La tecnologia

di Guido Badalamenti

Uno degli aspetti più evidenti della cooperazione a Siena è il SBS - Servizio Bibliotecario Senese, un consorzio nato da una serie di convenzioni tra l'Università e le principali Biblioteche cittadine. Si tratta di una collaborazione tra enti che hanno caratteristiche diverse tra loro.
Infatti ne fanno parte: due Università (l'Ateneo senese e l'Università per stranieri), una biblioteca di conservazione privata (la Basilica dell'Osservanza), una biblioteca di ricerca pubblica (Accademia dei Fisiocritici) ed una privata (Istituto Iris-Biocine), una grande biblioteca pubblica (Biblioteca degli Intronati).
Il collante di questa cooperazione è costituito dall'aspetto tecnologico, che ormai non prevede più soltanto l'automazione dei cataloghi, ma che comprende anche la maggior parte dei servizi erogati al pubblico.

Ovviamente tutte le biblioteche (sicuramente quelle di enti diversi ma anche quelle interne all'Ateneo) hanno necessità di mantenere la propria specificità e la coerenza con il proprio fine istitutivo. La partecipazione ad un progetto comune non deve dunque significare la rinuncia alla proprie peculiarità, è necessario al contrario che dal punto di vista dell'analisi prima e della realizzazione tecnologica poi, si riescano ad individuare gli standards di servizio e di documentazione ottimali e da quelli si riparta costituendo il Servizio comune e ripensando l'organizzazione dei servizi interni alle strutture.

E' ormai un dato acquisito il fatto che l'automazione da sola non possa mutare una realtà, ma che al contrario è necessario cogliere l'opportunità di automatizzare un servizio per ripensarne finalità, organizzazione interna, flusso di lavoro, rapporto con gli altri servizi. Si tratta di un'operazione che non è mai semplice ma che può risultare ancora più complessa e meno scontata quando si ragiona non più in una logica di Sistema chiuso (le biblioteche dell'Ateneo, per esempio) ma in quella di una rete metropolitana.

Un dato significativo sulle dimensioni e le caratteristiche di questa realtà è data dal numero degli operatori: sono oggi circa duecento i bibliotecari che hanno una password registrata con cui operano nell'ambito dei servizi del SBS e, di questi, non più di ottanta si occupano a tempo pieno di catalogazione, gli altri hanno come incarico principale la gestione di altri servizi informatizzati.

La metodologia di lavoro che ci siamo dati per amministrare il Servizio Bibliotecario Senese che - come è già stato detto nell'intervento precedente - è gestito dall'Università attraverso il Servizio Automazione Biblioteche, è quella di una struttura a matrice.
Accanto ad un nucleo di personale dedicato operano altri specialisti, bibliotecari e informatici, inquadrati da un punto di vista gerarchico e funzionale presso altre specifiche strutture, interne o esterne all'Ateneo, ma che svolgono parte della propria attività professionale presso la struttura centrale di coordinamento del SAB.

La metodologia del lavoro è definita per progetti, sono stati costituiti dei Gruppi di lavoro su specifiche tematiche, orizzontali alle Biblioteche. Non si tratta di gruppi interni ad una singola struttura, né all'Ateneo, ma sono gruppi formalmente riconosciuti dei quali fanno parte bibliotecari provenienti da ciascuna delle biblioteche aderenti al SBS, indipendentemente dal fatto che siano bibliotecari dell'Ateneo, di una biblioteca comunale o privata.
Sono specialisti che lavorano insieme, si confrontano, approfondiscono le tematiche assegnate, riportano nel gruppo le esigenze e le caratteristiche della propria biblioteca di provenienza e viceversa riportano nella propria struttura un notevole bagaglio che è dato dalla percezione di come uno stesso problema possa essere vissuto diversamente in altri contesti.

Su questa base, cioè sul confronto e sul lavoro comune, nascono poi le decisioni, che coinvolgono tutte le istanze formalmente preposte alla programmazione e alla gestione, quindi i direttori delle biblioteche e i responsabili degli uffici.
Un punto di svolta essenziale nell'organizzazione del lavoro è derivato dal fatto - come specificato dalla collega Gherardi - che tutte le biblioteche hanno adesso una direzione tecnica.

La decisione di cooperare non è dunque presa una volta per tutte, ma è il risultato di una complessa struttura di lavoro, che si articola in numerosi momenti di analisi, studio e confronto. La programmazione in questo contesto richiede tempi più lunghi, poiché è necessario che più soggetti approfondiscano uno stesso tema, si tratta tuttavia di un investimento: in fase di gestione infatti si ottengono dei notevoli risparmi di tempo, poiché tutti conoscono la motivazione di quello che fanno e sono partecipi del processo di rinnovamento.

Abbiamo iniziato a lavorare con questa metodologia nel 1991, quando è stato creato il primo Gruppo di studio incaricato di eseguire dei test articolati sul nuovo SW da adottare, con il passare del tempo l'organizzazione è cambiata e abbiamo adesso Gruppi di lavoro a tempo determinato (UNIMARC, ILL, Materiale archivistico, Authority files, Risorse elettroniche) e Gruppi a tempo indeterminato (Soggettazione GRIS, Monografie, Periodici).

Data l'estensione dei servizi automatizzati in uso, l'organizzazione del lavoro non può prescindere da una revisione dei rapporti con le altre strutture di servizio informatiche ed amministrative. Nella nostra realtà la gestione del sistema informatizzato è affidata ad una struttura bibliotecaria che però ha ottimi rapporti di cooperazione con la struttura informatica, dal lavoro comune nascono specifici progetti di interconnessione tra gli archivi bibliotecari e quelli dell'anagrafica studentesca o con i dati amministrativi.

Per quanto riguarda il prestito dei documenti e gli archivi utenti, procedure automatizzate notturne consentono di tenere allineati i sistemi (per quanto sviluppati e gestiti con programmi diversi) in modo da risparmiare le energie, da immettere una sola volta gli stessi dati e consentono inoltre di effettuare controlli incrociati sulla regolarità delle restituzioni di libri in tutte le biblioteche o sulla regolarità del pagamento delle tasse da parte degli studenti.

Ovviamente il gioco si complica quando gli stessi archivi sono utilizzati anche da altre biblioteche non universitarie, dove gli utenti sono diversi e sottostanno a regole diverse, è quindi necessario che l'integrazione prenda in considerazione un numero maggiore di variabili.
L'aspetto più complicato di tutta la faccenda è che personale di settori diversi: biblioteche, personale amministrativo, segreterie studenti, ecc. tradizionalmente abituato a confrontarsi con settori omogenei, deve mettere in conto che una variazione del proprio lavoro può incidere sul lavoro di colleghi impiegati in altri settori.

Tra le altre forme di integrazione con sistemi eterogenei, vorrei citare quella con il progetto nazionale di censimento dei periodici CASA, cui speriamo sia presto possibile aderire con riversamenti automatici dei dati che non implichino duplicazione del lavoro.

Uno dei risultati di questi anni di cooperazione è la costituzione di un catalogo condiviso che comprende oggi 650.000 records bibliografici, si tratta di un catalogo unico frutto del lavoro di tutte le biblioteche del SBS.
In larga parte il catalogo è alimentato ancora da catalogazione originale, ma a questa si affianca in modo sempre più ampio la catalogazione derivata, sia con operazioni di duplicazione in linea da altri cataloghi Aleph, ma anche per importazione batch di catalogazioni recuperate da altre fonti esterne.
Sempre in forma batch sono stati aggiunti i dati relativi ai progetti di recupero del pregresso realizzati con lettura ottica (OCR/IR) delle schede cartacee e che è ormai giunto a conclusione per la biblioteca di Lettere.
Infine con l'automazione delle funzioni di acquisizione, il catalogo contiene anche gli ordini librari immessi manualmente o recuperati elettronicamente dai fornitori (come Casalini ad esempio) che lo consentono. La presenza in archivio di tali informazioni consente all'utente di conoscere non solo ciò che è posseduto da una biblioteca ma anche quello che è in fase di acquisizione, il lasso di tempo previsto per l'arrivo del materiale e di seguire l'iter del libro una volta giunto in biblioteca (uffici ordini, inventario, catalogazione) con possibilità di richiederlo in prestito prima della conclusione dell'intero ciclo. Consente inoltre ai direttori e agli addetti alle acquisizioni di pianificare gli acquisti tenendo conto di quanto sarà acquisito dalle altre biblioteche cittadine, configurando una forma di politica condivisa degli acquisti, soprattutto tra le biblioteche con caratteristiche simili.

Tra le altre funzioni, vale la pena di segnalare inoltre la gestione degli autority files, il prestito automatizzato ormai diffuso in tutte le biblioteche e che ormai si serve - nelle due strutture con il più alto numero di prestiti - di stazioni di autoprestito (speciali robot della 3M) in cui gli utenti possono registrare da soli i propri prestiti, senza code e senza la mediazione del bibliotecario, usando il tesserino magnetico dell'Università o il tesserino del Codice Fiscale.
Sono inoltre attive la gestione dei periodici con il cardex e quella delle acquisizioni con la definizione e la gestione di budgets di spesa, per questo aspetto sono state definite procedure automatizzate di aggiornamento dei registri economali dell'Ateneo per quanto riguarda il riversamento dei dati inventariali e patrimoniali.

L'ultima nata è l'interfaccia Web del nostro catalogo.

Un grosso progetto in cui siamo attualmente impegnati è il test, la verifica e la parametrizzazione del nuovo SW Aleph500, che vorremmo installare entro il 1999.
Si tratta di un sistema di nuova generazione, non più basato su un DB proprietario e che adesso è sviluppato sotto Oracle. Questo consentirà di espandere ulteriormente e di potenziare lo scambio di dati e la cooperazione con strutture diverse, che usano programmi di amministrazione e contabilità ugualmente basati su DB aperti. Tutti gli operatori disporranno di interfacce grafiche per i vari moduli gestionali che dovrebbero facilitare notevolmente la gestione e la derivazione dati dall'esterno.
Una delle caratteristiche del nuovo prodotto è la gestione dinamica dello standard MARC, abbiamo deciso dunque con il prossimo programma di adottare lo standard UNIMARC non solo come formato di trasporto dei dati, ma anche di descrizione dei documenti. L'analiticità di UNIMARC, la sua totale integrazione con ISBD, saranno di sicuro vantaggio per la qualità delle descrizioni, così come il fatto di non dovere effettuare delle conversioni successive.

Ovviamente questo comporterà un notevole impegno in termini di formazione e di aggiornamento professionale, ma riteniamo che sia in qualche modo un atto dovuto rispetto ai progetti di cooperazione di cui stiamo parlando, all'apertura e integrazione di sistemi ed allo scambio di dati con altri partners.
Peraltro, non riteniamo che lo sviluppo o il potenziamento di nuovi servizi debba necessariamente tradursi in un abbassamento della qualità catalografica, al contrario la possibilità di accedere a risorse esterne e di ampliare i confini delle proprie biblioteche deve spingere verso forme più selettive ma più approfondite di trattamento dei documenti. Detto in altri termini, non è più necessario pretendere di fare tutto da soli e di essere autosufficienti, motivo in più per fare meglio quello che si fa.

Lavoriamo a questo progetto insieme agli altri atenei italiani che hanno adottato Aleph e, attraverso l'associazione Itale, ci stiamo impegnando in un lavoro comune di definizione di un subset UNIMARC condiviso fra tutti. Nel nostro sito Web è possibile verificare il lavoro che stiamo facendo e che si va via via definendo come una vera e propria traduzione italiana dello standard UNIMARC.
Per quanto riguarda il contesto internazionale, insieme in particolare ad i colleghi cechi e a quelli francesi, siamo impegnati per uno sviluppo della gestione del formato UNIMARC in Aleph (cfr. <http://sab.unisi.it/icau/>).

L'adozione di un server Z39.50 consentirà di rendere disponibili i nostri dati a tutti quanti vorranno utilizzarli, indipendentemente dal SW che avranno adottato.
Siamo inoltre impegnati in un progetto, presentato al MURST insieme ad altri colleghi italiani, per la realizzazione di un indice virtuale dei nostri cataloghi Aleph, in modo da facilitare ulteriormente la loro consultazione da parte delle biblioteche esterne.

Per quanto riguarda le banche dati, su cui si soffermerà maggiormente la collega Maffei, vorrei accennare che attualmente esistono reti per la consultazione di banche dati su CD all'interno delle singole biblioteche o tra due biblioteche adiacenti, mentre non abbiamo ancora realizzato delle reti di consultazione di Ateneo o di SBS. Vorremmo tuttavia approfittare del fatto di partire in ritardo su questo fronte per cercare di fare tesoro dell'esperienza maturata in altre realtà, come le vostre, e per muoverci in una certa sintonia o, meglio, in cooperazione.
Nel fare questo siamo molto interessati anche allo sviluppo dell'operato della Commissione GLSB del MURST, che si sta muovendo su questo piano per cercare di definire con i fornitori una sorta d'accordo quadro entro cui potranno collocarsi le sottoscrizioni dei singoli atenei o dei consorzi di atenei.
Vorremmo inoltre tenere conto delle raccomandazioni e delle problematiche che, in tema di contratti, sono emerse anche all'ultimo convegno nazionale AIB di Genova e che hanno portato alla stesura, da parte dei colleghi che più hanno lavorato su questo settore, di un primo decalogo di principi guida.