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Sistemi bibliotecari universitari: esperienze a confronto

La cooperazione a Siena: aspetti organizzativi e tecnologici
La tecnologia | La cooperazione


L'innovazione organizzativa

di Susanna Gherardi


Lo Statuto dell'Università degli studi di Siena

Dal novembre 1994 è in vigore lo statuto dell'Università degli Studi di Siena.
L'Art.38 si occupa delle biblioteche e dice:
  1. Le Biblioteche costituiscono un servizio per l'attività delle strutture didattiche e scientifiche dell'Università e delle Istituzioni culturali e di ricerca, nazionali ed internazionali.
  2. Le Biblioteche di Facoltà hanno autonomia gestionale ed organizzativa, nel rispetto della normativa vigente e degli indirizzi del Senato accademico.
    Il Senato accademico può individuare, tenendo conto delle peculiarità delle singole biblioteche, i servizi che, per ragioni di efficienza e di economicità, possono essere coordinati o espletati in modo omogeneo a livello di Ateneo.
  3. Il Senato accademico per l'esercizio delle competenze di cui al comma precedente si avvale di una Commissione consultiva.


Già da tempo l'indirizzo dell'Università di Siena era orientato verso le biblioteche di facoltà, infatti un Decreto Rettorale del 1982 parlava di riorganizzare il sistema bibliotecario di Ateneo mediante la costituzione formale di Biblioteche Centrali di Facoltà per una migliore funzionalità del servizio, la omogeneizzazione delle procedure delle accessioni con la graduale automatizzazione dei dati, nonché per una migliore utilizzazione del personale.


La Commissione Biblioteche

La Commissione Biblioteche è una commissione consultiva del Senato accademico ed esiste dai primi anni 80. Molte volte è cambiata la sua composizione; della prima facevano parte i docenti delle biblioteche centralizzate all'epoca (Giurisprudenza e Medicina), un tecnico bibliotecario , il responsabile del centro di calcolo di Ateneo ed il Direttore amministrativo, dal 1992 era composta dai rappresentanti di tutte le biblioteche centrali , che nel frattempo erano cresciute di numero, e dal delegato del Rettore per le biblioteche, dal Giugno 1994 la Commissione Biblioteche è composta dal delegato del Rettore per le biblioteche, da un docente per ogni facoltà, dal direttore di ogni biblioteca di facoltà, dai rappresentanti degli studenti e da un funzionario dell'Amministrazione con funzioni di segretario verbalizzante.
Le competenze della Commissione sono di potere consultivo del Senato accademico e di proposta su tutto ciò che concerne le biblioteche.

La Commissione Biblioteche si avvale via via di gruppi di studio tematici nominati dalla Commissione stessa tra i suoi componenti o avvalendosi talvolta di esperti esterni. I principali gruppi di studio che hanno lavorato negli ultimi anni sono i seguenti:

  1. Osservatorio per le Biblioteche di Ateneo. Questo gruppo fu creato come organo di monitoraggio per una indagine conoscitiva sull'intero settore delle biblioteche, riguardante le attività di gestione amministrativa e l'organizzazione del lavoro. Il gruppo preparò un questionario che fu approvato dalla Commissione Biblioteche nella seduta del 22 febbraio 1995.
  2. Edilizia. Ha preparato una relazione sugli spazi da destinare alle biblioteche di facoltà
  3. Anagrafe della ricerca
  4. Studio dei parametri per la suddivisione fondi nelle biblioteche


Il Collegio dei Direttori

E' un tavolo informale composto dai Direttori di tutte le Biblioteche Centrali di Facoltà.
Non è mai stato formalizzato dalla Commissione Biblioteche anche se tutti i membri della Commissione sanno che esiste e che lavora. E' un gruppo autogestito che spesso è propositivo verso la Commissione Biblioteche.


I Servizi centrali

Sono i servizi che come recita lo statuto “per ragioni di efficienza e di economicità, possono essere coordinati o espletati in modo omogeneo a livello di Ateneo”.

SCRIBO (Servizio Centrale di RIcerca Bibliografica Online)

E' stato creato con Decreto Rettorale del 2 novembre 1988, nell'ambito del Servizio generale per l'automazione delle biblioteche, era articolato in 5 poli di collegamento presso altrettante biblioteche centrali di facoltà con personale delle singole biblioteche. L'attività dei cinque poli era coordinata da un responsabile del servizio che doveva curare l'attività del personale addetto al servizio, indirizzare il servizio verso un costante adeguamento alle nuove tecnologie ed ai nuovi strumenti di documentazione scientifica, e promuovere la formazione e l'aggiornamento del personale
Attualmente il servizio funziona in tutte le biblioteche centrali di facoltà senza un coordinamento centrale.

Servizio Automazione Biblioteche

L'automazione a Siena è iniziata come primissima forma nel 1972 con la perforazione a schede. Nei primi anni ottanta è partito un sistema automatizzato, “SIBIBLIO”, sviluppato in casa che girava su un elaboratore IBM: era un sistema proprietario ed era l'unico sistema automatizzato utilizzato dalle biblioteche senesi.
Nel febbraio del 1989 la Commissione tecnica per le biblioteche incaricò una commissione di Ateneo di decidere se continuare o meno ad usare “SIBIBLIO”, nel febbraio del 1990 una nuova commissione fu incaricata di decidere se aderire ad SBN o scegliere un diverso sistema di automazione e nel 1991 fu deciso l'acquisto del software Aleph, che è partito a regime con un Decreto Rettorale del 1992 che nominava il responsabile della sperimentazione, i compiti del sistema di automazione e costituiva un comitato per l'automazione delle biblioteche centrali di Ateneo.

L'attuale Servizio automazione biblioteche è stato formalizzato con Decreto Rettorale del 1 Dicembre 1997 e i suoi compiti sono i seguenti:

All'interno del Servizio automazione biblioteche funzionano alcuni gruppi di lavoro a tempo determinato ed indeterminato di cui fanno parte rappresentanti delle varie biblioteche centrali di facoltà coordinate dal responsabile del sistema automazione biblioteche.


Le Biblioteche di Facoltà

A Siena ci sono nove facoltà: Economia, Farmacia, Giurisprudenza, Ingegneria, Lettere, Lettere in Arezzo, Medicina, Scienze matematiche fisiche e naturali, Scienze politiche, ed otto biblioteche centrali di facoltà, in quanto la Biblioteca "Circolo Giuridico" congloba le Facoltà di Giurisprudenza e di Scienze politiche.
Le otto Biblioteche centrali sono autonome.
Non esiste un regolamento generale di Ateneo ma alcune biblioteche centrali hanno un proprio regolamento, uno statuto, un consiglio direttivo.
Le otto Biblioteche centrali di facoltà attualmente hanno tutte una direzione tecnica, non ci sono cioè docenti responsabili delle Biblioteche Centrali.
Ogni biblioteca di facoltà ha una autonomia organizzativa e gestionale ma nessuna biblioteca è centro di costo.
I fondi vengono assegnati alle biblioteche centrali dal Senato accademico, sentito il parere della Commissione Biblioteche.

BIBLIOTECA MONOGRAFIE TESTATE PERIODICI PERIODICI ATTIVI MONOGRAFIE IN ALEPH PERIODICI IN ALEPH
Farmacia 11.000 350 200 3.245 350
Medicina 14.900 3.000 614 4.347 3.059
Scienze 55.000 2.250 462 27.819 2.268
Circolo Giuridico 260.000 4.750 1.690 105.367 4.966
Ingegneria 1.428 250 (*) 200 + 400 (**) 3.090 277
Lettere e Filosofia 124.000 2.080 498 105.297 2.227
Lettere e Filosofia - Arezzo 117.661 1.340 650 50.412 1.336
Economia 90.000 3.350 1.751 77.795 3.486
(*) Periodici attivi e Audiovisivi
(**) Monografie e Audiovisivi

Copyright AIB 1999-04-13, ultimo aggiornamento 1999-04-28 a cura di Gabriele Gatti e Vanni Bertini
URL: http://www.aib.it/aib/sezioni/toscana/gherar98
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