Il presente lavoro, che non pretende di essere esaustivo, ma si propone piuttosto come un sondaggio a campione, riassume i dati raccolti utilizzando le risposte ad una breve serie di semplici domande inviate ai colleghi delle biblioteche di area scientifica di vari atenei ed istituti di ricerca toscani e nazionali con gli strumenti a disposizione: liste di discussione professionali e corrispondenza diretta (per un numero plausibile di biblioteche raggiunte pari a circa 300).

I dati esposti tentano di rappresentare solo l’esemplificazione di una realtà, tenuto conto anche delle diversità dei contesti da cui provengono: biblioteche centrali di facoltà, biblioteche di dipartimento, biblioteche di settori molto specialistici.

Ai colleghi erano state poste le seguenti domande, con la richiesta di dati riferiti possibilmente agli ultimi due anni:

1 - i principali fornitori esteri utilizzati per i vari settori (ingegneria, matematica, scienze biologiche, scienze della terra, fisica, chimica, agraria, ..)

2 – la percentuale di utilizzo e le probabili motivazioni (migliori prestazioni, maggiore convenienza, maggiore facilità di richiesta, ..)

3 - quali fornitori per quali servizi e tipologie di materiale (DD vs ILL, articoli, tesi o report, brevetti, di settore o generali)

4 – le modalità di accesso al servizio e di ricevimento del materiale

5 – le condizioni di fornitura del servizio (gratuito o dietro un rimborso per le spese totale o parziale)

6 - eventualmente qualche dato numerico (non fondamentale)

Le informazioni potevano riguardare le loro biblioteche ed eventualmente altre biblioteche scientifiche della loro Istituzione.

Le motivazioni di questo lavoro:

1. identificare i principali fornitori internazionali utilizzati per il settore scientifico
2. verificare quanto il loro uso sia diffuso e in quali modalità siano effettuate le transazioni
3. tentare un’analisi comparativa semplice, ma efficace, di quanto offre attualmente il mercato dei fornitori istituzionali e commerciali,
4. per segnalarli a colleghi che ancora non li utilizzassero,
5. per trovare insieme e imparare soluzioni comuni a problemi ricorrenti,
6. per cercare di promuovere a livello nazionale iniziative utili a ridurre il ricorso a tali servizi esteri o contenerne i costi.

Le risposte non particolarmente numerose e dettagliate (23) hanno evidenziato tre sostanziali profili di servizi di DD e ILL:

• quelli che, dovendo coprire un ambito disciplinare molto specialistico e con un numero piuttosto esiguo di richieste, sono soddisfatti dei fornitori italiani o dei rapporti diretti con Istituti e Società scientifiche affini
• quelli che, non riuscendo a soddisfare tutte le richieste dei loro utenti, sentono la necessità di ampliare il panorama dei propri fornitori
• quelli che stanno già utilizzando a pieno regime i fornitori commerciali internazionali e hanno ormai scelto i loro canali preferenziali sulla base

• della qualità dei servizi
• della ricchezza delle collezioni
• delle modalità di accesso più veloci e funzionali
• dell’economicità

I dati ricevuti sono stati riassunti in una tabella e le risposte sono state rese anonime, perché sembrava interessante solo segnalare la tendenza generale dei servizi di DD e ILL nelle nostre biblioteche scientifiche.

Sulla base di un’indagine accurata condotta sui siti web e sul materiale informativo dei singoli fornitori sono state inoltre prodotte delle schede comparative, utili ai colleghi che vogliano attivare nuovi rapporti con questi fornitori internazionali.

Non era obiettivo di questo lavoro fare una carrellata su tutti i fornitori esistenti a livello internazionale, né stilare classifiche di eccellenza, si sono quindi analizzati solo i servizi "citati" nelle risposte pervenute.

La domanda proposta nel titolo è retorica e un po’ provocatoria.

DD e ILL stanno ovviamente per document delivery e interlibrary loan, e se volessimo declinare il titolo nelle varie lingue potremmo parlare di:

fornitura di documenti e prestito interbibliotecario, Lieferung von Aufsatzkopien und von Büchern, services de livraison d’ articles et de livres, e così via, ma in un’indagine come questa si parlerà comunque di borrowing o di lending, di end user, di standard, termini ormai comunemente in uso anche nel mondo scientifico internazionale.

Ciascun servizio nazionale poi si proporrà all’ utenza del proprio paese nelle varie lingue madri, ma quella utilizzata da tutti i servizi internazionali è l’inglese.

Il DD è un servizio fondamentale delle biblioteche e dei centri di documentazioni e con esso si intende, in senso lato, la condivisione di documenti di varie tipologie attraverso l’uso di servizi interbibliotecari o grazie al loro acquisto presso fornitori commerciali.

Può essere diretto o mediato, e i fornitori possono appartenere a varie categorie:

a) istituzionali (biblioteche nazionali o centri nazionali di ricerca) con ricche collezioni o con collezioni specialistiche

b) aggregatori senza fini di lucro che si basano sulla cooperazione

c) commerciali

I fornitori internazionali di servizi di DD e ILL stanno aumentando e la concorrenza anche in questo settore diventa serrata.

Alcuni centri bibliotecari nazionali, deputati per elezione e regolamento a tali funzioni (selezione, acquisizione, trattamento, conservazione, diffusione e distribuzione dei documenti) hanno saputo sviluppare a tal punto la qualità dei servizi di document supply, strettamente legati alla ricchezza e/o specializzazione delle collezioni e alla meccanizzazione e standardizzazione delle procedure di ricevimento, gestione ed evasione delle richieste, da diventare "i fornitori internazionali" per eccellenza. Parlo naturalmente della British Library che ha il suo Document Supply Centre a Wetherby. Ha una serie di cataloghi elettronici che, dopo l’adozione del sw Aleph, lasciano l’utente sconcertato da una ricchezza quasi ridondante di informazioni. Intuitiva e facile è la procedura di richiesta, con trasferimento automatico dei dati dal catalogo. Occorre naturalmente registrarsi ed è consigliabile, come per molti altri fornitori, l’apertura di un deposito per il pagamento del servizio.

L’altro servizio di solo DD che vanta una tradizione pluriennale è l’INIST CNRS francese. Anch’esso centro nazionale, come avrebbe potuto diventare il nostro CNR italiano, rappresenta un altro strumento di eccellenza sul modello inglese. Offre un buon catalogo di monografie, periodici, spogli e tesi, anch’esso con il trasferimento automatico dei dati dal record bibliografico al modulo di richiesta di fornitura.

Altri esempi sono invece i servizi cooperativi nati da una sempre più stretta e diffusa collaborazione nazionale di varie biblioteche statali, regionali e universitarie, ognuna con una propria missione e specializzazione. Il modello partecipato (o decentrato) sta dando risultati altrettanto validi del modello precedente.

Lo statunitense OCLC, benché oneroso e ad uso esclusivo dei membri registrati (sono previste però varie tipologie di partecipazione) offre servizi all’avanguardia, messaggistica che segue gli standard ISO e la massima interoperabilità tra i vari moduli di ricerca e ordine. Propone anche una utilissima gestione elettronica della contabilità tra le biblioteche fornitrici/utilizzatrici dei servizi di borrowing o di lending, che consente la produzione di utili report statistici.

Il tedesco SUBITO ne è un altro ottimo anche se recente esempio. Offre sia servizi di DD che di ILL, a prezzi concorrenziali, con standard di qualità considerevole e offre anche un ricco catalogo di monografie, riviste, spogli e reports. Consente all’utenza registrata (per tipologia) di interagire con un’interfaccia web, un po’ complessa, ma efficace e di pagare con fatture cumulative o con l’addebito in un conto deposito.

Il danese BIBSYS e lo svedese LIBRIS sono delle buone alternative complementari e utili, con ricchi cataloghi. Per i servizi di DD è richiesta la registrazione, ma le singole biblioteche inviano il proprio materiale con grande disponibilità gratuitamente o con un rimborso delle spese in vouchers IFLA..

Esistono poi le Agenzie (EPA, FAO, NASA), le Organizzazioni (WHO/OMS, UN/ONU, CE), le Associazioni e gli Enti di ricerca scientifici, che garantiscono, ciascuno per il materiale prodotto, la fornitura di documenti a titolo gratuito, ma in prevalenza a pagamento, grazie alla mediazione di agenti internazionali (DEA, INIS).

Il canadese CISTI e lo statunitense DOCLINE della NLM/NIH di Bethesda (USA) sono due ottimi servizi di oltre oceano assai più utilizzati e diffusi in America che in Italia, benché non manchino le eccezioni. Necessitano di registrazione e per DOCLINE deve essere creato un deposito presso l’Istituto Superiore di Sanità di Roma, attraverso cui si svolge il traffico di DD e la gestione amministrativa.

Sul fronte dei servizi più propriamente commerciali sono senz’altro da segnalare INGENTA e INFOTRIEVE con Artiche Finder.

Non bisogna dimenticare poi i produttori o distributori di basi dati bibliografiche ( per esempio CAS, STN, IEEE, Adonis, Dialog, EINS, BIOSIS, ISI, Elsevier) che, ciascuno per la propria utenza, assicurano la fornitura del materiale segnalato recuperandolo direttamente dai propri centri interni di documentazione specialistica o rivolgendosi ai principali fornitori internazionali (British, TIB, INIST).

Ma cosa differenzia i fornitori "istituzionali" da quelli "commerciali"?

Si propone una semplice distinzione: i primi, grazie al possesso del materiale, garantiscono in genere entrambe i servizi di DD e ILL, per documenti di varia tipologia, i secondi si limitano prevalentemente alla fornitura di articoli o contributi da atti di convegni, resoconti, rapporti inclusi nei loro archivi di spogli e indici (TOCS). Per quanto non possiedono si rivolgono ai "soliti noti" (British, CISTI, ..) aggravando quindi i costi di acquisto del materiale delle tariffe che vengono loro imposte, con un sensibile incremento dei prezzi. Per non parlare dei costi di copyright che sono tenuti a richiedere ai loro utenti.

Si potrebbe dire che questi servizi commerciali tendono prevalentemente a soddisfare una clientela privata, l’end user, non l’utenza istituzionale come sono le biblioteche, ma talvolta possono essere l’ultima spiaggia anche per i bibliotecari.

Partendo da questo panorama internazionale era mia intenzione verificare quali di questi fornitori fossero i più utilizzati dalle biblioteche scientifiche dei nostri Atenei e dei nostri centri di ricerca (CNR, ENEA).

E’ risultato che 8 biblioteche non utilizzano fornitori stranieri, mentre 8 ne utilizzano più di uno. Nel complesso 10 sono utenti della British Library, 8 di SUBITO, 3 di TIB e 2 di DOCLINE, 3 utilizzano l’INIST-CNRS, rivolgendosi talvolta anche ad altri fornitori quali OCLC (1), Linda Hall (1), UMI (1), CAS (1) e Infotrieve (1). Di queste 8 offrono alla loro utenza un servizio gratuito, le altre richiedono un rimborso delle spese.

Quello che comunque suggerisce questa limitata indagine è la palese mancanza di un centro di riferimento nazionale in Italia, la cui creazione sarebbe invece sollecitata e auspicata da organismi quali l’IFLA (nelle direttive sui servizi di DD e ILL).

I centri nazionali potrebbero infatti attivare una cooperazione, quanto meno europea, a grande beneficio della loro utenza nazionale. Un esempio di quanto potrebbe essere tentato sul versante della contrattazione e del contenimento dei prezzi è stata l’iniziativa dell’italiana Nilde (Network Inter-Library Document Exchange) che nel 2003, grazie ad una convenzione con l’INIST-CNRS francese, era riuscita ad assicurare alle biblioteche partecipanti al progetto una riduzione delle tariffe per il servizio di DD.

Certo i servizi di DD e ILL, nell’ottica futura di una informazione scientifica sempre più condivisa in rete e accessibile, anche attraverso i canali alternativi degli Open Archives, dovrebbero perdere la loro attuale importanza nell’assicurare l’accesso all’informazione "just in time", e i costi si dovrebbero ridurre a favore magari dell’attivazione di nuove iniziative di accesso alla letteratura scientifica.

Certo sarà difficile che scompaiano completamente, che il digital DD o il digital loan riescano a soddisfare tutti i bisogni informativi dell’utenza.

La sfida del futuro è comunque quella di assecondare la tendenza, già misurabile in questi ultimi anni, di un calo della domanda di DD a favore di una migliore qualità e quantità degli accessi a tutto quel materiale di difficile recupero (LG, tesi, reports, manoscritti, ecc.). Meno numeri ma più qualità dei servizi è quindi la sfida che questi servizi dovranno affrontare in futuro, stimolando anche l’adozione di strumenti che sempre più possano portare al recupero effettivo dell’informazione full-text.

A tale scopo la collaborazione tra biblioteche di tutti i tipi (nazionali, statali, universitarie, locali, speciali, private, degli archivi, dei centri di ricerca e dei musei) è fondamentale, come è indispensabile che vengano universalmente condivisi gli standard e implementati tutti gli strumenti, già in parte esistenti, talvolta anche open source, per rendere i vari servizi sempre più integrati.

In quale lingua si potrà rispondere domani alle richieste di DD e ILL?

Non si allegano, ma si segnalano come materiale presentato all’incontro del GIBAS

Tab. 1 – Dati riassuntivi delle risposte secondo le biblioteche di provenienza

Tab. 2 - Dati riassuntivi dei fornitori di servizi di DD e ILL presi in esame

Scheda 1 – DOCLINE

Scheda 2 – GAUSS

Scheda 3 – TIB

Scheda 4 – SUBITO

Scheda 5 – British Library

Scheda 6 – INIST-CNRS

Scheda 7 – InfoTrieve

Scheda 8 – CAS DDS

Scheda 9 – Linda Hall

Scheda 10 – OCLC

Questo materiale sarà reso disponibile nelle pagine web di AIB-GIBAS.