AIB Friuli-Venezia Giulia. Riunioni del Comitato esecutivo regionale

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Riunione del CER del 27 aprile 2005
Verbale

Il giorno 27 aprile 2005 dalle ore 9.30 alle ore12.30 presso la Biblioteca di Studi umanistici dell'Università degli studi di Udine, si è riunito il Comitato Esecutivo Regionale della sez. Friuli Venezia Giulia per discutere il seguente ordine del giorno:

1. Comunicazioni
2. Situazione sezione: sede, soci, regolamento amministrativo
3. Biblioteca della Sezione: convenzione con la Biblioteca Joppi di Udine
4. Relazione attività e bilancio consuntivo 2004
5. Linee programmatiche del triennio 2005-2007 e programma attività 2005
6. Varie

Sono presenti: Antonella Passone, Marco Salvadori, Massimo Milan, Silvana Corbatto, Giuliana De Simone, Marzia Plaino. Alle ore 10.30 entra Marina Marocutti. Assente: Giuliana De Simone.

1. Comunicazioni

- Lettera del presidente Guerrini ai presidenti regionali (allegato a Verbale).
- Invio alle rispettive amministrazioni di lettera in cui si segnala l’elezione dei membri nel CER e si chiede di agevolare la partecipazione degli stessi per le finalità dell’associazione.
- In data 04.04.05 è stata presentata la proposta di legge regionale n. 126 in materia di biblioteche.
- Invito all’inaugurazione della Biblioteca civica di Monfalcone, 28.04.05. Giuliana De Simone e Silvana Corbatto parteciperanno in rappresentanza della sezione.
- Inaugurazione Sala lettura per ipo e non vedenti, Biblioteca civica di Sacile, richiesta patrocinio. Massimo Milan parteciperà in rappresentanza della sezione.
- Tavola rotonda a Cervignano nell’ambito delle iniziative per l’inaugurazione della biblioteca civica. L’incontro è previsto per l’11.05.05 relativamente alla bozza della nuova legge regionale. E’ invitato il Presidente della sez., già impegnato per la riunione CNPR prevista a Giulianova nell’ambito della Conferenza di primavera dell’AIB: viene quindi decisa la partecipazione di Marco Salvadori Vice-presidente, in rappresentanza della sezione. Breve scambio di idee sull’argomento.
- Viene data la notizia di un convegno NPL a Pordenone previsto per il 28.05.05.
- Richiesta contributo da parte del Comune di Palmanova per un convegno sui fondi locali e i sistemi territoriali, previsto per ottobre 2005. Breve discussione: potrebbe essere suggerito agli organizzatori il possibile coinvolgimento dei referenti dei progetti SICAP (sistema di catalogazione partecipata che coinvolge l’ente regionale di catalogazione di Villa Manin e vari enti della regione), Discoteca regionale e Bibliografia friulana.
- Giornata di confronto AIB-ANAI. Presi primi contatti con presidente ANAI FVG dott.ssa Grazia Tatò. Si pensa di coinvolgere nell’organizzazione della giornata alcuni soci (Raffaella Tamiozzo e Mirco Bortolin).
- Proposta formativa da parte di Nerio Agostini (allegato a verbale).
- Tirocinio Gloria Tenneroni: ricevuta documentazione da segreteria nazionale AIB a conclusione del tirocinio.

2. Situazione sezione: sede, soci, regolamento amministrativo

– Sede
Il Presidente propone di spostare la sede c/o la Biblioteca civica V. Joppi a Udine, già sede della biblioteca della sezione, per favorire l’incontro dei soci presso la sede e rendere disponibile archivio sezione. Marina Marocutti espone le proprie perplessità dovute alla difficoltà per il Segretario di svolgere il proprio lavoro lontano dal recapito ufficiale della sezione: la gestione non diretta del protocollo e della posta in arrivo potrebbe in qualche modo rendere più complicato l’operato del Segretario. Il Presidente chiede l’aiuto di tutti affinché si avviino nuove modalità di lavoro telematiche che permettano lo scambio e la gestione dei dati anche a distanza.
Proposta di ristampare carta intestata solo con parte superiore definita e piè di pagina libero per poter inserire eventuali variazioni di recapito direttamente nei file

- Soci
Il Presidente commenta file excel di resoconto numero soci per il 2004 inviato dal nazionale: il controllo dei dati deve essere fatto a mano sul libro mastro non essendo affidabile la banca dati nazionale dei soci.
Propone di inviare le comunicazioni ai soci prevalentemente via mail.
Il Presidente, per favorire il passaggio delle informazioni tra i membri del CER e i soci, ha dato indicazione alla segreteria nazionale affinché i messaggi indirizzati a fvg@fvg.aib.it possano essere letti da tutti i membri del CER. Per un miglior coordinamento si concorda che le eventuali risposte vengano date dal Presidente della sezione.
Comunica che dalla segreteria nazionale sono state segnalate alcune modifiche software alla banca dati soci ed esorta i membri del CER a scaricare gli aggiornamenti per poter accedere alla versione modificata della banca dati.
Chiede inoltre che in caso di raccolta di nuove iscrizioni e di segnalazione di aggiornamento dati da parte dei soci già iscritti, venga inviata comunicazione a fvg@fvg.aib.it per permettere l’aggiornamento della banca dati e della mailing list con cui vengono informati delle novità i soci della sezione. Distribuisce il modello del foglio excel da utilizzarsi per l’incasso dei rinnovi e delle iscrizioni e il file excel con numerazione nuove tessere.
Per un miglior coordinamento propone che l’aggiornamento della banca dati venga effettuato da Presidente e Segretario, anche se la stessa è visibile a tutti i membri del CER.

- Regolamento amministrativo
Il Presidente passa la parola al Segretario Marocutti che illustra le procedure di inserimento dati relativi al bilancio.
Il Presidente ricorda che esiste il regolamento amministrativo dell’associazione visibile sia sul sito web dell’AIB che nell’agenda del bibliotecario: sottolinea come dal nazionale siano arrivate segnalazioni sull’importanza del rispetto della tempistica prevista per i rendiconti contabili e dei rinnovi.

3. Biblioteca della Sezione: convenzione con la Biblioteca Joppi di Udine

Il Presidente comunica che esiste una bozza di convenzione con la Biblioteca civica Joppi passata dal CER precedente e frutto di primi accordi presi dal precedente Presidente Wehrenfennig con Romano Vecchiet, direttore della Biblioteca civica Joppi.
Propone che il documento venga preso in considerazione anche dal CER in carica e definito. Propone alcuni obiettivi di servizio da perseguire: acquisti costanti, valorizzazione del patrimonio bibliografico, fruizione più ampia possibile non solo da parte dei soci, raccolta dati statistici sull’uso e gli utenti per relazione annuale alla Regione.

4. Relazione attività e bilancio consuntivo 2004

Il Presidente illustra la relazione delle attività 2004 allegata al presente verbale.
Segnala che dal 2004 è stato introdotto il questionario di valutazione che permette la rilevazione di alcuni dati e suggerimenti utili per il miglioramento dell’organizzazione delle attività di aggiornamento. Propone che la prassi prosegua: il CER concorda all’unanimità.
Il segretario Marocutti illustra il bilancio consuntivo 2004 che verrà proposto all’assemblea dei soci della sezione prevista per il 30 aprile 2005.
Il Presidente chiederà che in assemblea il bilancio venga illustrato da Andrea Wehrenfennig, presidente della sezione nell’anno di riferimento del bilancio.

5. Linee programmatiche del triennio 2005-2007 e programma attività 2005

Relativamente alle linee programmatiche generali, dopo approfondita discussione il CER concorda che tre debbano essere le parole chiave da perseguire nel proprio mandato: trasparenza, servizio, rete di collaborazioni.
L’intenzione è quella di documentare le procedure di gestione della sezione per permettere a chi seguirà di proseguire nel lavoro senza tempi morti nella ripresa delle attività, di ricostruire l’archivio storico chiedendo il contributo dei past president relativamente alla parte di archivio ancora in loro possesso, di facilitare l’accesso alle informazioni e ai documenti relativi alla gestione della sezione come previsto dallo statuto e dal codice di comportamento dell’AIB.
Per un buon servizio ai soci il CER intende mantenere aggiornati la banca dati soci e un’indirizzario delle biblioteche della regione per garantire la diffusione delle iniziative di interesse per i bibliotecari; assicurare la visibilità delle informazioni provenienti dall’associazione, nei suoi due livelli regionale e nazionale, e dal territorio attraverso il sito web e la mailing list, nonché rendere fruibile la biblioteca della sezione.
Ritiene indispensabile sviluppare una rete di collaborazioni per valorizzare le esperienze e le professionalità del territorio nonché dare modo ai soci di sentirsi parte attiva dell’Associazione attraverso il loro coinvolgimento nell’organizzazione pratica delle attività e nello svolgimento di incarichi.
Per via del blocco delle attività dell’associazione dal 16 ottobre 2004 al 3 marzo 2005, dovuto al rinnovo degli organi nazionali e regionali dell’AIB, la Sezione nel 2005 organizzerà le attività prevalentemente nel secondo semestre dell’anno.
Il Presidente illustra gli eventi già programmati dal precedente CER: partecipazione a Pordenonelegge.it a settembre, per la quale si propone di prevedere un momento di confronto per chi opera all’interno di Nati Per Leggere; assemblea regionale dei soci a Trieste a ottobre; seminario sulle novità della 22° edizione della classificazione decimale Dewey in collaborazione con AIB-Sez. Veneto a settembre; seminario sulla comunicazione in biblioteca con Maria Stella Rasetti a ottobre; VI giornata di confronto AIB-ANAI a Trieste a dicembre.
Si discute infine di prendere in considerazione la possibilità di realizzare una giornata delle biblioteche a livello regionale con il coinvolgimento degli Enti locali e della Regione.

Il Presidente

Il Segretario

Copyright AIB 2005-12-22, ultimo aggiornamento 2006-02-02 a cura di Massimo Milan
URL:http://www.aib.it/aib/sezioni/fvg/cer050427.htm

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