Bibliosan nasce nel 2003 come progetto biennale di ricerca finalizzata del Ministero della Salute allo scopo di promuovere la collaborazione e la condivisione delle risorse tra gli enti di ricerca biomedici in Italia. L'ambizione è quella di dimostrare che è possibile trasformare il progetto Bibliosan in un sistema in grado di mantenersi, gestirsi e consentire un risparmio delle risorse, e che un eventuale finanziamento centralizzato non solo porterà ad un potenziamento delle risorse documentarie, ma riuscirà a produrre risparmi per tutti gli enti che ne fanno parte, attraverso la riduzione degli investimenti locali ovvero quelli che le singole strutture fanno acquistando periodici, banche dati, strumenti elettronici, etc. [1].

Il progetto viene articolato in fasi, ognuna delle quali caratterizzata da obiettivi specifici. Si inizia studiando l'esistente, ovvero le biblioteche e le attrezzature tecniche di cui dispongono, e si impongono alcuni standard qualitativi per garantire un livello minimo ma ottimale di funzionamento dei servizi delle biblioteche Bibliosan. In secondo luogo si esamina il posseduto corrente per capire le necessità informative a livello di gruppo, e cioè quali sono le risorse indispensabili e, al tempo stesso, di comune utilità. Queste risorse costituiranno, nella fase successiva, il primo acquisto che Bibliosan effettuerà con i fondi assegnati dal ministero. Un acquisto centralizzato che permetterà alle singole biblioteche di razionalizzare le proprie risorse eliminando il superfluo [2].

Nel maggio 2004 si avvia il processo che permetterà la condivisione delle risorse precedentemente censite. Si decide di adottare ACNP e NILDE. I dati catalografici raccolti grazie al precedente censimento vengono inseriti nel catalogo dell'Università di Bologna [3]. Un buon inizio, ma la continuità delle iniziative intraprese non deve essere lasciata al caso, si può assicurare solo rendendo autonomi i singoli. Si organizzano quindi corsi di formazione per la gestione dei dati in ACNP e la gestione del Document Delivery in NILDE in cui tutti gli enti Bibliosan sono coinvolti [4].

Nell'estate del 2005, in occasione del workshop "La collaborazione tra Bibliosan, ACNP e NILDE: stato dell'arte e prospettive", viene analizzato per la prima volta lo stato di sviluppo del progetto, i risultati raggiunti e le innovazioni introdotte in ambito collaborativo e di condivisione via web. Si dimostra l'assunto iniziale: la collaborazione significa crescita e ottimizzazione dell'esistente per tutti [5]. Nel 2006, la volontà si fa realtà e il progetto Bibliosan diventa un sistema dotato di un regolamento e di organi direttivi.

Il confronto di alcune cifre rilevate a distanza di sette anni, rispettivamente nel 2004 e nel 2011, dimostra chiaramente il successo dell'iniziativa. Nel 2004 le strutture incluse nel progetto Bibliosan sono 53 ma di queste solo 19 decidono di partecipare attivamente ad ACNP e il loro patrimonio di periodici supera di poco i 3500 titoli unici [6]; [7]. Nel 2011 tutte le biblioteche Bibliosan aderiscono al catalogo, il numero dei titoli unici posseduti è 8800 mentre, grazie a NILDE, ogni mese tra gli enti Bibliosan, sono scambiati oltre 1200 articoli [8].

La decisione di aderire al Catalogo italiano dei periodici può apparire scontata ma preme sottolineare le caratteristiche di questo catalogo. In primo luogo è l'unico a contenere esclusivamente pubblicazioni a carattere periodico. Non esiste un'altra realtà simile a cui possono aderire tutte le biblioteche o centri di documentazione senza limitazione alcuna di disciplina, di settore, di area geografica. Altra caratteristica distintiva di ACNP è la presenza di periodici di ogni ambito disciplinare: dalla fisica nucleare alla letteratura, dall'economia all'agricoltura, dalla religione alla medicina. Si spazia poi dai più prestigiosi periodici internazionali a quelli editi da enti o associazioni a carattere locale. Tutto ciò lo rende lo strumento più idoneo per gli utenti delle biblioteche Bibliosan che spesso necessitano di un bacino pluridisciplinare per le loro ricerche [9].

L'integrazione del catalogo ACNP con il repertorio dell'ISSN International Centre esonera poi il bibliotecario da un lungo e, a volte complicato, lavoro di descrizione bibliografica e gli permette di inserire le pubblicazioni periodiche possedute dalla sua biblioteca semplicemente con la "cattura" dei dati bibliografici già presenti nel repertorio ISSN [10]. Le modalità di adesione al catalogo si contraddistinguono per semplicità e democraticità. E' sufficiente partecipare a uno dei corsi di formazione per la gestione e l'aggiornamento del catalogo che si svolgono periodicamente a titolo gratuito. Si possono possedere anche pochi periodici di importanza scientifica relativa. L'importante è renderli disponibili [11].

Gestire il catalogo a livello di singola biblioteca consente di gestire i dati in modo flessibile, decidere cosa includere o meno, aggiungere note specifiche riguardanti i vari posseduti, eliminare informazioni che non sono più valide. Al tempo stesso si è certi della correttezza delle informazioni bibliografiche poiché la loro gestione è centralizzata e curata dai centri ISSN. E' possibile in ogni caso proporre la correzione dei dati o creare notizie bibliografiche ex-novo [12]. L'adesione al catalogo comporta un contributo da versare annualmente e da cui sono escluse le biblioteche inattive, cioè quelle biblioteche che hanno il proprio posseduto registrato nel catalogo ma che non aggiornano i propri dati [13].

Nati come strumenti il cui fine è facilitare e rendere più fluida la collaborazione tra biblioteche, ACNP e NILDE grazie alla loro crescente diffusione fra i bibliotecari appartenenti agli ambiti e alle strutture più disparate, si sono sviluppati, sono cresciuti e hanno dimostrato una flessibilità e capacità di adattamento che li hanno resi i primari interlocutori quando si parla di Document Delivery in Italia. Grazie al lavoro e all'entusiasmo di coloro che partecipano a NILDE e ACNP, queste realtà sono divenute delle comunità molto feconde che trovano in incontri come questo momenti di confronto, durante il quale si depositano idee, conoscenze, impressioni comuni che si fanno comune identità.

Il catalogo ACNP è oramai conosciuto e utilizzato a pieno regime e con successo da tutti gli operatori Bibliosan. E' necessario comprendere però l'andamento generale del suo utilizzo per evitare, prevenire o segnalare eventuali battute d'arresto. In generale, per seguire l'andamento di un'attività, occorre individuare dei dati che la descrivono e monitorare successivamente la loro applicazione. Questi valori sono fissati nel Regolamento che Bibliosan si dà nel 2007 al momento della sua trasformazione da progetto in sistema [14].

Per comprendere l'andamento generale del sistema è necessario fare riferimento a valori certi. Bibliosan attinge questi valori ricorrendo a NILDE e ovviamente ad ACNP. Si creano gli organismi che devono assicurare questo monitoraggio. Nel 2007 si costituisce, a tale scopo, un nucleo di Valutazione coordinato dalla dott.ssa Luisa Fruttini dell'Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche.

Questo nucleo di valutazione individua, per ciascuna biblioteca, i dati estratti da ACNP, che vengono trasformati in indicatori di un'attività costante e vitale e misurano, in un certo senso, la qualità dei servizi delle biblioteche Bibliosan. Vengono quindi estrapolati dalla scheda anagrafica della biblioteca i seguenti elementi: la presenza e l'aggiornamento nel catalogo ACNP e l'aggiornamento da parte della biblioteca dei periodici inseriti. A partire dal 2007 i dati in questione sono stati rilevati, analizzati e confrontati nel corso degli anni. Risale invece all'ultima assemblea Bibliosan, tenutasi a novembre del 2011, l'ultima analisi aggiornata. Nel 2011, tutte le biblioteche Bibliosan sono visibili nel catalogo ACNP, fatto che oggi può apparire ovvio ma che non era affatto scontato al momento della nascita del progetto. I risultati sono meno lusinghieri quando si prende in considerazione un altro elemento e cioè l'aggiornamento dei dati, in un certo senso la vitalità dei singoli cataloghi. In ogni caso quasi la metà delle biblioteche Bibliosan dichiara d'aver verificato e aggiornato il proprio posseduto in ACNP nel corso del 2011 [15].

La situazione si presenta ancora fluida, per cui è indispensabile disporre in maniera continuativa di dati come questi che permettono di tenere traccia dei cambiamenti, di analizzarli e quindi di cercare di mettere in atto ogni iniziativa per riequilibrare il sistema.

In futuro ACNP potrebbe anche assumere il ruolo di uno strumento in grado di monitorare e suggerire gli acquisti. Annualmente i "soliti noti" big deal forzano le biblioteche all'acquisto di periodici elettronici a scatola chiusa costringendole a tagliare periodici di indubbio valore scientifico e culturale che hanno un unico deficit: essere pubblicati e finanziati da piccoli quindi poco influenti editori, associazioni, enti, istituti etc. Può capitare anche che questi "deal" diventano impossibili da sostenere a causa dei vertiginosi aumenti dei costi che finiscono col divorare le finanze delle biblioteche.

ACNP potrebbe aiutare a mettere in evidenza sbilanciamenti a favore dei monopoli dell'editoria accademica indicando, per esempio, i periodici che non risultano posseduti da nessuna biblioteca. L'individuazione di un sistema di classificazione che rappresenti al meglio le varie tipologie di biblioteche aderenti al catalogo, a cui sta lavorando il gruppo di lavoro sulla classificazione disciplinare delle biblioteche promosso da ACNP, potrebbe favorire anche la classificazione delle riviste distribuite nel catalogo e suggerire il coordinamento degli acquisti all'interno di gruppi di biblioteche dello stesso ambito disciplinare.

ACNP potrebbe inoltre favorire anche la costruzione della prima banca dati biomedica italiana. Nell'ambito delle biblioteche Bibliosan, esistono numerose tipologie di banche dati: primarie e secondarie, gratuite e a pagamento, distinte per tipologia dello studio scientifico o addirittura qualitative che coprono ogni ambito da quello alimentare a quello economico, ma non esiste ancora, nel 2012, una banca dati che permetta di consultare la produzione scientifica in lingua italiana. Immagino che un'operazione simile necessiti di risorse e finanziamenti difficili da reperire in un momento storico-economico come questo, ma credo che si tratti di una futura evoluzione di ACNP da prendere in seria considerazione.

Valia Nikolova, Biblioteca Pisana - IRCCS San Raffaele Pisana, e-mail: biblioteca.pisana@sanraffaele.it

Note