La Direttiva su AIB-WEB dichiara che “l’AIB nello svolgimento della sua attività istituzionale utilizza tutti gli strumenti della comunicazione, da quelli tradizionali a quelli più moderni permessi dall’attuale evoluzione tecnologica.”
In tale direzione nel 2009 l’AIB aveva stipulato una Convenzione con e-LIS che prevedeva il deposito volontario dei contributi – intesi come pubblicazioni – prodotti in ambito associativo in modalità accesso aperto.
La Direttiva precisa che si debba sempre considerare “AIB-WEB e le pagine ufficiali dell’AIB sui social network come la sede naturale in cui confluiscono e vengono ordinati, aggiornati e conservati tutti i documenti e i dati pubblicamente accessibili della vita associativa che sia possibile gestire con la tecnologia disponibile.”
Il deposito in e-LIS va visto come strumento complementare: non si tratta di un trasferimento in luogo diverso da AIB-WEB ma di un deposito utile a assicurare un archivio per la conservazione della produzione editoriale dell’Associazione oltre che un modo semplice per garantire una maggiore visibilità a quanto pubblicato dall’Associazione.
e-LIS è un archivio disciplinare internazionale ad accesso aperto che permette un notevole impatto di quanto prodotto da AIB, garantendo un appropriato sistema di metadatazione e indicizzazione e una diffusione capillare entro le comunità LIS di vari Paesi. Sono ad oggi oltre 20.000 i paper depositati da circa 80 editor di diversi Paesi e 22 le lingue presenti, in 15 anni di attività.
Secondo quanto previsto dalle policy di e-LIS sono accettati documenti in qualsiasi lingua, ma si richiede che il record (il set di metadati associati al contributo depositato) sia munito di abstract in lingua inglese oltre a quello nella lingua del testo e le parole chiave anche in inglese: questa operazione è a cura del redattore che deposita i documenti in e-LIS.
La Convenzione individua il materiale idoneo al deposito in e-LIS dai seguenti canali AIB
- Pubblicazioni AIB, con particolare riferimento ad AIB Studi e alle riviste scientifiche;
- Materiale prodotto dalle Commissioni, dai Gruppi di studio e dalle Sezioni in occasione di eventi di particolare rilievo.
È oggetto di deposito in e-LIS il materiale in forma finita prodotto nell’ambito di iniziative AIB, come gli atti di incontri, seminari, corsi, presentazioni, convegni nazionali, che rientrino tra le 23 possibili tipologie previste da e-LIS (ad esempio, capitoli di libro, articoli in rivista, contributi a convegno; si rimanda alle linee guida di e-LIS per l’elenco completo).
I materiali liberamente accessibili devono essere prioritariamente pubblicati su AIB-WEB secondo quanto previsto dalle Linee guida sulla comunicazione di AIB-WEB.
In base alla citata Convenzione tra AIB ed E-LIS, il deposito dei lavori in e-LIS sarà compiuto a cura dell’AIB, mentre e-LIS provvederà ad attivare tutte le utenze necessarie.
Il deposito sarà effettuato da parte AIB-WEB da uno o più volontari che periodicamente si occuperanno di archiviare in e-LIS quanto pubblicato in AIB Studi in primis. Successivamente si procederà al deposito di altre pubblicazioni, secondo le esigenze dell’AIB.
La partecipazione da parte delle sezioni regionali è volontaria e tuttavia caldamente raccomandata. Il coordinatore di AIB-WEB, d’accordo con le strutture associative responsabili dei contributi pubblicati che possono formare oggetto di deposito in E-LIS, individua uno o più editor cui affidare la responsabilità dell’inserimento dei contenuti in e-LIS. I nominativi vanno comunicati all’Admin Board del repository elis.repository@gmail.com.
Sarà cura di E-LIS creare un profilo editor come AIB-ITA con i nomi delle persone che si occuperanno dell’inserimento dei metadati e dei contenuti.
Il personale addetto al deposito riceverà istruzioni e aggiornamenti sulle procedure e sulle policy da seguire. E-LIS metterà a disposizione dei redattori a cui non siano familiari le operazioni di deposito in un archivio aperto materiale informativo adeguato e un indirizzo mail a cui poter rivolgere domande e richieste di chiarimento.
L’AIB deciderà il momento in cui depositare in e-LIS ad accesso aperto, in accordo con gli autori che detengono la titolarità dei diritti e nel rispetto dei diritti editoriali eventualmente presenti.
Nel caso in cui le sezioni abbiano pubblicazioni periodiche ad accesso aperto – es. Bibelot, Bibliotime o VediAnche – queste possono essere oggetto di deposito da parte del redattore regionale, purché la licenza negoziata con gli autori lo consenta.
Al momento del deposito, il documento a testo pieno dovrà essere in formato PDF.
Il Gruppo di Studio AIB sull’Open Access e il Pubblico Dominio (GOAPD) goapd[at]aib.it sovrintende alla corretta gestione del flusso di informazioni e tra l’Associazione Italiana Biblioteche ed e-LIS.
Roma, 02/11/2018
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| Antonella De Robbio – e-LIS Chief Executive Officer | Rosa Maiello – Presidente Associazione Italiana Biblioteche |
