Ringrazio Renato Tamburrini per i materiali che gentilmente mi ha messo a disposizione per la stesura di questo contributo

Come in molti altri atenei italiani, anche in quello pisano la crisi dell´assetto bibliotecario basato su una miriade di biblioteche, bibliotechine e fondi librari è stata decretata negli anni ´80 dall´aumento notevole dell´utenza in ragione del consolidarsi del modello dell´università di massa, dalle crescenti difficoltà finanziarie, unite ad una sempre più avvertita sensibilità circa il buon funzionamento della pubblica amministrazione e, non da ultimo, dall´avvento dell´automazione bibliotecaria. L´esigenza di una razionalizzazione gestionale, dettata anche da motivi economici, è stata recepita e accompagnata da tutto un fiorire legislativo che ha interessato il versante istituzionale, così come quello sindacale e accademico.

Positiva, intanto, è stata la percezione che cambiamenti organizzativi profondi dovessero partire da un diverso assetto delle competenze e delle funzioni che il personale tecnico-amministrativo delle università ha visto a lungo disconosciuto: con la L. 29 gennaio 1986, n. 23 relativa a "Norme sul personale tecnico ed amministrativo delle Università ", venivano previste figure tecniche altamente qualificate, mediante l´istituzione del ruolo speciale del personale tecnico scientifico e delle biblioteche, articolato in una:

1. prima qualifica funzionale (Coordinatore di biblioteca), per il coordinamento ed il controllo di unità organizzative di notevole interesse o ad elevato contenuto tecnico, comportanti decisioni rilevanti per la propria o altre unità organizzative

2. seconda qualifica funzionale (Coordinatore generale di Biblioteca), con alta professionalità e lunga esperienza necessarie per il coordinamento ed il controllo di unità organizzative di fondamentale interesse e di alta specializzazione, comportanti decisioni con rilevanza anche esterna.

Tali nuove figure, d´altra parte, non avrebbero potuto esplicare la loro professionalità se una cornice istituzionale nuova non avesse permesso loro di agire a favore di un sistema bibliotecario universitario moderno, efficiente, in grado di darsi obiettivi di servizi contraddistinti da alti standard qualitativi e quantitativi e in grado di garantire pari opportunità di accesso ad essi negli Atenei.

Tale quadro istituzionale nuovo è stato reso possibile con la L. 9 maggio 1989, n. 168, che istituiva il nuovo Ministero dell'università e della ricerca scientifica e tecnologica e dotava gli Atenei italiani di autonomia organizzativa, finanziaria e contabile, garantita da propri statuti.

Così, all´Università di Pisa l´applicazione della legge 23/86 ha portato nel corso del 1993 all´istituzione delle prime figure di coordinatore e coordinatore generale di biblioteche, e, con l´approvazione il 30 settembre 1994 dello Statuto d´Ateneo, un altro tassello normativo veniva a comporre il nuovo quadro delle biblioteche pisane. Infatti, così lo Statuto dell'Università di Pisa, all´art. 39, recita:

"Il Sistema bibliotecario di ateneo è costituito dai centri di servizi bibliotecari. Le norme quadro per il funzionamento e l'interconnessione dei centri di servizi bibliotecari sono definite nel piano bibliotecario di Ateneo, approvato dal Senato Accademico, sentito il Consiglio di Amministrazione per gli aspetti di competenza."

A partire da tale definizione statutaria, fra il 1999 e il 2000 ha preso corpo un piano bibliotecario di ateneo, che prevedeva l´accorpamento delle numerosissime strutture bibliotecarie (di istituto, di dipartimento, di facoltà) in 16 centri bibliotecari, dotati di autonomia di spesa. Il piano prevedeva un indirizzo politico stabilito dagli organi accademici, su proposta della Commissione di ateneo per le biblioteche e un Coordinamento tecnico gestionale affidato ad un coordinatore generale di biblioteca. Il servizio centrale doveva gestire direttamente cataloghi di ateneo, basi di dati, informatizzazione dei servizi bibliotecari, rapporti con altri sistemi bibliotecari; svolgere una funzione di coordinamento, consulenza e proposta per tutte le attività connesse con l'organizzazione bibliotecaria e con l'erogazione dei servizi bibliografici e documentali dell'ateneo.

Le singole biblioteche, costituite in centri di spesa, venivano il più possibile accorpate fisicamente, attraverso un´idonea politica edilizia, al fine di conseguire i benefici di risparmio di risorse umane, estensione degli orari e dei servizi, specializzazione del personale. Quando le condizioni edilizie non lo avessero permesso, i centri potevano essere dislocati su più sedi, ma con limiti ben definiti:

• i centri con più sedi dovevano avere una sede di riferimento per i contatti esterni e per i rapporti con il Sistema bibliotecario archivistico e museale;

• nei dipartimenti poteva trovarsi materiale bibliografico destinato alla pronta consultazione, ad attività didattiche o alla ricerca, ma veniva catalogato comunque nei centri, e dislocato nei centri alla fine della ricerca stessa;

• nella fase di progettazione logistica dei centri doveva essere esaminata l'opportunità di consentire forme di didattica specialistica a diretto contatto con il materiale bibliografico;

• con l'istituzione dei centri bibliotecari l'Amministrazione centrale e le Facoltà dovevano versare le quote di bilancio destinate all'acquisto di materiale bibliografico direttamente ai centri bibliotecari; i Dipartimenti potevano versare delle quote dei propri bilanci ai centri di riferimento qualora lo ritenessero opportuno;

• nel caso in cui ad un centro di servizi bibliotecari facessero riferimento più Facoltà ognuna di esse doveva contribuire ai centri bibliotecari di interesse, nel limite del budget di Facoltà.

Nel piano bibliotecario venivano inoltre indicati quali Servizi vengono erogati dalle Biblioteche, con quali obiettivi e con valutazioni periodiche affidate agli organi dirigenti dell´Ateneo.

Una volta definito il piano d´Ateneo, è stato approvato un Regolamento del Sistema bibliotecario, in cui vengono individuati, per ciascuna biblioteca, la natura, gli obiettivi, gli organi, le risorse. Pare opportuno rilevare in tale Regolamento una certa duplicazione nelle funzioni di vertice, con la doppia figura di un Presidente, docente, ed un direttore (cui è stato aggiunto l´aggettivo "operativo"), bibliotecario, e una non chiara distinzione fra le funzioni del Presidente e del Direttore, quando si enuncia, ad esempio, che quest´ultimo "sovrintende all'organizzazione del lavoro e al coordinamento dei vari settori di servizio e del personale assegnato al Centro", a fronte di quanto specificato per il Presidente, cui spettano, quale responsabile del centro di spesa, "le competenze amministrative... in base a disposizioni di legge, dello Statuto e dei regolamenti di ateneo, fatte salve le possibilità di delega al Direttore operativo conformemente alla normativa vigente."

Un´importante tappa che rafforza il trend verso un sistema d´Ateneo è stato il passaggio da 22 data base differenti e 4 tipi di sw al sistema Aleph per la gestione delle biblioteche, che permette di importare subito 356.000 record bibliografici e di attivare il prestito informatizzato. Nel periodo 2001-2006 sono stati potenziati i servizi al pubblico (reference, ILL-DD), esteso il prestito informatizzato, ampliati gli orari di apertura delle diverse biblioteche. Il catalogo automatizzato si è arricchito fino ad arrivare a 803.000 record in catalogo al dicembre 2006, grazie anche al recupero di parti dei cataloghi cartacei precedenti (il recupero è stimabile a ca 300.000 record). Nel contempo sono state potenziate le risorse elettroniche (data base e riviste) e attivati i servizi di consulenza on line, il deposito delle tesi elettroniche etd, l´archivio ad accesso aperto delle pubblicazioni (Unipi-eprints).

A fronte dei risultati organizzativi e informativi raggiunti, nel corso del 2007 è stata studiata e implementata una parziale razionalizzazione dell´assetto amministrativo, basata sull´accorpamento della direzione sulle figure di categoria EP e sulla conseguente costituzione di una serie di poli amministrativo-gestionali (5-6).

All´inizio del 2008, in fase di approvazione del bilancio, anche sulla scorta dei lavori preliminari del 2007, il Consiglio di Amministrazione ha assegnato alla Direzione amministrativa e al Sistema bibliotecario l´obiettivo di procedere ad una decisa razionalizzazione dell´assetto amministrativo contabile, ipotizzando una segreteria amministrativa unica che consentisse una migliore utilizzazione delle risorse umane impiegate nelle attività suddette.

Nel luglio 2008, in sede di discussione sul nuovo regolamento contabile dell´ateneo, emanato in ottobre, e in vigore dal 1 gennaio 2009, il Sistema bibliotecario è stato definito come centro unico di spesa e al suo interno le biblioteche sono state normate come centri di responsabilità. Da settembre a novembre il Regolamento del Sistema bibliotecario è stato adeguato alla nuova organizzazione.

In base al nuovo regolamento, il Sistema Bibliotecario di Ateneo ha al vertice un Coordinatore, delegato del Rettore, che convoca il Comitato di indirizzo e di controllo, lo presiede, rappresenta il Sistema presso gli organismi accademici ed esercita funzioni di iniziativa e promozione; assegna le quote parte del bilancio al Direttore del Sistema e, relativamente a ciascuna biblioteca, al rispettivo Presidente.

Il Comitato di indirizzo e di controllo (composto da 6 presidenti, il Direttore del Sistema, 1 rappresentante dei direttori di biblioteca, esperti e altre personalità su invito del Coordinatore), esprime indirizzi generali in merito alle scelte strategiche; detta i criteri e le direttive per gli acquisti di carattere generale; verifica i risultati in base agli obiettivi; predispone il bilancio preventivo e quello consuntivo.

Il Direttore del sistema bibliotecario, un EP di area bibliotecaria con incarico dirigenziale, nominato dal Direttore amministrativo sentito il coordinator, dà attuazione agli indirizzi espressi dal Comitato e alle direttive del Coordinatore. E´ responsabile della gestione complessiva- tecnica, biblioteconomica, amministrativo - contabile e delle risorse umane - del sistema bibliotecario; gestisce i servizi centralizzati e trasversali ; cura i rapporti con gli altri sistemi bibliotecari accademici e territoriali. Può delegare al personale di categoria EP in servizio nel Sistema compiti di coordinamento relativamente alle attività centrali e trasversali.

Sono previsti anche Uffici di supporto centrali: una segreteria amministrativa e lo staff per i servizi generali e trasversali.

Un organo importante, riconosciuto formalmente nel nuovo assetto organizzativo, anche se operativo fin dall´istituzione del Comitato tecnico di coordinamento, è il Coordinamento tecnico gestionale, composto dai direttori di biblioteca e dai funzionari che sovrintendono alla gestione amministrativa e ai servizi di supporto. Fornisce consulenza e pareri al Direttore nell´espletazione delle sue competenze gestionali.

• Presidenti delle biblioteche: eletti dai Consigli, sono composti con i criteri vigenti in precedenza;

• Direttori di biblioteca: sono nominati dal Direttore del Sistema sentiti i rispettivi Presidenti. Non più qualificati come "operativi", svolgono funzioni epurate dalle precedenti ambiguità. In ogni biblioteca, infatti il direttore "sovrintende all'acquisizione del materiale bibliografico secondo le direttive del Consiglio. E´ responsabile del personale assegnato alla Biblioteca, dell'organizzazione del lavoro e del coordinamento dei vari settori di servizio. Ha il compito di aggiornare il personale medesimo sulla evoluzione normativa e tecnica e di organizzare le informazioni per gli utenti. Esercita inoltre eventuali altre funzioni inerenti al suo profilo professionale. "

Nel corso del 2009 il nuovo assetto bibliotecario comincia il suo duro rodaggio: una volta nominati il delegato coordinatore del SBA, il Direttore, l´EP segretario amministrativo e i vari direttori di biblioteca, la nuova Segreteria amministrativa unica inizia a lavorare secondo un piano di utilizzo del personale amministrativo-contabile delle biblioteche.

Sul fronte delle procedure, da aprile è stata presa visione del programma ordini web, che dovrebbe snellire il lavoro di ordinazione nelle strutture; per semplificare le procedure dell´ordinazione e della liquidazione, si è fatto ricorso ad un sistema di deleghe di quote di bilancio da parte dei Presidenti.

Contestualmente all´utilizzo del programma ordini web sarà completato lo spostamento totale delle attività amministrative residuali dai centri di responsabilità alla segreteria amministrativa centrale.

Sono stati riscontrati alcuni elementi di criticità, soprattutto in rapporto alla gestione unica delle soglie di spesa e del fondo economale, a cui si è aggiunta una drastica diminuzione (e in certi casi azzeramento) dei finanziamenti dalle Facoltà e dai Dipartimenti.

Da ultimo, il mancato rimpiazzo del turn-over sta creando seri problemi per il mantenimento del livello dei servizi.

A fronte dei problemi rilevati, comunque, nel corso del 2009 si sono costituti gli ultimi 2 centri bibliotecari previsti dal Piano Bibliotecario d´Ateneo (quelli di Giurisprudenza e di Scienze politiche) e per il prossimo anno si stanno studiando soluzioni atte a dotare le biblioteche d´Ateneo di finanziamenti più stabili, in modo da garantire la continuità delle collezioni e dei servizi essenziali.