Il presente contributo intende illustrare gli aspetti e le fasi salienti del processo di riorganizzazione dei servizi bibliotecari erogati presso il complesso di San Giovanni in Monte a Bologna, nel quadro del progetto pilota dell'Ateneo bolognese denominato "Cantieri di riorganizzazione". Un breve cenno storico introduttivo sul monumentale complesso di San Giovanni in Monte offre un'interessante contestualizzazione ambientale delle strutture che vi operano.
Il complesso di San Giovanni in Monte sorge nel centro di Bologna, su una collinetta sovrastante il complesso abbaziale di Santo Stefano. È delimitato dalla piazzetta e dalla chiesa omonime, circondato dalle vie De' Chiari, Cartolerie, Monticelli. L'ampio edificio si articola in un impianto architettonico del tutto originale, che si sviluppa su una superficie di circa mq 12.000, su tre piani, oltre a mq 1.500 di sotterraneo e mq 2.300 di aree esterne, adibite a chiostri e cortili interni. Fino al 1797 fu monastero dei Canonici regolari lateranensi di San Giovanni in Monte Oliveto; quando poi l'occupazione francese soppresse gli ordini religiosi, venne trasformato in carcere, fino al 1984.
Soltanto nel 1990 San Giovanni in Monte entra a far parte del "Progetto Acropoli", iniziativa che ha permesso il completo recupero dell'edificio ormai fatiscente. L'intervento strutturale, realizzato nell'ambito delle celebrazioni del Nono centenario dell'Università di Bologna (1088-1988), è riuscito a valorizzare appieno lo spessore storico e artistico dell'intero complesso, che per questo ha potuto essere definito dal Rettore Fabio Alberto Roversi Monaco 'cittadella del sapere', in grado di ospitare gli insediamenti di una ricerca avanzata e di favorire una più larga fruizione della cultura" [1].
Sotto il segno di questa elettiva e impegnativa eredità, nel 1997 San Giovanni in Monte è diventato sede di tre dipartimenti universitari, con relative biblioteche: Archeologia, Paleografia e Medievistica, Discipline Storiche (con storia moderna e contemporanea); per completare l'ambito disciplinare mancherebbe Storia Antica, che rimane nella sede di via Zamboni.
Queste tre biblioteche specialistiche, e logisticamente attigue all'interno del plesso, occupano complessivamente mq 2.200, con un patrimonio librario di 120.000 volumi, 300 posti di lettura, tre sale di consultazione e la sala della specola (appartenente al cinquecentesco monastero), che raccoglie e conserva il fondo dei libri antichi e alcuni fondi archivistici. Gli ampi depositi librari sono dislocati nel sotterraneo, nei corridoi dei piani superiori e in altre stanze, che un tempo furono refettori o luoghi di preghiera, se non talvolta celle di rigore.
Le biblioteche allora autonome e separate nella gestione, nell'organizzazione e nell'erogazione dei servizi, oggi sono comunque virtualmente unite nello stesso catalogo in linea del Servizio Bibliotecario Nazionale e nella condivisione delle risorse elettroniche, gestite dal Sistema Bibliotecario di Ateneo.
Nel 2006 San Giovanni in Monte diventa scenario di un nuovo cambiamento. Le tre strutture dipartimentali, infatti, aderiscono a un progetto pilota dell'Ateneo di Bologna denominato "Cantieri di riorganizzazione" per l'integrazione dei servizi. L'iniziativa viene sviluppata dalla RSO, società esperta nel campo dell'innovazione organizzativa e gestionale all'interno della pubblica amministrazione. Vede coinvolti i tre Direttori dei Dipartimenti, l'Amministrazione universitaria, l'Area dirigenziale Sviluppo Risorse Umane, l'Area del Personale, l'Area dell'Ufficio Tecnico e il Sistema Bibliotecario di Ateneo.
Il progetto coinvolge tutti i servizi e le attività dei vari settori dipartimentali: amministrativo, tecnico-informatico, gestione del palazzo e delle biblioteche. Per quanto riguarda in particolare i servizi bibliotecari, il progetto non vuole fornire soluzioni predefinite, bensì costruire un modello di integrazione dei servizi, partendo da esigenze e opportunità comuni. Risorse e spazi condivisi all'interno dello stesso plesso, sulla base di due punti fermi: da un lato l'autonomia dei dipartimenti, e quindi delle biblioteche; dall'altro l'impossibilità di accorpare il materiale librario per carenza di spazi. Non si tratta quindi di un'aggregazione o un accorpamento fisico dei materiali librari, ma di un'integrazione territoriale, da cui sviluppare processi trasversali fra le tre biblioteche, con l'individuazione di una serie di attività e funzioni per processi operativi all'interno dei team.
Durante la prima fase del progetto sono state messe in luce una serie di criticità e disfunzioni comuni alle tre biblioteche:
- mancanza di spazio per la crescita delle collezioni
- situazione logistica difficoltosa, accesso difficile ai magazzini/depositi
- gestione complessa e problematica del personale non strutturato (studenti part-time, volontari del servizio civile)
- accessibilità, orientamento e accoglienza dell'utenza insufficiente rispetto alle necessità di studenti, docenti, studiosi, visitatori
- mancanza di spazi dedicati a servizi avanzati, come il reference
- carenza di personale dedicato al front-office delle biblioteche.
Dall'analisi dei bisogni delle biblioteche è nata una riflessione sulle implicazioni biblioteconomiche, tecniche e funzionali comuni alle tre biblioteche, che ha visto coinvolti i componenti dello staff e il Sistema Bibliotecario di Ateneo, per dare avvio ad una programmazione e gestione dei servizi in grado di rispondere ai reali bisogni dell'utenza.
In una seconda fase del progetto sono state focalizzate una serie di esigenze comuni:
- riorganizzare la gestione delle strutture per superare la frammentazione dei servizi
- procedere ad una maggiore articolazione dei processi lavorativi
- espandere la natura e il livello qualitativo dei servizi coerentemente alle esigenze dell'utenza.
A completamento della valutazione dell'esistente si è deciso di raggruppare tutte le attività delle biblioteche in tre aree:
1. Gestione amministrativa
2. Gestione della catalogazione
3. Gestione dei servizi
All'interno di ogni processo sopra elencato sono state individuate le procedure comuni e condivise fra le biblioteche, seguendo i relativi flussi di attività.
Come si può notare, il progetto è davvero un "cantiere aperto di lavori in corso", dove la sperimentazione si costruisce di volta in volta, dall'analisi del contesto all'individuazione delle criticità, dalla definizione delle esigenze fino a delineare gli ambiti di miglioramento e gli scopi comuni.
L'obiettivo principale, chiaro e condiviso, che caratterizza il progetto è il miglioramento dei servizi. Indipendentemente dalle tipologie e dalle caratteristiche specifiche delle tre biblioteche, ciò che le distingue in questa fase di sperimentazione è il loro "essere servizio". Infatti il lavoro di selezione, acquisizione e collocazione dei documenti, il loro trattamento ed organizzazione, e tutte le attività di mediazione che accompagnano l'informazione, trovano la loro vocazione nei servizi rivolti all'utente interno/esterno, locale/remoto.
Partendo dal principio di accessibilità delle biblioteche, che garantisce parità per tutti nella consultazione ai documenti, si è quindi cercato di dare centralità al lettore e ai suoi bisogni informativi, come segnala Enzo Bottasso: "Le biblioteche di tutti i tipi specificabili hanno in comune la caratteristica di essere composte da due soli elementi insostituibili o irrinunciabili: i libri e i lettori" [2]2. In un'ottica che va oltre le appartenenze formali, i confini disciplinari e le diversità strutturali, sono stati approntati alcuni interventi finalizzati a rendere "i libri più utili" e sono state promosse azioni per rispondere con maggiore efficacia alle domande/aspettative dei "lettori". Peraltro, per favorire la valorizzazione del patrimonio e delle competenze che ruotano intorno al lavoro delle biblioteche e dei bibliotecari, occorre tenere presente le diverse tipologie di utenti del plesso: studenti, docenti, ricercatori, studiosi, cittadini.
In sintesi, a San Giovanni in Monte è stato realizzato:
Inoltre, per rendere più accessibili i documenti collocati nei depositi, sono state avviate procedure di ricollocazione e rietichettatura. A breve sarà avviata anche un'attività di compattazione delle collezioni comuni alle tre biblioteche, sia di libri che di periodici, per razionalizzare gli spazi. Infine è in fase progettuale la costituzione di un bilancio comune.
Conclusione: cambiare per migliorare
A circa un anno dalla sperimentazione, è possibile affermare che l'idea e la realtà del "cambiamento" sono il perno sul quale ruota il progetto di riorganizzazione di San Giovanni in Monte. Il cambiamento sta nel guardare oltre i "muri invisibili", oltre i segmenti di lavoro, oltre le prassi consolidate ma non più adeguate, per ridefinire un modo nuovo di intendere il rapporto tra istituzioni e utenti.
Il cambiamento coinvolge anche il modo di lavorare: si passa da una logica di funzione/compito a quella di processo/risultato. Il ruolo di responsabile/coordinatore passa dal controllo/supervisione alla progettazione/formazione dei collaboratori, dando qualità al lavoro collettivo come valore aggiunto.
Il cambiamento diventa quindi necessario per condividere le risorse e potenziare i servizi, per cooperare e partecipare, per "essere rete" all'interno di una comunità, di un'organizzazione [3].
Ma il cambiamento in biblioteca non è semplice introduzione di novità: è ricerca costante del miglioramento in un processo sempre in evoluzione.
Il progressivo sviluppo del progetto vedrà ancora nuove fasi e nuovi cambiamenti. Tra le prossime tappe si può individuare già da oggi un'indagine conoscitiva sulla qualità dei servizi offerti, così come viene percepita dagli utenti. Valutazione importante per un confronto continuo all'interno di un'organizzazione effettivamente orientata all'utente.
Gisella Fidelio, Biblioteca del Dipartimento di Discipline Storiche - Università di Bologna, e-mail: gisella.fidelio@unibo.it
[1] Presentazione di Fabio Alberto Roversi Monaco, in Roberto Scannavini, San Giovanni in monte fra storia e progetto, Bologna, Grafis, 1992.
[2] Enzo Bottasso, La filosofia del bibliotecario e altri scritti, Udine, Forum, 2004, pag.179.
[3] Giovanni Solimine, Gestire il cambiamento, Bibliografica, Milano 2003.
