Il progetto Subito. Aspetti legali ed organizzativi di un sistema di document delivery tedesco
Ho accettato con piacere l'invito degli organizzatori a presentare Subito, il servizio di document delivery organizzato da un gruppo di biblioteche tedesche. Preparare l'intervento mi ha consentito di approfondire gli aspetti legali ed organizzativi di un servizio che uso da un certo tempo con soddisfazione.
Subito è un consorzio di biblioteche per la fornitura di documenti. Lo scopo è di consentire a chiunque, dal suo posto di lavoro, di accedere al posseduto di fornitissime biblioteche, di effettuare ordini online e di ottenere la consegna di quanto ordinato ad un indirizzo predefinito.
Subito consegna articoli da un milione di periodici che coprono tutti i campi del sapere e che provengono da ogni parte del mondo. I libri sono ricercabili in un catalogo collettivo con più di 70 milioni di voci.
La qualità ed il successo di un servizio dipendono dalla sua efficienza. Subito offre un servizio normale ed un servizio celere; i tempi di fornitura vanno calcolati tenendo conto dei giorni lavorativi, escluso il sabato, la domenica e i giorni festivi. Poiché i tempi di consegna sono garantiti, in caso di impossibilità ad evadere la richiesta, negli stessi tempi se ne ottiene notifica. Subito offre la consegna per e-mail o download da Internet (81,2%); solo il 18,6% avviene per posta e lo 0,2% per fax.
Nella sua costituzione Subito ha voluto privilegiare un aspetto politico: in particolare, studenti e collaboratori di istituti superiori e di ricerca (gruppo 1) hanno accesso alla totalità dei servizi ad un prezzo basso. Seguono poi gli utenti autonomi (gruppo 2) e commerciali (gruppo 3), che pagano i servizi come i privati, mentre le biblioteche (gruppo 4), che fanno servizio per i loro utenti, pagano come gli studenti.
I prezzi sono variabili da biblioteca a biblioteca, ma rispettano il gruppo di appartenenza e la velocità di consegna richiesta; la tabella riassuntiva è riportata alla pagina web descrittiva di ciascuna biblioteca. Per riassumere si può dire che per i gruppi 1 e 4 i prezzi sono unificati in tutte le 27 biblioteche che partecipano a Subito.
Mentre per i gruppi 2 e 3 ogni biblioteca è libera di stabilire il suo prezzo.
Gli importi relativi alle forniture vengono fatturati direttamente ai clienti. La fattura può provenire dalla singola biblioteca o dagli uffici centrali. In questo caso, mensilmente, il cliente riceve una sola fattura con il prospetto delle quote di ogni singolo fornitore. Per le biblioteche che non aderiscono alla fatturazione centralizzata (ZR) il cliente può scegliere tra fattura singola o cumulativa.
Subito è nato sotto l'egida del Ministero Federale dell'Educazione e della Ricerca in seguito ad una iniziativa Stato-Regioni per accelerare la fornitura di letteratura. Il 27 novembre 1997 Subito inizia la propria attività, fornendo copie tratte da periodici. L'8 dicembre 1999 si costituisce il consorzio, sotto la responsabilità individuale e personale degli aderenti. Un contratto regola i diritti ed i doveri degli aderenti. La possibilità di operare al di fuori della responsabilità personale e di godere benefici fiscali, ha portato il 27 dicembre 2002 alla costituzione della società Subito senza fine di lucro.
I diritti e doveri dei partecipanti e i compiti dell'assemblea sono definiti nello statuto.
La direzione tecnica è affidata alla biblioteca dell'Università di Hannover, la direzione amministrativa agli uffici di Berlino. Per usufruire del supporto e degli aggiornamenti software da parte della società Subito, ogni biblioteca fornitrice paga una quota associativa annuale che si calcola in base agli ordini ricevuti. Inoltre ogni biblioteca paga una quota per ogni ordine evaso al gruppo 2 e per la partecipazione alla fatturazione centralizzata. Il Ministero dell'Educazione e delle Scienza ha garantito un supporto finanziario fino al 2006, dopo di che la società dovrà autofinanziarsi.
I risultati ottenuti da Subito nel breve intervallo di tempo dalla sua fondazione sono stati entusiasmanti. In 4 anni gli ordini sono passati da poco più di 100.000 a 990.000.
Di questi il 63% proviene da clienti tedeschi e il 37% da clienti esteri. L'adesione alla società Subito di biblioteche svizzere ed austriache ha incrementato la clientela di questi paesi. Anche per questo motivo Subito è intenzionato ad allargare la partecipazione societaria a biblioteche di altri paesi.
I fondamenti legali di Subito si possono derivare dall'articolo 53 del Copyright Act della Repubblica Federale Tedesca. E' consentita la produzione di copie singole di un lavoro per uso privato, per uso personale scientifico e per altri usi personali. E' possibile commissionare a terzi la duplicazione tramite persone o istituzioni autorizzate. Tuttavia le singole copie non possono essere disseminate e non possono essere utilizzate per comunicazione pubblica. E' l'utente di Subito personalmente responsabile nel garantire la compliance al copyright.
L'articolo 53 comprende anche eccezioni e restrizioni, che si possono applicare senza l'approvazione del detentore dei diritti. Per godere delle eccezioni è prescritto un pagamento obbligatorio al detentore e per ovviare alla trattativa individuale è stata introdotta la figura legale del copyright clearinghouse. Le biblioteche pagano alla Verwertungsgesellschaft Wort (il Clearinghouse tedesco) una percentuale che rappresenta praticamente l'indennizzo previsto dal diritto d'autore.
Le royalties dovute dalle biblioteche per i servizi di biblioteca sono pagate dallo stato, mentre le royalties dovute per la fornitura copie sono riscosse dal ricevente la copia e pagate dalle biblioteche al clearinghouse, con il quale sono stati stipulati accordi.
Gli editori hanno intentato causa a Subito per l'attività svolta, ma la Suprema Corte Federale ha giudicato compatibile con l'articolo 53 la fornitura di copie al richiedente a fronte di una compensazione.
Le biblioteche non devono alcuna compensazione per le copie fatte nell'ambito del prestito interbibliotecario, se regolate da accordi di licenza o per biblioteche che forniscono meno di 250 articoli all'anno. L'accordo con il Verwertungsgesellschaft Wort si applica alle biblioteche che godono di finanziamenti dal Governo Federale. I calcoli sono effettuati in base ad una notifica statistica per le biblioteche che forniscono più di 250 ma meno di 1000 documenti all'anno. Per le biblioteche che forniscono più di 1000 documenti all'anno il calcolo si fa in base al dettaglio bibliografico.
La ridistribuzione delle royalties è responsabilità del Verwertungsgesellschaft Wort.
Le royalties sono distribuite in ugual misura all'autore e all'editore. In caso di autori o editori stranieri la ridistribuzione avviene tramite le clearinghouses nazionali con le quali sono stati stipulati accordi di scambio.
Le informazioni presentate sono tratte dalla homepage di Subito e verificate da esperienza personale. Ringrazio in modo speciale la dottoressa Traute Braungorgon, direttore degli uffici amministrativi a Berlino e il dottor Thomas del Verwertungsgesellschaft Wort.
Manuela Colombi, Servizio di Documentazione Scientifica - Janssen-Cilag S.p.A., e-mail: mcolombi@jacit.jnj.com