The paper illustrates the changes of the collection of periodicals of Scuola Normale from 2002 to 2011, and how these changes affect the ACNP catalog. The massive shift from paper journals to electronic journals makes it necessary the automatic transfer of the data from the KB of SFX to ACNP, but the decrease of the staff and the criticalities of the procedure do strongly advise big caution.
La collezione di periodici della Biblioteca della Scuola Normale Superiore costituisce uno strumento di fondamentale importanza non solo per gli studiosi della Scuola Normale stessa, ma più in generale per l'intera comunità accademica pisana. Con i suoi quasi 7900 titoli attivi tra periodici a stampa ed elettronici, la collezione offre una copertura approfondita di tutti gli ambiti disciplinari studiati presso la Scuola, sia in campo umanistico che scientifico, ed è costantemente aggiornate in base all'evolversi dei vari filoni di studio.
È quindi evidente l'importanza di una corretta informazione circa la reale consistenza della collezione, non solo attraverso gli strumenti che la Biblioteca mette a disposizione dei propri utenti (sostanzialmente, OPAC e pagina web dedicata ai periodici elettronici), ma anche attraverso il più importante strumento disponibile a livello nazionale, il Catalogo Italiano dei Periodici (ACNP).
La decisione di aderire ad ACNP risale al 2001, anno in cui, dopo apposita formazione, un gruppo di lavoro costituito da quattro persone procedette all'immissione manuale dei dati nell'archivio, con una copertura tendenzialmente completa per i periodici cessati, e sicuramente completa per i periodici attivi. Nel corso dei 10 anni che ci separano da quella data, però, il profilo della collezione è fortemente mutato, non tanto dal punto di vista del contenuto, quanto piuttosto per quel che riguarda la tipologia di supporto e le modalità di acquisizione, con conseguenze rilevanti sulla sua corretta rappresentazione in ACNP.
Dal 2002 al 2011 il peso della spesa dedicata alla collezione di periodici è aumentato, rispetto alla spesa complessiva della Biblioteca, in maniera considerevole: dal 48,5% circa al 60,9% circa.
Anche rispetto alla spesa complessiva per l'acquisto di materiale librario, la spesa per i periodici ha fatto registrare un aumento: dal 75,7% nel 2002 al 78,3% nel 2011.
Questo fatto, se da un lato è diretta conseguenza dell'ormai insostenibile incremento annuale del costo dei periodici, dall'altro testimonia la particolare attenzione della Scuola nei confronti di questo tipo di pubblicazioni.
Ugualmente significativa è stata la variazione della spesa in relazione al supporto dei periodici acquisiti: se infatti nel 2002 l'intera collezione era di fatto acquisita su supporto cartaceo, o con la formula carta + online, nel 2011 solo il 49% della spesa è stato dedicato all'acquisto di periodici a stampa, mentre il 51% è stato dedicato all'acquisto di periodici elettronici online (e in particolare, il 7% all'acquisto di periodici elettronici scelti titolo per titolo, il 44% all'acquisto di pacchetti e banche dati full text).
Infine, rispetto agli ambiti disciplinari coperti dalla collezione di periodici, l'aspetto più significativo della variazione della spesa è stato l'acquisizione di pacchetti multidisciplinari, che ha determinato la seguente evoluzione:
Dal punto di vista delle modalità di acquisizione, l'elemento che in maniera più rilevante ha caratterizzato l'evoluzione della collezione dal 2002 al 2011 è stato la sottoscrizione di pacchetti o banche dati full text di periodici (da zero a undici), e l'acquisto a titolo definitivo di quattro pacchetti di backfiles. Ciò ha determinato un aumento repentino del numero di titoli, e in particolare di titoli accessibili online, messi a disposizione degli utenti. Il grafico che segue evidenzia il cambiamento avvenuto:
È evidente che l'introduzione dei pacchetti di periodici online, insieme ad altri fattori che non è qui il caso di esaminare, ha determinato una sensibile diminuzione del numero di periodici acquisiti titolo per titolo:
Ancora nel 2002 la collezione di periodici della Biblioteca della SNS era piuttosto tradizionale quanto a tipo di supporto: a una stragrande maggioranza di periodici attivi in versione a stampa (2196 titoli) faceva da contraltare un discreto numero di periodici acquisiti in versione carta + online (339 titoli) e un'esigua minoranza di abbonamenti solo online (13 titoli). Come conseguenza dell'introduzione di pacchetti online, la situazione nel 2011 è mutata radicalmente, sia per quanto riguarda il numero di titoli disponibili (da 2.548 a 7.891), sia per quanto riguarda il supporto: la maggior parte dei periodici è infatti ormai disponibile in versione solo online (5912 titoli), mentre i titoli disponibili in versione solo carta (1872) o carta + online (107) rappresentano un quarto dell'intera collezione.
Se però l'analisi si concentra sui titoli acquisiti al di fuori dei pacchetti e delle banche dati full text, si nota che il profilo della collezione è ancora piuttosto tradizionale:
Il radicale cambiamento del profilo della collezione di periodici della Scuola Normale, dovuto alla brusca virata verso i titoli online, si riflette in maniera pesante sulle informazioni che vengono veicolate attraverso ACNP: non essendo stati inseriti i dati relativi ai titoli online, infatti, attualmente solo il 25% dei periodici correntemente acquisiti dalla Biblioteca è presente nel catalogo collettivo.
È dunque evidente che chi si affida ad ACNP per avere informazioni relative alla collezione di periodici della Scuola Normale ottiene un quadro gravemente falsato della situazione, sia dal punto di vista quantitativo, sia dal punto di vista della qualità: numerosi titoli di fondamentale importanza in ambiti disciplinari tradizionalmente coperti dalla Scuola risultano infatti non più attivi, a causa del passaggio dall'abbonamento alla versione a stampa all'abbonamento alla versione elettronica.
Si pone quindi con forza la necessità di allineare le informazioni veicolate tramite ACNP alla realtà dei fatti. Essendo improponibile un'immissione manuale dei dati, l'unica soluzione possibile risulta al momento l'importazione automatica dei dati da SFX ad ACNP. Da alcuni anni, infatti, la Biblioteca della Scuola Normale ha adottato SFX come link resolver: poiché tutti i periodici elettronici acquisiti di anno in anno sono presenti nel knowledge base di SFX con l'indicazione delle annate effettivamente accessibili, sarebbe in teoria possibile procedere con l'importazione automatica.
Due sono al momento gli ordini di problemi che frenano la scelta di procedere in questa direzione:
Se dunque da un lato l'inserimento dei dati relativi ai periodici elettronici appare non più rinviabile, dall'altro le condizioni oggettive impongono estrema prudenza: prima di prendere qualunque decisione, occorrerà valutare l'impatto che l'importazione automatica dei dati da SFX ad ACNP può avere sui carichi di lavoro del personale, relativamente a tutte le fasi dell'operazione (installazione, test, messa in produzione).
Occorrerà poi quantificare il lavoro che sfugge alla gestione automatica, definendo con precisione le modalità di gestione di questo tipo di informazioni. Occorrerà infine valutare le conseguenze dell'operazione su altri aspetti del lavoro in biblioteca, primo fra tutti il possibile aumento delle attività di ILL/DD in seguito all'inserimento in ACNP dei periodici elettronici.
Insomma, l'ennesima "long and winding road", da cercare di percorrere ottimizzando le forze a disposizione.
Enrico Martellini, Centro Biblioteca e Archivi - Scuola Normale Superiore di Pisa, e-mail: e.martellini@sns.it
[1] Silvia Simonetti - Paola Gargiulo, Save the time of the reader and of the librarian. L'integrazione tra ACNP e SFX in 3 atenei CIBER, <http://portale.cib.unibo.it/acnp/acnp_nilde/sfx-to-acnp-gargiulo-e-simonetti>.
