Riflessioni sul futuro delle biblioteche accademiche

Progettare organizzazione e servizi alla luce dell’esperienza pandemica del Covid-19 (28 settembre 2020)

Obiettivi

Sviluppare una riflessione su come affrontare le problematiche di un futuro sia prossimo (riaperture graduali, organizzazione dei servizi in presenza in sicurezza, mantenimento e rafforzamento dei servizi remoti per gli utenti che non possono o che non vogliono rientrare nei luoghi, ecc.), sia più a lungo termine, tenendo conto dei grandi margini di incertezza e della compresenza di diverse possibili opzioni che in questo momento caratterizzano il nostro futuro, come ad esempio:

• didattica in presenza, didattica a distanza, didattica mista
• riapertura sale studio, biblioteche, sale lettura e consultazione
• protocolli di sicurezza (tracciamenti, distanziamenti, dispositivi di protezione individuale, dispositivi di schermatura, monitoraggio, percorsi ecc.)
• seconda ondata?

Contesto

Nell’attuale contesto di recessione e crisi economica causato dal coronavirus l’impatto del post lockdown sulle città universitarie rischia di essere molto pesante.

Crisi degli affitti, della ristorazione, dell’intrattenimento, della mobilità, sono solo alcuni esempi di ciò che potrà accadere in un prossimo futuro nelle principali città universitarie italiane.

La pandemia inoltre colpisce e rende difficili da perseguire alcuni dei più importanti obiettivi che gli atenei più attivi si sono dati negli ultimi decenni, la mobilità del personale, l’internazionalizzazione, gli scambi di docenti e studenti, l’apertura al territorio, la collaborazione interistituzionale e interuniversitaria, la terza missione, ecc.

Le università devono attrezzarsi per fornire soluzioni migliori anche a nuove problematiche o a problematiche che nell’epoca del coronavirus hanno assunto maggiore rilevanza: impatto ambientale, mobilità sostenibile, infrastrutture tecnologiche, condizione abitativa degli studenti, ecc.

Cosa abbiamo imparato e su cosa dobbiamo lavorare

Il personale:

• organizzazione del lavoro: lavoro emergenziale, lavoro in presenza, smart working e modalità miste, diritti e doveri, obiettivi, responsabilità, ecc.
• formazione e riqualificazione
• dotazioni tecnologiche
• tipologie: personale strutturato, studenti collaboratori, volontari, volontari del servizio civile, consulenti, ecc.

Gli utenti:

• la comunità accademica: diritti differenziati, problematiche di tracciamento e monitoraggio
• gli utenti esterni (cittadini, professionisti, imprese, ecc.)
• le altre biblioteche e gli altri enti.

L’intermediazione professionale negli spazi virtuali:

• potenziare le capacità di mediazione, consulenza, relazione, dei bibliotecari e di tutte le categorie di operatori di biblioteca, professionalizzati e non, che si interfacciano con gli utenti
• riprogettare le interfacce, potenziare gli help, gli how-to, i tutorial, ecc., porre in relazione i servizi, eliminare i vicoli ciechi informativi, ricomporre l’unitarietà fisica delle biblioteche in un ecosistema digitale comprensibile e coerente
• migliorare, adattare e garantire la conformità alla tutela della privacy ecc. delle piattaforme di lavoro e comunicazione.

Il Diritto d’autore e l’accesso alla conoscenza

• aprire una riflessione e un confronto sul quadro dei diritti e delle eccezioni, in gran parte legate ai luoghi fisici (walk in users, fotocopie, fotoriproduzioni con mezzi propri, consultazioni digitali mediante terminali dedicati, ecc.)
• come garantire i diritti costituzionali se confliggono con le legislazioni speciali e i contratti
• come negoziare i nuovi contratti e transitare verso contratti più aperti e capaci di recepire le situazioni di eccezionalità
• come affrontare le problematiche dovute alle peculiarità dell’editoria italiana, e in particolare della manualistica universitaria.

Il monitoraggio dei servizi a distanza:

• alcuni SBA hanno condotto/stanno conducendo un monitoraggio ad hoc dei servizi a distanza che sono stati maggiormente valorizzati e utilizzati nel periodo di chiusura delle biblioteche fisiche.

La gestione dei luoghi e dei servizi in sicurezza:

• la riscoperta della centralità dei luoghi
• caratteristiche della gestione della fase 2: l’indifferibilità, il target accademico, il tracciamento delle presenze, i servizi su appuntamento, i dispositivi di protezione individuale, i dispositivi di schermatura, la gestione manuale delle procedure, ecc.
• caratteristiche della gestione della fase 3: la riapertura dei luoghi, il ripristino di orari e servizi per tutte le categorie di utenti, la regolamentazione degli accessi, ecc.

Modalità di riapertura (in aggiornamento “continuo”)

Rispetto alle modalità di riapertura permangono in molti casi comportamenti differenziati e compresenza di alternative che si collocano sul continuum tra la prudenza della fase 2 e il ripristino di una situazione quanto più possibile analoga alla fase pre-covid, pur con tutte le cautele sul distanziamento, l’igiene e le protezioni individuali, che restano gli strumenti principali di contrasto alla diffusione del virus.

Orari

• gradualità/ripristino totale

Utenti

• categorie: solo utenti accademici/utenti accademici estesi anche a categorie di altri Atenei/tutti gli utenti
• tracciamento sì/no

Servizi

• gradualità/ripristino totale

Modalità di accesso, fruizione e permanenza

• accesso con prenotazione/accesso libero fino a riempimento dei posti disponibili
• controlli: temperatura, tracciamento presenze, conteggi, autocertificazioni, ecc.
• allestimento di percorsi, gestione code e distanze fra persone in movimento, separazione entrate e uscite
• posti disponibili: contingentati (50%, 25%, ecc.) in base al distanziamento (1 m/2 m, ecc.) e alle caratteristiche dei luoghi
• dispositivi: mascherine, gel, schermi parafiato, ecc.
• sanificazione e pulizie
• informazioni “in tempo reale” agli utenti (es. app su livello di occupazione posti)

Documenti

• quarantena solo per documenti provenienti da flussi esterni
• consultazioni interne con sanificazione obbligatoria delle mani

Personale

• rientri, turnazioni, lavoratori fragili ecc.
• distanze e dispositivi negli uffici e aree di lavoro.

Conclusioni

In una situazione di incertezza, occorrono prudenza, capacità di prefigurare scenari diversi e di conformarsi in tempi molto brevi a quello più adatto ai cambiamenti che via via si realizzano.

Le parole d’ordine del momento sembrano essere resilienza e flessibilità. A queste aggiungeremmo almeno “ridondanza”, ovvero dobbiamo investire almeno in parte su più fronti perché non sappiamo quale sarà quello giusto, e non possiamo puntare tutto in una sola posta perché non possiamo permetterci, se sbagliamo, di perdere tutto.