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"14. Seminario Angela Vinay"
bibliotECONOMIA
la frontiera digitale

ESPERIENZE A CONFRONTO

Benchmarking sulla digitalizzazione del patrimonio culturale europeo

Giuliana Sgambati, Istituto Centrale del Catalogo Unico delle Biblioteche Italiane

L'argomento del mio intervento riguarda il benchmarking ed in particolare riferirò sulle attività svolte, nell'ambito del progetto MINERVA [1], dal Gruppo di lavoro sul benchmarking [2] che ha individuato un modello per le politiche, i programmi e i progetti di digitalizzazione.

Che cosa è il benchmarking?

Si può intendere come la ricerca delle migliori prassi, che possono garantire i migliori risultati: è uno strumento che è stato già utilizzato in molte aziende, specialmente negli ultimi anni, e consiste in un processo strutturato e concreto che identifica le esperienze più interessanti sul piano metodologico per confrontarle tra loro e determinare delle modifiche operative con l'obiettivo finale di migliorare le prestazioni. Il benchmarking è l'arte di scoprire che cosa fanno gli altri meglio di noi e di studiare, migliorare e applicare le loro tecniche. Si tratta in realtà di un metodo antico: le aziende si sono spiate, analizzate reciprocamente e copiate da sempre. Ma è solo dalla fine degli anni '70, inizi anni '80 che alcune grandi imprese hanno iniziato a sviluppare la disciplina del confronto sia uscendo dai limiti del settore di appartenenza, sia imparando a quantificare le differenze, ricercandone le cause. I concetti e le metodologie che ne sono derivati hanno consentito di ridurre i costi, migliorare la redditività e spesso hanno giocato un ruolo decisivo nel ristrutturare intere organizzazioni.
La definizione più completa di benchmarking risulta pertanto la seguente: il processo sistematico di confronto tra prodotti, servizi, prassi e caratteristiche di più entità organizzative, per consentire ad una impresa di capire e gestire i fattori che determinano prestazioni superiori. Il confronto avviene attraverso parametri di riferimento - benchmark - che evidenziano l'efficacia e l'efficienza (qualità, costi, tempi) di ciò che si sta analizzando. Attraverso di essi si marca la migliore prestazione individuata in modo che essa rappresenti il valore da eguagliare e superare.
In ambiente manageriale, benchmarking significa dunque la misurazione dell'eccellenza di prestazione di una azienda; un punto di riferimento o una unità di misura per effettuare dei confronti; un livello di prestazione ritenuto lo standard dell'eccellenza per uno specifico processo aziendale. E' quindi un metodo rivolto all'esterno, al di fuori della propria struttura, per scoprire prestazioni eccellenti.

L'oggetto del benchmarking può essere il più vario:

• si possono confrontare le caratteristiche, le prestazioni, la qualità percepita, i costi dei prodotti e dei servizi;
  
• si possono analizzare le modalità di svolgimento e le prestazioni di tutte le attività, da quelle più elaborate come la pianificazione strategica e lo sviluppo di nuovi prodotti, a quelle più semplici come la registrazione delle presenze e la liquidazione delle note di spesa;
  
• si possono mettere in relazione tra loro le strutture strategiche, organizzative e finanziarie delle imprese.
  

Le entità da confrontare possono essere gruppi di imprese, singole aziende, divisioni aziendali e reparti. Ma negli ultimi anni l'utilizzo delle tecnologie informatiche e delle banche dati ha permesso di introdurre il benchmarking anche all'interno delle amministrazioni pubbliche dove può mettere in luce le buone pratiche attraverso l'esame di strutture pubbliche di altri paesi che mostrano prestazioni superiori nei processi e nelle attività che sono motivo di confronto. In questo contesto il benchmarking indica soprattutto indirizzi, linee guida e comportamenti da seguire più che specifiche misure quantificabili.
E' stato anche individuato dai rappresentanti e dagli esperti dell'Unione Europea che si sono riuniti a Lund [3], in Svezia, nell'aprile del 2001, come uno degli strumenti per promuovere lo scambio di esperienze e l'apprendimento di buone pratiche nell'ambito della digitalizzazione dei beni culturali. A tal fine è stato costituito un Gruppo di lavoro dalla Commissione Europea DG. Società dell'informazione per studiare un modello di benchmarking per le politiche, i programmi e i progetti di digitalizzazione del patrimonio culturale europeo e definire un primo set di indicatori di qualità e quantità.
Questo Gruppo di lavoro è poi confluito nell'ambito del Progetto MINERVA; progetto che è coordinato dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali italiano ed è stato finanziato dal quinto programma quadro di ricerca e sviluppo della Commissione Europea con lo scopo di costruire una infrastruttura di rete attraverso la quale promuovere e diffondere, per mezzo della digitalizzazione dei documenti, i contenuti scientifici e culturali prodotti dai vari paesi europei. Per ottenere questo risultato sarà però necessario armonizzare gli standard utilizzati dai diversi paesi, costruire una piattaforma comune, sviluppare raccomandazioni e linee guida per le attività di digitalizzazione, la costruzione dei metadati, l'accessibilità e la conservazione a lungo termine del patrimonio digitale. Come tutti i progetti europei anche MINERVA è suddivisa in work packages, ed in particolare il work package 2 è dedicato alla creazione del benchmarking framework di cui è responsabile la Finlandia mentre il work package 6 riguarda l'identificazione delle buone pratiche e dei centri di competenza ed è coordinato dalla Svezia [4]. Le due attività sono collegate fra loro in quanto è proprio attraverso il modello definito dal Gruppo di lavoro sul benchmarking che sarà possibile identificare le buone pratiche.
Il modello si rivolge sia ai politici dei vari paesi che hanno il compito di elaborare le politiche e i programmi culturali sia alle istituzioni che definiscono i progetti da attuare per conseguire gli obiettivi indicati nei programmi. Per ottenere dei buoni risultati è necessario infatti coordinare fra loro i programmi e i progetti. Il modello di benchmarking individuato, che è al di sopra degli aspetti architetturali, prevede un processo di apprendimento continuo e dinamico nel quale vengono evidenziati alcuni indicatori che possono essere sempre raffinati e migliorati per permettere analisi qualitative e quantitative utili a monitorare e confrontare le attività e i progetti in corso nei vari paesi. Le migliori soluzioni e pratiche, una volta individuate, possono essere promosse, diffuse e implementate a livello europeo.

Fasi del processo di benchmarking:

Nell'ambito del progetto MINERVA il modello è stato organizzato in due questionari: il primo, per la raccolta di informazioni sulla qualità, è stato suddiviso in aree tematiche: informazioni generali, gestione/management, finanziamenti, aspetti tecnici, risorse umane, servizi/impatto, priorità, il secondo è stato utilizzato per la raccolta dati sulla quantità delle risorse digitali disponibili nei vari paesi dell'Unione Europea.
In Italia, dove è stato costituito un Gruppo di lavoro nazionale [5] con rappresentanti delle biblioteche, dei musei e degli archivi, i questionari sono stati distribuiti, via e-mail, direttamente in inglese, accompagnati da una lettera di presentazione, dopo contatti telefonici diretti con i responsabili delle Istituzioni interessate.
Per questa prima fase di test sono stati inviati venti questionari di cui due sono stati spediti ai responsabili culturali delle Regioni Piemonte ed Emilia Romagna che si erano dichiarati disponibili a compilarli per le parti di loro competenza e gli altri direttamente alle Istituzioni culturali (biblioteche, musei, archivi) che hanno progetti sulla digitalizzazione del loro patrimonio documentario.
Abbiamo avuto così la possibilità di confrontare i dati prima a livello nazionale e poi anche a livello europeo, perché utilizzando un identico questionario si è potuto già in questa fase di test (conclusa solo una quindicina di giorni fa) procedere a un primo confronto tra i paesi, fornendo un primo quadro delle varie situazioni nazionali. Tutte le informazioni sui test effettuati dai vari paesi possono essere visionate nel documento Overview of National benchmarking reports disponibile sul sito del Progetto MINERVA [6].
Il piano di lavoro sul benchmarking prevede la chiusura delle attività alla fine del 2003, quando sarà stata completata la fase di test, saranno stati raccolti i dati di tutti i paesi partecipanti all'iniziativa e sotto il coordinamento della Finlandia sarà stato creato un data base nel quale confluiranno i dati raccolti.
L'ICCU partecipa al Gruppo di lavoro sul benchmarking in quanto è interessato a studiare e promuovere un'azione di diffusione del benchmarking presso le istituzioni pubbliche competenti in modo da pubblicizzare i vantaggi di questo procedimento ai fini del miglioramento e dell'efficienza dell'attività pubblica, rispetto ai criteri di scelta tradizionali.

Note:
[1] MInisterial NetwoRk for VAlorising Activities in digitisation: http:/www.minervaeurope.org
[2] Vedi: http://www.minervaeurope.org/structure/workinggroups/benchmarking/benchcomp.htm
[3] Vedi: http://www.cordis.lu/ist/directorate_e/digicult/lund_principles.htm
[4] Vedi: http://www.minervaeurope.org/listgoodpract.htm
[5] Gruppo di lavoro italiano sul benchmarking: dott.ssa Giuliana Sgambati (ICCU, responsabile), dott.ssa Rosanna Binacchi (Direzione Generale Beni Archeologici), dott. Paolo Buonora (Archivio centrale di stato, Roma), dott.ssa Maria Pia Mariani (Direzione Generale per gli Archivi), Marzia Piccininno (Progetto MINERVA, segretaria), Erminia Sciacchitano (ICCD), Mario Sebastiani (ICCU), Margherita Spinazzola (IBC Emilia-Romagna, responsabile coordinamento regioni).
[6] Vedi: http://www.minervaeurope.org/structure/workinggroups/benchmarking/documents/overbenchreports.htm

Copyright AIB 2004-07-26, ultimo aggiornamento 2004-10-11 a cura di Marcello Busato e Giovanna Frigimelica
URL: http://www.aib.it/aib/sezioni/veneto/vinay14/sgambati03-02.htm

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