VALUTARE LA COOPERAZIONE

Gabriella Faoro, Servizio Biblioteche della Provincia di Belluno

Il significato di questo intervento è quello di tracciare le linee segnate dalla nascita e dai successivi percorsi del Servizio Provinciale Biblioteche di Belluno, occasione per raccontare come le biblioteche bellunesi abbiano lavorato in questi ultimi anni, entrando nella dimensione cooperativa sperimentando soluzioni particolari, per qualificare il proprio ruolo nella società locale.
Non si può parlare oggi delle nostre biblioteche senza spiegare cosa fossero all’inizio degli anni Novanta, altrimenti non se ne comprendono i risultati, ma soprattutto i percorsi seguiti per raggiungerli.

La situazione era segnata allora da una radicale precarietà, con la maggior parte delle biblioteche assai poco funzionanti per una lunga serie di ragioni:

perché mancanti di risorse finanziarie
collocate in sedi non idonee
affidate a personale non professionalizzato, con ampio ricorso ai volontari
con la conseguenza di orari di apertura minimi e per di più irregolari
con un’offerta di materiali librari spesso inadeguata alla domanda dell’utenza di un servizio di biblioteca "di pubblica lettura"
prive spesso di un qualsiasi catalogo

Dunque una condizione generale di sofferenza, che si traduceva in frammentarietà e inadeguatezza del servizio pubblico, quando non nella sua mancanza, secondo i casi locali.
Con l’idea che una soluzione a queste carenze potesse trovarsi -come già avveniva in altre parti- nella cooperazione, nel mettere insieme e gestire unitamente le risorse, l’Amministrazione Provinciale decise di assumere un ruolo attivo nello sviluppo dei servizi bibliotecari, indirizzandolo nella logica e secondo i fini di una politica culturale per il territorio.
Nel 1993, sulla scorta della legge n. 142/90 e della legge regionale n. 50/84 e grazie al finanziamento della Regione Veneto, avviava perciò un progetto di collaborazione fra le biblioteche bellunesi, coinvolgendo inizialmente quelle che apparivano più attive e stimolate perché facessero da traino per le altre realtà.
Una volta individuata nella convenzione la forma amministrativa per la collaborazione tra gli enti, l’intervento di pianificazione si è sviluppato con la definizione di obiettivi, l’attivazione di strumenti e risorse, la scelta di un assetto organizzativo.

Provo a ricostruire.
Voler assumere un compito di coordinamento e promozione dei servizi sul territorio ha portato necessariamente con sé l’adozione immediata di alcune decisioni.
Anzitutto la scelta di centralizzare precise funzioni, secondo evidenti ragioni di efficacia/efficienza nel conseguimento degli obiettivi e nell’impiego delle risorse.
Le stesse ragioni che consigliavano contemporaneamente di optare per la creazione di una propria struttura, organicamente inserita nel quadro dei servizi e degli uffici dell’ente, anziché investire di tali compiti un qualche soggetto esterno.
Né tanto meno, pur essendo quello bellunese un territorio piuttosto vasto e geograficamente articolato, veniva presa in considerazione la possibilità di creare dei sottosistemi locali: in un bacino di utenza potenziale pari a 210.000 abitanti non si è riconosciuta altra opzione valida alla decisione di centralizzare presso la Provincia tutte le parti dell’azione di back office, non più economicamente svolgibili dal singolo operatore.
Superata la fase sperimentale dell’avvio, gestita attraverso l’affidamento di incarichi di consulenza, nel 1996 si provvedeva perciò ad istituire il Servizio Provinciale Biblioteche quale unità operativa complessa.
L’attività del Servizio vede attualmente impegnati a tempo pieno tre dipendenti, di cui uno con compiti di responsabile e coordinatore della rete, ai quali si affiancano in via ordinaria tre collaboratori esterni per l’attività catalografica: forma parziale di outsourcing, resasi indispensabile per fare fronte alle dimensioni raggiunte nel tempo dal lavoro di catalogazione degli acquisti delle biblioteche aderenti (15.852 volumi nel 2003).

Attivare strumenti e risorse utili a incidere la realtà in un contesto, come quello sopra tratteggiato, ha richiesto un impegno decisamente rilevante.
L’adesione al Servizio è sancita, come si è detto, dalla stipula di una convenzione con il soggetto da cui la biblioteca dipende amministrativamente. Questa convenzione prevede in capo al soggetto partner il solo onere dell’acquisto dell’attrezzatura hardware necessaria per l’uso del software di gestione.
Sottolineo con questo che le biblioteche partecipanti alla rete fruiscono dei servizi prodotti in forma centralizzata a titolo pienamente gratuito: la Provincia si è fatta carico di tutti i costi afferenti l’automazione, la catalogazione, la movimentazione dei libri, la formazione professionale degli operatori, ora anche la comunicazione pubblica per la promozione delle biblioteche. Lo ha potuto fare con risorse proprie e grazie al contributo finanziario che la Regione Veneto in questi anni non ha mai fatto mancare.
Un simile quadro di così rigorosa applicazione delle politiche di welfare alle biblioteche non mi pare trovi analogo esempio nel contesto regionale. A dare ragione a questa vistosa anomalia è stata la precisa convinzione che solo un forte sostegno, secondo una logica di sussidiarietà, poteva creare le condizioni utili affinché le biblioteche bellunesi si sollevassero dall’intrinseca debolezza originaria.
I mutamenti nel panorama confortano oggi quella scelta: sembra scontato dire che la fruizione dei servizi centralizzati ha migliorato la qualità complessiva dell’offerta delle singole biblioteche, con la conseguenza di un incremento degli utenti e di una loro maggiore visibilità anche da parte degli enti proprietari. Molte biblioteche hanno trovato una sede adeguata; ne sono state istituite di nuove; nella maggior parte si è provveduto a inserire personale qualificato; gli orari d’apertura sono stati ampliati; l’utenza va crescendo e chiede nuovi servizi.

Si è detto delle risorse finanziarie investite sul settore delle biblioteche in provincia. L’idea di cooperazione in rete, se correttamente intesa, implica però una partecipazione di risorse anzitutto professionali e intellettuali.
La determinazione degli obiettivi di sviluppo e l’ideazione degli interventi conseguenti deve essere necessariamente frutto del dialogo con i bibliotecari.
Un coinvolgimento assembleare, possibile per i piccoli numeri agli inizi della vicenda della cooperazione, si è dimostrato alla prova del tempo difficilmente produttivo di indirizzi coerentemente utili ad una crescita qualitativa del sistema, che ne accompagnasse parallelamente il rapido aumento di dimensioni.
Dall’autunno del 2001 questo rapporto necessario trova perciò forma e sostanza nell’opera della Commissione Tecnica del Servizio che ha lo scopo di rappresentare le biblioteche e di esprimerne le istanze nei confronti dell’Amministrazione Provinciale, ciò consente di cogliere i bisogni del territorio e al tempo stesso di valorizzare nel modo più proficuo le competenze professionali maturate tra gli operatori, rendendole disponibili per l’intero sistema di rete. La Commissione si rende partecipe dell’attività del Servizio, che supporta con capacità di consulenza e di proposta; di concerto questo predispone i programmi di settore, nel quadro degli indirizzi generali della politica bibliotecaria regionale e in relazione alle funzioni di coordinamento e di programmazione riconosciute all’Ente per il rispettivo ambito territoriale.

La definizione degli obiettivi attraversa la storia del Servizio con uno sforzo continuo di verifica e revisione. Tocchiamo solo alcuni punti.
Uno dei primi obiettivi scelti è stato quello di comprendere nella rete biblioteche di varia tipologia (da quelle comunali alle scolastiche, dalle biblioteche di enti privati a quelle di amministrazioni statali, di pubblica lettura e istituti specializzati), pur consapevoli che su questa strada si sarebbero incontrati ostacoli e difficoltà maggiori, perché diversa ne è la gestione, diverse le finalità che perseguono e l’utenza a cui si rivolgono, ma con la convinzione che integrare le risorse non poteva che rivelarsi arricchimento complessivo per l’intero servizio.
L’esperienza, pur con buoni risultati, ci ha insegnato che forse è opportuno modulare il rapporto di ciascuna biblioteca con l’insieme del sistema e quindi il suo posizionamento in relazione alla tipologia della stessa. Non è cioè realistico e nemmeno utile supporre di livellare i contenuti e i modi della partecipazione al sistema per tutte le biblioteche, a prescindere dalla funzionalità complessiva di ciascuna categoria. Penso ad esempio alle biblioteche scolastiche, di cui sono noti i problemi di gestione e la generale scarsità di risorse, e che richiedono pertanto interventi specifici, diversi da quelli pensati per le biblioteche pubbliche locali. Vanno calibrati di conseguenza anche gli strumenti per agire, anzitutto la convenzione che ne regola il rapporto, perché possano dare e ricevere dalla cooperazione in ragione della loro missione costitutiva.
Altro obiettivo, perseguibile forse più a livello politico, è ancora quello di spingere gli enti partner ad abbandonare le residue forme di gestione affidata a volontari, causa delle precarietà indicate in termini di mancata attivazione dei servizi, "non-qualità" degli stessi e incapacità addirittura di fruire di quanto erogato dal Servizio.
Rimane vero che siamo ancora in presenza di un numero significativo di biblioteche che rendono poco servizio. Si è insistito nel suggerire l’adozione di forme cooperative per un esercizio associato: la logica di una biblioteca in ogni comune è largamente superata da tempo, ancor più se la povertà di risorse non consente l’organizzazione di un servizio adeguato, a favore piuttosto dell’ipotesi di alcune buone biblioteche con funzione sovracomunale. Su questo fronte parte dei frutti sperati è però ancora da raccogliere.
Più che dire poi degli ambiti coperti dai servizi di rete attivati in questi anni, che soddisfano il livello base di un sistema bibliotecario (catalogazione centralizzata/partecipata, produzione del catalogo collettivo, interprestito, movimentazione dei materiali, assistenza tecnologica e biblioteconomica, formazione degli operatori, misurazione dei servizi, promozione delle biblioteche), va indicato un impegno alla verifica delle loro modalità operative, in ordine ad un obiettivo generale di economia e efficacia nel funzionamento complessivo del sistema bibliotecario. Esempio può essere quello della movimentazione dei volumi: il servizio ha ormai un passato di cinque anni, durante i quali ha conosciuto alcuni cambiamenti nella gestione, allo scopo di perseguirne l’ottimizzazione nei modi e nei costi globali, sempre in rapporto ai tempi di esecuzione. Perciò, dopo aver affidato successivamente l’intero servizio a due ditte private, dal 2000 la movimentazione dei documenti per il prestito interbibliotecario è stata separata dal trasporto del materiale da catalogare: questo rimane ancora in appalto a una ditta di spedizioni in considerazione della comodità offerta dal ritiro e consegna dei pacchi a domicilio, mentre per il prestito ci si è affidati alle Poste Italiane. Il servizio pubblico postale è stato stimato infatti più idoneo in ragione della sua economicità (tariffa ridotta per i "pieghi di libri" in posta ordinaria, costo rapportato all’effettivo uso), capillarità (presenza diffusa degli sportelli postali: 120 per i 69 comuni bellunesi), semplicità di utilizzo e efficienza nei tempi di consegna (non più di tre giorni anche per i centri più distanti tra loro).

Da quanto detto si comprende perciò come il temine "cooperazione" abbia significato finora in Provincia di Belluno un rapporto essenzialmente "monoflusso": la fornitura di servizi alle biblioteche da parte dell’Ente sovraterritoriale. È dunque un termine forse spurio, se non lo si intende come perseguimento della condivisione di finalità e obiettivi per il miglioramento dei servizi al cittadino, in risposta all’insufficienza delle biblioteche nel "fare da sé".
Tuttavia questo rapporto apparentemente univoco determina comunque un’interdipendenza tra le parti (biblioteche e centro-servizi provinciale): il centro non può prefiggersi né tanto meno conseguire alcun obiettivo di sviluppo per le biblioteche, se non "con" le biblioteche. Non si muove cioè in alcuna direzione, se questa non è discussa insieme, condivisa nella scelta e partecipata nel percorso; soprattutto, se manca una ben fondata base di partenza nella realtà di risorse e servizi del complesso delle biblioteche della rete.
È presto messo a fuoco così un punto cruciale, in una valutazione che voglia essere pienamente consapevole, delle possibilità e dell’utilità del cooperare: i vincoli, che questo impone, in termini di standard minimi da garantirsi da parte dei soggetti che compongono la rete.

La scelta iniziale di non fissarne, riducendo di conseguenza l’adesione ad un appello alla buona volontà delle amministrazioni proprietarie, si giustificava considerando le descritte condizioni generali dello scenario provinciale, nel quale un’imposizione severa di pre-requisiti avrebbe rischiato forse di vanificare la chiamata a raccolta attorno ad un progetto finalizzato ad una crescita collettiva. Quella scelta deve ora necessariamente essere rivista proprio in ragione dei risultati raggiunti, perché solo il loro consolidamento in una piattaforma condivisa da tutti i soggetti partner costituisce condizione sufficiente per darsi nuovi ulteriori obiettivi di sviluppo.
Il pieno coinvolgimento delle amministrazioni locali nelle ragioni e nelle esigenze di un servizio pubblico, che non può essere di "serie B", rimane dunque un obiettivo da perseguire. Esso ha significato finora riuscire a indirizzare il loro impegno verso un progetto comune, con scopi definiti, incrementando in questo modo le risorse, prima esigue e di conseguenza improduttive, destinate ad un servizio che cerchi di rispondere ai bisogni dei cittadini. In un futuro, che si intende ormai prossimo, questo coinvolgimento, se non potesse ancora consentire un ripensamento della strategia di spesa fin qui attuata dall’Amministrazione Provinciale, dovrà in ogni caso trovare forma obbligata nell’accettazione di alcuni requisiti strutturali e standard di servizio. L’adeguamento a questi (in particolare nelle professionalità impiegate) produrrà allora le condizioni indispensabili perché la cooperazione possa dirsi effettivamente tale, sostanziandosi oltre l’erogazione/consumo di servizi nella possibilità di un "fare insieme": si pensi per questo agli ambiti della gestione coordinata delle raccolte, delle attività di promozione in comune o di reference di rete.

Nel tentativo di dare risposta alla domanda fin qui implicita "quale cooperazione per quali biblioteche?" si entra così di forza nel campo della misurazione e valutazione della rete.
Quest’attività, condotta da tre anni a questa parte tra le biblioteche bellunesi secondo le Linee guida dell’A.I.B., ha soddisfatto un bisogno primario di conoscenza delle strutture e delle loro prestazioni in termini di servizi agli utenti, fornendo a ciascuna le informazioni necessarie per valutare da sé il livello di efficacia in rapporto alle risorse messe a disposizione; ma soprattutto ha consentito di mettere a fuoco i punti deboli delle biblioteche nel loro complesso e orientare quindi con maggior precisione le scelte di politica generale nella pianificazione degli interventi di sviluppo per il settore. Fondamentale è stato in questo senso il contributo in termini di analisi dato un anno fa dalla consulenza di Giovanni Solimine, derivandone indicazioni importanti circa obiettivi e strategie da perseguire per il miglioramento dei servizi.
Altro elemento conoscitivo valido alla riflessione sugli indirizzi da perseguire è stato poi individuato nell’analisi della qualità, per la quale si è attuato un progetto di misurazione della soddisfazione degli utenti, i cui risultati verranno presentati nel prossimo novembre.
Se dunque il metodo della misurazione va assumendo rilievo nell’innervare le varie fasi della progettazione, queste misurazioni non danno tuttavia alcune risposte, che invece si vorrebbero, in ordine all’efficacia/efficienza nel produrre e fruire dei servizi di rete. Il buon funzionamento di una rete e del suo centro-servizi è forse indirettamente tastabile anche attraverso le performance delle biblioteche collegate, ma rimangono comunque in ombra aspetti importanti, relativi soprattutto al rapporto costi/benefici e in ordine alla valutazione dei modelli organizzativi più idonei per realizzare le diverse attività.
In questo senso nulla ancora è stato tentato, per cui un’indicazione dell’A.I.B. risulterebbe sicuramente utile.

Quali a questo punto, oltre quanto detto finora, i futuri terreni di prova della cooperazione per le biblioteche bellunesi?
A costituire l’impegno più importante e ormai prossimo, l’applicazione delle tecnologie telematiche con il passaggio, entro l’anno, alla gestione dei servizi in rete geografica. Le biblioteche sfrutteranno tramite web le potenzialità date dall’accesso all’informazione distribuita: grazie alla condivisione e all’aggiornamento dei dati in tempo reale l’utente potrà conoscere immediatamente da qualsiasi computer collegato a Internet la disponibilità dei materiali dell’intera rete e ottenere i relativi servizi (prestito, interprestito, prenotazione) sulla biblioteca locale, che in questo modo diverrà lo "sportello" di un’unica agenzia informativa.
È prevedibile che questo passaggio rappresenti uno snodo cruciale, ben lungi dall’esaurirsi nella semplice sostituzione di un sistema d’automazione o nel produrre i suoi effetti solo in termini di migliori prestazioni nei servizi delle biblioteche, altrimenti comunque non ottenibili.
La tecnologia informatica – è esperienza diffusa – introduce spesso elementi di rottura nei processi delle organizzazioni, forza l’innovazione imponendo salti in avanti anche oltre le previsioni iniziali. In un contesto cooperativo obbliga ad un allineamento di procedure e modalità operative, richiede coerenza e uniformità nell’agire interno e esterno, chiama anzitutto i soggetti ad attivare un continuo, necessario dialogo di rete. Senza che questo comporti il rischio di una perdita d’autonomia per le biblioteche, valorizzandone anzi le specialità entro uno scenario aperto e incentivante i rapporti con una pluralità di attori esterni (gli utenti anzitutto, ma poi anche gli altri soggetti della società culturale e non solo), la telematica innescherà un forte cambiamento nell’organizzazione del sistema bibliotecario provinciale. L’ambiente della biblioteca virtuale diffusa sarà infatti opportunità per ampliare e migliorare i servizi, luogo per rafforzare le relazioni tra i soggetti della rete, strumento per nuovi assetti organizzativi nello svolgimento di diverse attività (es. con la possibilità di una catalogazione pienamente partecipata o di una gestione realmente coordinata delle raccolte).

In conclusione credo si possa affermare che, grazie all’impegno sostenuto in questi anni, la realtà delle biblioteche bellunesi è oggi cresciuta, qualificando la Provincia come soggetto di riferimento del settore, ma soprattutto vero "motore" di un sistema le cui dinamiche saranno sempre più quelle del "fare in rete". La cooperazione si estende progressivamente a interessare ambiti sempre maggiori: questo richiede certezza di risorse nella partnership dei diversi soggetti, ma è indice al tempo stesso della validità di una politica per i servizi bibliotecari ormai irrinunciabile.

Copyright AIB 2005-08-09, ultimo aggiornamento 2005-09-11 a cura di Marcello Busato e Giovanna Frigimelica
URL: http://www.aib.it/aib/sezioni/veneto/vinay15/faoro04.htm

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