«Bibliotime», anno II, numero 1 (marzo 1999)

Gli OPAC sono principalmente sistemi di recupero dell'informazione adottati dalle biblioteche, singole o raggruppate in sistemi bibliotecari, per dare accesso alla informazione in linea agli utenti mettendo a disposizione la conoscenza del proprio patrimonio documentario; sono quindi gli strumenti principali con cui attuare un'efficace politica di diffusione delle informazioni bibliografiche e servizi più efficienti di circolazione dei documenti sul territorio.

A partire da questo assunto, nel 1997 la Soprintendenza per i beni librari e documentari dell'Istituto per i beni culturali dell'Emilia-Romagna ha deciso di promuovere, progettare e finanziare un sistema OPAC indirizzato soprattutto alle tipologie prevalenti degli utenti - intesi sia come biblioteche che come lettori - ma aperto ad utilizzi diversi a secondo dei contesti organizzativi e territoriali.

Fin dall'inizio abbiamo considerato l'OPAC come un indispensabile completamento di SEBINA, il programma gestionale per biblioteche – il più diffuso in regione con circa 400 installazioni - da noi promosso a partire dalla metà degli anni Ottanta ed ora evolutosi fino a gestire il colloquio con l'Indice SBN: ci sembrava infatti che fosse indispensabile fornire un modulo OPAC, praticamente gratuito in regione, a tutte le biblioteche o poli bibliotecari in grado di rendere disponibile il proprio catalogo per la consultazione da qualunque luogo, garantendo un accesso facile e intuitivo. L'applicazione, direttamente finanziata dall'Istituto per i Beni Culturali - SEBINA OPAC - prevede l'uso di browser web per una soluzione generalizzata. Parallelamente è stata sviluppata anche una versione Z39.50 - denominata AURIGA e finanziata dalla provincia di Modena - tesa soprattutto a dare soluzione ad esigenze specifiche; entrambe le versioni sono promosse dall'IBC e distribuite gratuitamente in regione alle biblioteche pubbliche o convenzionate.

Ora nella letteratura di settore è venuta in uso un'accezione di OPAC inteso solo come interfaccia o come strumento software, che lascia in ombra l'altra faccia: il catalogo che viene rappresentato/gestito, cioè la base dati con il suo sistema gestionale; un OPAC inteso invece come rapporto tra database e sistema informativo di servizio al pubblico va posto in relazione alla presenza di cataloghi elettronici, e in particolare dei cataloghi collettivi informatizzati. In Emilia-Romagna la situazione dei sistemi bibliotecari o dei poli bibliotecari automatizzati, spesso integrati con quelli di ateneo, non è dal punto di vista dei sistemi applicativi particolarmente disomogenea - infatti nell'insieme delle nove provincie sono attivi 4 poli SBN e 5 reti SEBINA. A volte tuttavia, nello stesso territorio provinciale sono compresenti forme di automazione e architetture cooperative differenziate o cataloghi locali, anche collettivi, separati: situazione questa che, anche nell'epoca di Internet e delle reti civiche, non sempre determina di per sé un'unica offerta del patrimonio documentario pubblico ed un accesso uniforme alle risorse disponibili. Così uno dei principali obbiettivi regionali è quello di favorire su scala provinciale la nascita di OPAC collettivi in grado di raccogliere il posseduto di tutte le biblioteche, integrando sia ciò che è contenuto nei cataloghi unici, prodotti dalla catalogazione partecipata di un polo attivo, sia i dati catalografici afferenti ai singoli cataloghi (indipendenti) delle altre biblioteche locali. In alcuni casi, favoriti dalla diffusione del sistema gestionale SEBINA, questo sta già avvenendo: come a Parma, dove il catalogo unico parmense riunisce e integra i dati dei tre poli SEBINA dell'Università, della Palatina e delle altre biblioteche statali, e infine quello incentrato sulla Civica, a cui partecipa il sistema bibliotecario cittadino e parte delle biblioteche della provincia. Ancora, è il caso del costituendo sistema forlivese P.A.B., nel quale afferiscono i dati scaricati dalle biblioteche in SBN (Malatestiana e Saffi) e i dati delle maggiori biblioteche cooperanti sul server provinciale in SEBINA. A una soluzione simile sembra indirizzarsi l'orientamento delle biblioteche e della provincia di Rimini, senza contare il polo Romagnolo, che entro l'anno effettuerà il passaggio dal mainframe SBN Unisys verso la soluzione client-server di SEBINA Indice, e che con l'OPAC SEBINA offrirà un'unica interfaccia al catalogo unico già sovraprovinciale. La stessa situazione si presenta per il polo bolognese UBO, in cui l'OPAC gestito dall'Università offre a studenti e utenti un'ampia gamma di servizi e un 'pool bibliografico' non limitato al posseduto delle biblioteche accademiche e pubbliche partecipanti al polo SBN.

Ma se gli OPAC (collettivi e integrati) devono svolgere un ruolo strategico, in quanto modalità di organizzazione del servizio al pubblico, all'interno di un'organizzazione bibliotecaria (provinciale, regionale, ecc.), allora il compito di accesso generalizzato alle risorse sia informative che documentarie a livello territoriale deve avvenire in un ambiente fisico e comunicativo il più vicino possibile ai luoghi in cui nasce e si forma il bisogno informativo, laddove la domanda di informazione e documentazione viene elaborata e diventa potenzialmente gestibile; gli OPAC devono allora implementare nuovi servizi in linea rivolti sia agli utenti di biblioteca sia ad utenti remoti che dialoghino con la biblioteca, via Internet o reti civiche, per le funzioni più specifiche e qualificanti.

La novità di questa generazione di OPAC (e qui si fa riferimento a SEBINA OPAC) è quella di presentare nuove funzionalità di servizio che accompagnino le sempre più ampie possibilità di ricerca (combinazione dei tradizionali canali di ricerca con filtri di raffinamento, operatori booleani, uso di liste, conservazione dei set di dati di ricerca, interrogazioni in più fasi, ecc.) con attività complementari: la localizzazione dei documenti, l'accesso ad altri cataloghi (o fonti di informazione bibliografica autorevole) messi a disposizione dal sistema bibliotecario, la consultazione dei documenti ordinati e arrivati. L'integrazione con gli archivi gestionali (SEBINA) garantisce l'accesso alle informazioni sulla effettiva disponibilità dei documenti, aggiornate in tempo reale: così è data la possibilità ai lettori di effettuare direttamente richieste di prestito e/o prenotazioni e ai bibliotecari addetti alla circolazione dei documenti di registrare nel gestionale le attività richieste. SEBINA OPAC integra i servizi per l'utenza quali i suggerimenti d'acquisto e la navigazione ipertestuale dei documenti con funzioni specifiche per i bibliotecari: l'inoltro delle richieste di prestito interbibliotecario, l'esame e l'estrazione delle descrizioni dei documenti per il recupero da altre banche dati. Per le biblioteche che effettuano la catalogazione derivata con l'OPAC si ha la possibilità di scaricare dati in formato SEBINA Produx o in formato UNIMARC (per esempio da biblioteche gestite con altri sistemi).

Solo con l'attivazione di queste funzionalità diventa possibile la costituzione di OPAC collettivi e integrati: ma perché sul piano territoriale gli sforzi dei bibliotecari siano in grado di trasformarsi in servizi efficienti e adeguati alle nuove richieste degli utenti, è evidente che resta indispensabile la progettazione concertata tra i soggetti (sistemi bibliotecari, centri provinciali, università, Soprintendenza dell'IBC) dei livelli di cooperazione territoriale di volta in volta più idonei.

Vincenzo Bazzocchi, Soprintendenza per i beni librari e documentari - Regione Emilia-Romagna, e-mail: VBazzocchi@ibc.regione.emilia-romagna.it

«Bibliotime», anno II, numero 1 (marzo 1999)