Per le associazioni di volontariato produrre e acquisire documenti è un'attività spontanea, strettamente connessa con la loro identità e organizzazione. Spesso, però, in questo tipo di enti la gestione documentale non è pianificata, ma legata a situazioni contingenti (ciò che mi è utile in quel momento), a specifici punti di vista (ad esempio, per chi svolge mansioni di segreteria la documentazione amministrativa riveste un'importanza maggiore dei rapporti delle ricerche svolte), a "tradizioni culturali" (per cui una pubblicazione monografica è "più importante" di un dépliant, o di un manifesto). Paradossalmente sembra che alle associazioni quello che sta meno a cuore sia proprio la documentazione da loro prodotta, che viene vista come qualcosa che esaurisce la sua funzione molto rapidamente (si chiude con l'evento che l'ha fatta nascere). La gestione della documentazione, intesa come pratica quotidiana, è spesso vista come un lusso, che però poi si scontra con la necessità di organizzare grandi quantità di documenti prodotti e acquisiti (per non parlare della grande diffusione di documenti digitali). Il percorso avviato dal CeSVoT (Centro Servizi Volontariato Toscana) ha tentato di impostare la questione in altri termini, prendendo in considerazione il flusso della documentazione prodotta e acquisita come un percorso da pianificare. Alla base deve esserci la consapevolezza del valore della documentazione che rappresenta l'espressione di ciò che un'associazione è, di quello che fa, di come si evolve, del suo punto di vista sulle cose. La riflessione su questi temi è, nel volontariato e più in generale nel Terzo Settore, ancora in una fase di avvio. Tuttavia è di fondamentale importanza se non vogliamo, tra qualche anno, voltarci indietro e scoprire che le "tracce" rimaste sono pochissime. Inoltre, il valore della documentazione non è collegato soltanto allo sviluppo della memoria storica, ma anche alla sua funzione di uso quotidiano, al rapporto con eventi e attività, agli usi che possono farne fruitori diversi, all'attività di comunicazione dell'associazione. Il CeSVoT è tra i primi centri di servizio ad aver promosso attività di supporto alle associazioni nella gestione della documentazione. Queste le azioni più importanti: Il servizio di formazione e consulenza. Questo servizio ha lo scopo di supportare le associazioni di volontariato nella definizione di corrette procedure di gestione della documentazione e dell'archivio. Laddove vi siano delle attività di centro di documentazione o di biblioteca, la consulenza ha lo scopo di migliorarne l'efficienza. In particolare, l'attività formativa ha l'obiettivo di migliorare le competenze dei volontari sulla catalogazione e la gestione di documenti, sulla progettazione e gestione di servizi informativi, sulla ricerca e sulla valutazione delle informazioni. La fornitura di software. Questo servizio ha l'obiettivo di facilitare il lavoro delle associazioni, fornendo loro due tipi di software : il primo per la gestione del protocollo della corrispondenza, che viene fornito gratuitamente alle associazioni di volontariato che ne facciano richiesta; il secondo - che CeSVoT offre alle associazioni per consentire la catalogazione dei loro fondi documentali - è il sw Winisis, adattato con una serie di facilitazioni (ad esempio un elenco predefinito di soggetti), che rendono possibile la catalogazione del materiale anche a persone non esperte. Il servizio di catalogazione ha lo scopo di rendere consultabili alla cittadinanza i fondi documentali delle associazioni; per lo svolgimento di questo servizio il CeSVoT si avvale di catalogatori professionisti. Le descrizioni confluiscono in un opac del CeSVoT e delle associazioni di volontariato toscane, che fa parte di una rete tematica in area sociosanitaria (Retedocu), accessibile dal web <www.cesvot.it> nella sezione Documentazione, alla voce "Cataloghi on-line". Per valorizzare questo percorso ed aprire un confronto anche con il mondo delle biblioteche il CeSVoT ha promosso dal 19 al 21 gennaio una mostra documentaria e un convegno dal titolo "Non ti scordar di te : conservazione, organizzazione e circolazione dei documenti del volontariato" presso l'Istituto degli Innocenti, a Firenze. La mostra è stata l'occasione per presentare e diffondere il materiale documentario di 22 associazioni e per mostrare l'applicazione delle indicazioni acquisite nei corsi per la gestione della documentazione. Numeroso il pubblico che ha visitato gli stand, apprezzando l'esposizione di documenti storici, la proiezione di filmati, i pannelli esplicativi. Il convegno, svoltosi parallelamente, ha messo a confronto bibliotecari e volontari sulle "buone prassi" di gestione della documentazione, sulla conservazione, l'organizzazione e la circolazione dei documenti del volontariato, sul ruolo del bibliotecario nella società della conoscenza. Si è parlato inoltre delle implicazioni della nuova legge sul deposito legale, di reti bibliotecarie a supporto delle associazioni di volontariato e del ruolo dei Centri di Servizio per il Volontariato.

* Presidente del Centro Servizi Volontariato Toscana (CeSVoT)