti e la struttura di questo strumento, rimando invece al saggio di Solimine sopra citato per ogni informazione più dettagliata e al mio contributo pubblicato sul numero di luglio/agosto di "Biblioteche oggi", che riporta la riflessione sulle problematiche incontrate nel tentativo di applicare la "Carta delle collezioni" alla realtà della biblioteca nella quale lavoro.

Nella "Carta" possono essere indicati, tra l'altro, il carattere e le finalità della biblioteca, le caratteristiche delle sue collezioni, le tipologie d'utenza, l'atteggiamento nei confronti di doni e scambi, le fonti dell'approvvigionamento, le forme di collaborazione con altre biblioteche.

L'elemento fondamentale, su cui si basa un'efficace programmazione e che costituisce il corpo della "Carta delle collezioni", è la valutazione della raccolta e, in particolare, una dettagliata descrizione dei suoi settori e delle aree disciplinari di riferimento. Nella mia esperienza, ho preso spunto da Conspectus per individuare una metodologia di valutazione della raccolta e di descrizione delle sue collezioni.

Conspectus è una metodologia di valutazione che in qualche modo coniuga esigenze qualitative con esigenze quantitative. Essa identifica alcune modalità per valutare la consistenza della raccolta, esaminando singole aree disciplinari e di soggetto; la valutazione consiste nell'attribuire alle singole aree un codice, che equivale al grado d'approfondimento raggiunto in ogni ambito disciplinare e al livello che la biblioteca si impegna a mantenere o a perseguire.

I codici vanno da 0 a 5 e, quindi, da un livello in cui non è previsto che la biblioteca acquisti in quel settore, al livello che prevede la completezza.

Per giungere ad attribuire tali codici, sono previsti metodi di valutazione qualitativi e quantitativi, fra cui la valutazione da parte dei docenti e degli studiosi che maggiormente utilizzano le risorse della biblioteca o i vari metodi di controllo per liste di titoli (avendo come riferimento cataloghi, repertori, bibliografie, banche dati).

La "Carta delle collezioni" racchiude in sé tali elementi descrittivi e valutativi, in aggiunta ad ogni informazione utile a chiarire le premesse che sottendono la politica documentaria della biblioteca e le sue logiche di sviluppo.

Per questo, nella "Carta" sono indicati i settori disciplinari privilegiati, le diverse tipologie di materiale e di supporto, i criteri con cui è utilizzato il Document Delivery. Un capitolo importante è, inoltre, quello dedicato alle forme di coordinamento degli acquisti con le altre biblioteche, come nel caso d'abbonamenti consortili a banche dati on-line.

Tutti questi elementi vanno a costituire un documento programmatico, che si rivela utile a molti fra gli attori del processo di sviluppo e di fruizione della biblioteca e dei suoi servizi. Fra questi mi sembra siano da individuare il bibliotecario, il fornitore e l'utente.

Utilizzata dal bibliotecario responsabile degli acquisti, la "Carta" è uno strumento che indica i binari da seguire e le indicazioni da osservare per impostare uno sviluppo delle collezioni secondo criteri di organicità e di coerenza interna. Ritengo che, se questo si rivela senz'altro vantaggioso per ogni tipo di biblioteca, la biblioteca specializzata in modo particolare risente degli effetti positivi di uno sviluppo programmato, nel momento in cui si pone di fronte alla comunità scientifica come referente principale del territorio per determinati ambiti disciplinari e assume il compito di rispondere alle esigenze di ricerca e di aggiornamento professionale.

Rivolto ai fornitori, che lo utilizzano sotto forma di "guide-lines", tale documento risulta utile per impostare un sistema organico e razionale di approvvigionamento.

Il suo utilizzo più imprevisto è forse quello da parte degli utenti, che si apprestano a consultare il catalogo della biblioteca ed a fruire dei suoi servizi.

Infatti, l'utente, che viene a conoscenza delle linee di tendenza della gestione degli acquisti, può scoprire quali sono le aree disciplinari principali e caratterizzanti la raccolta e il grado di approfondimento perseguito.

Riceve in questo modo un'immagine ben delineata dei contenuti della raccolta e può farsi un'idea di che cosa possa aspettarsi dalla consultazione dei suoi cataloghi.

In particolare, confronta l'immagine che la biblioteca offre della sua raccolta con le proprie aspettative e decide come orientarsi. E' ovvio che, nel momento in cui sceglie di consultare i cataloghi, l'approccio sarà sicuramente più consapevole e la ricerca più mirata.

A volte, le difficoltà incontrate nell'utilizzo degli strumenti di ricerca derivano da false aspettative o da una non sufficiente consapevolezza di ciò che la biblioteca offre.

La biblioteca, dunque, nella "Carta delle collezioni" scopre un mezzo per far conoscere e valorizzare le sue raccolte. Crea, inoltre, la ghiotta opportunità di rendere possibili collegamenti (anche attraverso "link") con biblioteche, enti e istituzioni, che, insieme, formano quella rete di connessioni e di rapporti necessaria a far fruttare appieno le potenzialità dei suoi servizi ed a rispondere alle esigenze informative degli utenti.

I mezzi e i modi per presentare e diffondere le informazioni contenute nella "Carta delle collezioni" sono tanti: fra questi la rete, il web ed i formati digitali offrono certamente le maggiori opportunità.

Laura Corazza, e-mail: corazza@opac.cib.unibo.it

Note

[1] Giovanni Solimine, Dalla politica degli acquisti alla gestione delle collezioni, "Biblioteche oggi", 15 (1997), 2, p. 50-56.

«Bibliotime», anno II, numero 2 (luglio 1999)