Fra le griglie interpretative che nel corso degli ultimi decenni sono state applicate per l'analisi di realtà complesse come le biblioteche e i centri di documentazione, quella che si rifà alla teoria dei sistemi ha goduto sin dagli anni '70 di un favore che le deriva dall'essere abbastanza flessibile e "accogliente" da riuscire a rappresentare fino al desiderato livello di dettaglio la complessità delle interazioni fra gli elementi interni al sistema, e nello stesso tempo dotata degli strumenti logici, matematici, statistici, atti a ricondurre tale complessità a modelli teorici sui quali effettuare misurazioni, valutazioni, simulazioni di comportamenti, e così via.

Non si vuole con questo affermare che le attività di misurazione e valutazione di domande e risposte recepite o erogate dall'"organismo" biblioteca possano essere effettuate solo nell'ambito di una visione sistemica, ma piuttosto che è all'interno di questa visione che misurazione e valutazione sono in grado di divenire immediati strumenti operativi per il riorentamento funzionale del sistema verso il raggiungimento dei propri obbiettivi.

Se è vero dunque che biblioteche e centri di documentazione sono organismi "teleonomici", cioè strutture funzionali al raggiungimento di determinati obbiettivi, operazione preliminare ad ogni applicazione consapevole di metodi di misurazione e valutazione è la definizione e l'esplicitazione di tali obbiettivi. Non solo quelli generali che possiamo ricondurre alla generica espressione di "missione" della biblioteca o centro di documentazione, e che ne determinano l'inquadramento nella particolare categoria dei "sistemi informativi", ma anche e soprattutto quelli specifici, legati alla tipologia istituzionale, alle dimensioni, al territorio d'insistenza, alla specializzazione documentaria, alle fasce d'utenza, alle peculiarità gestionali e ad ogni altra utile caratteristica dell'organismo oggetto di studio.

Pur senza spingerci in una dettagliata analisi delle attività e dei flussi del sistema informativo, possiamo enucleare alcune grandi categorie corrispondenti alle principali operazioni o procedure messe in atto da biblioteche e centri di documentazione per il loro funzionamento finalizzato. Si tratta innanzitutto della selezione, operazione attraverso la quale il sistemi, fra tutti gli oggetti portatori d'informazione esistenti nel mondo esterno, sceglie quelli che corrispondono ad una propria ideale griglia selettiva, uno strumento elaborato in funzione delle necessità della propria utenza e della soddisfazione dei suoi bisogni informativi. Quindi dell'acquisizione, attraverso la quale i materiali selezionati vengono introdotti nel sistema, ne costituiscono l'input, la materia prima da trattare. E' infatti il trattamento la fase successiva, attraverso la quale, avvalendosi nella maggior parte dei casi degli ausili di un ambiente automatizzato, i contenuti informativi delle unità documentarie vengono individuati e rappresentati in maniera sintetica secondo regole semiotiche, semantiche e sintattiche predefinite, le rappresentazioni disposte in una o più serie - reali o "virtuali" - ordinate secondo criteri autoevidenti e dotate di una molteplicità di punti di accesso che realizzino la traslazione dalla linearità degli oggetti fisici alla multidimensionalità dei loro "surrogati" catalografici. Allo stoccaggio degli oggetti fisici sottoposti al trattamento è deputata la fase di immagazzinamento, che deve rispondere a requisiti di funzionalità d'uso del documento e di preservazione, nei limiti del possibile, dall'impatto degli agenti fisici esterni.

Ultimo anello della catena, in cui si realizza nuovamente il contatto con la realtà esterna, è quello della disponibilità, diffusione e fruizione dell'informazione da parte dell'utenza. Si tratta, com'è ovvio, di un punto nevralgico, non solo perché costituisce il cosiddetto output del sistema, cioè il prodotto "finito" che il sistema rilascia all'ambiente in cui opera per il soddisfacimento dei suoi bisogni, ma anche perché l'incontro fra output e utenza riveste una particolare importanza all'interno del nostro discorso sulla misurazione e valutazione dei servizi: nell'ottica sistemica infatti il fattore umano assume in questa fase il ruolo di meccanismo atto a misurare, con le sue "reazioni", la funzionalità dell'organismo documentario, ad innescare eventuali correttivi nelle varie fasi corrispondenti alle precedenti procedure, e a "riorientarlo" in funzione della maggior efficacia ed efficienza possibile nel proprio contesto, dove per efficacia s'intende la capacità di raggiungere gli scopi che ci si è preventivamente dati, e per efficienza l'impiego ottimale delle proprie risorse, cioè il raggiungimento degli obbiettivi al costo più basso possibile.

Nell'elaborazione dei dispositivi di misurazione e valutazione, che comprendono il ritaglio e la formalizzazione - secondo schemi concettuali ormai abbastanza consolidati - della porzione di realtà il cui funzionamento si intende analizzare, la definizione delle entità, delle caratteristiche, delle relazioni e dei flussi compresi entro questa porzione di realtà, la scelta di entità o caratteristiche da sottoporre a misurazione e la conseguente definizione di indicatori atti a rappresentare il grado di avvicinamento agli obbiettivi attraverso l'espressione di rapporti sincronici o andamenti diacronici, il trattamento statistico dei dati, la definizione di dipendenza o indipendenza fra variabili rappresentanti entità o caratteristiche entro le quali verificare l'esistenza di nessi attraverso il confronto con indici di "soglia critica", l'estrapolazione di modelli matematici atti alla rappresentazione delle interazioni ed alla sperimentazione simulata di soluzioni alternative, in tutte queste fasi elaborative, dicevo, costituiscono irrinunciabile ausilio per il bibliotecario (o documentalista), gli strumenti e le tecniche mutuate alla bibliometria da discipline come la ricerca operativa, la statistisca parametrica e non parametrica, la logica, la modellistica e così via. Il bibliotecario-matematico o il bibliotecario-statistico, dunque? Non necessariamente, così come non è nato il bibliotecario-informatico per realizzare il disegno e l'applicazione di strumenti informatici alle procedure biblioteconomiche e documentali; si tratta piuttosto di elaborare strumenti di analisi, griglie applicative di validità generale nell'ambito dei sistemi informativi, che ognuno poi si incaricherà di contestualizzare e personalizzare a seconda dell'ambiente in cui opera e delle sue caratteristiche.

Fra gli ambiti di analisi cui dovrebbero essere particolarmente sensibili biblioteche come quelle dell'area "neolatina" in cui tradizionalmente la documentazione è divisa fra scaffale aperto e magazzino (ma da cui in realtà è toccato anche il modello anglosassone a scaffale aperto, poiché, com'è ovvio, una percentuale anche se bassa di volumi è sempre soggetta, sia per ragioni di spazio che di funzionalità, allo spostamento a magazzino o alla dislocazione in depositi decentrati di conservazione), possiamo citare quello finalizzato alla selezione dei documenti da rendere disponibili alla libera consultazione rispetto a quelli da immagazzinare in spazi non direttamente accessibili da parte dell'utenza, attraverso la misurazione del tasso di fruizione, per consultazione o prestito, dei documenti. Analoghi metodi possono essere predisposti, pur con l'aggiunta, specie nel primo caso, di ulteriori elementi come l'aggiornamento, la valutazione del contenuto, lo stato di conservazione, per la selezione dei documenti da destinare allo scarto, o per la valutazione del numero di copie da acquistare di documenti intensamente consultati.

Altri campi di applicazione non banale di procedure valutative, in cui i rilevamenti dei dati sono spesso integrati non solo dall'uso di indici bibliografici (ad esempio il "fattore d'impatto" per i periodici) o di strumenti di valutazione mutuati da ambiti non strettamente biblioteconomici, ma anche dal rapporto sinergico con altre biblioteche e centri di documentazione o con il sistema complessivo degli organismi documentari in cui il proprio si incrive, sono quelli della valutazione e del controllo dello sviluppo della raccolta documentaria, della selezione e della valutazione delle pubblicazioni periodiche, della misurazione dell'efficacia e dell'efficienza di servizi nuovi o alternativi (on-line e cd-rom, prestito interbibliotecario, fornitura e acquisizione elettronica di documenti, ecc.), della valutazione e della scelta degli strumenti d'indicizzazione e dell'analiticità della politica di rappresentazione del contenuto concettuale dei documenti, della valutazione della consistenza di particolari sezioni della raccolta, e via dicendo.

Il breve spazio di questo discorso, che non mira che a fornire qualche spunto di riflessione, non consente di calarsi appieno nel concreto delle esemplificazioni. Sono d'altronde di recente pubblicazione autorevoli testi di riferimento quali le linee guida sulla misurazione della qualità dei servizi bibliotecari dell'IFLA [1] e dell'ISO [2], che forniscono un insieme di strumenti consolidati, quanto meno nell'area anglosassone, in termini di analisi dei contesti, di scelta delle misure, di percorsi metodologici e di elaborazioni valutative.

Vorrei tuttavia concludere queste osservazioni esprimendo la personale opinione che misurazione e valutazione siano strumenti da utilizzare non solo e non tanto per testare il rendimento di un singolo organismo documentario, quanto per monitorare in maniera continuativa ed integrata la funzionalità di un sistema che interagisce con altri, e che deve realizzare tale interazione nella maniera più efficace e "intelligente" possibile, in un'ottica di utilizzazione delle risorse e di erogazione dei servizi cooperativa, intelligibile e coerente, in cui l'alto livello dei risultati sottoposti a monitoraggio e valutazione si appoggi sulla consapevolezza degli scopi non solo del singolo organismo ma dell'articolato insieme in cui esso s'inscrive.

Serafina Spinelli, Biblioteca di Ingegneria, Università di Ferrara, e-mail spinelli@ing.unife.it

[2] INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION, ISO 11620:1998. Information and documentation. Library performance indicators. Genève, ISO, 1998.

«Bibliotime», anno I, numero 2 (luglio 1998)