La necessità di offrire agli studiosi un nuovo corredo di strumenti e, al tempo stesso, di incrementare le potenzialità di quelli esistenti, ha spinto negli ultimi anni la Biblioteca vaticana ad aprire le sue collezioni in maniera consistente alle risorse elettroniche.

Le dotazioni della Vaticana – che non è una biblioteca religiosa, come spesso si è portati a ritenere per la sua appartenenza alla Santa Sede, bensì un istituto di conservazione e ricerca di ambito umanistico – hanno come focus tutta quella serie di discipline che si raccolgono intorno allo studio dei manoscritti; la biblioteca infatti, nata oltre cinquecento anni orsono come scrinium dei papi, fu fin dalle origini aperta agli studiosi, anzi, espressamente destinata agli "uomini di scienza" ('pro communi doctorum virorum commodo', come è dichiarato nel documento del 1451 che ne sancisce la nascita ufficiale).

I suoi oltre 80.000 manoscritti ne costituiscono il nucleo fondante, attorno al quale si sono sviluppate, nel corso del tempo, le collezioni a stampa (oltre un milione e mezzo di volumi, fra i quali spiccano poco meno di 9000 incunaboli) e le considerevoli raccolte d'archivio (più di 100.000 unità), a testimonianza e corredo storico dell'incremento e progressivo arricchimento del patrimonio; inoltre, insieme ai documenti veri e propri, nel corso dei secoli sono giunti in biblioteca, trasformandosi via via in consistenti e specifici settori di conservazione, anche altri oggetti documentali-museali come disegni, stampe, matrici, fotografie, monete e medaglie.

Com'è intuibile, i fondi stampati si sono sviluppati coerentemente con il patrimonio manoscritto, coprendo un ampio spettro di materie: codicologia, paleografia e diplomatica, storia del libro, bibliografia, lingue e letterature antiche, classiche, medioevali e moderne, storia del diritto, della medicina e delle scienze in generale, musica, teologia e liturgia antiche, numismatica, storia dell'arte antica, classica, medioevale e moderna, lingue romanze, storia degli ordini religiosi, storia antica, medioevale e moderna.

Nonostante un patrimonio così fortemente orientato verso il passato e la tradizione, la biblioteca ha sempre accolto e impiegato proficuamente le nuove tecnologie, nell'ottica generale di un'ottimizzazione dei servizi agli studiosi. Dall'informatizzazione del catalogo e della gestione degli acquisti, tra fine anni '80 e metà anni '90 del secolo scorso, alla recente implementazione del complesso sistema di sicurezza, che ha richiesto diversi anni per la progettazione, la messa a punto e l'integrazione con il sistema di catalogazione dei documenti e con quello amministrativo, la storia della Vaticana negli ultimi 30 anni è caratterizzata da una progressiva e sempre più intensa presenza della tecnologia nel tessuto delle attività ordinarie di biblioteca.

Il momento culminante di questa lunga fase è stato sicuramente la realizzazione di una serie di interventi strutturali, che, per la prima volta dalla sua fondazione, hanno imposto un lungo periodo di chiusura agli studiosi, per la precisione dalla primavera del 2007 all'autunno del 2010. Durante il triennio, parallelamente alla realizzazione di nuovi ambienti e alla ristrutturazione di quelli già esistenti per una migliore utilizzazione degli spazi e una razionalizzazione del lavoro secondo la concezione moderna, è stato intrapreso anche un consistente lavoro di implementazione delle infrastrutture.

Alla riapertura, gli studiosi hanno potuto constatare le novità fin dall'ingresso. Il sistema di gestione dell'archivio anagrafico dei lettori, integrato con il sistema di sicurezza e con il sistema in cui è amministrato il patrimonio documentario a stampa, permette che il badge di ingresso, che lo studioso (e tutto il personale della biblioteca) deve portare sempre con sé nei vari ambienti, sia associato ai documenti presi in consultazione, dotati anch'essi di microchip e monitorati via RFID in tutti gli ambienti di studio. Allo stesso modo la consultazione del patrimonio manoscritto è completamente affidata a un sistema informatizzato, all'interno del quale viene registrato non solo ogni movimento della singola unità dal deposito di conservazione alla sala di consultazione e viceversa, ma anche le condizioni materiali, così che, in presenza di documenti in stato critico di conservazione che non sia possibile offrire allo studio, il personale di sala è immediatamente in grado di darne notizia agli studiosi, nel momento stesso in cui ne fanno richiesta.

Un'altra grande novità ha riguardato l'offerta, insieme alle ben note e tradizionali collezioni delle sale di studio, di una serie di strumenti elettronici di consultazione. Già negli anni precedenti la Vaticana aveva acquisito diverse risorse su CD o DVD, soprattutto banche dati di ambito umanistico o strumenti utili alla catalogazione, come gli authorities della Library of Congress, ma il numero limitato di postazioni per l'accesso e la necessità di effettuare le procedure di aggiornamento ogni volta che dei prodotti sottoscritti usciva una nuova release, avevano fatto sì che l'acquisizione di questi prodotti non fosse sistematica; né, del resto, era previsto un budget apposito, come invece è stato, a partire dal 2010.

Con i lavori di ristrutturazione, il cablaggio effettuato nelle tre sale di consultazione (manoscritti, stampati e periodici) ha permesso di offrire l'accesso via wi-fi alla rete locale, in modo che gli studiosi, dai propri banchi, possano accedere all'insieme delle risorse eletroniche sottoscritte dalla biblioteca, tutte raccolte in un portale realizzato dalla biblioteca stessa.

La scelta dei prodotti è andata maturando soprattutto durante il triennio di chiusura; il personale scientifico della biblioteca (che fra l'altro dispone nel suo organico di un collegio di scriptores, la cui funzione è appunto quella di portare avanti gli studi sulle collezioni della biblioteca) ha segnalato all'ufficio competente tutti i propri desiderata, così come avveniva regolarmente per le pubblicazioni a stampa. Sono stati selezionati i prodotti che più sembravano rispondere alle esigenze accademiche della biblioteca, ed è stato richiesto, com'è prassi, un periodo di prova perché il personale interno avesse modo di valutarne l'effettivo uso. Una volta raccolti i pareri, si è confermata la sottoscrizione per i prodotti risultati più adeguati.

Sostanzialmente, si è proceduto secondo due linee direttrici. Da un lato, si è dato ampio spazio, com'è naturale che sia, agli strumenti per gli studiosi e per il personale scientifico della biblioteca; e dunque sono stati acquisiti database di testi classici e piattaforme di editoria accademica, come Brepolis, la Bibliotheca Teubneriana, il Thesaurus Linguae Latinae, il Thesaurus Linguae Graecae, l'Index of Christian Art, o raccolte come JSTOR, ARTstor o Project Muse, insieme a un ampio numero di titoli di periodici rilevanti in ambito umanistico, mantenendo in abbonamento anche le versioni cartacee. Dall'altro, si è stabilito di incrementare la letteratura professionale di ambito biblioteconomico, tenendo conto non solo del personale interno impiegato nei vari servizi, ma anche dell'aspetto didattico rappresentato dalla Scuola Vaticana di Biblioteconomia, emanazione della biblioteca operante dal 1934; nello specifico, sono stati sottoscritti diversi abbonamenti a periodici e collane di ebook di ambito professionale. In questo caso, però, si è deciso, laddove possibile, di mantenere il solo accesso online, e di non acquisire il corrispettivo cartaceo, o di dismetterlo, nel caso in passato si fosse acquisito.

Il passo successivo, una volta acquisiti gli accessi ai diversi prodotti, è stato di renderli noti ai lettori perchè ne potessero fruire. Si è deciso di operare su due fronti.

Sul portale di accesso per gli studiosi, che è anche il punto di partenza per la navigazione in rete, una volta immesse le proprie credenziali, è stata inserita una specifica sezione relativa alle risorse disponibili, in inglese e in italiano, aggiornata sistematicamente ogni volta che un titolo nuovo viene aggiunto (inoltre, i link vengono verificati tutti con cadenza periodica), in modo che le risorse siano raggiungibili cliccando direttamente sul titolo (cui segue una breve descrizione della risorsa stessa).

Per comunicare più efficacemente agli utenti l'esistenza di questi prodotti, inoltre, è stata realizzata un'apposita segnaletica nelle sale di consultazione, in inglese e in italiano, che rimanda alla consultazione del portale e, per chi lo preferisse, alle liste cartacee. Queste ultime, in un primo momento venivano stampate in più copie e messe a disposizione degli studiosi; successivamente, per evitare un inutile dispendio di carta, e considerato che le risorse sono accessibili solo tramite la rete interna della biblioteca, sono stati realizzati alcuni raccoglitori a fogli mobili dal personale del laboratorio di restauro della biblioteca, all'interno dei quali vengono inserite le liste ogni volta che vengono aggiornate. I raccoglitori sono disponibili presso i banconi di sala, dove vanno riconsegnati al termine dell'uso.

Per quanto riguarda i periodici, la sottoscrizione di grosse piattaforme come JSTOR e Project Muse ha fatto sì che si verificasse una consistente sovrapposizione con buona parte del posseduto cartaceo di alcuni titoli già in abbonamento. Considerando le problematiche di spazio e di conservazione, le criticità legate all'usura dei volumi cartacei e le spese di legatoria, si ritiene che in un futuro più o meno prossimo andrà affrontata l'eventualità di affidare all'online almeno una parte dei titoli che la biblioteca ha in sottoscrizione corrente (al momento, le collezioni in abbonamento per i soli periodici sono oltre 1700). Nel frattempo, in presenza di casi del genere, si è deciso di non dismettere il cartaceo, considerando la lunga e specifica tradizione della biblioteca e data l'esistenza di un'ampia sala di consultazione espressamente dedicata ai periodici, aperta al pubblico nel 2002.

Nel momento in cui si è scelto di offrire in consultazione questa tipologia di risorse, si è profilata una serie di decisioni preliminari relative, ad esempio, al numero degli accessi simultanei, alle opzioni da permettere (sola lettura, download, stampa). Laddove possibile, e compatibilmente con il budget a disposizione e soprattuto nel caso di prodotti di larga diffusione e di frequente accesso, si è optato per licenze di tipo campus wide, ovvero per un numero illimitato (o molto ampio) di utenti simultaneamente. Nel caso di prodotti estremamente specifici, relativi a discipline particolarmente settoriali, si è invece stabilito di sottoscrivere un abbonamento per un solo accesso, o un numero ridotto di collegamenti permessi in simultanea.

Quanto alle opzioni per l'utente, al momento è previsto il download, laddove presente come opzione nella risorsa stessa, senza limitazioni di sorta; il buon utilizzo da parte degli studiosi è, prevedibilmente, la condizione necessaria per il mantenimento di questa opzione, e a tal fine l'uso delle risorse viene monitorato sia localmente, dai servizi informatici della biblioteca, sia, com'è ormai prassi comune, dai produttori delle risorse stesse, per evitare abusi.

Il bacino d'utenza primario delle risorse online è costituito, naturalmente, dagli studiosi e dal personale scientifico della biblioteca. Tuttavia, una cospicua quota di accessi è legata anche all'attività didattica della Scuola di Biblioteconomia. Nata, come si diceva, negli anni '30 del secolo scorso, la Scuola ha regolarmente formato, anno dopo anno, tantissimi allievi da tutt'Italia e da tutto il mondo. Da circa dieci anni, i corsi vengono impartiti nella sede esterna di via della Conciliazione (fino all'anno accademico 2002/2003, la Scuola occupava il piano terra della biblioteca), dove è stata allestita un'aula multimediale dotata di postazioni informatiche per ciascun allievo (per ogni anno accademico vengono ammessi 48 allievi, in base al numero delle postazioni disponibili), con accesso a Internet e, tramite riconoscimento IP, a tutte le risorse disponibili in biblioteca.

Gli allievi hanno, pertanto, la possibilità di utilizzare la collezione digitale della biblioteca direttamente dalle proprie postazioni, oppure usufruendo di un certo numero di accessi alle sale di consultazione, durante l'anno delle lezioni. La fruizione, com'è comprensibile, riguarda soprattutto le materie impartite, e dunque, è orientata, in primo luogo alla consultazione dei titoli di biblioteconomia o comunque legati alle discipline del libro antico e moderno. Dal momento che all'interno dell'insegnamento di Bibliografia e Documentazione è prevista una serie di esercitazioni pratiche (redazione di abstract e allestimento di una ricerca bibliografica su un argomento a scelta), e che alcuni insegnamenti hanno un taglio decisamente storico-umanistico (Libro manoscritto, Bibliologia, Storia delle biblioteche), vengono consultate anche diverse risorse fra quelle destinate più espressamente agli studiosi della biblioteca.

Il forte impatto che l'informatica ha avuto su una biblioteca come la Vaticana, tuttavia, non si è fermato alle collezioni digitali acquisite e alle infrastrutture realizzate; in questi ultimi anni è stato progressivamente individuato, messo a punto e testato anche un grande progetto che prevede la digitalizzazione dell'intera collezione dei manoscritti e di parte del patrimonio a stampa più prezioso (incunaboli e cinquecentine).

La biblioteca, che dispone di un proprio laboratorio interno di riproduzioni fotografiche, nel corso degli anni ha già intrapreso l'archiviazione abituale delle immagini digitali dei manoscritti o degli stampati per i quali gli studiosi o il personale interno fa richiesta quotidianamente. L'archivio è stato poi incrementato con una serie di manoscritti particolarmente delicati, o in condizioni critiche di conservazione.

Non era però mai stata intrapresa, finora, una politica sistematica di digitalizzazione dell'intero patrimonio, per evidenti motivi legati alle risorse umane ed economiche necessarie ad un'impresa del genere. Grazie al sostegno di alcuni benefattori, dopo una prima fase pilota incentrata su un gruppo di manoscritti che hanno fatto da test bed, è stato possibile far partire ufficialmente l'intera operazione, che finora era stata solo un'ipotesi di lavoro, iniziando da un gruppo di manoscritti latini, la cui acquisizione è stata già completata, e proseguendo con una scelta di incunaboli e di manoscritti greci ed ebraici.

Si è potuto finalmente, grazie agli sponsor, disporre di un numero di scanner da destinare esclusivamente al progetto, così che il laboratorio fotografico fosse in grado di continuare ad erogare regolarmente il servizio all'utenza interna ed esterna. Gli scanner, progettati per non danneggiare i materiali librari con un'apertura e un'illuminazione ritenute accettabili secondo i parametri generalmente considerati ammissibili, vengono manovrati da un gruppo di collaboratori esterni, sotto il coordinamento del personale del laboratorio fotografico in un'apposita sede.

La scelta di disporre di una sede specifica di lavoro nasce dalla necessità di disporre di un adeguato spazio per la movimentazione e la digitalizzazione dei materiali; com'è intuibile, a fronte di questa opportunità di poter concentrare tutto il lavoro in un unico ambiente, è stato necessario disporre di tutte le misure atte all'uscita e al rientro dei pezzi in biblioteca, nonché al controllo del loro stato di conservazione, prima e dopo la digitalizzazione.

Quest'ultima attività impegna in maniera consistente il laboratorio di restauro della Vaticana, fra i primi del genere nati all'interno di una biblioteca, e fortemente legato alla personalità di P. Franz Ehrle, prefetto della biblioteca alla fine dell'Ottocento, e promotore dell'importante conferenza internazionale di San Gallo (1898). Il laboratorio, il cui personale attualmente annovera una decina di restauratori esperti, provvede non solo alle necessità ordinarie di conservazione e prevenzione, ma, appunto, dall'inizio del progetto di digitalizzazione ha in carico le operazioni di prelievo dei materiali, analisi del loro stato di conservazione, consegna allo staff che si occupa del progetto e verifica delle condizioni fisiche dei pezzi prima del loro ricollocamento negli ambienti di deposito.

Com'è intuibile, un progetto di questo tipo, una volta avviato, ha coinvolto un po' tutto il personale della biblioteca: tra le operazioni di allestimento giornaliero delle liste dei pezzi da digitalizzare, la loro foliazione (necessaria per determinare un rapporto univoco tra la pagina da digitalizzare e il file immagine risultante dalla scansione), la soluzione dei vari problemi pratici che invariabilmente si incontrano nel corso del lavoro, è stato giocoforza includere praticamente tutti i settori.

I pezzi digitalizzati verranno resi accessibili online sul sito della biblioteca, fruibili da parte di chiunque, senza limitazioni, con una risoluzione modesta, ma comunque accettabile per la lettura e una prima analisi delle pagine. Per ora è già consultabile un primo gruppo di manoscritti, appartenenti al fondo dei Palatini Latini (provenienti dalla città tedesca di Heidelberg e donati a Gregorio XV nel 1623 dall'elettore di Baviera Massimiliano I, durante la Guerra dei Trent'Anni), riprodotti grazie al coinvolgimento della biblioteca dell'università di Heidelberg. Successivamente, come accennato, sarà la volta degli incunaboli, di alcuni manoscritti greci ed ebraici, in corso di digitalizzazione grazie alla collaborazione con la fondazione Polonsky e con le Bodleian Libraries di Oxford, e di altri manoscritti scelti da vari fondi.