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Commissione nazionale libro antico e collezioni speciali
Commissione nazionale libro antico e collezioni speciali
IFLA GUIDELINES FOR EXHIBITION LOANS
Rare books and Manuscript Section
LINEE GUIDA IFLA SUI PRESTITI PER MOSTRE
Sezione Libri Rari e manoscritti
Traduzione in italiano di Maria Enrica Vadalà, revisione a cura della Commissione AIB libro antico e collezioni speciali, luglio 2004
Le seguenti linee guida sui prestiti di materiali della collezione a scopo di mostra (distinti dai prestiti interbibliotecari a scopo di studio) sono intese ad assistere tanto le istituzioni richiedenti quanto le istituzioni prestanti nella formulazione di adeguati criteri che rispondano sia alle esigenze delle collezioni sia alle esigenze delle istituzioni. L'enucleazione di principi essenziali e di best practices è emersa dalla recente ricognizione delle politiche di prestito delle principali biblioteche IFLA in Europa e Nord America. In alcuni casi, questi suggerimenti includono specifiche dalle Linee guida per il prestito di materiali delle collezioni speciali, disponibili sul sito web RBMS, della Sezione Libri Rari e Manoscritti della Association of College and Research Libraries della American Library Association. Ulteriori dettagli sono forniti nel The New Museum Registration Methods (Washington, D.C.: American Association of Museums, 1998) nella sezione relativa ai "Prestiti".
Richieste scritte formali di prestito dovrebbero essere inviate ai prestatori almeno sei mesi prima (al più presto possibile in caso di prestito internazionale), in modo da concedere ai curatori, conservatori, gestori della collezione tempo sufficiente per valutare le condizioni dei pezzi e di segnalare speciali necessità di esposizione, come il montaggio o le caratteristiche dello spazio espositivo (illuminazione, temperatura, o umidità); di eseguire i necessari interventi conservativi preliminari al viaggio; di esaminare gli aspetti legali del prestito; di valutare le offerte delle istituzioni richiedenti; da ultimo di fare una stima a fini assicurativi. I prestiti derivano in molti casi da ricerche e contatti preliminari con i curatori, i quali possono essere a conoscenza di eventuali future richieste. Nella maggior parte dei casi, richieste scritte sono inviate dalla persona responsabile della mostra (Coordinatore della mostra) oppure dal curatore al responsabile dell'istituzione. Le politiche istituzionali variano, quindi è è consigliabile individuare il referente o l'ufficio idoneo in modo che la richiesta raggiunga il destinatario appropriato. Le richieste di prestito dovrebbero descrivere il pezzo, compreso il suo numero di catalogo o di inventario. Dovrebbero inoltre fornire informazioni sulla mostra, indicandone il titolo e i temi, le date, la sede, i progetti pubblicitari ed editoriali, come ad esempio brochures, cataloghi e siti web.
La maggior parte delle istituzioni
esaminano
i prestiti dal punto di vista della curatela, della conservazione,
dell'organizzazione, della registrazione.
Il curatore/conservatore valuta i libri o gli
oggetti dal punto di vista della rarità, del valore, della
provenienza, e idoneità al prestito per una particolare
istituzione e mostra.
Il conservatore/sovrintendente esamina le
caratteristiche fisiche e la condizione del materiale, propone ogni
necessario trattamento conservativo, avanza raccomandazioni relative
alle condizioni di esposizione e di spedizione se la richiesta di
prestito è approvata.
L'operatore amministrativo accoglie
la richiesta di prestito e cura tutte le successive transazioni tra
richiedente e prestatore, come la stipula dell'accordo preliminare di
prestito, la preparazione e il perfezionamento degli accordi finali, la
stesura del contratto assicurativo e di trasporto.
Se la richiesta di prestito
ha seguito,
l'istituzione prestante stipula un accordo di prestito per ciascun
oggetto.
Esso costituisce un contratto tra il richiedente e il prestatore.
L'accordo
di prestito specificherà come gli oggetti debbano
essere trasportati e potrà prevedere speciali accordi per il
montaggio, l'illuminazione, l'imballaggio, la spedizione.
Il prestatore potrà occasionalmente richiedere un accompagnatore.
Si tratta di un membro dello staff dell'istituzione prestante, che
viaggerà con il materiale in modo da sovrintendere
all'imballaggio, alla spedizione, alla consegna, installazione,
reimballaggio dei pezzi.
Prestiti internazionali implicano per le licenze d'esportazione e la
dogana l'assistenza di collaudati spedizionieri specializzati nel
trasporto di opere d'arte e di intermediari doganali.
Schede di prestito sono preparate dai conservatori/soprintendenti al fine di documentare lo stato degli oggetti e di registrare variazioni nelle loro condizioni e nel loro trattamento.
Riproduzioni fotografiche corredano frequentemente i dati scritti. Le schede vengono usate dal ricevente per valutare lo stato degli oggetti all'arrivo, prima di imballarli al termine della mostra e al momento della restituzione all'istituzione proprietaria. Qualsiasi variazione o problema deve essere segnalato immediatamente al prestatore.
Gli accordi di prestito contengono dettagliate
descrizioni della sede, dell'allestimento, dell'ambiente fisico della
mostra, incluse le misure di sicurezza.
Gli allestimenti standard di sicurezza richiedono espositori chiusi a
chiave e dotati di allarme, ad eccezione degli oggetti incorniciati o
montati.
I requisiti concordati circa la temperatura e l'umidità devono
essere monitorati.
L'illuminazione appropriata, così come specificata nel contratto
di prestito, deve essere mantenuta.
La durata massima dei prestiti per la maggior parte
delle opere su carta è di tre mesi.
Aperture alternate di pagine e l'uso di fascsimili possono aiutare nel
rispettare questi standard quando periodi più lunghi di
esposizione sono necessari.
La programmazione di spostamenti della mostra in altre sedi deve essere
specificata al momento della richiesta di prestito.
In genere il numero massimo di istituzioni presso le quali l'oggetto
prestato può spostarsi è di tre sedi.
Le spese di prestito sono a carico del richiedente
i costi del trasporto, imballaggio e chiusura in casse, trasporto,
tariffe doganali, parcelle dei mediatori, missione per l'accompagnatore
(spese di viaggio aereo in prima classe o in business-class e diaria);
assicurazione; fotografie; conservazione, montaggi speciali, o
passe-partout; tariffe fisse per coprire le spese del tempo dello staff
e i costi amministrativi.
Il credito delle istituzioni prestanti è citato nei cartellini della mostra, nei cataloghi a stampa, nelle brochures, nei comunicati stampa, nei siti web. Gli accordi di prestito includono la citazione del credito, nella formulazione richiesta dai prestatori.
Per la riproduzione fotografica deve essere ottenuto da parte del richiedente un permesso scritto. Occasionalmente il prestatore può richiedere che le fotografie vengano realizzate in proprio e può quindi addebitare una tariffa per la riproduzione. Copie gratuite dei cataloghi o delle brochures della mostra sono inviate ai prestatori.
si è mantenuta il più possibile aderenza alla lingua originale anche nei casi di difformità dall'uso italiano come ad esempio "Department of special Collections" che in Italia è normalmente indicato come "Sezione delle Collezioni speciali". Il termine "notification" è stato tradotto con "comunicazione" perché l'equivalente "notifica" ha un valore giuridico formale
Pubblicato nel 2004 da: IFLA Section on Rare Books
and Manuscripts
testo originale:
http://www.ifla.org/VII/s18/pubs/GuidelinesExhibitionLoans.pdf (Data ultimo accesso. 2007-06-21)
Copyright AIB
2007-04, (rev. 2007-06-21)
a cura di Giovanna Grifoni.
URL:
http://www.aib.it/aib/commiss/libro/gifla.htm