AIB. Sezione Veneto. Congressi
"17. Seminario Angela Vinay"
bibliotECONOMIA
conservare il futuro
Giovanna Pasini, Assistente presso l'ASAC della Fondazione La Biennale di Venezia
ASAC-Dati: uno strumento per conservare il futuro
ASAC-Dati è un giovane progetto: ha solo un anno e un mese di vita. Si
tratta di un sistema informativo unitario per la gestione e l'accesso al materiale
dell'Archivio Storico delle Arti contemporanee e alle informazioni delle manifestazioni
e delle attività culturali correnti della Biennale.
Per circa trent'anni, Ca' Corner della Regina ha ospitato le collezioni dell'ASAC.
I lavori di restauro di questo prestigioso palazzo hanno determinato la chiusura
al pubblico dell'archivio. Se esigenza primaria rimane reperire e allestire
una nuova sede, dal 2004 il programma di attività dell' ASAC è
stato definito sulla base dell'esigenza prioritaria di avviare attività
collegate alla valorizzazione, alla tutela e alla conservazione delle raccolte
che costituiscono il patrimonio prezioso della Biennale e la memoria storico-culturale
di un secolo.
Il progetto ASAC-Dati si inserisce proprio su questa linea avendo come obiettivi
la visibilità e la fruibilità delle raccolte, in continuo incremento,
oltre alla loro gestione e organizzazione archivistica.
Ma è necessario fare un passo indietro e ricordare il convegno tenuto
nel dicembre del 2004 "ASAC ONLINE. Il sito web degli istituti di cultura",
che rappresentò una preziosa occasione di confronto tra specialisti e
altri Istituti culturali, al fine di individuare la metodologia più adatta
per la fruizione in rete dello sterminato patrimonio di documentazione cartacea
e multimediale dell'ASAC.
In tale occasione, furono attivate numerose postazioni informatiche che resero
possibile la fruizione, in rete Intranet, di alcuni dei data base realizzati
nel tempo delle seguenti raccolte:
Tale situazione però si presentava estremamente frammentata: esisteva
una diversa base di dati per quasi ogni fondo e per quasi ognuna delle manifestazioni.
Si trattava di fogli di lavoro o semplici tabelle inserite in programmi di videoscrittura.
In altri casi, anche se veniva utilizzato un sistema di base di dati, le informazioni
erano rappresentate da una singola tabella. Ciò era determinato dalla
necessità di un rapido sviluppo di un sistema per l'archiviazione di
informazioni e la necessità di privilegiare la semplicità di interazione
da parte del personale dell'Archivio con il sistema.
Ma questo portava a delle forti limitazioni dei sistemi in uso:
Tale frammentata situazione richiedeva e spingeva verso la realizzazione di una base di dati unificata. ASAC aveva già avviato in passato due diversi progetti:
Un'esigenza più volte ribadita dal direttore Giorgio Busetto era quella
di non avviare nuovi lavori senza prima verificare la possibilità di
recuperare quelli che già erano stati avviati per la soluzione di un
problema. Quindi nel 2005 il Mostra delle Mostre è stato recuperato
e aggiornato: mentre si procedeva a migliorare funzionalità e modalità
di ricerca, si è continuato a inserire i dati e attualmente sono stati
inseriti dati relativi a 10 edizioni dell'Esposizione internazionale d'Arte.
Nei primi mesi del 2004 vennero ripresi i contatti anche con Exante (Kora)
per poter riprendere in mano anche il lavoro del Sistema Multimediale.
Ma la proposta di non utilizzare software open source, oltre alla necessità
di stanziare molte risorse solo ed esclusivamente su questo progetto, hanno
reso questa via impraticabile.
Nel frattempo si era stipulata una convenzione con il Dipartimento di Ingegneria
dell'Informazione dell'Università di Padova, quindi all'inizio del 2005
iniziò una fase di attenta e scrupolosa disamina del patrimonio digitale
dell'archivio che coinvolse naturalmente anche i diversi e frammentati data
base. Tale indagine evidenziò la ricchezza del patrimonio di dati dell'archivio
ma anche la fragilità dei suoi strumenti che ne impedivano la divulgazione
online.
Venne allora richiesto uno studio di fattibilità alla spin-off
del Laboratorio di Tecnologia e Telecomunicazioni Multimediali del Dipartimento
di Ingegneria dell'Informazione (DEI) dell'Università di Padova, 3Deverywhere,
che propose la realizzazione di una base di dati unificata, realizzata con software
di tipo open source, per garantire maggior sicurezza e stabilità
rispetto a software proprietari, secondo un programma di attuazione che prevedeva
3 scadenze temporali nell'arco di tre anni per il completamento del progetto.
Nel settembre del 2005 il progetto ha avuto inizio. Essenziali si sono dimostrate
le numerose interviste effettuate ad un ristretto numero di responsabili dei
fondi, in modo non solo da gettare le basi, durante i primi incontri, di un
linguaggio comune con il quale descrivere il campo di applicazione ed evidenziare
quindi le componenti fondamentali che accomunano i diversi fondi, ma anche per
spiegare ai tecnici similarità, differenze e connessioni tra le diverse
tipologie di informazioni gestite dall'ASAC.
Durante gli incontri con il personale emerse, inevitabilmente, come uno dei
primi problemi da affrontare, fosse il diverso significato attribuito ad alcuni
termini del linguaggio comune, che invece nella terminologia adottata comunemente
nel mondo delle basi di dati assumono una particolare accezione.
Dai colloqui vennero evidenziati alcuni requisiti di cui era necessario tenere
conto nella progettazione della base di dati dell'ASAC:
La quantità, la varietà e l'eterogeneità dei materiali
dell'archivio ha determinato la necessità di suddividere l'intero progetto
in tre diverse fasi e quindi di identificare i fondi e le manifestazioni che
per primi sarebbero stati trattati. Ecco allora che la realizzazione di una
base di dati per la gestione di Cineteca, Fototeca e di notizie relative alla
Manifestazione del Cinema ha rappresentato la prima fase di questo importante
e complesso progetto.
Grazie anche al lavoro di nove catalogatori, da aprile a settembre del 2006,
nel nuovo data base ASAC-Dati sono stati inseriti:
ASAC-Dati è stato testato alla 63. Mostra Internazionale d'Arte
Cinematografica: in tempo reale i mille scatti giornalieri fatti dai fotografi
Biennale venivano selezionati, catalogati e resi disponibili alla consultazione
attraverso alcune postazioni dedicate proprio alla loro visualizzazione.
Entro dicembre 2006 ASAC-Dati sarà online; di qui la nostra soddisfazione
e preoccupazione.
Il varo di ASAC-Dati risulta necessario anche a fronte della convenzione stipulata
nel dicembre 2005 con il Ministero per i Beni e le Attività Culturali
al fine di partecipare al Portale della Cultura: da pochi giorni sino alla fine
di ottobre i nostri ingegneri di Padova lavoreranno in collaborazione agli ingegneri
di Pisa per rendere interoperabili i due sistemi.
A questo punto risulta necessario decidere circa il futuro dell'altro data
base Mostra delle Mostre: continuare ancora per qualche tempo su
binari distinti e collegati eventualmente solo da un semplice link oppure cercare
di riutilizzare il più possibile il lavoro di analisi e realizzazione
dello schema di questa base di dati, facendolo confluire anch'esso in ASAC-Dati?
Un lavoro complesso, meticoloso, interminabile da un lato, ma che proprio la chiusura dell'ASAC rende necessario al fine di realizzare la valorizzazione dell'archivio, per rendere accessibile da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento le sue collezioni e, nel contempo, dimostrare di essere un valido strumento per la gestione e, di conseguenza, la conservazione delle sue preziose raccolte. Un lavoro che, come è facile immaginare, necessita di un grande sforzo economico e che la sempre più difficile reperibilità di risorse mette in difficoltà. Ma noi, proprio a un anno di distanza dall'avvio del progetto ASAC-Dati, dopo aver individuato la manifestazione - quella di Arti Visive, anche in occasione della 53. Esposizione Internazionale d'Arte, che inaugurerà a giugno del 2007 - e altri fondi dell'Archivio: manifesti, fondo artistico da trattare, abbiamo dato il via all'analisi e quindi alla realizzazione della seconda parte del progetto.
Copyright AIB 2007-08, ultimo
aggiornamento 2007-09-23 a cura di Marcello Busato e Giovanna
Frigimelica
URL: http://www.aib.it/aib/sezioni/veneto/vinay17/pasini06.htm