Regolamento amministrativo

Approvato dall'Assemblea generale, Firenze, 2010-11-04 (versione approvata dal CEN, 2010-10-23); in vigore dal 2010-11-04.

Sostituisce il testo precedente approvato dall'Assemblea generale, Roma, 2008-01-19

Art. 1.   Esercizio finanziario

La gestione finanziaria, patrimoniale, amministrativa e tributaria dell'Associazione italiana biblioteche, ancorché operativamente decentrata, è unitaria.

L'esercizio finanziario dell'AIB ha la durata di un anno e coincide con l'anno solare.

La gestione finanziaria si svolge sulla base del bilancio annuale di previsione.

Art. 2.   Bilancio annuale di previsione

Nel bilancio di previsione devono essere dettagliatamente elencate in appositi capitoli tutte le entrate previste e le uscite necessarie per l'attuazione dei programmi dell'associazione.

Nel bilancio di previsione possono essere iscritti fondi di riserva, destinati al riequilibrio in corso d'esercizio della gestione o per sopperire ad eventuali imprevedibili esigenze.

Art. 3.   Predisposizione e approvazione del bilancio di previsione

Il bilancio di previsione deve essere presentato ogni anno dal CEN all'Assemblea generale per l'approvazione.

Il CEN, coadiuvato dal Segretario generale e dal Responsabile amministrativo per quanto di specifica competenza, predispone il bilancio di previsione dopo aver approvato i programmi di attività e il relativo budget delle singole sezioni, che dovranno essere trasmessi entro e non oltre il 31 ottobre di ogni anno.

Nel programma e nel bilancio di previsione vengono iscritte solo le iniziative che oltre ad essere in linea con gli scopi associativi, sono dotate di idonea copertura finanziaria ed appaiono coerenti con l'attività dell'Associazione per l'anno di riferimento

Per iniziative di particolare rilevanza possono essere richiesti contributi al CEN.

Il bilancio di previsione corredato dal parere del Collegio sindacale deve essere presentato all'approvazione dell'Assemblea generale degli associati.

Nelle more dell'approvazione è esplicitamente ammesso l'esercizio provvisorio.

Art. 4.   Gestione finanziaria ed amministrativa

Il Segretario generale ed i presidenti regionali, ognuno per quanto di competenza, pongono in esecuzione il programma di attività approvato dall'Assemblea attenendosi al bilancio di previsione; sono pertanto legittimati, entro i limiti della delega conferita, a sottoscrivere in nome e per conto dell'Associazione tutti gli atti necessari per l'esecuzione del programma e ad effettuare i relativi pagamenti.

I poteri di rappresentanza assegnati dallo Statuto al Presidente dell'Associazione, al Segretario generale ed ai presidenti regionali devono essere esercitati nel pieno rispetto, oltre che delle norme civili, penali e tributarie, delle procedure di seguito previste, tendenti alla corretta compilazione dei bilanci ed al tempestivo adempimento degli obblighi fiscali.

Qualsiasi violazione o ritardo nell'adempimento delle stesse, oltre al risarcimento del danno causato all'Associazione, dà luogo all'applicazione di sanzioni disciplinari.

Art. 5.   Procedure amministrative relative alle Sezioni regionali

I Presidenti regionali si avvarranno nella gestione amministrativa dell'ausilio dei segretari e, se nominati, degli economi.

La riscossione delle entrate deve essere effettuata solo previa emissione, d'intesa con il Responsabile amministrativo, di regolare giustificativo fiscale (fattura o quietanza); i pagamenti devono essere effettuati solo a seguito di presentazione della relativa fattura o di altro documento giustificativo.

È cura dei Presidenti, che possono delegare tale compito all'economo cassiere, annotare immediatamente su di un apposito registro di "prima nota analitica" cartaceo o elettronico, attenendosi rigorosamente al modello indicato dal Responsabile amministrativo, gli estremi di qualsiasi movimentazione contabile di entrata e di uscita.

Le movimentazioni devono essere registrate secondo criteri rigidamente cronologici.

Ogni sezione può costituire un fondo cassa con un importo in contanti non superiore a 2.000 [duemila] EUR.

Il Presidente dell'Associazione stipula accordi con primari istituti di credito presso cui si provvede all'apertura di un conto per ogni sezione regionale. Non è consentito ai presidenti regionali utilizzare altri conti correnti bancari. Eventuali conti correnti postali potranno essere attivati solo a seguito di autorizzazione scritta da parte del Presidente nazionale. I conti (sia bancari che postali) saranno tutti a firma del Presidente nazionale e, entro i limiti della delega, dei presidenti regionali.

Il Responsabile amministrativo potrà operare, su delega del Presidente nazionale, su tutti i conti.

Il saldo dei conti correnti postali non potrà comunque superare l'importo di 2.000 [duemila] EUR.

Ogni incasso, anche se effettuato per contanti, deve essere versato sui predetti conti; qualsiasi pagamento di importo superiore a 1.000 [mille] EUR deve essere effettuato mediante assegno non trasferibile, ovvero, se il pagamento non può essere eseguito direttamente nelle mani del creditore, solo a mezzo bonifico su conto corrente dello stesso.

Art. 6.   Adempimenti periodici

Entro il giorno 5 del mese successivo, è fatto espressamente e perentoriamente obbligo ai presidenti regionali di provvedere all'invio alla Tesoreria nazionale di quanto segue:

• prima nota analitica del mese precedente, sia in forma elettronica (da inviare per via telematica) che in forma scritta (da inviare per posta ordinaria), sottoscritta dal Presidente, accompagnata dagli originali dei giustificativi;
• estratto conto postale;
• copia di eventuali contratti e degli atti che siano comunque fonte di obbligazioni per l'Associazione.
• copia di tutta la predetta documentazione debitamente numerata e classificata cronologicamente deve essere conservata a cura del Presidente presso la sede regionale.

Con cadenza trimestrale devono essere trasmessi:

• estratto conto bancario;
• elenco delle fatture emesse e non riscosse, così come di altre voci relative a crediti maturati
• elenco degli impegni di spesa presi e non saldati

Con cadenza trimestrale il Responsabile amministrativo provvede al calcolo della parte di spettanza della Segreteria Nazionale e delle Sezioni delle quote associative riscosse nel trimestre di riferimento e di tutti gli altri importi che richiedono una compensazione fra Nazionale e Sezioni. Comunica i risultati di questo calcolo ai Presidenti regionali che entro 30 giorni procedono alla verifica della correttezza delle imputazioni risultanti.

Scaduto tale termine il Responsabile amministrativo procede alla liquidazione del conguaglio delle somme eventualmente dovute dalle Sezioni al Nazionale o viceversa.

Il mancato o intempestivo invio della documentazione di cui sopra, fermo quanto disposto dal successivo art. 12, ed anche in assenza di ulteriori provvedimenti di natura disciplinare, comporta l'automatica sospensione, disposta dal Presidente dell'Associazione, per un periodo massimo di tre mesi, dei poteri di rappresentanza e, in caso di reiterate inadempienze, la revoca della delega.

Art. 7.   Inventario

Il Presidente dell'Associazione è consegnatario di tutti i beni presenti presso la sede nazionale; il Presidente regionale è consegnatario di tutti i beni di proprietà dell'Associazione presenti presso la sezione; in ogni caso di cessazione, si procede al passaggio delle consegne previo inventario dei beni: il relativo verbale è sottoscritto dal cessante e dal subentrante.

L'inventario di tutti i beni dell'Associazione deve essere effettuato ad ogni chiusura di esercizio.

La prima redazione dell'inventario viene effettuata all'atto dell'insediamento dei prossimi organi dell'Associazione.

Art. 8.   Adempimento di chiusura d'esercizio

Entro il 5 febbraio di ogni anno il Presidente regionale provvede a trasmettere, insieme alla prima nota di gennaio, l'inventario dei beni presenti nella sezione al 31 dicembre, i rendiconti di competenza, la chiusura di cassa dell'anno, evidenziando il fondo cassa residuo e le eventuali entrate e spese non riscosse o pagate ed una relazione sull'attività svolta.

Art. 9.   Controlli sulla gestione e l'amministrazione

Il Responsabile amministrativo, che cura la tenuta dei libri contabili e controlla la regolarità formale delle scritture e dei documenti contabili, di concerto con il Segretario generale verifica la corretta imputazione agli obiettivi programmatici e la regolarità formale e sostanziale della documentazione mensilmente inviata dalle sezioni regionali, segnalando qualsiasi inadempienza; successivamente provvede alla contabilizzazione fiscale della stessa.

Art. 10.   Redazione del bilancio consuntivo

Il CEN, coadiuvato dal Segretario generale e dal Responsabile amministrativo, provvede alla compilazione del bilancio consuntivo, che si compone di un conto consuntivo, redatto sulla base dello schema del bilancio di previsione, di una situazione patrimoniale e di un conto economico; il bilancio deve essere presentato per l'approvazione all'Assemblea generale, convocata entro e non oltre il 30 aprile di ogni anno.

Il bilancio, unitamente ad una relazione esplicativa e a documenti giustificativi, deve essere posto a disposizione del Collegio sindacale, almeno 30 giorni prima della data fissata per l'Assemblea.

Il Collegio sindacale deve relazionare l'Assemblea sui risultati dell'esercizio associativo e sulla tenuta della contabilità, ed esprimersi in ordine al bilancio ed alla sua approvazione. Il bilancio deve restare depositato in copia nella sede dell'Associazione durante i 15 giorni che precedono l'Assemblea e sino alla sua approvazione, a disposizione degli associati, che ne possono prendere visione.

Art. 11.   Imposte

Al termine dell'esercizio, in sede di redazione del bilancio, ma non oltre la presentazione della dichiarazione relativa ai redditi dell'Associazione, viene ripartita, proporzionalmente agli utili conseguiti dalle singole sezioni regionali, la quota di imposta da pagare e si provvede alla relativa riscossione.

Art. 12.   Controlli e verifiche

Il CEN può chiedere al Presidente nazionale ed ai presidenti regionali di essere informato sull'attuazione del programma, sul rispetto del bilancio preventivo e sulla puntuale applicazione delle procedure contabili ed amministrative. Il Presidente può disporre ispezioni presso le sezioni e, qualora ne ravvisi la necessità, può richiedere al CEN che questi, sentito il parere del Collegio sindacale, provveda alla nomina di un commissario pro tempore, per il riordino contabile ed amministrativo della sezione; nelle more del commissariamento il Presidente regionale resta sospeso temporaneamente dalla carica.

Art. 13.   Circolari

Il CEN può, mediante circolari, apportare modifiche ai termini ed alle modalità di esecuzione posti con il presente regolamento, nonché disporre deroghe ed integrazioni allo stesso qualora rivestano carattere di urgenza; tali modifiche dovranno successivamente essere ratificate dall'Assemblea degli associati.