La maggiore visibilità del patrimonio documentale delle biblioteche, grazie alla diffusione degli OPAC e, per i periodici, grazie al continuo aumento delle biblioteche aderenti ad ACNP, ha favorito ed incrementato lo scambio di articoli fra biblioteche. L'aumento delle transazioni di document delivery ha comportato una riorganizzazione e un ripensamento del servizio. Si sono posti problemi di costi (per la riproduzione e l'invio del materiale), oltre che di misurazione o rilevazione statistica del servizio, con il frequente ricorso a database "artigianali", creati sulle esigenze di una singola biblioteca o, più semplicemente, a fogli elettronici. In tutti questi casi l'immissione dei dati avviene comunque in maniera manuale, separata e aggiuntiva rispetto alle pure operazioni di invio/ricezione di una richiesta o di un documento, con tutti i problemi di mancanza di coerenza e di non standardizzazione che ciò naturalmente comporta. Oltre a queste difficoltà interne, intrinseche al tipo di organizzazione, si è posto anche il problema della misurabilità dei servizi, della loro confrontabilità, per esempio, all'interno di un Sistema Bibliotecario di Ateneo, con conseguenti ripartizioni di risorse. Tutto ciò diviene molto difficile se ogni biblioteca adotta propri sistemi di rilevazione e misurazione.
Nilde è un software che permette alle biblioteche aderenti di inviare, ricevere ed evadere richieste di document delivery, con il vantaggio immediato di una standardizzazione e una contestuale registrazione delle transazioni. Le richieste presentano dei dati standard sia dal punto di vista della loro composizione, sia ad esempio per quanto riguarda le denominazioni delle biblioteche coinvolte. La quantità e i contenuti delle transazioni, in invio e ricezione, sono rilevati, in automatico, senza immissioni manuali di dati in un database separato, e le performance delle varie biblioteche, o della stessa biblioteca negli anni, per esempio gli indicatori di successo o i tempi di fornitura, divengono confrontabili, perché misurate con un criterio unico. Tutto ciò grazie a moduli web accessibili da qualunque postazione, mediante nome utente e password, che facilitano la gestione del servizio, offrendo nel contempo la possibilità di rilevazioni statistiche e di un monitoraggio costante dell'attività di document delivery. Mediante Nilde è possibile registrare qualunque modalità di invio, come posta o fax, ma il software gestisce anche l'invio diretto degli articoli in formato elettronico con una riduzione drastica delle spese, rimanendo a carico della biblioteca fornitrice solo il tempo impiegato per la scansione digitale, con eliminazione delle spese relative alla fotocopiatura e all'invio via fax o posta.
Per accedere al servizio in qualità di biblioteca richiedente è sufficiente registrarsi mediante il modulo on line "Registrazione" all'indirizzo <http://nilde.bo.cnr.it/index.php?st=1>, mentre per accedere al servizio anche come biblioteca fornitrice è necessario scaricare una lettera di adesione ed inviarla debitamente firmata dal responsabile della biblioteca agli indirizzi dei responsabili del progetto Bibliomime, all'interno del quale è nato il software Nilde. Per tutti i dettagli relativi al progetto si veda il sito <http://www.bibliomime.cnr.it>, e per le modalità di adesione <http://www.bibliomime.cnr.it/biblio/biblio.htm>.
Per visualizzare ed usare correttamente Nilde sono consigliate versioni di Netscape 6.2.1 o superiori e di Internet Explorer 5.0 o superiori. Le biblioteche fornitrici dovranno fare particolare attenzione alla versione del browser Internet usata, perché, se inferiore a quelle menzionate, non sarà loro possibile visualizzare correttamente gli ordini in arrivo.
La home page di Nilde è suddivisa in due grandi aree. I menu informativi orizzontali, Home, Registrazione, Info, F.A.Q, accessibili a tutti, e un menu verticale, Servizi, suddiviso, a sua volta, in due sottomenu relativi ai servizi per le biblioteche richiedenti e ai servizi per le biblioteche fornitrici. La zona dei Servizi è chiamata anche area protetta poiché, diversamente da quanto accade per i menu orizzontali, vi possono accedere solo biblioteche registrate, dotate quindi di propri nome utente e password. Dalle News della home page è possibile anche accedere ad un manualetto di istruzioni per l'uso, che guida passo per passo l'utente nelle operazioni effettuabili con il sistema Nilde [2].
L'opzione Info fornisce informazioni dettagliate e dati statistici. In particolare comprende l'elenco delle biblioteche registrate in Nilde, solo richiedenti o anche fornitrici, corredato di tutte le indicazioni "anagrafiche" utili (compreso l'indirizzo web della biblioteca e quello di posta elettronica da usare per il DD), il numero totale degli articoli scambiati mediante il sistema, il tempo medio di giacenza e il tasso di successo degli ordini, la quantità di ordini evasi per ciascuna modalità (Nilde, Ariel, fax, posta, altro, inevasi), il numero totale di biblioteche iscritte per ciascuna tipologia: Università, CNR, Altro, ACNP, SBN.
Tutti i servizi di quest'area sono accessibili previa autenticazione. Al momento in cui si seleziona un modulo (Richiesta articolo, Richieste in attesa, ecc.) viene richiesto di digitare il proprio nome utente e la propria password. Se questi sono validi si può procedere nelle operazioni.
Le biblioteche registrate come richiedenti utilizzano solo le funzioni del menu Biblio richiedenti, cioè il modulo per inviare richieste di articoli, il modulo per visualizzare le proprie richieste in attesa di essere evase e infine i Reports contenenti tutti i dati storici relativi alle proprie richieste già evase.
Le biblioteche registrate come fornitrici usufruiscono di entrambi i sottomenu dei Servizi: quando richiedono un articolo ricorrono alle funzioni per Biblio richiedenti, quando evadono ordini ricevuti usano il modulo Ordini da evadere. Inoltre possono accedere ai Reports che mostrano anche il bilancio (con cifre in rosso e in blu) dei loro rapporti con le altre biblioteche. Infine possono effettuare un'estrazione dei dati relativi alle transazioni di DD da riportarsi, per esempio, in Excel o in un database tipo Access per successive elaborazioni.
Una delle facilitazioni nelle transazioni di DD offerta da Nilde è la possibilità di selezionare semplicemente il nome della biblioteca a cui si vuole inviare la richiesta, senza dover cercare altri dati (p.es. indirizzo e-mail ecc.). Quest'operazione risulta ancora più semplice se la biblioteca richiedente utilizza il Catalogo ACNP per la ricerca del periodico e della biblioteca a cui inviare la richiesta. Una volta trovato il periodico che interessa può cliccare direttamente sull'opzione Doc delivery per ottenere l'elenco delle biblioteche che possiedono il periodico e le loro condizioni di fornitura documenti, oppure può cliccare su Biblioteche e poi sull'icona che indica il document delivery (il simbolino di documento con una freccia sopra, a destra dei dati anagrafici). Se la biblioteca a cui si vuole richiedere l'articolo aderisce a Nilde come fornitrice, in entrambi i modi di visualizzazione sarà presente il link al sistema (Richiedi il documento attraverso <il servizio ILL NILDE>). Cliccando sul link vengono richiesti nome utente e password per accedere all'area richiedenti di Nilde e si apre il modulo d'ordine già compilato per quanto riguarda la biblioteca destinataria e il titolo del periodico in cui si trova l'articolo. A questo punto si devono inserire i dati specifici dell'articolo (anno, volume, fascicolo, pagine), mentre sono facoltativi altri campi appositamente previsti nell'ordine, come ad esempio quelli relativi all'utente per conto del quale avviene la richiesta, oppure una nota, o il numero di protocollo della richiesta. Nilde provvede comunque a fornire di un numero univoco, come anche della data, ciascuna richiesta all'interno del suo sistema.
Se l'articolo da richiedere è presente nella banca dati di spoglio Essper economia [3] grazie ad una cooperazione fra il gruppo Essper [4] e il sistema Nilde, è possibile visualizzare l'articolo cercato con tutti gli estremi bibliografici, cliccare sull'apposita icona rossa di una biblioteca del gruppo che possiede il periodico e, previa autenticazione (nome utente e password), Nilde predisporrà l'ordine completo, ad eccezione, ovviamente, dei campi facoltativi.
Con le funzioni Richieste in attesa e Ordini da evadere in qualunque momento le biblioteche richiedenti e fornitrici possono controllare lo stato dei loro ordini. Previa autenticazione (richiesta di nome utente e password), le biblioteche accedono ad una tabella sintetica contenente i dati essenziali degli ordini: numero d'ordine, data della richiesta, numero di protocollo della richiesta, rivista, anno, titolo dell'articolo, utente, note, biblioteca a cui è stata inviata la richiesta.
La biblioteca fornitrice inizia la procedura di evasione semplicemente cliccando sul numero di identificazione del singolo ordine. Si apre così una finestra contenente il modulo Evasione ordine, con tutti i dati immessi dalla biblioteca richiedente.
Una volta fotocopiato o digitalizzato l'articolo è sufficiente aprire e completare questo modulo. E' possibile immettere o correggere dati bibliografici, nel caso che questi siano incompleti o erronei, cosa che è certamente utile fare, dal momento che solo chi è in possesso del documento (il periodico, in questo caso) può effettuare un riscontro sicuro dell'esattezza di questi dati. Sono campi obbligatori il numero di pagine inviate, il nome dell'operatore, e il Tipo operazione, cioè la modalità di evasione, da scegliersi fra: Nilde, fax, posta, Ariel, inevaso, altro. Se si opta per l'invio in formato digitale (Tipo operazione: Nilde) occorre inserire il nome e il percorso del file contenente l'articolo. In ciò si è aiutati dalla funzione Sfoglia che permette di trovare il file nel nostro PC e, cliccandoci sopra, di inserire percorso e nome nell'apposito campo, senza doverlo digitare manualmente. Con Invio si conclude l'ordine e appare una finestra riassuntiva con i dati dell'evasione e, se tutto è stato compilato come dovuto, appare il messaggio: Operazione completata regolarmente.
Contemporaneamente all'invio dell'ordine Nilde spedisce due mail: uno alla biblioteca richiedente con il subject: Richiesta articolo Num. Ordine xxxx contenente i dati dell'ordine e il numero di archiviazione univoco assegnatogli da Nilde, l'altro mail arriva alla biblioteca destinataria della richiesta, con il subject: Avviso di Nuovo Ordine in Attesa. Num: xxxx contenente il numero assegnato dal sistema, i dati dell'ordine e l'indirizzo web a cui collegarsi (Nilde) per evadere l'ordine.
Contestualmente alla conclusione e chiusura del modulo di Evasione ordine Nilde invia un mail di avviso alla biblioteca richiedente con subject: Invio articolo relativo all'ordine N. xxxx. Il mail informa la biblioteca richiedente anche sulle modalità con cui riceverà l'articolo, per posta, fax, ecc., a seconda del tipo di evasione. Nel caso che l'invio sia avvenuto in formato digitale il mail conterrà anche la URL a cui collegarsi per scaricare l'articolo. Se la biblioteca richiedente ha inserito l'indirizzo e-mail dell'utente (facoltativo) nel modulo Richiesta articolo, questi riceverà a sua volta un mail con il subject Invio Documento n. xxxx contenente la URL a cui collegarsi per scaricare il testo.
Ovviamente, a prescindere dal mail di avviso, ci si può collegare a intervalli regolari al sito di Nilde per controllare se sono arrivati nuovi ordini, specialmente nel caso di un traffico molto intenso. Questa possibilità di accedere agli ordini via web è inoltre molto utile nel caso in cui il servizio di DD sia svolto da più persone o nel caso che non si abbia accesso alla posta elettronica, come avviene, di regola, per il personale ausiliario a tempo determinato o per gli studenti collaboratori part-time.
Se l'esito della richiesta è negativo (ordine inevaso) il mail che riceve la biblioteca richiedente contiene il seguente avviso: Spiacenti, ma non è stato possibile soddisfare la Vostra richiesta.
Tutti i mail presentano i dettagli dell'ordine, compresa la Nota, che, nel caso di risposta negativa ad una richiesta, conterrà eventualmente le motivazioni della mancata evasione, inserite dalla biblioteca fornitrice. Inoltre il mail di Invio articolo contiene anche la seguente informazione, rispetto ai vincoli imposti dalla normativa sul diritto d'autore, a tutela della biblioteca fornitrice:
La Biblioteca si impegna ad attenersi alla vigente normativa sul Diritto d'Autore (Legge n. 633 del 22/4/1941 e successive modifiche e integrazioni) e, in particolare, garantisce: che il materiale è richiesto per conto di un utente accreditato della Biblioteca (dipendente dell'ente, docente, ricercatore o studente universitario) che ne farà esclusivo uso personale per scopi di studio o di ricerca; di conservare solo ed esclusivamente una copia cartacea degli articoli, distruggendo ogni eventuale copia elettronica ricevuta.
Mediante questa funzione tutte le biblioteche aderenti a Nilde, sia richiedenti che fornitrici, possono ottenere elenchi delle loro richieste di articoli, suddivisi per anno (2001, 2002, 2003…) e ordinati, a scelta, per mese, per biblioteca fornitrice, per nome di utente del servizio, per titolo del periodico da cui è tratto l'articolo. Una tabella sintetica indica il numero totale degli ordini ricevuti, il numero totale degli articoli effettivamente forniti (cioè gli ordini evasi con esito positivo), il numero totale degli articoli richiesti e di quelli effettivamente ricevuti, la differenza fra il numero di documenti inviati e ricevuti, il tasso di successo negli articoli forniti e richiesti, il tempo medio di giacenza degli ordini in entrata e in uscita. Infine è possibile selezionare le singole biblioteche, (o singoli mesi, utenti, titoli di periodici, a seconda del tipo di report prescelto) con il loro numero relativo di richieste evase, per ottenere la visualizzazione dei dettagli delle richieste, comprendenti dati quali: numero d'ordine assegnato da Nilde, biblioteca fornitrice, data della richiesta, data di evasione, modalità di fornitura dell'articolo, rivista da cui è tratto l'articolo, anno, titolo dell'articolo, utente, note, numero di protocollo della richiesta.
Nei Reports delle biblioteche fornitrici compare anche il bilancio delle transazioni effettuate, cioè per ogni biblioteca (o mese) il totale degli articoli forniti, di quelli ricevuti e la loro differenza: un bilancio attivo (blu) o passivo (rosso).
Questa funzione è disponibile solo per le biblioteche fornitrici. Si possono creare Dump delle biblioteche richiedenti e Dump delle biblioteche fornitrici, contenenti i dati di ciascuna biblioteca, cioè tipo, provincia, nome, e-mail, città, CAP, indirizzo, telefono, fax, codice ACNP.
Si possono creare anche i Dump degli ordini relativi alle richieste ricevute e alle richieste effettuate, contenenti tutti i dati delle richieste, cioè numero di richiesta Nilde, nome della biblioteca fornitrice/richiedente, data di ricevimento ordine e data di evasione, modalità di evasione, nome dell'operatore, titolo della rivista, autore dell'articolo, titolo dell'articolo, anno, volume, pagina iniziale e finale, numero totale di pagine, numero del fascicolo, utente, numero di protocollo della richiesta.
Insieme all'elenco dei Dump disponibili sono riportate in linea le istruzioni, passo per passo, per trasferire questi dati in un file Excel, manipolabile ed utilizzabile a seconda delle esigenze delle biblioteche, p. es. per elaborare statistiche sulle biblioteche fornitrici o richiedenti, oppure sugli utenti o sui titoli di periodici più richiesti, in quest'ultimo caso anche con ricadute sulla politica degli acquisti della biblioteca.
Oltre a facilitare le transazioni di DD mediante funzioni proprie (trasferimento file) e collegamenti esterni (ACNP, Essper) il sistema offre quindi degli strumenti agili e trasparenti che permettono di misurare e confrontare i servizi di DD offerti dalle biblioteche aderenti. Questo può servire da stimolo a migliorare le prestazioni, e sicuramente avrà una ricaduta economica positiva, in termini di risparmio di tempo e strumenti, per il servizio in senso stretto e per l'elaborazione di statistiche oramai necessarie (numero di transazioni di DD, titoli di periodici più richiesti, utenti, tasso di soddisfazione, ecc.) per organizzare e razionalizzare i servizi. Inoltre la possibilità di avere a disposizione in ogni momento e senza operazioni aggiuntive il "bilancio" delle transazioni fra le varie biblioteche offre nuove possibilità di sviluppo alla cooperazione interbibliotecaria. Per esempio il singolo addetto al DD può utilizzare questi bilanci, di volta in volta, quando deve inviare una nuova richiesta, per cercare di ripartire uniformemente i suoi ordini fra le varie biblioteche, avendo a disposizione il dato certo di quante richieste sono già state inviate e a chi. Se il servizio di DD è svolto da più persone, diventa indispensabile avere questo tipo di informazione aggiornata in tempo reale.
Nell'ipotesi poi dell'introduzione di un tariffario o di una forma di rimborso spese per gli articoli inviati, la trasparenza dei dati e il bilancio sempre aggiornato degli scambi fra le biblioteche aderenti faciliterebbero senz'altro gli eventuali conteggi e darebbero l'opportunità di utilizzare un sistema di compensazione, con pagamenti anche semestrali, tale da evitare macchinose e dispendiose operazioni amministrative ad ogni transazione, limitando conteggi e pagamenti ai "debiti" o "crediti" residui su lunghi periodi.
Mara Guazzerotti, Biblioteca di Economia - Università di Pisa, e-mail: marag@ec.unipi.it
[1] <http://nilde.bo.cnr.it/>.
[2] <http://nilde.bo.cnr.it/manuale/manuale.pdf>. Tutte le funzioni presenti nel programma sono illustrate nel manuale anche facendo ricorso a immagini "catturate" da Nilde durante le varie fasi di lavoro.
[3] <http://www.biblio.liuc.it:8080/biblio/essper/spoglio.htm>.
[4] <http://www.biblio.liuc.it:8080/biblio/essper/default.htm>.
