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AIB Friuli Venezia Giulia
AIB Friuli Venezia Giulia
Presentata all'Assemblea regionale degli associati AIB sez. FVG, Trieste 12 gennaio 2008
Nel relazionare sull’attività che il CER ha svolto nel triennio 2005-2007 ci rifaremo al verbale dell’assemblea dei soci tenutasi a Udine il 30 aprile 2005, assemblea in cui il CER da poco eletto aveva in qualche modo delineato le proprie linee programmatiche per il suo mandato.
E’ importante ricordare in premessa che per circa un anno e mezzo a partire
dalla nostra entrata in carica (5 marzo 2005) l’attività del Comitato
esecutivo regionale è stata non di poco influenzata dagli avvenimenti
che l’AIB nel suo complesso ha vissuto a livello nazionale.
Il lavoro che il CEN ha svolto di riorganizzazione della segreteria nazionale
e di risanamento del bilancio dell’associazione (come avete potuto leggere dal
rapporto sul bilancio AIB 2002-2006 pubblicato su AIB Notizie 1/2008), passato
attraverso azioni rivolte alla correttezza e al controllo contabile, ha avuto
un risvolto di non poco conto sull’attività del CER, che si è
trovato quindi, senza alcuna esperienza precedente, da un lato a prendere in
mano ex novo la gestione della sezione regionale (nel primo anno del nostro
mandato due consiglieri regionali si sono dimessi), dall’altro a rispondere
alla mole di lavoro di controllo dei dati e di verifica di procedure richiesto
dall’azione di risanamento finanziario del CEN.
Nessuno di noi aveva mai avuto un coinvolgimento diretto nella gestione di una
sezione AIB e grazie all’aiuto degli altri presidenti regionali e della rinnovata
segreteria nazionale abbiamo pian piano definito procedure e metodologie che
in alcuni casi si sono rivelate totalmente nuove rispetto a quanto fatto in
precedenza.
Desidero ringraziare in questa sede la collega del CER Barbara Cimenti che si
è presa carico di seguire i conti della nostra sezione, dedicando una
mole notevole di ore alle richieste che ci sono pervenute dal nazionale.
Non va dimenticato che durante questo mandato è stata approvata la nuova legge regionale in materia di biblioteche, che ha visto impegnata la sezione nel suo complesso in convegni e audizioni, nonché in gruppi di lavoro e incontri. Una bella occasione di confronto e discussione tra i bibliotecari della nostra regione in cui non sempre ci si è trovati tutti d’accordo, ma che ha riportato la questione biblioteche alla ribalta e ribadito l’importanza e il valore della professione del bibliotecario.
Siamo lieti pertanto di aver realizzato, grazie senza dubbio all’aiuto che i soci in vari casi ci hanno dato, la maggior parte degli obiettivi che ci eravamo prefissati nell’assemblea del 2005.
Il CER ad aprile 2005 aveva definito le sue tre parole chiave: trasparenza, servizio, rete di collaborazioni; a queste tre parole ci siamo ispirati durante tutto il nostro mandato.
Rispetto agli obiettivi che ci eravamo dati abbiamo realizzato:
Documentazione delle procedure di gestione per permettere
a chi verrà dopo di noi di proseguire nel lavoro senza tempi morti per
la ripresa delle attività:
- predisposizione di un “kit per il nuovo CER” che consegneremo a chi verrà
dopo di noi con tutte le indicazioni su come prendere in mano da zero una sezione
regionale dell’AIB e predisposto una serie di documenti utili per il lavoro
contabile e di segreteria della sezione
- Predisposizione di un “kit per i seminari” per rendere più semplice
e standardizzata l’organizzazione di eventi di aggiornamento
- informatizzazione della prima nota con stesso piano dei conti della tesoreria
nazionale
- informatizzazione della cassa della sezione
- introduzione del titolario per il protocollo che ci ha permesso di razionalizzare
l’attività di protocollo e l’archiviazione dei documenti
Accesso alle informazioni e ai documenti relativi alla gestione
come previsto dallo statuto e dal codice di comportamento dell’AIB:
- istituzione di una casella di posta elettronica leggibile da tutto il CER
come punto di riferimento per i soci
- pubblicazione sul sito in tempi abbastanza rapidi dei verbali di assemblee
e incontri del CER
- aggiornamento regolare del sito web con spazio anche a notizie di eventi non
direttamente organizzati dalla sezione
Banca dati dei soci aggiornata:
- non è necessario che ogni nuovo CER si crei rubriche personali di indirizzi
mail, ma grazie alla nuova banca dati nazionale dei soci si troverà già
a disposizione la mailing list degli associati FVG per l’invio delle comunicazioni
Indirizzario delle biblioteche della regione per la diffusione
delle iniziative di interesse:
- realizzato
Visibilità delle informazioni provenienti dall’Associazione
e dal territorio attraverso sito web e mailing list:
- invio regolare di comunicazioni ai soci via mail relative alla vita della
sezione, ma anche segnalazione di attività sul territorio
Biblioteca:
- la riorganizzazione della biblioteca ci ha impegnato come discussione per
tutta la seconda parte del nostro mandato; alla fine ci è sembrata la
soluzione migliore quella di una convenzione per l’utilizzo di spazi e strumenti
con la Biblioteca Joppi, che gentilmente ci ospita, e l’affidamento a cooperativa
della gestione e apertura della biblioteca, soluzione che assicura da un lato
la continuità dell’apertura della biblioteca e dall’altro l’indipendenza
della nostra biblioteca sia come catalogo che come anagrafica utenti e circolazione.
L’apertura al pubblico dovrebbe avvenire entro gennaio 2008, ma l’opac è
già in linea e consultabile dal nostro sito web dalla pagina relativa
alla biblioteca.
Valorizzazione delle professionalità esistenti sul
territorio:
- abbiamo cercato di prevedere il momento del Raccontiamoci nei vari seminari,
momento in cui venivano illustrate le esperienze di colleghi e biblioteche della
nostra regione per dare spazio alla buone pratiche in uso presso i le nostre
realtà lavorative
- abbiamo inoltre richiesto l’intervento in momenti di aggiornamento a colleghi
della sezione con particolari esperienze professionali
- abbiamo cercato di tenere le assemblee presso quelle biblioteche che avevano
inaugurato nuove sedi o perlomeno nuove sezioni
Coinvolgimento dei soci nell’organizzazione pratica delle
attività:
- abbiamo cercato il più possibile di farci aiutare dai soci nell’organizzazione
di eventi e di fatto chi ha proposto attività di aggiornamento si è
trovato poi ad organizzarle
Incarichi al di fuori del CER per “potersi giovare in varie
forme del contributo dei soci più impegnati e disponibili” e per dare
modo a tutti di sentirsi parte attiva dell’Associazione:
- sono stati istituiti, su richiesta dei soci, due gruppi di lavoro quello sulla
legge regionale e quello sul libro antico. Di prossima istituzione il gruppo
di lavoro regionale NPL come proposto alla Regione nella prima seduta della
Conferenza regionale dei sistemi bibliotecari.
Non siamo riusciti a realizzare la:
- ricostruzione dell’archivio storico della sezione
è un progetto che andrà realizzato all’interno dell’archivio storico
dell’AIB nazionale
Per quanto riguarda le attività organizzate in questo triennio è
disponibile l’elenco sul nostro sito web.
Va precisato che il nostro intento, ogni anno, è stato quello di organizzare
almeno un evento in ogni provincia, di chiedere il più possibile l’aiuto
degli associati nell’organizzazione dei seminari e delle giornate di studio,
di coinvolgere gli associati nella pianificazione delle attività richiedendo
i desiderata prima di definire il nostro programma annuale.
E’ con piacere che siamo riusciti ad organizzare la Giornata delle biblioteche
del Friuli Venezia Giulia in collaborazione con la Regione, evento che ci auguriamo
possa continuare negli anni come momento istituzionale di confronto tra i bibliotecari
della nostra regione.
La nostra intenzione è quella di lasciare al CER che verrà dopo di noi, oltre che tutti i kit e la documentazione di cui sopra, anche alcune indicazioni che derivano dalla nostra esperienza di questo triennio e che crediamo possano essere utili per migliorare la gestione della sezione tra cui:
- prevedere una qualche forma di partecipazione nei costi delle attività organizzate dalla sezione a carico dei non soci: circa il 50% dei partecipanti ai nostri eventi non è socio AIB. La sezione riceve sì il contributo regionale per le attività, contributo che copre come sapete l’80% dei nostri costi. Il restante 20% delle spese delle nostre attività rendicontate nei contributi più le spese non rendicontabili gravano sul 40% delle quote associative che i nostri soci versano. Il triennio che ci si presenta davanti costituisce una sfida per l’Associazione, come avete potuto leggere dal rapporto del CEN sul bilancio AIB 2002-2006. Ci troveremo ad affrontare un’opera di risanamento che richiede una rigorosa gestione delle spese senza che questo porti alla riduzione delle attività e dell’azione politica. Ci sembra corretto quindi che anche i non soci partecipino per le spese per l’organizzazione delle nostre attività.
- prevedere una diversa suddivisione di compiti tra tutti i componenti del CER, al di là delle cariche associative, in maniera che il carico di lavoro sia per tutti sostenibile e compatibile con la propria attività lavorativa e non ultima la vita privata
- prevedere un coinvolgimento ancora maggiore dei soci nell’organizzazione delle attività per permettere a tutti di sentire l’associazione più vicina
- relativamente alla Conferenza dei sistemi istituita con la nuova legge regionale riteniamo che in futuro nel caso il Presidente della sezione ne faccia già parte come responsabile di sistema, l’AIB dovrebbe delegare qualcun altro del CER così da non perdere la possibilità di essere presenti, come Associazione, con la propria identità all’interno della Conferenza
- riteniamo inoltre che sia necessario almeno un rappresentante per provincia all’interno del CER per poter realizzare un miglior lavoro di squadra all’interno del CER e un proficuo confronto tra il CER e i soci. Ci è infatti mancato in questo triennio la presenza di un collega di Trieste nel CER, anche se abbiamo avuto un valido supporto per i gruppi di lavoro sulla legge regionale e sul libro antico, nonché per la raccolta di quote associative e distribuzione di agende da parte di alcuni soci di questa provincia che desideriamo ringraziare: Fabrizio De Castro, Alessandra Sirugo ed Elisa Zilli.
Desideriamo concludere la relazione con un augurio di buon compleanno alla
nostra sezione: nel 2007 la nostra sezione ha compiuto 35 anni essendo diventata
sezione autonoma dell’AIB nel giugno del 1972.
Auguri dunque per un futuro professionale sereno a tutti noi!
Il Presidente
Antonella Passone
Copyright AIB 2008-02-24, ultimo
aggiornamento 2008-02-24 a cura di Massimo Milan
URL:http://www.aib.it/aib/sezioni/fvg/cer2005-2007_relazione.htm