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"15. Seminario Angela Vinay"
bibliotECONOMIA
dal costo al valore

VALUTARE LA COOPERAZIONE

Il Sistema Bibliotecario della Provincia di Verona (SBPvr)

Francesca Altinier, Centro Servizi Biblioteche della Provincia di Verona

GLI STRUMENTI DI LAVORO

Il progetto SBPvr: i numeri di partenza
Il Sistema Bibliotecario della Provincia di Verona ha iniziato le sue attività di impianto nell’aprile di quest'anno, attività che si sono concluse con il collaudo del sistema nel mese di settembre.
Le attività di gestione iniziano il 1 ottobre.
In questa prima fase, sono coinvolte 32 biblioteche: il bacino di utenza (popolazione residente nei 32 comuni) è di 320.000 abitanti, mentre il patrimonio bibliografico disponibile è di circa 280.000 unità bibliografiche.

Tra i punti qualificanti del progetto segnalo:

1. I bibliotecari esprimono una piena disponibilità alla cooperazione, ed hanno intrapreso in questi mesi un intenso percorso di formazione per prepararsi alle attività della cooperazione.
2. Non esistono strumenti di lavoro imposti, ma la ricerca degli strumenti è stata successiva alla definizione del progetto.
3. La Provincia di Verona si è impegnata per finanziare stabilmente il progetto
4. Le amministrazioni comunali sono coinvolte nella gestione del progetto senza particolari oneri finanziari, ma sono vincolate a mantenere standard di qualità delle biblioteche aderenti (ad es.: acquisto libri, personale, orari di apertura, ecc.)
5. Tutte le biblioteche sono state dotate di postazioni di lavoro LINUX, per promuovere nelle biblioteche la cultura dell’OPEN SOURCE (oltre che per realizzare un grosso risparmio in termini di licenze); inoltre la Provincia si è presa in carico le connessioni Internet, collegando le biblioteche tra di loro con la connessione a banda larga di IP NET Veneto.

Il progetto SBPvr: gli obiettivi
Il sistema di cooperazione tra le biblioteche pubbliche della Provincia di Verona si basa sulla condivisione degli strumenti di lavoro, del patrimonio bibliografico, degli utenti.

1. Gli strumenti di lavoro
   Il sistema ha investito molto sugli strumenti di lavoro, che rispondono in maniera precisa ad obiettivi di cooperazione:
   1. La catalogazione centralizzata: le nuove acquisizioni sono catalogate dal Centro Servizi, e quindi consegnate alle biblioteche.
   2. Il coordinamento degli acquisti: i bibliotecari possono controllare attraverso la rete tutte le fasi dell'iter del libro, dal momento dell'ordine fino all'arrivo presso la biblioteca. Anche gli utenti possono controllare tali stati perché visualizzati in tempo reale sull'OPAC.
   3. L'Help Desk: il Sistema si è dotato di un sistema informatico di controllo di tutte le chiamate degli operatori al servizio di Help Desk, gestito dal Centro Servizi: ogni chiamata (consulenza catalografica o bibliografica, segnalazione di un malfunzionamento, richiesta di chiarimenti) viene registrata ed in tempo reale resa visibile agli utenti accreditati, soprattutto per l'attività di monitoraggio dei livelli di servizio di cui parlerò in seguito.
2. Il patrimonio bibliografico
   Questa prima fase del lavoro è stata soprattutto incentrata sul recupero dei cataloghi elettronici delle singole biblioteche, prodotti su software diversi e spesso in formati non standard. Tutti i dati disponibili sono stati ricondotti al formato Unimarc, resi disponibili sull'OPAC e resi oggetto di una prima attività di schiacciamento e pulizia, attività che proseguirà in modo intenso nei prossimi mesi.
   Si è cercato di orientare il lavoro futuro sul catalogo, oltre che alla necessaria attività di armonizzazione dei dati, soprattutto alla creazione di accessi specifici alle informazioni: i documenti bibliografici infatti possono essere suddivisi per target (libri per piccolissimi, per ragazzi, per adolescenti, ecc.), oppure possono essere "scorsi" attraverso scaffali virtuali basati su ambiti disciplinari o su generi letterari (significativo è il progetto che i bibliotecari veronesi stanno realizzando per l'accesso ai generi della narrativa, ispirandosi all'Opac sperimentale "Fiction Finder" di OCLC).
   Inoltre il sistema permette di associare in modo stabile ad una scheda catalografica informazioni aggiuntive, come abstract, commenti degli utenti, immagini della copertina o di altri elementi salienti dell'oggetto bibliografico, link a risorse elettroniche connesse.
   In questi aspetti della costruzione del catalogo abbiamo individuato un obiettivo specifico di cooperazione: spingere gli operatori di biblioteca ad associare, alle catalogazioni centralizzate, altre informazioni specifiche sulla destinazione del libri o sul potenziale informativo del documento bibliografico.
3. Gli utenti
   La condivisione degli utenti costituisce uno degli obiettivi su cui più abbiamo riflettuto.
   Gli utenti delle biblioteche saranno iscritti come "utenti SBPvr": ad essi sarà consegnata una memory card con cui verranno riconosciuti in tutte le biblioteche del sistema; potranno riconsegnare i documenti presi a prestito in qualsiasi biblioteca e, da qualsiasi biblioteca, potranno ottenere gratuitamente prestiti interbibliotecari all'interno del sistema.
   Agli utenti si è voluto dare molto spazio, anche nell'OPAC: attraverso un username e password, possono interagire con il Sistema in più modi:
   1. Controllare i propri prestiti, le date di scadenza, la disponibilità in tempo reale dei documenti, ed eventualmente prenotarli on-line.
   2. Creare "scaffali personali", estraendo dal catalogo documenti per bibliografie, ricerche, o semplicemente come promemoria di libri da leggere.
   3. Aggiungere alle schede bibliografiche giudizi, commenti ed associare link.
   4. Creare un proprio profilo di interesse, sulla base del quale il sistema provvede, via mail, a segnalare le nuove acquisizioni connesse a tale profilo (es.: libri di architettura, o di matematica, oppure romanzi gialli, ecc.), sfruttando le potenzialità dell'indicizzazione semantica per favorire la disseminazione selettiva dell'informazione.
   5. Permettere all'utente di proporre on-line acquisizioni bibliografiche, visibili a tutti i bibliotecari e a tutti gli utenti.
   6. Richiedere on-line informazioni, a cui il centro Servizi risponderà anche valorizzando le competenze e le singole "storie formative" dei bibliotecari.

Il progetto SBPvr: promuovere l’identità della biblioteca Abbiamo interpretato la cooperazione come una opportunità per valorizzare e promuovere l'identità di ciascuna biblioteca.
Il sistema gestisce tutte le procedure dell’OPAC in due modalità:

1. Modalità "portale SBP": ricerche, dati, informazioni del portale relativi a tutte le biblioteche
2. Modalità "portale della biblioteca" dove tutte le procedure sono ugualmente disponibili, ma "filtrate" in modo da visualizzare i dati e le informazioni della singola biblioteca

Il monitoraggio delle attività del Centro Servizi In questa prima fase, la Provincia di Verona ha inteso applicare un sistema preciso di misurazione all'attività del Centro Servizi, nella convinzione che prima di misurare in termini di efficienza e di efficacia il lavoro delle biblioteche, occorre impostare un sistema di monitoraggio dei servizi centrali.
Sono stati individuati i vari elementi che costituiscono la specifica attività del Centro Servizi, e per ciascuno di essi si sono stabiliti degli indicatori di qualità dei servizi (KPI).
Ciascun servizio produce delle indicazioni quantitative in termini matematici, a cui corrisponde anche un valore economico relazionato all'investimento fatto dalla Provincia per la realizzazione dello specifico servizio.
Cerco di spiegarmi con un esempio:
Nel Servizio "Gestione del Prestito interbibliotecario", è oggetto di misurazione il KPI "Efficienza del servizio di consegna". Poiché tutte le transazione di prestito interbibliotecario avvengono attraverso un sistema software via internet connesso al catalogo, il sistema controlla automaticamente che il 95% delle transazioni siano realizzate entro il tempo massimo previsto. Nel caso che tale percentuali scenda sotto la soglia, il sistema di misurazione genera un valore negativo, il quale, oltre a dar luogo ad un calcolo economico di perdita, costituisce anche un supporto decisionale per affrontare in termini precisi un problema di disservizio.
Sono parimenti oggetto di misurazione:

• L'efficienza dei software utilizzati dal sistema (il 95% dei problemi segnalati deve essere risolto entro le 24 ore).
• La gestione della catalogazione centralizzata (il 90% dei documenti arrivati al centro servizi per la catalogazione deve essere consegnato alle biblioteche entro 6 giorni lavorativi).
• La disponibilità della struttura hardware e software centrale (i server) (nel periodo delle 24 ore, la struttura deve essere disponibile per il 98,5 % del tempo: ovviamente in tale caso la misurazione è su base trimestrale).
• La tempestività della risoluzione dei problemi delle Postazioni di Lavoro (computer e stampanti) consegnate alle biblioteche (le criticità devono essere risolte per il 90 % entro le 24 ore)
• La gestione del Servizio di Help Desk (il 95% delle richieste devono essere acquisite entro i 5 minuti e il 90% devono ricevere una risposta entro 1 ora).

Copyright AIB 2005-08-09, ultimo aggiornamento 2005-09-11 a cura di Marcello Busato e Giovanna Frigimelica
URL: http://www.aib.it/aib/sezioni/veneto/vinay15/altiner04.htm

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