L'Università di Pavia, come probabilmente molti altri enti ha aderito, nel corso degli anni in circostanze diverse, ai due cataloghi che svolgono un servizio a copertura nazionale: il Servizio bibliotecario nazionale (SBN) e il Catalogo italiano dei periodici (ACNP). L'adesione al Servizio bibliotecario nazionale risale alla metà degli anni 80 quando, con le sue principali biblioteche, l'Ateneo ha deciso di partecipare al Polo SBN MIL gestito dal Cilea. Successivamente, a partire da aprile 2009, con l'evoluzione delle modalità di dialogo con l'indice nazionale SBN, l'Università di Pavia ha costituito e gestisce direttamente il Polo SBN PAV.

L'adesione al Catalogo italiano dei periodici risale al 2000, quando l'avvio di un progetto che prevedeva la catalogazione e il recupero dei periodici disponibili presso le strutture del SiBA ha portato alla scelta di partecipare concretamente ai servizi garantiti da ACNP. La scelta si è dimostrata assolutamente vincente, perché ha portato nel giro di un paio di anni, con una serie di interventi straordinari quali la conversione e il recupero semiautomatico di dati disponibili su sistemi locali e l'organizzazione di un progetto di formazione mirato, al coinvolgimento di tutte le strutture interessate e l'aggiornamento e recupero del patrimonio disponibile.

Successivamente il coinvolgimento e il rapporto con ACNP da parte delle biblioteche dell'Università di Pavia si sono consolidati prima attraverso l'utilizzo della procedura che permette la Gestione Amministrativa dei Periodici (GAP), e per ultimo partecipando all'iniziativa che ha permesso l'aggiornamento del catalogo ACNP con i dati dell'archivio SFX disponibile presso l'Ateneo. La partecipazione ad ACNP ha inoltre favorito l'adesione a NILDE (Network Inter-Library Document Exchange), attualmente utilizzato da tutte le strutture del SiBA per il servizio di Document Delivery.

Una delle particolarità che riguarda l'automazione dei servizi bibliotecari gestiti dall'Ateneo, che ha avuto il suo concreto avvio con la disponibilità del primo catalogo in linea nel 1996, riguarda certamente l'apertura e la partecipazione di strutture esterne. Nel corso degli anni il numero delle strutture coinvolte è costantemente aumentato. In particolare nel 2010, la sottoscrizione di un accordo con la Provincia di Pavia, ha permesso l'adesione delle biblioteche dei Sistemi bibliotecari intercomunali della Lomellina, dell'Oltrepò e del Pavese. A maggio 2012 le biblioteche coinvolte sono oltre 120 e si caratterizzano per la loro diversa natura e finalità, come risulta dalla tabella 1.

Una delle conseguenze dell'organizzazione descritta in premessa, in particolare l'utilizzo di diversi sistemi di catalogazione, può rappresentare un problema per la possibile duplicazione di notizie in OPAC (Catalogo unico pavese). Facendo specifico riferimento ai periodici, pur avendo fatto a livello di strutture del SiBA chiare scelte per l'esclusiva gestione in ACNP, molte sono le motivazioni che possono generare duplicazioni di record (ACNP/Polo SBN PAV) nell'OPAC.

La prima e più evidente riguarda tutte le strutture non attive in ACNP che ovviamente catalogano i loro periodici all'interno del polo locale. Spesso anche le biblioteche che utilizzano ACNP hanno la necessità di inserire nel catalogo locale record di periodici. Questo può avvenire in modo diretto nel caso in cui il catalogo è collegato alle procedure amministrative di acquisizione. In altri casi questa necessità è determinata dalle regole di catalogazione SBN che ad esempio, per completare la descrizione di una monografia, richiede il legame con un periodico. In altri casi ancora per la precisa scelta di una biblioteca che decide di aggiornare entrambi i cataloghi nazionali.

La fig. 1 propone due record presenti nel Catalogo unico pavese per lo stesso periodico. Il primo proviene da ACNP il secondo dal Polo SBN PAV. Come è possibile vedere i record sono sostanzialmente diversi creando ovvie difficoltà agli utenti.

In questo caso la duplicazione dei periodici non è motivata da cattiva qualità dei dati, ma dalla consapevole scelta di aggiornare il nostro OPAC con i dati sia di Polo SBN PAV sia di ACNP. Scelta che considerati i numerosi vantaggi riteniamo difficilmente rinunciabile.

Tenuto conto delle condizioni, abbiamo quindi iniziato a valutare possibili soluzioni per controllare e risolvere il problema. Attraverso un controllo automatico (confronto ISSN – confronto titoli simili) abbiamo verificato che i periodici potenzialmente doppi provenienti dai due cataloghi erano alcune migliaia. L'obiettivo ideale che ci siamo posti è quello di garantire una visualizzazione più omogenea nell'OPAC locale, proponendo, a fronte di due record uguali, un'unica descrizione con tutte le informazioni utili all'utente. Una delle condizioni fondamentali era che l'intervento dovesse garantire il risultato senza creare sovrastrutture che richiedessero attività di controllo e manutenzione troppo onerose.

Per ottenere il risultato era necessario prima di tutto individuare un elemento certo che permettesse il confronto, successivamente definire regole da utilizzare per individuare copie di record (ACNP- Polo SBN PAV) uguali, e per finire era necessario individuare gli elementi descrittivi da selezionare per proporre un'unica descrizione precisa e completa.

Elemento certo di confronto. Come prima ipotesi abbiamo considerato di utilizzare il codice ISSN che per definizione e scopo identifica il modo univoco un periodico. Purtroppo l'ipotesi più semplice non era praticabile perché numerosi titoli/notizie sono ancora sprovvisti del codice ISSN. Oltre a questo, in SBN non sempre a un record corrisponde un solo codice ISSN oppure in altri casi lo stesso ISSN è presente su più record. Abbiamo quindi individuato un'altra soluzione. La struttura dei dati previsti da SBN prevede la possibilità di inserire diverse tipologie di altri numeri standard tra cui il codice record di ACNP (Identificato in SBN con ^P).

Per quanto riguarda i dati locali la scelta prevede le seguenti condizioni:

• se biblioteca ACNP: dati locali ACNP e quelli Polo SBN PAV solo se codice di fruizione = ammesso al prestito
• se biblioteca NO ACNP: dati locali Polo SBN PAV

Definite le regole generali, abbiamo avviato in collaborazione con le biblioteche del SiBA, un progetto per il controllo, la revisione e l'aggiornamento dei record interessati. Lo scopo era creare le condizioni per l'attivazione delle procedure di riconoscimento e schiacciamento dei record ACNP/Polo SBN PAV al momento della generazione dell'OPAC.

Operativamente abbiamo suddiviso e proposto a ogni struttura l'elenco (tabella Excel) dei periodici posseduti che risultavano potenzialmente doppi (confronto ISSN – confronto titoli simili – presenza di ^P compilato su record SBN) e tutti quelli in abbonamento corrente. Il file conteneva tutte le informazioni che potevano favorire un rapido controllo. Dai record SBN: codice record, titolo, ISSN, ^P. Dati record ACNP: CR, titolo, ISSN. Inoltre era disponibile un link diretto all'OPAC locale con la preselezione (ricerca: CR SBN or CR ACNP) dei due record interessati. Questo per favorire un rapido confronto dei dati descrittivi e la verifica di corrispondenza e sovrapposizione dei dati di consistenza/posseduto.

A seguito del controllo, per i record individuati come "sicuramente uguali", si è intervenuto direttamente per compilare il campo ISSN, se assente in uno dei due record, o nella maggior parte dei casi per compilare il sottocampo ^P sui record SBN. Il controllo ci ha permesso di scoprire che oltre il 60% dei record controllati presentavano il sottocampo ^P compilato anche se non sempre in modo corretto. In alcuni casi mancavano gli zeri iniziali (es.: si presentava: 205213^bP - corretto: 00205213^bP), in altri il codice presentava errore di forma (es.: si presentava: P00010239^bP - corretto: 00234330^bP ), in altri casi ancora non era stato inserito l'indicazione di tipo di numero standard (es.: si presentava: 00125779 - corretto: 00125779^bP).

A seguito dell'attività svolta (controllo - inserimento) i record con ^P correttamente compilato in Polo PAV erano 3447. In un'area di test abbiamo quindi attivato le procedure messe a punto, con le regole sopradescritte, per fondere/schiacciare i record in OPAC, con il seguente esito:

• 3012 copie di record sono state schiacciate correttamente (87,4%)
• Perfetta corrispondenza tra CR ACNP con ^P compilato nel record SBN e inoltre stesso ISSN. In 2869 casi il numero ISSN era presente e identico in entrambi record; in 143 casi il numero ISSN era assente in entrambi i record (esempio fig. 2).
• 48 copie di record non sono state schiacciate (1,4%)
• Presentavano più di un ^P sul record SBN (esempio fig. 3).
• Per 387 copie di record era necessario avviare verifiche ulteriori (11,2%)
• 22 casi non è stato possibile inserire ^P perché il livello del record SBN non consente la modifica. In questi casi si chiederà intervento direttamente all'ICCU;
• 41 casi presentavano lo stesso ^P su più record SBN;
• 245 casi ISSN presente sul record ACNP ma non sul record SBN;
• 27 casi ISSN presente sul record SBN ma non sul record ACNP;
• 52 casi presentano ISSN diversi.

La fig. 2 propone l'esempio di un record generato dopo l'attivazione della procedura di fusione/schiacciamento. Come si può vedere il nuovo record presenta: i codici record delle due notizie originali; la descrizione, titolo e autore del record ACNP; soggetto del record SBN; la classificazione propone sia codici ACNP sia SBN; i dati locali propongono informazioni di entrambi i record.

La fig. 3 propone l'esempio di record SBN che presenta più ^P.

Fig. 3 - OPAC SBN

Nella piena consapevolezza che questa soluzione non si può considerare definitiva, soprattutto perché si basa su elementi che possono essere modificati o cambiati nel tempo, riteniamo che il risultato finale sia comunque più che soddisfacente e in grado di ridurre drasticamente il disagio che avevamo riscontrato. Per poter in qualche modo controllare le procedure e individuare possibili disallineamenti, abbiamo comunque previsto alcuni accorgimenti. In particolare è possibile programmare, ad ogni attivazione delle procedure di "schiacciamento", la generazione di informazioni per favorire rapidi controlli. Sono disponibili procedure che permettono il confronto tra due liste di record schiacciati e produzione dell'elenco delle variazioni: nuovi e assenti (chiave di confronto CR ACNP + CR SBN), ed inoltre la produzione di lista dei record che si "schiacciano" sia generale sia per biblioteca.

Per concludere, l'esperienza maturata durante questa attività che si caratterizza in particolare per la valorizzazione del codice ACNP (^P) sui record SBN, mi porta a formulare una proposta, sicuramente da approfondire, ma che ritengo tecnicamente praticabile e di sicuro interesse per le biblioteche e per gli utenti.

Ripercorrendo la soluzione adottata nell'OPAC SBN che garantisce il passaggio agli OPAC di Polo (attraverso link diretto dal codice Polo/Biblioteca disponibile nello spazio riservato alle localizzazioni: FI0098 CFICF Biblioteca nazionale centrale - Firenze – FI), potrebbe essere considerata analoga soluzione in direzione dell'OPAC ACNP, utilizzando il numero identificativo eventualmente presente sui record SBN (^P) come proposto nella fig. 4.

Fig. 4 - OPAC SBN

La fig. 5 propone la destinazione rappresentata dalla notizia presente nell'OPAC ACNP.

Fig. 5 - OPAC ACNP