Obiettivo di questa breve relazione è illustrare la nostra esperienza raccolta nell'ambito della collaborazione e cooperazione con il mondo bibliotecario ed editoriale internazionale con particolare riguardo ai recenti sviluppi nell'integrazione dei servizi di collezione, catalogazione ed accessionamento ed a quelli relativi la messa a punto, la diffusione e fruizione dell'editoria elettronica.

1. Dalla tradizione libraria ai servizi Web integrati

La Casalini Libri è il principale esportatore di pubblicazioni italiane in tutto il mondo. Fondata da Mario Casalini alla fine degli anni cinquanta, l'azienda si dedica alla compilazione ed alla diffusione dell'informazione bibliografica relativa a tutta la produzione italiana di cultura, alla fornitura dei servizi integrati utili per lo snellimento delle procedure di acquisizione, catalogazione ed accessionamento, nonché alla fornitura di libri e periodici a biblioteche universitarie, accademiche e pubbliche nei diversi paesi.

Negli anni settanta ha avuto inizio lo sviluppo del sistema informatico insieme ad una completa e capillare automazione di tutti i settori aziendali. Da oltre dieci anni i servizi bibliografici sono offerti e diffusi nei formati elettronici internazionali a biblioteche universitarie (tra cui ad esempio Harvard, Heidelberg, Siena) e nazionali (tra cui la Library of Congress e la Deutsche Bibliothek), consorzi e banche dati specializzate (tra cui OCLC e RLIN). Inoltre negli anni novanta l'azienda è stata tra le prime in Europa ad attivare l'intero ciclo di produzione – dalla promozione delle novità alla fornitura e fatturazione di libri e riviste - nello standard ISO EDIFACT. Da allora la Casalini Libri ha attivato vari modelli di scambio dati compatibili con numerosi sistemi bibliotecari ed è attivamente coinvolta in progetti ed attività di sviluppo per l'applicazione di nuove tecnologie nel settore librario.

In tale direzione uno dei progetti più importanti è rappresentato dalla nascita nel 1996 e dal successivo continuo aggiornamento del sito <www.casalini.it> che, con le banche dati I Libri Database e Le Riviste Database mette a disposizione descrizioni bibliografiche di oltre 200.000 titoli con abstract, indici (ToC) ed altre informazioni. Le funzionalità del sito sono studiate per soddisfare in modo particolare le esigenze di bibliotecari e studiosi e per permettere ad esempio una gestione acquisti centralizzata con la selezione dei titoli distribuita, lo scambio dei dati bibliografici e commerciali con il sistema informativo bibliotecario, la resa operativa di processi di accessionamento semplificati.

La necessità di sostituire le tradizionali procedure di selezione delle novità basate su servizi d'informazione cartacei (sebbene quest'ultimi tempestivi e mirati), si è via via accentuata alla luce della sempre crescente esigenza delle biblioteche, e delle organizzazioni di appartenenza nel loro complesso, di raggiungere una maggiore efficienza in termini di riduzione di tempi in cui le nuove pubblicazioni vengono messe a disposizione degli utenti e in termini di costi generali di gestione. Oltre al crescente uso di Approval Plan, metodologia diffusa adesso anche in paesi fino a qualche tempo fa tradizionalmente cauti su questo fronte, un importante e determinante impulso in questa direzione sta venendo dall'applicazione di soluzioni Web integrate tra il fornitore e la biblioteca o la rete bibliotecaria. La gestione su Web di profili che permettono ai curatori delle varie discipline di selezionare i volumi d'interesse per la collezione della biblioteca assieme all'utilizzo del Master Account abilitato al controllo amministrativo e all'inoltro delle richieste di ordinazione, possono dare luce a numerosi interessanti modelli di applicazione dove i sistemi informativi della biblioteca e del fornitore riescono a scambiarsi dati sui titoli selezionati e trasformati in ordinazione, sui numeri di ordine o di protocollo, e su quant'altro necessario per un completo ciclo EDI. Dal lato catalografico le schede, redatte anche seguendo eventuali regole specifiche del sistema bibliotecario di destinazione, vengono trasmesse per via elettronica dal fornitore alla biblioteca in modo tale che possano essere caricate sul sistema prima dell'arrivo dei rispettivi volumi. Il numero d'inventario contenuto su un codice a barre può essere ad esempio la chiave di collegamento tra i volumi fisici, le rispettive schede bibliografiche in formato Marc ed i buoni di consegna o le fatture in formato elettronico semplificando e rendendo più sicure le operazioni manuali di controllo ed accessionamento. Una corsia preferenziale all'interno dell'istituzione per l'elaborazione di questi volumi, già preparati con eventuale etichettatura della collocazione, timbratura, striscia antitaccheggio, rilegatura etc., può infine contribuire a renderli disponibili agli utenti in tempi rapidissimi.

Essenziali nella messa a punto di servizi integrati così dettagliati (chiamati anche Shelf Ready o Fast Track) sono ovviamente l'adozione di un sicuro sistema di controllo e di certificazione di qualità (ad esempio il sistema ISO 9000) che garantiscano tempi di evasione certi, tassi di errore estremamente modesti e servizi affidabili.

2. L'avvio dell'editoria elettronica in Italia

Nel prossimo futuro saranno pertanto raggiungibili obiettivi come tempi di pubblicazione più brevi per gli autori, valorizzazione dei contenuti e della catena di valore aggiunto per gli editori, maggiore competizione e presupposti di un sistema globale per le biblioteche, maggiore rapidità e potenzialità degli strumenti a disposizione per gli utenti.

In questa cornice opera la nostra divisione Digital Division (digital.casalini.it), che, grazie anche alla collaborazione con editori stranieri come la University press elettronica di Stanford – HighWire, è entrata attivamente nel processo di trasformazione tra editoria tradizionale e digitale proponendo ad editori italiani nuovi strumenti di diffusione dell'informazione. Viene previsto l'accesso alla pubblicazione intera o a parti di essa - anche con il servizio di Document Delivery - a condizioni concordate con l'editore, detentore dei diritti dell'edizione elettronica. Mentre il contenuto resta il valore principale di ogni pubblicazione, il formato diventa componente variabile potendo essere digitale - raggiungibile tramite la navigazione sulla rete o tramite collegamenti da banche dati - oppure cartaceo - in stampa offset o in Print on Demand. Inoltre sistemi di Peer Review e Preprint possono rappresentare interessanti soluzioni per la gestione delle redazioni di riviste.

La Casalini Libri Digital Division (che conta tra gli editori partecipanti alla fase sperimentale la Firenze University Press, l'Istituto Nazionale di Studi sul Rinascimento, Olschki, Storia e Letteratura) vuole dare un importante contributo all'avviamento ed all'affermazione in Italia di una solida editoria elettronica affiancata a quella tradizionale tenendo presente le esigenze dei diversi operatori coinvolti (autore, editore, distribuzione, biblioteche, utente finale). I grandi mutamenti in corso rappresentano un'irripetibile opportunità di sviluppo per tutto il settore.

In questo contesto un determinante impulso a livello nazionale è atteso dal progetto DAFNE (District Architecture For Networked Editions) che ha avuto nell'anno 2000 il suo avvio operativo.

3. Insieme per l'innovazione: Fiesole Retreat

Come sappiamo autori, editori, bibliotecari, distributori ed aggregatori si stanno ponendo ambiziosi obiettivi dai quali dipenderà in buona misura il successo del loro futuro. Allo stesso tempo il mercato ha iniziato a mostrare tendenze di sviluppo dei prodotti più chiare rispetto agli scorsi anni e ha confermato che l'utente è e deve restare la costante di riferimento di ogni buon sistema. Le biblioteche non potranno pertanto limitarsi ai problemi d'infrastruttura e di accesso dal loro punto di vista tradizionale, ma dovranno sempre di più sfruttare, con l'appoggio delle istituzioni di appartenenza, la posizione privilegiata in cui si trovano e che le deve portare ad essere al centro degli sforzi tesi a sviluppare nuovi contenuti digitali e nuovi servizi. Allo stesso tempo missione della biblioteca dovrà essere la verifica della crescente complessità della struttura dell'informazione e, con la propria esperienza, l'organizzazione delle banche dati complesse, la sperimentazione del facile accesso e la costruzione di un sistema globale parte integrante delle Università digitali che verrà presto richiesto in modo crescente dalla comunità scientifica.

Nessuno dei principali interlocutori del nuovo mercato può restare isolato, ma dovrà riuscire a far parte di un'ampia strategia. Ciò significa che nelle situazioni più diverse professionisti delle varie aree dovranno lavorare insieme per raggiungere il miglior risultato possibile nel trattamento dell'informazione. Come le biblioteche dovranno farsi garanti dell'ordine del nuovo "caos" editoriale, gli editori dovranno migliorare la catena di valore aggiunto e soddisfare le nuove esigenze degli autori, ed i distributori ed aggregatori - con trasparenza e competizione - offrire efficienti modalità di accesso, soluzioni flessibili e modelli di accordo personalizzabili.

E' di grande importanza che fornitori commerciali insieme a biblioteche ed altre istituzioni pubbliche discutano come l'informazione che ciascuno produce o gestisce sia resa disponibile agli utenti finali in modo che questa sia integrata nei diversi sistemi e facile da usare sottolineando il ruolo principale delle biblioteche nell'organizzazione e fruibilità dell'informazione. Insieme, tutti dovranno essere coinvolti nel più ampio dibattito a livello nazionale sul futuro dell'informazione in Italia.

Migliorare l'efficienza della catena del valore aggiunto rappresenterà un traguardo indispensabile per raggiungere il quale autori, editori, biblioteche, distributori ed aggregatori dovranno dare insieme un contributo determinante.

Michele Casalini - Casalini Libri S.p.A., e-mail: michele@casalini.it

«Bibliotime», anno IV, numero 1 (marzo 2001)