La sospensione dei servizi di apertura al pubblico di biblioteche e archivi
ai sensi del DPCM del 3 novembre 2020
e nuove modalità organizzative per i servizi a distanza delle biblioteche e degli archivi
Strategie condivise tra Regione Toscana-Reti documentarie locali toscane-Rete Cobire-AIB Toscana-ANAI Toscana-Soprintendenza archivistica e bibliografica della Toscana-SABT
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In riferimento al nuovo DPCM del 3 novembre 2020 che, all’articolo 1 comma 9 punto r, dispone la sospensione “dei servizi di apertura al pubblico dei musei e degli altri istituti e luoghi della cultura di cui all’articolo 101 del Codice dei beni culturali e del paesaggio, D. Lgs. n. 42/2004” (quindi anche delle biblioteche e degli archivi) a decorrere dal 6 novembre fino al 3 dicembre 2020, precisando che le “Linee guida per la riapertura delle attività economiche, produttive e ricreative”, come aggiornate nella Conferenza delle Regioni e Province autonome dell’8 ottobre 2020,rimangono in vigore in relazione alle attività consentite dallo stesso DPCM, le 12 Reti documentarie locali toscane, Rete Cobire, AIB Toscana, ANAI Toscana, Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Toscana-SABT, Regione Toscana-Settore Patrimonio culturale, Siti Unesco, Arte contemporanea, Memoria,
CONCORDANO DI ADOTTARE LE SEGUENTI STRATEGIE:
1) Il riferimento per le biblioteche e archivi in Toscana rimane il documento elaborato congiuntamente da questo tavolo di lavoro, Documento di indirizzo per la riapertura di biblioteche e archivi in Toscana nella fase 2 dell’emergenza sanitaria da COVID-19, approvato con Ordinanza n. 60 del 27 maggio e confermato nella sua validità dall’ordinanza n. 95 del 23 ottobre 2020, fatte salve le modifiche apportate dal DPCM del 3 novembre 2020: https://www.regione.toscana.it/-/biblioteche-le-misure-da-adottare-per-evitare-la-diffusione-del-coronavirus
2) E’ necessario potenziare il servizio di Biblioteca digitale Toscana-MediaLibraryOnline (MLOL) e di altre piattaforme digitali (come Indaco e altre):
a) incrementando i patrimoni digitali, per garantire accesso e prestiti rispondendo alle richieste sempre maggiori degli utenti;
b) investendo maggiormente nella promozione di tali servizi da parte delle Reti e delle singole Biblioteche;
c) promuovendo corsi di alfabetizzazione a distanza (sia di formazione di base che di aggiornamento) di utenti e staff per conoscere le varie collezioni digitali disponibili (edicola digitale, ebook, audiolibri, film etc.);
d) promuovendo l’uso della piattaforma mediante corsi a distanza di alfabetizzazione (sia per gli utenti che per lo staff). Si fa presente che la Rete SDIAF e l’Istituto culturale “A. Lazzerini” di Prato, che sono gli istituti che coordinano il servizio MLOL a livello regionale (progetto promosso e finanziato dalla Regione Toscana), hanno realizzato materiali informativi e promozionali e anche video-tutorial che è possibile richiedere (servizionline.sdiaf@gmail.com – d.gelli@comune.prato.it).
3) Rimane attivo il servizio di prestito interbibliotecario nel territorio regionale, quindi sia all’interno della rete che a livello regionale (servizio LIR: https://lir.comune.empoli.fi.it/)
4) Per garantire i servizi a distanza delle biblioteche si ritiene di organizzare il prestito a distanza obbligatoriamente su appuntamento e con prenotazione (mediante diversi canali) con le seguenti possibili e diverse modalità:
– incrementando il numero dei prestiti mensili previsti per ogni utente e la relativa durata (sospendendo dunque temporaneamente il regolamento del prestito laddove preveda multe e altre penalità per la mancata restituzione del prestito nei termini di scadenza);
– prestito a domicilio: si suggerisce di attivarlo in modo capillare, dando priorità alle persone anziane, sole e con patologie, o impossibilitate a muoversi;
– prestito decentrato sul territorio: possono essere attivati punti di prestito distribuiti nel territorio in base ad accordi e alleanze con soggetti diversi (esempio: presso le tende della Protezione civile; presso i negozi e botteghe, presso i centri commerciali etc…);
– prestito “da asporto”: la consegna e restituzione dei libri e altro materiale della biblioteca avviene in spazi al chiuso o all’aperto diversi da quelli adibiti al servizio di apertura al pubblico (come ad esempio atrio d’ingresso, cortile e loggiato esterno, pianerottolo, spazio pedonale di fronte al portone di accesso, giardino, corridoio, magazzino con entrata separata, spazi non coperti da sistemi antitaccheggio, etc.). Potrà essere prevista anche la modalità “drive through”, ampiamente adottata in altri contesti, per la consegna dei plichi contenenti le prenotazioni ai passeggeri delle autovetture incanalate dalla biblioteca entro specifiche corsie di accesso.
5) Si raccomanda particolare attenzione nel salvaguardare i contratti in essere riguardanti la gestione di attività e servizi in biblioteche e archivi, al fine di evitare penalizzazioni che possano derivare da sospensioni o decurtazioni pesanti degli stessi contratti. A tale fine, si valuti accuratamente la possibilità di sostituire le attività al momento non eseguibili come quelle di front- office – causa disposizioni vigenti per contenere la diffusione e il contagio da COVID-19 – con attività e servizi digitali, a distanza (come il servizio di prestito di cui al punto precedente), attività di bonifica dei cataloghi, catalogazione etc.., che possono essere svolti anche in modalità smart working, oltre che in sede. Si rinvia al paragrafo 5 del Documento di indirizzo per la riapertura di biblioteche e archivi in Toscana nella fase 2 dell’emergenza sanitaria da COVID-19: https://www.regione.toscana.it/-/biblioteche-le-misure-da-adottare-per-evitare-la-diffusione-del-coronavirus
6) Rimane possibile l’accesso a fini amministrativi alla documentazione archivistica e in generale a quegli archivi di supporto al lavoro delle istituzioni di riferimento, che pur essendo ricompresi nell’art. 101 comma 2 lettera c) del Codice dei Beni Culturali, non possono essere totalmente e senza eccezioni contemplati tra i servizi sospesi ai sensi del DPCM del 3 novembre, articolo 1 comma 9 punto r (ad esempio il servizio consultazione di atti relativi agli uffici tecnici del servizio urbanistica, conservati presso gli archivi di deposito, la cui richiesta sta crescendo notevolmente a causa del cosiddetto “Ecobonus 110%”). In particolare ci si riferisce alla necessità di garantire il diritto di accesso agli atti amministrativi da parte degli utenti esterni, all’accesso civico e alle esigenze di consultazione interne dei soggetti produttori d’archivio. Per gli archivi di esclusivo interesse storico, si raccomanda di offrire modalità alternative di consultazione dei documenti oggetto di studio e ricerca tramite l’impiego delle tecnologie digitali, con speciale riguardo alle esigenze connesse ad attività lavorative e produttive.
7) Si raccomanda di incentivare il più possibile la riproduzione fotografica dei documenti da parte degli utenti, in tutti i casi in cui sia possibile per osservanza del diritto di autore e della normativa sulla privacy (ad esempio documenti di archivio). E’ raccomandabile potenziare i processi di digitalizzazione del materiale, anche con riferimento alla valorizzazione e fruizione delle collezioni storiche delle biblioteche e dei documenti d’archivio, promuovendo il servizio di accesso e consultazione digitale delle risorse. In particolare si sollecita la messa in rete di tutti gli inventari dei Fondi archivistici, a stampa o dattiloscritti/manoscritti (anche se non perfezionati, con avvertenze in merito per gli studiosi) in formato pdf o tramite immagini fotografiche jpg, anche a risoluzione non eccessiva. Eventuali campagne di digitalizzazione di documenti d’archivio che vadano oltre le singole riproduzioni effettuate dagli utenti e/o da essi richieste nell’ordine di pochi scatti e acquisizioni, dovranno essere preventivamente concordate con la Soprintendenza Archivistica e Bibliografica e con essa progettate in un contesto di rispondenza tecnica e culturale a esigenze di tutela e valorizzazione del bene interessato.
8) Si ritiene di proseguire la programmazione di tutte quelle attività culturali della Rete e della biblioteca/archivio che sia possibile offrire in modalità digitale, cercando di trasferire quanto più possibile i percorsi di promozione del libro e della lettura, di divulgazione, di alfabetizzazione informativa, informatica e digitale dagli spazi fisici a quelli digitali. Si raccomanda attenzione particolare al pubblico dei bambini e ragazzi.
6 novembre 2020
