Si tratta di un'opera interessante ed aggiornata sul désherbage, termine che potremmo approssimativamente rendere con "scarto bibliografico operato a seguito di una valutazione critica della collezione", designante dunque un argomento da noi ancora poco frequentato ma sempre meno eludibile di fronte al moltiplicarsi dei documenti; un'opera informata, dal taglio molto pratico, ovviamente orientata alla situazione francese, la quale nei suoi presupposti si avvicina più di altre a quella italiana.

Gli autori si sono formati negli Stati Uniti, dove questo aspetto biblioteconomico ha una ben più solida tradizione, e sono ora i responsabili del servizio di désherbage alla Bibliothèque Publique d'Informatione (BPI) che, fondata nel 1977 sul presupposto dell’intera collezione a scaffale aperto e della crescita zero, è la prima biblioteca in Francia a prevedere esplicitamente il désherbage.

L'opera inserisce il tema del désherbage in una concezione selettiva e dinamica della biblioteca, in cui la messa a scaffale di un libro non è che l'inizio del suo "ciclo di vita", ed in cui gli scopi puramente conservativi non sono più sistematicamente perseguibili neanche da una biblioteca nazionale.

E' naturale perciò che il coerente inserimento e l'operatività secondo criteri razionali e metodici del désherbage entro il sistema di gestione della collezione documentaria di un istituto bibliotecario presuppongano la presenza di alcune condizioni:

- una politica delle acquisizioni e della missione della biblioteca esplicitamente definita,

- un programma partecipato di conservazione a livello regionale o nazionale,

- un catalogo collettivo nazionale.

Entrando nel vivo della trattazione, dopo aver scorso i presupposti metodologici ed aver ricordato le principali elaborazioni teoriche sull'argomento, l'opera assume un taglio pragmatico, supportato dalla presenza di strumenti ausiliari quali quelli contenuti nelle numerose appendici. Si ripercorrono qui di seguito i capitoli d'interesse generale, seguendo lo schema di partizione della materia adottato dagli autori:

1. Per introdurre il désherbage.

2. Metodologia, metodi e criteri: lo stato dell'arte

3. Programmare una operazione di désherbage: dalla tecnica alla pratica

4. Metodo pratico di revisione della collezione

5. Che tipo di documenti sottoporre a désherbage

6. Dopo il désherbage

7. Biblioteche di deposito e riserve centrali

8. Conservazione, sostituzione: un'alternativa all'eliminazione

[ 9. Désherbage e demanialità]

[10. I diversi tipi di struttura (biblioteche territoriali, universitarie etc. -esempi francesi-)]

[11. Il problema dei fondi correnti: la letteratura per ragazzi, désherbage e conservazione -un esempio francese-]

-- Appendici

CAP. 1. Per introdurre il désherbage.

Sebbene in Francia abbia sempre prevalso una visione patrimoniale della biblioteca, una qualche forma di désherbage è sempre stata tacitamente praticata; si è quindi giunti alla riflessione su di esso essenzialmente per necessità pratiche, quali l'esplosione quantitativa delle collezioni, l'informatizzazione, che da un lato, per i suoi costi, impone l'adozione di criteri selettivi per il recupero retrospettivo, e dall'altro fornisce dati quantitativi che agevolano la gestione della collezione, o, ancora, l’uso degli scaffali aperti che, oltre ad occupare più spazio, attivano nel lettore meccanismi di selezione da "vetrina", e conferiscono maggior rilevanza alla presentazione fisica della collezione, all’immagine; senza dimenticare che mantenere un libro in biblioteca costa non solo in termini di pulizia, riordino e tempo del personale, ma anche di tempo di ricerca dell'utenza (è più oneroso cercare una cosa utile tra molte cose inutili), tant'è che diverse rilevazioni statistiche hanno dimostrato che dopo il désherbage l'utilizzo della collezione è aumentato.

Il désherbage si inserisce nella politica di sviluppo della collezione complementarmente alla politica di conservazione e si integra operativamente nel ciclo di trattamento del documento:

- désherbage si può intendere come “un'acquisizione inversa” e come tale è operazione parzialmente soggettiva, ma ha il vantaggio, rispetto alle acquisizioni, di potersi basare su dati più oggettivi (l'uso effettivo a fronte dell'uso previsto), anche se su pochi strumenti;

- è fortemente dipendente dalla missione della biblioteca (di risposta immediata all'utenza, di promozione culturale, di aggiornamento, di documentazione storica etc.), la quale condiziona il peso che in ogni situazione deve avere l'utilizzo rispetto alla conservazione;

- porta l’attenzione sulle opere fisicamente deteriorate imponendo la scelta tra l'eliminazione e la conservazione ed implicando quindi una riflessione sulle condizioni globali di conservazione.

A livello generale, dunque, la politica di désherbage deve risultare coordinata alle acquisizioni e alla conservazione, e insieme a queste illustrata in un documento scritto ed ufficiale che si faccia carico della Politica di Sviluppo delle Collezioni ed espliciti la missione e gli obiettivi della biblioteca, nomini l'utenza di riferimento, definisca le responsabilità verso le altre istituzioni inserendo la biblioteca nel sistema territoriale o disciplinare. Senza un tale documento non può darsi coerenza nel tempo e nello spazio, né cooperazione razionale e duratura.

A livello pratico, deve essere organizzato un circuito unitario per il trattamento del documento che dall'acquisizione giunga al désherbage, strutturando un percorso formalizzato che ordini convenientemente i vari uffici e servizi interessati, nello sforzo di una ottimizzazione delle risorse umane e budgettarie. E' inoltre opportuno dotarsi preliminarmente degli strumenti statistici, meglio se informatizzati, per un processo di valutazione continua (cfr. Appendici).

CAP. 2. Metodologia, metodi e criteri: lo stato dell'arte.

Una buona rassegna sull'argomento è: Weeding Library Collections / S. J. Slote. - 3. ed. -Libraries unlimited, 1989; in Francia la letteratura affronta l’argomento solo a partire dagli anni '70, col Congresso ABF dedicato al désherbage nel 1978, e vede lo sviluppo di un certo dibattito negli anni '90.

Già all'inizio del secolo nelle università americane si pone il problema di sfruttare terreni meno costosi (periferici) per immagazzinare le opere poco consultate, e, negli anni '40, il primo manuale per le biblioteche pubbliche (Weeding the Library : Suggestion for the Guidance of Librarian of Small Libraries. - New York : Division of Adult Education and Library Extention etc., 1940) che resterà in auge per 30 anni, fornisce una lista di criteri (per quanto ancora affastellati e largamente empirici) per la scelta dei documenti candidati all'uscita dalla collezione, diversi a seconda della classe Dewey, e che vengono sperimentati anche all'Università di Yale nel 1963.

Negli anni si evidenziano diversi approcci teorici, alla ricerca comunque di regole costanti che consentano di affidare le operazioni almeno fino ad un certo stadio a personale non professionista.

L’approccio quantitativo, sviluppatosi a partire dagli anni '60, di cui possiamo considerare pricipali tappe:

a. gli studi di Fussler e Simon, che sperimentano l'elaborazione di formule per stimare l'uso di gruppi di libri nelle biblioteche di ricerca, secondo le variabili di data di pubblicazione, data di acquisizione, uso negli ultimi 5 anni. Ottengono risultati migliori nelle materie scientifiche;

b. l'attività di R. Trueswell, che, partendo da studi statistici basati sull'uso, scopre per esempio che dei libri in prestito in un dato momento in una certa biblioteca, il 97% erano già usciti negli ultimi 3 anni e il 99% negli ultimi 8 anni; egli stabilisce dunque date-limite che permettano di spezzare la collezione conoscendo precisamente le domande marginali che verranno tagliate fuori. In seguito approfondisce gli studi stabilendo limiti diversi per i diversi settori della biblioteca;

c. quella di S. Slote, autore del manuale (sopra cit.) più utilizzato negli USA negli anni '80, che distingue la core collection, che soddisfa dal 95 % al 99 % delle richieste, dal resto, e introduce la variabile dello shelf-time-period, ossia del tempo in cui un'opera resta ferma sullo scaffale tra un uso e un altro; tale variabile dà il modello d'uso del fondo e si calcola in media sull'insieme della collezione (il che aiuta a mantenere l'equilibrio della collezione) o settore per settore (il che porta a maggiori eliminazioni nei settori meno popolari); va ricalcolata per ogni biblioteca (cfr. APP. 2: I 4 metodi di Slote).

L’approccio economico è esemplificato da Rafael e Shishko, i quali confrontano i diversi criteri di désherbage per valutarne i costi in rapporto ai risultati, e verificano che quello basato sull'uso è il più affidabile ma il più costoso, mentre quello per data di pubblicazione è il più economico dato che non richiede neppure l'aggiornamento del catalogo (basta un avviso generale "Le opere pubblicate prima del .... sono state dislocate ..."). Mentre viene decisamente sconsigliato un criterio a blocchi del tipo "le opere con la tal collocazione", poco costoso ma pochissimo efficace, si finisce per individuare come migliore in base al calcolo costi/prestazioni, almeno per le materie scientifiche, il criterio basato sulla data di pubblicazione (e si suggerisce perciò di includere le ultime due cifre dell'anno nella stringa di collocazione in modo da rendere le operazioni di désherbage possibile a scaffale).

Rientra in questo approccio anche l'assai discusso rapporto Atkinson che, commissionato in UK in occasione dei tagli ai bilanci universitari negli anni ‘70, partiva dall'assunto che le biblioteche dovessero, una volta raggiunta la propria 'taglia ottimale', adottare tecniche di crescita zero che ne garantissero il mantenimento (prevedendo in prospettiva l’invio delle collezioni di désherbage ai magazzini della BL-DSC).

L’approccio manageriale è uno sviluppo dei precedenti e propone l'integrazione del désherbage nella gestione delle collezioni. L’uso della parola gestione fa riferimento al principio dell'ottimizzazione delle risorse, all’impegno ad adeguare o addirittura prevedere la domanda, all’attitudine a svolgere un ruolo attivo di valutazione e progettazione, all’assunzione di rischi. McClellan elabora una formula che mette in equazione tutte le variabili dotate di rilevanza rispetto al problema (spazio, numero di volumi, uso, aggiornamento del fondo), in modo da calcolare per ogni categoria di libri lo stock ottimale (cfr. APP. 3: Metodo di McClellan).

Mettendo a fuoco alcuni dei criteri emersi dai vari approcci citati, si possono perciò individuare:

1. l’obsolescenza: criterio terminologicamente ambiguo in quanto può riferirsi all'informazione o al documento che la contiene (il quale magari è obsoleto perché l’informazione in esso riportata è stata inclusa in altri documenti successivi più conosciuti); si noti che non sempre l'uso è indicatore dell'O, perché esistono studiosi che leggono ciò che trovano, il che configura una grossa responsabilità della biblioteca;

2. l'età: la sua rilevanza cambia molto da disciplina a disciplina; inoltre è criterio da applicare fatti salvi i classici, cioè le opere di base intramontabili. Va anche stabilito su quale età appuntarsi (data di pubblicazione dell’opera, di edizione o di ristampa del volume posseduto, della prima edizione, dell'ultima ristampa, di acquisizione): la scelta operativa può anche essere guidata da criteri pratici, ma bisogna avere consapevolezza delle sue implicazioni;

3. l'uso: è il criterio più affidabile, il più accreditato almeno per le monografie. Si può applicare in senso diacronico (ricostruire la storia dei prestiti di un certo campione di volumi per un certo periodo) o sincronico (basarsi su un campione di prestiti presenti supponendoli rappresentativi del passato). I rischi da cui guardarsi sono: sottovalutare la consultazione in sede rispetto ai prestiti quando la prima non sia misurabile, e soprattutto appiattirsi sull'esistente.

Per predire l'uso futuro può essere significativa anche la lingua o il supporto di un documento;

4. la qualità dell'informazione: è il metodo più soggettivo e meno formalizzabile, perciò rischioso; comunque deve almeno basarsi sulla consapevolezza che ciò che è buono in sé non coincide necessariamente con ciò che è buono per la collezione.

In pratica, pare consigliabile l’applicazione di un metodo quantitativo che permetta di individuare i possibili candidati al désherbage, da riesaminare poi qualitativamente.

CAP. 3. Programmare una operazione di désherbage: dalla tecnica alla pratica.

Poiché sul campo ogni situazione richiede soluzioni ad hoc, qui ci si limita a formalizzare le tappe del percorso, sul modello manageriale della "conduzione di progetto".

Precondizioni:

a) e’ necessario individuare fin dall'inizio un gruppo di progetto, che preveda il coinvolgimento e la partecipazione del personale allo scopo di sensibilizzarlo ad un compito spesso percepito come sgradevole e poco gratificante;

b) è bene che l'indispensabile fase di valutazione dell'operazione svolta vada prevista fin dall'inizio, onde predisporne la effettuabilità.

Tappe:

1. Si parte con la stesura del piano d'azione, in 3 fasi:

A. Analisi dei bisogni

- Perché "diserbare"? Esplicitare se si è spinti da esigenze materiali (poco spazio, deterioramento dei documenti) o intellettuali (aggiornamento, miglioramento del fondo, maggior richiamo di pubblico). Le motivazioni di solito sono multiple, ma vi sono anche casi di motivazioni congiunturali (in occasione di un trasloco, di un recupero del pregresso ecc.). Si prevederà dunque un désherbage occasionale e massiccio oppure si impianteranno le procedure per un désherbage regolare integrato alla gestione del documento.

- Che cosa "diserbare"? Quale settore o quale supporto? Le scelte vanno fatte coerentemente al piano di sviluppo della collezione.

- Per chi "diserbare"? Anche questa operazione, come ogni altra in biblioteca, deve fondarsi su una riflessione sull'utenza e i suoi bisogni. Bisogna quindi chiarire se si intende beneficiare l'utenza effettiva o potenziale, presente o futura, reale o naturale; in genere non conviene allontanarsi dai dati a disposizione e verificabili (schede utenti, statistiche sulla popolazione della circoscrizione per una biblioteca pubblica; programmi d'esame, desiderata, tesi, ricerche in una biblioteca universitaria).

B. Studio di fattibilità, onde individuare i limiti interni ed esterni (p. es. giuridici) e le risorse su cui si può contare, o che ci si deve eventualmente procurare.

Secondo il metodo d'analisi dei problemi, si individuano cinque domini d’indagine:

- le collezioni: il documento sulla gestione delle collezioni (se esiste, altrimenti va steso), i dati quantitativi di cui si dispone (numero volumi, composizione, accrescimento, classificazione, collocazione, uso);

- gli strumenti di valutazione e controllo della collezione: catalogo informatizzato, dati statistici da esso forniti, dati statistici disponibili sul prestito, strumenti bibliografici di controllo;

- lo spazio di stoccaggio a disposizione;

- il personale: individuare che disponibilità c'è, quali attività si possono ridistribuire per liberare tempo;

- l'organizzazione interna: il désherbage dovrà inserirsi nelle procedure interne, almeno per un po', e bisogna prevederne i contraccolpi sugli altri servizi curando di non sacrificare quelli al pubblico.

C. Ricerca delle soluzioni: a livello tecnico

Si metteranno a confronto diverse soluzioni confrontando i loro costi e il livello dei risultati attesi:

- estensione degli edifici (soluzione costosissima)

- riassetto dei locali esistenti (p.e. passare a scaffali compatti)

- relegazione dei libri in magazzini interni (soluzione reversibile ma che appesantisce la gestione della collezione)

- relegazione esterna (soluzione meno costosa della precedente e pur sempre reversibile)

- restauro

- trasposizione su altro supporto

- eliminazione definitiva.

C bis. Ricerca delle soluzioni: a livello intellettuale

Si sceglierà a questo punto quale metodo seguire per ogni settore: p.e. una biblioteca a scaffale aperto potrà preferire il criterio dell'uso, ma in assenza di dati sul prestito dovrà ripiegare su altri criteri, magari l'età; per il reparto consultazione probabilmente sarà sempre preferibile l'adozione di criteri qualitativi.

Ci si potrà dunque fermare a criteri materiali (usura, fragilità, invecchiamento del supporto, rischio di furto), o adire a criteri intellettuali, ossia valutare il documento nel suo valore intrinseco o nella sua pertinenza alla collezione, e valutare l'affidabilità dell'informazione o il suo interesse per il pubblico; quest'ultima scelta ha costi molto alti in termini di tempo, ma se a un certo punto si scrive o riscrive il documento di politica della collezione, può avere senso valutare ed adeguare il retrospettivo su tale base. Si tenga presente che:

- la freschezza dell'informazione non coincide con la data della pubblicazione, la quale può comunque essere utilizzata pesandola diversamente per i vari settori;

- per giudicare della qualità intrinseca dell'informazione ci vogliono appositi strumenti bibliografici e non si può prescindere dal consulto degli esperti del settore;

- si può riscontrare ridondanza materiale o intellettuale;

- l'uso è sempre in prima linea.

C ter. Ricerca di soluzioni: a livello organizzativo, cioè scelta di un metodo pratico di lavoro, tenendo conto che:

- la relegazione in blocco è poco costosa ed affidabile a personale non professionista, ma è rischiosa, accettabile solo in vista di soluzioni reversibili; comunque più adatta ai periodici (si mettono in magazzino le annate precedenti il ...) che alle monografie, rispetto alle quali andrebbe sempre accompagnata ad una selezione inversa (che cosa salvare del blocco candidato all'uscita dalla collezione);

- i metodi quantitativo-algoritmici permettono di avvalersi di personale non professionista per lo smistamento iniziale che individui i candidati al désherbage, da rianalizzarsi poi singolarmente (metodi di Slote);

- la revisione sistematica della collezione comporta un oneroso esame diretto a scaffale.

Qualunque sia il metodo prescelto, è necessaria una attenta previsioni dei costi, che conteggi anche il tempo di lavoro.

Infine il progetto va formalizzato in un documento scritto, necessario per conferirgli chiarezza e trasparenza e per facilitarne la comunicazione a tutto il personale, agli utenti, ai Consigli di gestione; ai quali è necessario chiedere una autorizzazione, a scanso di successive contestazioni. Naturalmente, se il désherbage diventa un'operazione routinaria, non è necessario che sia approvato ogni volta, bensì che ne siano stati approvati una volta per tutte i criteri guida.

2. Si passa poi all'organizzazione pratica, cioè ad individuare chi fa che cosa, dove, quando, come e perché.

Chi: si designa un responsabile del progetto, meglio se è il responsabile delle acquisizioni (il quale comunque deve sempre essere coinvolto, se anche non è il responsabile). E' sempre meglio una responsabilità condivisa (almeno un tandem, come nelle squadre che hanno lavorato alla BNF per controllo ed appoggio reciproco); ci vogliono molti momenti di confronto tra i coinvolti. Rivolgersi agli esperti è utile ma delicato, in quanto gli studiosi tendono ad opporsi al désherbage per principio, per cui deve comunque precedere una fase di "convincimento" tramite dati ed esempi fondati; solo allora è possibile avvalersi della loro opera guadagnando in qualità ed in immagine.

Che cosa: ad ognuno va affidato un settore, un gruppo di scaffali etc.

Dove: ci vogliono spazi di smistamento, che dovrebbero sempre essere previsti ma raramente lo sono (alcuni scaffali vuoti).

Quando: stabilire i tempi precisi cercando di non toccare i servizi al pubblico. Calcolare esattamente la durata, giorno per giorno.

Come: chiarire i criteri scelti, classe per classe, indicandone anche la gerarchia; stendere un vademecum o nota di servizio per gli addetti;

Perchè: informare tutti, anche il personale non coinvolto, delle motivazioni, onde superare le diffuse riserve mentali nei confronti dell'operazione.

3. Prima di partire è necessario effettuare un test di prova di alcuni giorni, al termine del quale, se del caso, si rimette a punto il progetto, soprattutto dal punto di vista dei tempi.

4. Si procede quindi alla messa in opera del progetto.

5 In chiusura, la fase di valutazione dei risultati ha lo scopo di misurare lo scarto tra previsioni e realizzazioni, in modo da consentire una migliore messa a punto dei progetti futuri.

CAP. 4. Metodo pratico di revisione della collezione.

Si dettaglia operativamente il metodo CREW, pubblicato ed adattato in Francia nel 1986 dalla BPI col nome di IOUP; è nato per le biblioteche di pubblica lettura ma è stato adattato alle biblioteche delle università.

E' inteso come metodo di désherbage sistematico, integrato al circuito del libro, e si articola in dieci tappe:

1. una volta per tutte, con revisioni periodiche, stendere un documento sul désherbage da integrare a quello sulle acquisizioni, includendovi anche i criteri per la valutazione dei doni;

2. stendere un calendario dei lavori, da ripetere ogni anno secondo priorità stabilite e distribuendo i compiti tra il personale; si dovrebbe fare il giro della collezione ogni anno; il calendario deve prevedere tempi di riflessione, trattandosi di lavoro concettuale;

3. riordinare preliminarmente il materiale sugli scaffali;

4. raccogliere gli strumenti necessari: catalogo topografico o liste equivalenti, opere di reference, (i "libri in commercio", che permettono di vedere se l'opera in biblioteca è l'ultima edizione, se si può ricomprare, se l'autore è ancora attivo, ecc.; le bibliografie del settore, le grandi sintesi recenti, i cataloghi di fondi rappresentativi), carrelli, cancelleria, timbri (uno con "SCARTATO"), formulari da compilare e mettere tra le pagine di ogni volume tolto dallo scaffale (dove si indichi: da_rilegare /da_restaurare /da_esaminare_per_rimpiazzo /da_vendere /da_donare_a /da_scambiare_con /da_distruggere), lo stesso manuale IOUPI o sua rielaborazione ad hoc;

5. raccogliere il materiale dagli scaffali;

6. esaminare libro per libro, concedendosi pause per mantenersi in stato di vigilanza; ogni eccezione alle regole va appuntata a margine dei criteri sul manuale/prontuario;

7. prima della decisione di eliminazione di un pezzo, controllare se citato dalle bibliografie aggiornate, e nel caso lasciare; se è un periodico, verificare che sia posseduto da altre biblioteche sul territorio nazionale;

8. trattare i volumi come deciso, correggere i cataloghi e fare liste per l'inventario;

9. verificare gli ordini del settore alla luce del désherbage;

10. valorizzare il fondo: il désherbage di solito fa saltare fuori tesori sconosciuti, che si possono valorizzare con mostre o con segnalazione al personale o nelle guide alla biblioteca.

Nel testo, segue l'elenco delle formule da applicare classe per classe, che qui si riporta in coda alle appendici.

CAP. 5. Che tipo di documenti sottoporre a désherbage.

1. Monografie: è il settore più difficile, soprattutto dove manchino cataloghi collettivi completi e accordi di conservazione partecipata; è però di solito quello dove si hanno le migliori statistiche di utilizzazione e dove le variabili in gioco sono più dominabili.

A livello generale, si ricordi che la data incide di più se si tratta di opere che:

- contengono dati effimeri (economici o sperimentali)

- sono pubblicate come tesi o rapporti

- concernono settori a rapido avanzamento;

di meno se si tratta di opere:

- descrittive (tassonomie, metodi)

- concettuali (filosofiche)

- critiche (critica letteraria, sociale etc.).

E si ricordi che in ogni caso è responsabilità della biblioteca non lasciare a disposizione informazioni superate o false.

Si distinguono opere:

- di lunga durata (classici, fonti)

- di media durata (grandi sintesi, critica)

- a rotazione rapida

- opere letterarie, che sono una categoria speciale per cui la data è irrilevante e per cui pare ragionevole basarsi solo su criteri d'uso contemperati da un giudizio di qualità, tenuto conto della missione della biblioteca.

2. Periodici: di solito sono i primi a subire il désherbage per gli spazi che occupano, la spesa continua che comportano e per i problemi di conservazione che implicano.

In questo settore désherbage può significare:

- sospendere un abbonamento (si parla in questo caso di "deselezione")

- relegare le annate vecchie

- trasporre su altro supporto.

Sui periodici esiste molta letteratura ma pochi criteri certi e molte sono le variabili di cui tener conto:

- spesso è difficile valutarne l'uso (in assenza di moduli di richiesta, si possono usare i moduli di richiesta delle fotocopie, il conteggio dei documento da riporre, una chiusura dei fascicoli con fili di modo che risulti se sono stati aperti una volta, o anche interviste agli utenti); è comunque diverso valutare l'utilità corrente o quella del retrospettivo;

- l'uso decresce con l'età e questo giustifica la relegazione del retrospettivo;

- la valutazione della presenza di un periodico negli strumenti di indicizzazione si presta ad una doppia interpretazione, perché se le testate indicizzate sono più importanti e richieste, quelle non indicizzate hanno come unica possibilità di utilizzazione la disponibilità;

- è interessante verificare sul JCR dell'ISI l'impact factor scientifico di ogni testata;

- si ricordi che il valore di una testata è anche funzione della sua completezza;

- fondamentale è verificare la presenza del periodico in altre biblioteche (catalogo nazionale); ci vorrebbero per altro accordi ufficiali affinché non ci fossero più disdette contemporanee e affinché chi conserva si impegni a fornire fotocopie;

- la trasposizione di supporto giova alla conservazione ma può avere un impatto negativo sulla consultazione.

Risultando necessario gerarchizzare i diversi elementi, pare opportuno assegnare dei coefficienti di peso a ciascuno; J. Siegel propone la seguente formula, che prende in considerazione cinque variabili ed assegna un punteggio massimo di 25 punti:

5 punti se il prezzo dell'abbonamento è uguale o minore a quello medio per la disciplina

5 punti se l'impact factor è uguale o maggiore a quello medio della disciplina

1-5 punti a seconda di quante delle 5 bibliografie disciplinari lo spogliano

5 punti se è citato come fondamentale nel repertorio B. Katz "Magazines for Libraries" 1995 8 ed.

5 punti se corrisponde a materia d'insegnamento.

La critica mossa a questo metodo è che trascura completamente il criterio dell'uso.

D’altro canto all'Università di Tecnologia di Göteborg (Svezia) è stata dapprima elaborata una formula per confrontare il prezzo dell'abbonamento con quello delle eventuali richieste di prestito interbibliotecario, ma poiché il risultato ottenuto avrebbe consigliato la disdetta del 74,4 % degli abbonamenti, alla fine è stata data la precedenza a considerazioni di uso.

L’uso a sua volta ha lo svantaggio di presupporre l’esistenza di un buon equilibrio tra le varie discipline; per alterare o correggere il quale non c'è che un'analisi qualitativa.

Sui periodici cessati si può solo operare l'eliminazione o la relegazione; questa è comunque operazione costosa e non conviene per periodici veramente mai utilizzati (del resto la scelta di non conservare attivamente, per eesempio non rilegare, equivale ad una lunga e perciò antieconomica scelta di eliminazione).

La Bibliothèque Française de Medicine ha creato una base di dati (in Access) che raccoglie, insieme ai dati catalografici tratti dal catalogo nazionale CNN, i dati di gestione dell'abbonamento e quelli per la gestione della collezione (completezza della collezione, statistiche di prestito, metri lineari occupati, stato materiale dei volumi, dati sull'Index Medicus); integrati al sistema ci sono anche i dati sulle istituzioni con cui ci sono rapporti di scambio o donazione, onde permettere le decisioni di désherbage da parte dell'ufficio. Tutti i dati sono stati raccolti lavorando in magazzino con computer portatili e sono tenuti costantemente aggiornati.

3. Documenti sonori: di solito essi subiscono désherbage solo in relazione a considerazioni sul supporto fisico (supporti invecchiati come i dischi in vinile all'apparire dei CD, passano ad un programma di conservazione in magazzino e non vengono più dati a prestito); del resto le opere musicali non invecchiano, così come i testi letterari.

4. Altri supporti (video o CD Rom) per ora costituiscono fondi limitati e relativamente nuovi per cui non c'è tradizione di désherbage, anche se ci saranno presto sostituzioni di supporto (nei video quello digitale soppianterà l'analogico); la BPI, alla scadenza decennale dei diritti di rappresentazione pagati sui video alla Direzione del Libro, decide se rinnovare il pagamento o "diserbare".

5. Doni: si devono rifiutare quelli che non sono in linea con la politica documentaria della biblioteca; anche per non dare adito ad incidenti diplomatici in questi casi è necessario il documento ufficiale di politica di gestione della collezione su cui appoggiarsi; in ogni caso la risposta all'offerente deve essere cortese e solerte, e in caso di accettazione è consigliabile un trattamento rapido.

CAP. 6. Dopo il désherbage.

I documenti tolti dallo scaffale durante il désherbage:

1. possono essere conservati, cioè:

a. rimessi a scaffale se risultano utili e fisicamente non sostituibili, eventualmente dopo la rilegatura.

b. riposti in magazzino, nel magazzino locale o in un deposito centralizzato; questo solo quando si è sicuri della loro scarsa utilizzazione onde la gestione del magazzino possa risultare economica; nelle biblioteche universitarie è bene relegare le copie multiple dei libri dei vecchi programmi d'esame, le edizioni precedenti l'ultima, le annate vecchie dei periodici, i documenti fragili. Il magazzino a sua volta andrà gestito e "diserbato", perciò è bene distinguere i fondi ad accesso differito da quelli da conservarsi o da ciò che si tiene come base per doni o scambi; bisogna anche prevedere possibili ritorni, soprattutto nelle scienze umane dove c'è una rotazione legata ai programmi d'esame e ai programmi di ricerca. E' comunque inutile tenere senza gestire.

2. Possono essere eliminati, cioè:

a. mandati al macero o al riciclaggio; è la soluzione più economica ma non a costo zero; va comunque apposto sul volume il timbro "USCITO DALLA COLLEZIONE" e steso un elenco preciso per l'inventario. Poiché ogni documento è suscettibile di assumere importanza storica, per poter compiere questa operazione con sicurezza è necessario un piano di conservazione partecipato; per ora in Francia esso esiste effettivamente solo per i periodici (basandosi sull’adesione al catalogo nazionale CCN), mentre è tacitamente assunta una responsabilità rispetto alla documentazione locale. Ma c'è bisogno di cooperazione regolamentata;

b. donati o scambiati con altre istituzioni; per questo è possibile sia far circolare liste di materiale frutto di désherbage, sia stringere convenzioni generali con un'istituzione più grande. I doni dei propri scarti vanno sempre calibrati, fatti solo se dignitosi (anche a biblioteche di paesi stranieri in via di sviluppo), concordati col ricevente anche per stabilire a chi ne spetti il trattamento. Mai donare a privati;

c. venduti: pratica comune nei paesi anglosassoni, per le amministrazioni mediterranee è problematica e vale la pena solo per fondi di valore; va sempre autorizzata dall'autorità amministrativa e richiede l'apposizione di specifico timbro.

3. Bisogna poi correggere i cataloghi, che è lavoro lungo e minuzioso, più facile se il catalogo è automatizzato; alcuni studiosi americani fanno tuttavia notare che la correzione del catalogo non è lavoro urgentissimo se il désherbage è stato fatto bene e si sono eliminate opere poco richieste.

4. Infine bisogna rimettere a livello il fondo, cioè:

a. rimpiazzare con l'identico (cercando anche in librerie dell'usato o cercando supporti sostitutivi), nel caso di documenti usciti dalla collezione per cattive condizioni del supporto;

b. rimpiazzare con documenti diversi ma equivalenti (stando attenti alle ristampe che si fingono nuove edizioni);

c. colmare le lacune emerse, vigilando a che i settori in cui minore è il désherbage non diventino ipertrofici rispetto agli altri.

5. Bisogna infine stendere le statistiche: poiché è bene raccogliere la maggior quantità di dati numerici possibili, bisogna valutare questo aspetto nella scelta del sistema di automazione. I dati statistici relativi al désherbage, oltre che per conoscere, valutare, progettare, (ogni lavoro valutativo è comparativo), servono per autogiustificarsi di fronte all'autorità amministrativa e per chiedere risorse.

Le statistiche nazionali sono molto generali ed insufficienti a costituire una base decisionale per la gestione interna, per la quale è opportuno raccogliere dati più dettagliati, disaggregati per settori d'uso, per materie, per supporto etc.; naturalmente ci vuole coerenza nel tempo nella raccolta di tali dati, onde poter rielaborare serie diacroniche.

CAP. 7. Biblioteche di deposito e riserve centrali.

Il ritiro dal libero accesso nelle biblioteche pubbliche, così come la dislocazione di parte delle collezioni (la maggior parte) delle biblioteche universitarie dà luogo alla costituzione di magazzini la cui collocazione, data l'attuale facilità di trasporti e comunicazioni, non è più vincolata ad una vicinanza fisica ma piuttosto una buona organizzazione, ad una gestione che si guadagni la fiducia delle istituzioni versanti.

1. Alcuni esempi di Biblioteche Nazionali di Deposito:

a. The Finnish National Repository Library, aperta nel 1989 a un centinaio di Km da Helsinki; vi versano per il 73% le biblioteche universitarie, per il 16% le biblioteche specializzate, per il 12% le biblioteche pubbliche. La maggior parte dei prestiti invece è chiesta dalle biblioteche pubbliche. Ha 200 km di scaffali compatti a comando manuale. I documenti versati diventano proprietà del Deposito, vengono "diserbati" dei doppi, catalogati a livello descrittivo su computer, associati ad un codice a barre di 4 elementi (tipo di documento+formato+anno di arrivo+numero progressivo di arrivo nell'anno) il quale costituisce la collocazione, fissa (nulla viene mai spostato, neanche se arrivano più gruppi di fascicoli di uno stesso periodico). Sono conservate le tesi, non sono conservati i giornali.

b. The Danish Repository Library for Public Libraries: fondata nel 1968, acquisisce uno statuto e diviene istituzione nel 1983. Si trova a 20 Km dalla capitale, ha 36 Km di scaffali fissi con un'espansione di 24 Km. Nel suo Consiglio di Amministrazione siedono i rappresentanti delle comunità locali; i documenti ricevuti diventano proprietà del deposito; vengono conservati i doppi, fatta una catalogazione descrittiva e semantica secondo una classificazione semplice. Conserva anche i documenti sonori.

2. Alcuni esempi di biblioteche di Deposito per biblioteche Universitarie, molto diffuse negli USA:

a. Harvard nel 1986 ha impiantato un nuovo deposito molto economico che utilizza scaffalature industriali di grande altezza (circa 10 m), a 20 Km dal campus di Cambridge in Massachussetts. Per ora ci sono 2 moduli di magazzino (c'è posto per altri 8) e gli uffici e i laboratori di smistamento. I documenti restano proprietà delle biblioteche versanti, la catalogazione è da esse realizzata prima dell'arrivo, la collocazione è per formato, i documenti sono messi entro contenitori senza coperchio identificati da un codice a barre al quale viene associato il documento sul catalogo automatizzato; il contenitore viene deposto su uno scaffale a sua volta identificato da un codice a barre, e al momento della posizionatura viene fatta sul computer l'associazione tra i due codici a barre. Il deposito fa solo stoccaggio e conservazione (temperatura. umidità e qualità dell'aria sono controllate), non servizio al pubblico; la circolazione dei documenti è assicurata con procedure di prestito interbibliotecario, tramite navetta; le singole biblioteche scelgono tra il servizio quotidiano o quindicinale; c'è anche un servizio d'urgenza, con consegna entro 3 ore. Le biblioteche pagano un costo annuale per l'affitto dello spazio e poi il servizio di circolazione (secondo il tipo e la quantità).

b. Centro Tecnico del Libro dell'Insegnamento Superiore, a 30 km da Parigi. Prende in gestione, conserva ed assicura la circolazione dei libri scientifici e tecnici di biblioteche pubbliche, di accademie e di università del Circondario di Parigi. E' in funzione dal 1995. Ci sono 2 tipi di moduli di magazzini: alcuni con scaffalature industriali di grande altezza per i documenti a tasso di rotazione bassissimo; altri con scaffalature autoportanti per documenti di grande formato e a tasso di rotazione meno basso. Ha un'estensione di 78 km di scaffalatura, con spazi di espansione per ulteriori 120 km. Conserva stampati e master di microfilm; non conserva bibliografie, testate di periodici di estensione inferiore a 25 cm, giornali, pubblicazioni ufficiali. I documenti possono essere presi in carico dal Deposito o restare proprietà della biblioteca versante; tra quelli ceduti sono eliminati i doppi; sono curate le condizioni di conservazione e la studiata contiguità con i laboratori della BNF agevola eventuali restauri. I documenti ricevuti vengono puliti, per i soli periodici è effettuata la ricatalogazione, vengono stese tavole di corrispondenza tra la collocazione nella biblioteca di provenienza e il deposito, infine vi è il confezionamento nei contenitori per gli scaffali industriali.

3. Riserve Centrali per biblioteche municipali: essendo state queste le prime biblioteche a diserbare in Francia, di solito si sono dotate sia di un magazzino locale sia di depositi centrali, i quali rispetto ai depositi universitari non hanno finalità di conservazione e sono soggetti ad una movimentazione maggiore. A Tolosa le opere a magazzino sono collocate in CDD (tranne i romanzi che sono in ordine alfabetico di autore), e vengono conservati fino a due esemplari; nella rete municipale di Parigi il magazzino, pur essendo adibito a funzioni di deposito, è dotato di ampie corsie ed altre caratteristiche che ne fanno un ambiente abbastanza confortevole.

4. Alcuni costi collegati alle attività di désherbage:

- le operazioni di désherbage implicano anche uno spazio per disbrigarle, che va previsto in ogni biblioteca (come negli archivi);

- i luoghi per i grandi depositi si scelgono su terreni periferici e poco costosi, ma tenendo presenti anche le necessità di accesso (in California hanno scelto per questo deposito un terreno presso i margini di un circuito di bus di prestito interbibliotecario già esistente);

- le scaffalature, che possono essere di diversi tipi: tradizionali; compatte (raddoppiano le potenzialità di stoccaggio ma richiedono un pavimento molto portante e livellato, e grande cura nell'uso affinché i movimenti non spostino o facciano cadere i volumi; richiedono inoltre una regolare areazione, ottenuta sia spostando manualmente gli scaffali, sia tramite sistemi automatici che provvedono allo scostamento degli scaffali nelle ore notturne); industriali (proponibili solo per fondi con meno di 1 movimento ogni 3 m all'anno, consentono un risparmio edile ed agevolano la conservazione prevedendo l'inserimento dei documenti in contenitori, ma richiedono un suolo ancora più livellato e portante ed una movimentazione molto onerosa, con accesso da terra o da carrello elevatore); a questi si aggiungono ora scaffali industriali di grande altezza con movimentazione tramite robot, dove al rientro le monografie sono ricollocate casualmente e il robot registra ogni volta la nuova collocazione. I costi per le scaffalature sono facilmente calcolabili, ed un confronto tra i costi delle strutture sopra elencate evidenzia una grande omogeneità, tranne per il Deposito di Harvard che costa il 39% della media degli altri;

- le operazioni legate alla manipolazione dei documenti (spolveratura, sistemazione, confezionamento, trasporto etc.): di solito il personale esegue le operazioni preliminari, e poi ci si serve di traslocatori esterni, da scegliersi per la loro esperienza in altre biblioteche, per la cura con cui maneggiano i libri, per il tipo di imballaggio che propongono (cartoni non troppo grandi);

- il ri-trattamento dei documenti nel Deposito deve essere ridotto al minimo ma molto preciso, ed è bene avere una preliminare accurata descrizione dei formati per accelerare la ricollocazione;

- il servizio di circolazione dei documenti, essenziale per il successo di queste operazioni: deve garantire un tempo certo di servizio, di solito si usano navette dedicate per il circuito immediato e il servizio postale per le biblioteche lontane fuori circuito. Anche se il tasso di circolazione dei documenti è basso, trattandosi di grandi masse di materiale il movimento complessivo è notevole, al punto che in alcuni casi si è reso necessario un software che ottimizzi il percorso dell'operatore (in Finlandia il personale è dotato di pattini elettrici). A volte viene previsto anche un servizio, molto limitato, di consultazione in loco su appuntamento per l’accesso diretto agli indici dei periodici, per il quale è sufficiente l'approntamento di uno spazio ridotto.

Nel complesso, bisogna dire che il désherbage e le attività collegate hanno costi non indifferenti, e vanno perciò programmate con cura e attenzione; richiedono una prassi costante e l'individuazione di responsabili fra il personale tecnico. Lo stesso prestito interbibliotecario, servizio fortemente connesso alla pratica del désherbage, ha costi più alti di quel che si pensi: un'inchiesta svolta negli Stati Uniti ha calcolato che un prestito interbibliotecario costa in media 10.90 $ a chi invia il documento, 18.62 a chi lo richiede (per un totale, in valuta italiana, di £ 53000).

CAP. 8. Conservazione, sostituzione: un'alternativa all'eliminazione.

Il désherbage prende le mosse dalla ricognizione dello stato fisico dei documenti, implica perciò una forte consapevolezza delle esigenze di conservazione: non si può diserbare senza preoccuparsi del destino dei documenti, sempre nell'ambito della cooperazione.

E’ utile ricordare la metodologia impiegata dalla BNF tra il 1977 e il 1979 per valutare lo stato fisico delle sue collezioni, onde programmare un intervento di risanamento e deacidificazione: è stato elaborato un questionario dettagliato, e l'inchiesta ha interessato circa 21000 volumi scelti secondo un metodo statistico casuale.

Ecco l’elenco delle diverse fasi:

- fase preparatoria, durante la quale si è effettuata la messa punto del criterio statistico e del questionario (interamente riportato nel volume di Gaudet e Lieber); su quest'ultimo sono stati necessari ripetuti test per eliminare ambiguità nelle risposte, e si è scelto di farne uno strumento informatizzato, accurato e preciso ma senza la pretesa di una utopica completezza;

- fase di realizzazione dell'inchiesta, con tempi esattamente previsti e l'utilizzo di personale interno e a contratto;

- fase di esame e studio dei risultati, delicata nonostante l'aiuto dell'informatica; le inchieste fanno emergere lo stato della collezione, ma le decisioni da prendere a tal punto (restauro o eliminazione) sono tutte affidate all'elemento umano.

Quando si incontra un documento il cui stato fisico non permette altre consultazioni senza andare incontro alla distruzione, e che per varie ragioni non può essere eliminato, ci sono due soluzioni:

1. restaurarlo, per permetterne ancora la consultazione

2. trasporlo su un altro supporto per la consultazione, conservando o meno l'originale.

1. Restauro

I principali problemi di restauro sono attualmente posti dalla qualità della carta e dall'usura delle legature. La fragilità della carta è conseguenza del normale invecchiamento, aggravato dalle manipolazioni e da alcuni fattori ambientali. I libri dagli anni '70 dell'Ottocento al 1965 sono di carta particolarmente fragile se non sono conservati in condizioni ideali, le tecniche di deacidificazione sono costose, artigianali, dall'esito incerto, e la rilegatura serve a poco di fronte alla cattiva qualità della carta. La rilegatura va affidata a tecnici esperti che rispettino i materiali originari, che analizzino i volumi e adottino le soluzioni più opportune caso per caso; al ritorno, i pezzi restaurati vanno posti in buste chiuse al riparo da polvere e luce.

2. Riformattazione

Sulle implicazioni non solo tecniche del cambiamento di supporto si è sviluppato negli ultimi anni un vivace dibattito: se e quanto la riformattazione altera il messaggio? Bisogna conservare anche l'originale? (ciò è ovvio se si microfilmano manoscritti, meno coi giornali); in ogni caso, appare chiaro che la riformattazione permette di risparmiare spazio e di trarre più copie, ma rende la consultazione meno immediata richiedendo di norma un macchinario intermediario.

Tra i formati alternativi più diffusi:

a. Microforme: è il supporto sostitutivo più comune, si tratta di una riproduzione fotografica, la tecnologia è in uso sin dagli anni Trenta ed il materiale è ben conosciuto. Ci sono degli standard: 30 m di film a 35 mm contengono 700 immagini; una fiche contiene 98 pagine. Tutti i microformati vanno conservati al riparo dalla polvere e a condizioni termo-igronomiche basse, ma quelli a colori sono più delicati; microforme di diverso materiale (argento o diozoico) vanno conservate separatamente perché si danneggiano a vicenda; per la consultazione oltre a postazioni multiple e comode ed a una buona manutenzione dell’apparecchio, va sempre prevista l’opportuna assistenza tecnica umana.

Si consiglia la microfilmatura in 35 mm bianco e nero per documenti di formato superiore all’in Quarto (che ha una buona resa anche per i dettagli fini dei manoscritti). Il 16 mm va bene per formati inferiori e che necessitino di minor resa grafica; se la consistenza del documento è tale da occupare più di 4 o 5 fiches, ne diventa scomodo l'uso. Si usa comunque per i giornali in quanto non è necessaria una gran qualità grafica. Per manoscritti e riviste che richiedano la resa dei colori, c’è il film 35 mm a colori. Le fiches A6 a colori si usano di solito per i manifesti

La microfilmatura può essere fatta attrezzando un laboratorio interno (ma anche se i costi si sono abbassati, vengono ammortizzati solo con la commercializzazione dei prodotti) oppure rivolgendosi a laboratori esterni, di solito affidabili se scelti con buone referenze; l’intestazione (una sorta di scheda bibliografica) da porre in incipit va sempre indicata dal bibliotecario.

Si possono anche comprare microfilm già fatti da società specializzate che si basano su programmi complessivi di microfilmatura; fra queste, l'Association pour la Conservation et la Riprodution Photographique de la Presse, che dal 1958 ha riprodotto 5000 titoli francesi. Di particolare rilevanza anche EROMM, un catalogo europeo di Microfilm Masters nato in seno alla CEE e attualmente situato presso l’Università di Göttingen, il quale è una giustapposizione di singoli cataloghi e a cui partecipano alcune biblioteche che possiedono film di prima generazione impegnandosi a fornirne copia; il catalogo è di uso interno riservato ai partecipanti. Gli USA stanno elaborando una base dati IROMM internazionale.

2. Fomato elettronico (principalmente CD Rom): è una realtà da pochi anni, per cui le esperienze sulla longevità del supporto sono ancora insufficienti (si consiglia sempre, per sicurezza, di produrlo in doppia copia). Il formato elettronico fornisce inoltre minori garanzie di identità all'originale (a causa della facilità di interpolazione), per cui la principale garanzia di autenticità e correttezza è la credibilità del produttore; vanno poi tenuti presenti anche i problemi relativi ai diritti di utilizzazione. Esistono comunque progetti di digitalizzazione di opere, uno anche alla BNF.

3. Molto apprezzata dagli utenti è la riproduzione sul medesimo supporto, ad esempio la riproduzione mediante fotocopiatura, ovviamente ammissibile solo quando non interessa conservare l'originale.

Appendici

APP. 1. Terminologia del settore.

In inglese, dove il concetto nasce: weeding (lett.: diserbaggio)

deselection (disdetta di abbonamenti di periodici in corso)

deacquisition (acquisizione al contrario)

book retirement (ritiro del libro dallo scaffale, generico)

pruning (lett.: potatura)

withdrawl (ritiro: usato da Slote e da LIZA)

descarding of books (voce-soggetto della Library of Congress)

In francese, voci scelte nel testo: déserbage, déselection (per i periodici in abbonamento), révision des collections (operazioni di valutazione critica della collezione in vista di un ritiro)

relégation (stoccaggio in magazzino) é

limination (definitivo allontanamento dalla biblioteca, distruzione)

rétraitment (ritiro dallo scaffale, generico)

pilon (macero)

APP. 2. I quattro metodi di Slote.

1. Metodo delle schede di prestito (sincronico):

presi gli ultimi 500 prestiti, verificare per ogni volume l'ultimo prestito precedente; calcolare quindi il numero dei prestiti precedenti per anno, e la rispettiva percentuale con cumulazione, sì da ottenere una tabella del tipo:

il 50% dei 500 volumi attualmente in prestito ha almeno un prestito precedente dopo il 1992,

il 70% dei 500 volumi attualmente in prestito ha almeno un prestito precedente dopo il 1989

il 96% dei 500 volumi attualmente in prestito ha almeno un prestito precedente dopo il 1986.

Si può in tal modo individuare la data limite corrispondente ad una certa percentuale, e si può di conseguenza decidere di trattenere per esempio solo i volumi che hanno avuto almeno un prestito dopo il 1986, con la certezza di soddisfare così il 96% delle richieste.

2. Metodo del marchio sul dorso, da utilizzare dove manchino dati storici sul prestito:

si marca, applicando un'etichetta colorata sul dorso, ogni volume che va in prestito o in lettura; dopo un anno, per la durata di una settimana si verifica quante delle opere richieste in tale settimana risultano già marchiate; se tale percentuale è inferiore a quella stabilita (per esempio il 96%) si continua a marcare e si rifà la verifica settimanale qualche mese dopo; così fino a quando nella settimana di verifica non si constata che il 96% dei libri richiesti sono già marchiati; a tal punto si può decidere di trattenere solo i libri marchiati con la certezza di soddisfare così il 96% delle richieste.

3. Metodo della ricostruzione storica (diacronico):

conosciuto il numero totale dei volumi della collezione, si sceglie un certo campione di volumi (un numero di volumi tale che il loro totale di prestiti negli ultimi 10 anni sia di almeno 500, per cui prima ci vuole un breve sondaggio sui vecchi prestiti per vedere quanti prestiti in media hanno interessato ogni volume); si esamina la documentazione di prestito di tali volumi per i 10 anni in questione, calcolando gli intervalli tra un prestito e l'altro e cumulando le percentuali, sì da ottenere una tabella del tipo: il 60% dei 500 intervalli campione è inferiore a un anno

l'80 % dei 500 intervalli campione è inferiore a 2 anni

il 96% dei 500 intervalli campione è inferiore a 4 anni

per cui è possibile decidere di trattenere solo le opere uscite almeno una volta negli ultimi 4 anni con la certezza di soddisfare così il 96% delle richieste.

4. Metodi varianti per i sistemi automatizzati:

4.a. come il metodo 1., con registrazione per 400 prestiti (da un certo momento in poi) della data del precedente, o, se manca, della data dell'introduzione della scheda nel sistema automatizzato.

4.b. come il metodo 3. (messo a punto con registrazione, su data base a parte, della lunghezza degli intervalli ad ogni nuovo prestito, per un sistema di gestione del prestito che ad ogni nuovo prestito cancellava i dati del precedente)

4.c. semplificato: candidare al désherbage tutti i volumi mai usciti dall'introduzione del sistema automatizzato, previa verifica che l'età del sistema sia significativa.

4.d. se il sistema automatizzato è in funzione da troppo poco tempo, si può "diserbare" la metà dei volumi mai usciti dall'installazione del sistema, e precisamente la metà con data di stampa o edizione più vecchia (facile se il sistema fornisce una lista di opere mai uscite in ordine cronologico).

APP. 3. Metodo di McClellan di controllo della collezione.

McClellan ha elaborato formule per calcolare il livello quantitativo ottimale di una collezione, cioè per calcolare il numero di volumi da comprare, eliminare, sostituire, senza entrare nel merito di come scegliere.

Egli definisce il fondo attivo di una biblioteca come i libri a scaffale più quelli fuori in prestito (che per assurdo potrebbero essere di più di quelli contenibili nella biblioteca) e in ogni caso tiene conto di entrambi i gruppi; presuppone che ogni settore abbia proprie caratteristiche, per cui divide la collezione in fiction e opere documentarie, suddividendo ulteriormente la prima in 10 settori e le seconde in 150 settori o categorie, individuate sulla base della CDD; egli mette in campo variabili che hanno un'incidenza più o meno grande nei diversi settori. Si calcola:

- il numero totale dei prestiti per ogni categoria, da calcolarsi 4 volte l'anno e in percentuale sull'insieme dei prestiti; il maggiore dei 4 valori ottenuti costituisce la componente di prestito di ogni settore. Quindi propone le seguenti formule:

Ts=S*SQR(L1)/R Ts=numero ideale di libri a scaffale per una certa categoria

S =capacità totale degli scaffali

L1=componente di prestito per la categoria (n. max prestiti contemp.)

R =tot. di tutte le radici delle componenti di prestito SQR(L1)+SQR(l2)+...SQR(Ln)

T1=S*SQR(L1)/R + L1 T1=stock ideale per una certo categoria (op. a scaffale + op.in prestito)

Sono stati calcolati coefficienti generali di speranza di vita di un'opera di una certa categoria (p.e. un'opera per ragazzi esce circa 60 volte nella sua vita), sulla cui base è possibile calcolare la:

Speranza di vita di un fondo=coeff.(p.e.60) * n. tot vol. del settore/n. tot. prestiti annuali

Se tale formula dà p.e. 8, significa che il fondo in questione sarà completamente esaurito, e quindi dovrà essere completamente sostituito, in 8 anni, per cui è necessario ogni anno rinnovare 1 ottavo del fondo, dunque il 12,5% di esso.

Altre formule:

F=(Ac-P)/Ac*100 F =percent. di opere acquisite prima degli ultimi 5 anni

Ac=stock attuale per una certa categoria

P =opere acquisite negli ultimi 5 anni

E=(Ac-T)/T*100 E=eccesso del fondo effettivo rispetto alla taglia ideale

T=taglia ideale del fondo di una certa categoria

i=PT/(L1+L2+...Ln) i=costante di prestito per un grande classe comprendente più categorie

PT=n. to. di prestiti per la classe

PA=L1*i PA=numero di prestiti annuali attesi per una certa categoria

Tr=T/PA Tr=tasso di rotazione, per cui ogni libro è suscettibile di uscire in media Tr volte in un anno

Un volume che esca meno di 1/4 della media Tr ha un tasso di rotazione basso e può essere candidato al désherbage.

Allegato al CAP. 4. Esempi per alcune classi delle formule date dal manuale IOUPI.

Ogni classe CDD, secondo opportune divisioni, viene associata una stringa di 3 elementi, di cui:

il 1° corrisponde alla distanza in anni dalla data di copyright,

il 2° corrisponde alla distanza in anni dalla data dell'ultimo prestito,

il 3° corrisponde ai fattori IOUPI, che sono: I=informazione falsa o scorretta

O=informazione superficiale o mediocre

U=volume deteriorato e sporco

P=informazione scaduta o obsoleta

I=testo inadeguato al fondo

La presenza di una X in una delle tre posizioni indica irrilevanza dell’elemento corrispondente.

Classe 000

020 10 / 3 / IOUPI

altri 5 / X / IOUPI

classe 400 10 / 3 / IOUPI

classe 800 X / X / IOUPI

periodici 3 / X / X

classe 300

310 2 / X / IOUPI

320 3 / 3 / IOUPI

340 10 / 3 / IOUPI

350 10 / 5 / IOUPI

370 10 / 3 / IOUPI

390 10 / 3 /IOUPI

Cinzia Bucchioni