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Commissione nazionale libro antico e collezioni speciali
Commissione nazionale libro antico e collezioni speciali
GUIDELINES FOR BORROWING AND LENDING SPECIAL COLLECTION MATERIALS FOR EXHIBITION (JANUARY 2005)
Rare Book & Manuscript Section, ACRL, ALA
LINEE GUIDA PER IL PRESTITO PER MOSTRA DI MATERIALI DELLE COLLEZIONI SPECIALI (GENNAIO 2005)
traduzione a cura di M. Enrica Vadalà, revisione a cura della Commissione AIB libro antico e collezioni speciali
Le presenti linee guida sono redatte per soddisfare le necessità di un ventaglio di istituzioni e di materiali il più possibile ampio. Poiché il documento non può offrire alcuna specifica istruzione, occorre che le singole istituzioni usino il buonsenso nell'applicare queste linee-guida, prendendo in considerazione fattori come la rarità, la fragilità, il valore monetario del materiale richiesto per una mostra. Per esempio, le condizioni necessarie per il prestito di una partitura musicale a stampa, posseduta in più copie da un'istituzione, saranno ben diverse da quelle richieste per il prestito della bozza manoscritta autografa della Dichiarazione di Indipendenza di Thomas Jefferson.
Benché nel formulare queste linee guida ci si sia ispirati alle politiche e alle pratiche in atto in una serie di grandi biblioteche degli Stati Uniti, comprese la Library of Congress e la New York Public Library, si ritiene che istituzioni più piccole possano trovarle uno strumento flessibile e utile per le proprie necessità. In alcuni casi, a seconda delle possibilità delle istituzioni e del tipo di materiale prestato, può non essere necessario seguire tutte le fasi che vengono qui delineate.
L'istituzione prestante e l'istituzione richiedente dovranno concordare vari punti prima di dar corso a un prestito. La sezione che segue tratta i problemi correnti tipici di tutti i prestiti, ma possono prodursi problemi particolari che non vengono affrontati in questa sede. Si raccomanda che tutte le istituzioni prestanti definiscano politiche ufficiali relative ai prestiti per mostra. Un breve resoconto scritto delle politiche di prestito, compreso un tariffario, se esiste, e una indicazione generica della durata prevista per i prestiti, si rivelerà utile nella corrispondenza con gli eventuali richiedenti. Istituzioni prestanti e istituzioni riceventi dovrebbero tener presente che vari documenti sul prestito contengono verosimilmente dettagli sulle misure di sicurezza e dovrebbero di conseguenza definire e uniformare l'informazione. Infine, l'istituzione prestante deve essere certa di detenere l'effettiva proprietà dell'oggetto prestato. In alcuni casi può accadere che un oggetto sia confiscato presso l'istituzione ricevente o negli uffici della dogana in applicazione delle leggi sul patrimonio culturale o per controversie sulla proprietà. Si deve anche usare qualche cautela per accertarsi che l'oggetto prestato non ricada in qualche categoria problematica di oggetti, come ad esempio i manufatti d'avorio.
A. Tempo necessario per le richieste di prestito
Si raccomanda che l'istituzione prestante si riservi il tempo necessario a esaminare la richiesta di prestito, di solito un periodo minimo di sei mesi, e di dodici mesi per istituzioni più grandi e per il prestito di un certo numero di pezzi. Un periodo aggiuntivo di tempo dovrebbe essere previsto nel caso in cui si richieda la formale approvazione di un organo o di una commissione oppure nel caso in cui la/le opera/e richieste necessitino di consolidamento o di restauro. Sia per i prestiti in entrata che per i prestiti in uscita dagli Stati Uniti si raccomanda un periodo minimo di un anno per l'iter della richiesta.
B. Richiesta formale di prestito
La richiesta di prestito dovrebbe essere formulata per iscritto. Essa dovrebbe recare la firma del Direttore, o del Responsabile del Settore, o del curatore dell'istituzione richiedente, a seconda dei casi, e dovrebbe essere indirizzata al destinatario idoneo nello staff dell'istituzione prestante. Nella richiesta di prestito il richiedente dovrebbe fornire i seguenti elementi:
C. Descrizione delle attrezzature
Congiuntamente alla richiesta formale di prestito, il richiedente dovrebbe predisporre un documento conciso che descriva il programma della mostra, oltre che le attrezzature e gli impianti. Per le mostre itineranti dovrebbe essere inoltrata una relazione separata a ciascuna delle istituzioni ospitanti. Se il richiedente predispone una descrizione delle attrezzature deve aver cura di redigerla in forma piana e discorsiva. Alcune istituzioni preferiscono tuttavia che il richiedente utilizzi la relazione predisposta dal prestatore. Un modello standard di relazione sulle condizioni espositive e sulle attrezzature è stato messo a punto dalla American Association of Museums (vedi Appendice I).
La relazione può essere strutturata in otto intestazioni base:
Indicare il nome ufficiale completo dell'istituzione, indirizzo, fax e numero di telefono. Descrivere brevemente la natura dell'istituzione. Indicare le dimensioni e il nome dei membri dello staff incaricato di curare la mostra.
Indicare data e tipo della costruzione; indicare le dimensioni dello spazio espositivo e la sua collocazione all'interno dell'edificio.
Descrivere dettagliatamente il sistema d'allarme antincendio e i dispositivi per l'estinzione di incendi. L'istituzione prestante dovrebbe specificare il tipo d'allarme e il sistema di estinzione che ritiene accettabili. Per esempio, la maggior parte delle istituzioni non concedono il prestito di materiali rari se l'allarme antincendio dell'area espositiva non è direttamente collegato a una stazione centrale dei vigili del fuoco. Alcune istituzioni non concederann o il prestito se la protezione antincendio è affidata a un impianto antincendio a sprinkler, preferendo impianti a gas o a polvere.
Indicare come i pezzi richiesti per la mostra saranno protetti contro il furto e contro i danni. Descrivere le vetrine e le serrature e il metodo prescelto per il montaggio su parete degli oggetti in cornice. Descrivere il sistema d'allarme anti-intrusione installato nello spazio espositivo. Se si utilizza personale di sorveglianza, indicare il numero degli addetti alla sicurezza, se ci sono, e il numero degli addetti in servizio per ogni turno. Specificare i giorni e l'orario di regolare apertura della mostra. Specificare se è consentito consumare cibi e bevande nello spazio espositivo, se lo spazio è dato in affitto a enti esterni, se lo spazio espositivo è usato per usi diversi dalla mostra.
Indicare l'escursione della temperatura e il grado di umidità relativa nell'area espositiva e nelle aree di imballaggio e di deposito. Indicare la variazione massima percentuale nell'arco delle 24 ore per la temperatura e l'umidità relativa nelle medesime aree e come i valori vengono misurati. Descrivere il tipo di attrezzatura di monitoraggio utilizzato, segnalando l'eventuale presenza di sistemi specifici e ben calibrati. Dati relativi alla temperatura e all'umidità relativa possono essere richiesti dal prestatore prima e/o durante il periodo del prestito.
Descrivere l'illuminazione nello spazio espositivo. Individuare la tipologia delle luci nello spazio espositivo e nello spazio di lavoro e fornire l'esatta misurazione del livello di luminosità, indicando come queste misurazioni vengono effettuate. Spiegare come i pezzi esposti verranno protetti dalle radiazioni ultraviolette provenienti da fonti naturali o artificiali nello spazio espositivo e nello spazio di lavoro.
Indicare che l'istituzione userà standards professionali idonei e ufficiali per tutte le fasi del processo espositivo e che rispetterà le richieste dal prestatore per materie come passe-partout, cornici o intelaiature fatte su misura.
Per alcuni materiali si può richiedere una ditta accreditata nel trasporto delle opere d'arte, che fornisca personale specializzato e attrezzature speciali come camion a temperatura e umidità controllata con adeguata protezione antifurto. L'istituzione prestante ha il diritto di rifiutare la consegna dei materiali al corriere se le sue richieste relative al trasporto non sono rispettate. In alcuni casi l'istituzione prestante può richiedere che sia un membro del suo staff a installare e a rimuovere gli oggetti dalle vetrine.
Indicare la copertura assicurativa dell'istituzione richiedente e indicare il nome della compagnia di assicurazione e dell'agente. Offrire di fornire, a richiesta, una copia della polizza. Nella maggior parte dei casi, il richiedente dovrà assicurare gli oggetti per il valore stabilito dal prestatore, con polizza a copertura da ogni tipo rischio, con la formula "da chiodo a chiodo". Per lo più la polizza dovrà specificare che la somma assicurata rappresenta il valore reale di rimpiazzo e che, in caso di danneggiamento, furto, o smarrimento dei pezzi non si darà adito a rivalse legali sui vettori o sugli imballatori.
Si può anche richiedere che prima della consegna dei pezzi al richiedente l'assicuratore emetta un certificato di assicurazione che assicuri in aggiunta anche il prestatore.
L'istituzione prestante assegna un valore indicativo a ciascun pezzo prestato ai soli fini assicurativi. Il prestatore può richiedere che l'istituzione richiedente paghi l'onorario di un esperto esterno incaricato della stima. Per evitare ogni eventuale problema, l'istituzione richiedente non dovrebbe mai accettare una stima redatta dallo staff dell'istituzione prestante e dovrebbe insistere per valersi di un qualificato consulente esterno. Il prestatore dovrebbe ricevere dalla compagnia assicurativa del richiedente, prima che il materiale lasci la propria sede, un certificato di assicurazione che dichiari l'attivazione della copertura assicurativa. Il certificato dovrebbe specificare quali rischi sono esclusi dalla copertura della polizza.
Si può ottenere un'indennità per i prestiti internazionali attraverso il Federal Council on the Arts and the Humanities. Le domande di indennità vengono prese in esame due volte l'anno e dovrebbero venir inoltrate con almeno un anno di anticipo. È richiesta una valutazione a fini assicurativi a cura di consulenti esterni qualificati. Si sottolinea che il richiedente potrebbe non usufruire di una cifra equivalente al costo totale della copertura assicurativa.
Di solito è a carico dell'istituzione richiedente la stipula di una polizza per opere d'arte che, dal momento in cui gli oggetti lasciano la propria sede al momento in cui vi fanno ritorno, assicuri i pezzi contro ogni rischio con la formula da chiodo a chiodo e che indichi l'istituzione prestante come beneficiaria o "assicurato aggiunto". Molti scenari possono delinearsi, dallo smarrimento vero e proprio dei pezzi ai danni di vario genere e grado. Nell'interesse delle due parti è consigliabile, prima di dar corso al prestito, che l'istituzione prestante e l'istituzione richiedente concordino una procedura d'arbitrato che tuteli da queste eventualità.
Fornire una lista delle altre istituzioni, compresi i nomi dei rispettivi referenti, che hanno di recente prestato al richiedente materiali da esporre in mostra.
Il richiedente deve fornire un apposito Modulo per l'accordo di prestito per ogni singolo oggetto richiesto. Ciascuna istituzione dovrebbe sottoporre al proprio ufficio legale e alla propria compagnia di assicurazione il modulo per l'accordo di prestito prima di adottarlo ufficialmente. Alcuni prestatori potrebbero richiedere che il richiedente sottoscriva, oltre al proprio, anche il loro modulo per l'accordo di prestito, benché in questo caso sia opportuno adottare ogni precauzione per evitare formulazioni contrastanti. Si allega un esempio di Modulo per l'accordo di prestito
L'istituzione prestante deve fornire all'istituzione richiedente una scheda sullo stato di conservazione di ciascuna opera, o porzione di opera, richiesta in prestito, prima che questa lasci la sua sede. Occorre indicare le condizioni complessive di ogni opera con la descrizione dettagliata dello stato di conservazione della superficie che verrà esposta. Se possibile allegare una fotografia recente alla scheda di conservazione.
L'istituzione richiedente può ricevere l'invito a fornire informazioni sulle proprie credenziali, sul patrocinio della mostra, sul comitato organizzatore, sulle misure adottate per favorire l'accesso pubblico alla mostra e per facilitare l'accesso ai disabili. Altre possibili regolamentazioni possono applicarsi a:
L'istituzione prestante si incarica in genere dell'imballaggio dei pezzi, e può chiedere che tutti gli oggetti vengano reimballati nello stesso modo al momento della restituzione. Qualsiasi cambiamento nell'imballaggio deve essere discusso in anticipo tra l'istituzione prestante e quella richiedente.
Il prestatore definisce le modalità di trasporto e sollecita specifici accordi riguardanti il trasporto. I dettagli del trasporto dovrebbero essere messi a punto prima possibile nel corso della procedura di prestito. A seconda del valore della/e opera/e, il prestatore può acconsentire al trasporto via corriere notturno. Per opere di grandi dimensioni, fragili, o di particolare pregio, l'istituzione può richiedere di utilizzare una ditta specializzata nel trasporto di opere d'arte. In alcuni casi, può venir richiesto che gli oggetti siano seguiti da un accompagnatore, per lo più un membro del personale dell'istituzione prestante. L'accompagnatore sarà presente durante tutte le fasi di trasporto, disimballaggio, installazione, disinstallazione, reimballaggio del materiale prestato.
I prestiti a istituzioni fuori dagli Stati Uniti richiedono l'assistenza di uno spedizioniere accreditato, che deve essere contattato con molto anticipo sulla data di consegna delle opere.Le pratiche doganali e la fornitura delle necessarie licenze d'esportazione sono a carico del richiedente; i colli non devono venir aperti per le ispezioni doganali, ma devono venir sdoganati nella sede della mostra. Il richiedente che riceva un prestito da paese straniero deve inoltre, insieme a un funzionario della dogana, ricevere l'accompagnatore al suo arrivo e scortarlo fino al luogo della mostra.
Al momento della consegna, il richiedente dovrebbe ispezionare il materiale, confrontarlo con la scheda di conservazione fornita dal prestatore, registrarne le condizioni. Qualsiasi danno o discrepanza deve immediatamente venir riferita per telefono e deve essere successivamente comunicata per iscritto al prestatore. A meno che non abbia ottenuto in anticipo uno specifico permesso del prestatore, il richiedente non può in alcun modo alterare, pulire, riparare l'oggetto. Riguardo ai materiali piani, alcune istituzioni potrebbero preferire che il richiedente provveda in proprio a dotarli di passe-partout, cornice, ecc., ma senza un esplicito permesso il richiedente non può aggiungere o rimuovere materiali come vetro, plexiglas, cornici o sostegni. Questa procedura dovrebbe essere ripetuta in ogni sede per le mostre itineranti. Nel caso in cui non riceva alcuna scheda di conservazione, l'istituzione richiedente dovrebbe al momento della consegna redigerne per suo conto una per ciascuno degli oggetti ottenuti in prestito.
A. Il richiedente deve essere certo di ottenere in anticipo un permesso scritto dal prestatore prima di riprodurre, distribuire, trasmettere, o usare in qualsiasi altro modo che per l'esposizione in mostra il materiale ricevuto in prestito. Alcune istituzioni richiedono che ogni tipo di riproduzione, per esempio fotografie o digitalizzazioni, sia realizzato prima che il materiale vada in prestito. In caso di autorizzazione alla riproduzione da parte del richiedente, il prestatore può porre condizioni specifiche per la manipolazione dei materiali.
B. L'eventuale catalogo a stampa della mostra deve essere fornito gratuitamente al prestatore in almeno una copia; alcune istituzioni richiedono più di una copia.
C. Tutti i progetti di riproduzione in Internet dei materiali esposti devono essere discussi con l'istituzione prestante all'avvio delle procedura di prestito. L'istituzione prestante può richiedere che siano attivati appositi links tra il sito web dell'istituzione richiedente e il suo proprio sito e può specificare i dpi desiderati per le immagini.
D.Crediti: Il richiedente dovrebbe citare il credito del prestatore in tutti i materiali che pubblicizzano la mostra, come cartelli, cataloghi a stampa o cataloghi digitali, brochures, informazione via Internet, comunicati stampa, annunci. Il prestatore può specificare la formulazione del testo del credito, all'occorrenza includendo informazioni sul donatore. L'istituzione richiedente descriverà correttamente ciascun oggetto e userà correttamente per le citazioni il testo fornito dal prestatore.
E. Autorizzazioni: Nell'autorizzare la riproduzione di materiale delle sue collezioni, il prestatore deve specificare che non rinuncia al suo proprio diritto di riprodurre un' immagine, o di concedere ad altri il permesso di riprodurla. I richiedenti devono essere consapevoli che in molti casi i prestatori sono proprietari del solo oggetto fisico e non detengono il copyright o altri diritti di proprietà intellettuale sui pezzi concessi in prestito. Ottenere il permesso di riprodurre il materiale implica in tal caso per il richiedente l'autorizzazione da parte di persone, enti o altre istituzioni che siano in possesso di tali diritti o che siano in condizione di reclamarli.
Il richiedente deve essere preparato ad assumersi i costi del prestito . È tuttavia responsabilità dell'istituzione prestante fornire al richiedente una ragionevole stima di TUTTI i costi connessi col prestito di ciascun pezzo. La stima deve essere fornita nel più breve tempo possibile dal momento della registrazione della richiesta. Possono essere individuati:
La American Association of Museums (AAM) ha adottato uno Standard Facility Report che i richiedenti sono incoraggiati a usare o adattare (ISBN 0-931201-55-1). L'edizione corrente comprende il Report su dischetto (versione IBM–compatibile di Microsoft(R) Word, WordPerfect5.1(R), e testo ASCII). È disponibile per l'acquisto presso AAM Bookstore (202-289-9127) o sul sito web AAM ( http://www.aam-us.org).
Per ulteriori informazioni sulle assicurazioni internazionali, consultare Indemnity Administrator of the Museum Program, National Endowment for the Arts (202-682-5574); sito web: http://www.arts.endow.gov/
Altri standards per mostre possono essere consultati su Environmental conditions for exhibiting library and archival materials: ANSI/NISO Z39.79-2001. Bethesda: NISO Press, 2001. ISBN: 10880123-44-0; ISSN1041-5653. Disponibile on-line a: http://www.niso.org/standards/resources/Z39-79-2001.pdf.
ACRL/RBMS. ACRL Guidelines for the Interlibrary Loan of Rare and Inique Materials, pubblicate in C&RL News in October, 2004, e disponibile a http://rbms.nd.edu/ (seguire il link "Standards").
Questo schema deve essere predisposto su carta intestata - oppure indicare in intestazione nome, indirizzo, telefono, fax, indirizzo email del richiedente- e deve lasciare ampi spazi sotto ogni voce, per consentire l'inserimento di tutte le necessarie informazioni.
MOSTRA:
Specificare titolo, luogo(ghi), date d'inizio e fine della mostra.
PRESTATORE:
Nome:
Indirizzo:
Referente (con numero di telefono di lavoro e privato, fax, indirizzo
email);
Forma esatta del nome del prestatore per cataloghi, cartelli,
pubblicità.
OPERA RICHIESTA IN PRESTITO:
Autore/artista /con date, se note);
Titolo o descrizione (forma appropriata);
Indicazione di editore e data(e) (forma appropriata);
Collocazione o numero di inventario ;
Per le opere d'arte, posizione della data (se presente);
Per le opere d'arte, forma e posizione della firma (se presente);
Tecnica/Materiale e supporto;
Specificare come si desidera che l'oggetto venga esposto, ad esempio la pagina d'apertura per il materiale rilegato.Dimensioni dell'opera (altezza, larghezza, profondità, peso);
Dimensioni dell'opera con passe-partout, cornice, base o sostegno, se presente (altezza, larghezza, profondità, peso);
Stato di conservazione, eventuali rotture, strappi, graffi, abrasioni, cadute di colore, altre imperfezioni o difetti nell'opera (se necessario un foglio separato può essere allegato al modulo).
ISTRUZIONI SPECIALI
Per le opere d'arte, può il richiedente rimontare l'opera su passe-partout? O entro cornice? (sì/no)
Sostituire il plexiglas con vetro? (sì/no)
Data stabilita per la consegna al richiedente (il richiedente contatterà il prestatore per definire le modalità di trasporto);
Altre istruzioni per imballaggio, trasporto, installazione.
ASSICURAZIONE (vedi Condizioni Legali)
Il prestatore preferisce provvedere direttamente all'assicurazione? (sì/no); In caso affermativo, indicare la quota da addebitare al richiedente; in caso negativo, indicare il valore assicurativo (prezzo equo di mercato) in valuta corrente
FOTOGRAFIE E RIPRODUZIONI
A meno che l'autorizzazione non sia espressamente negata, si intende che l'opera possa essere fotografata, digitalizzata, filmata, riprodotta per scopi pubblicitari connessi alla mostra e per illustrazioni nel catalogo o in altre pubblicazioni, stampate o elettroniche, e inoltre si intende che riproduzioni della stessa possano esser realizzate e distribuite a scopo didattico;
Può il richiedente riprodurre l'opera in un catalogo o brochure? (sì/no); a scopo pubblicitario? (sì/no); a scopo didattico? (sì/no);
Che tipo di riproduzione è disponibile presso il prestatore: fotografie in bianco e nero? (sì/no); diapositive a colori? (sì/no); file digitale? (sì/no); slides, catoline, altre riproduzioni destinate alla vendita? (sì/no);
Detiene il prestatore il copyright esclusivo? (sì/no); in caso negativo, chi deve essere contattato per acquisire i diritti di riproduzione?
CONDIZIONI LEGALI DELL'ACCORDO DI PRESTITO
LE SUDDETTE CONDIZIONI DI PRESTITO SONO ACCETTATE:
[Datato e firmato da rappresentanti del prestatore e del richiedente.]
In accordo con l'orientamento ACRL, le Guidelines for Borrowing and Lending Special Collections Materials for Exhibition furono riviste da una commissione ad hoc costituita nel 2000. Membri della commissione erano Jennifer B. Lee, Columbia University Libraries, Chair; Lisa Browar, The New School; Timothy D. Murray, University of Delaware Library ; e Michael North, National Library of Medicine. Il testo rivisto fu illustrato al meeting annuale ALA a San Francisco sabato 16 giugno 2001. Il documento fu approvato dalla Commissione Esecutiva RBMS in occasione della sua convocazione nel quadro del meeting annuale ALA tenuto nel 2002 ad Atlanta. Successivamente fu indirizzato ad ACRL Standards and Accreditation Committee per ottenerne il parere e l' approvazione. SAC prese in esame il testo nel corso del suo meeting di mezzo inverno tenuto a Philadelphia nel gennaio 2003, ma rinviò il documento a RBMS con suggerimenti di revisione. Fu costituita allora una task force composta dai membri originari ma con Everett Wilkie nel ruolo di Chair. La seconda revisione fu pubblicata sul sito web RBMS e nel numero di settembre 2004 di C&RL News; un'altra sessione aperta fu tenuta il 14 gennaio 2005 alla conferenza ALA; il RBMS Executive Committee approvò la versione rivista con voto email nel dicembre 2004 e nel gennaio 2005 il meeting ratificò formalmente il voto. Lo ACRL Standards and Accreditation Committee approvò le Linee guida nel suo meeting del 15 gennaio 2005 e ACRL Board of Directors le approvò il 18 gennaio 2005.
si è mantenuta il più possibile aderenza alla lingua originale anche nei casi di difformità dall'uso italiano come ad esempio "Department of special Collections" che in Italia è normalmente indicato come "Sezione delle Collezioni speciali". Il termine "notification" è stato tradotto con "comunicazione" perché l'equivalente "notifica" ha un valore giuridico formale.
C'è stata qualche confusione tra queste linee guida e le ACRL/RBMS Guidelines for the Loan of Rare & Unique Materials, pubblicate in C&RL News nel maggio 1993. Quel documento tratta esclusivamente il caso del prestito interbibliotecario di materiali appartenenti a collezioni speciali, non il caso del prestito per mostra.
testo originale: http://www.ala.org/ala/acrl/acrlstandards/borrowguide.htm (Data ultimo accesso: 2007-06-21)
Copyright AIB
2007-04,
(rev. 2007-06-21)
a cura di Giovanna Grifoni.
URL:
http://www.aib.it/aib/commiss/libro/gacrl.htm