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"Biblioteche pubbliche e biblioteche universitarie in Danimarca e Svezia: sintesi e immagini da un viaggio"
Incontro-Seminario
Erica De Luigi, Archivio Storico Arti Contemporanee Fondazione "La Biennale di Venezia"
La Biblioteca di Malmo è stato uno degli argomenti politici che si sono maggiormente protratti nel tempo. Già dal 1905 la questione politica ha sempre sottolineato l'aspetto economico rinviando ogni decisione, anche se già da quell'epoca era stata riscontrata la necessità di ampliare l'edificio.
Il progetto dell'ampliamento della Biblioteca che oggi vediamo fu assegnato, nel 1991 a seguito di concorso all'arch. Henning Larsen ed è stato chiamato "calender of light" : calendario di luce, l'allusione è chiara al cambiamento continuo della luce durante le varie fasi del giorno e dell'anno. E' chiara la grande attenzione per la luce nei paesi nordici.
I lavori iniziarono nel 1994, e dopo varie interruzioni per mancanza di finanziamenti, finalmente fu inaugurata il 31 maggio 1997; i lavori si completarono nel settembre 1999 con anche la ristrutturazione della vecchia costruzione della Biblioteca centrale chiamata "Il castello".
Oggi l'entrata è costituita da uno spazio circolare che collega il Castello al Calendario di luce.
Benché la costruzione di questa biblioteca sia durata a lungo, ciò ha permesso di fare una profonda riflessione e di rivalutare i concetti di definizione, di riorganizzazione del lavoro, di ridistribuzione delle collezioni.
Si è voluto portare all'estremo il concetto di self-service: prestito, restituzione e scelta dei media vengono effettuati per mezzo di computer e robot, questo non per l'intenzione di essere alla moda con le tecnologie, ma di riconsiderare il posto di lavoro per i dipendenti, per rispondere alla richiesta di maggiore efficienza e soprattutto per una maggiore soddisfazione del cliente.
Si è voluto partire dall'idea che una Biblioteca programmata per il futuro deve essere in grado di offrire all'utente un ambiente stimolante, attraente, al di là del motivo per il quale si trova lì. L'esperienza ha dimostrato che la riapertura di una nuova Biblioteca raddoppia il numero dei suoi visitatori. La gente oggi visita la Biblioteca spontaneamente. Perciò l'atmosfera e le attività sono concertate attraverso una qualità che porta l'individuo a scegliere la Biblioteca invece di altre attività, invitandolo a fermarsi, esplorare informazioni, o ispirarsi, fornendo zone di accesso per la lettura e lo studio di singoli individui o di gruppi, in zone separate anche se tra le collezioni. E' possibile ascoltare musica, vedere un video o fermarsi al bar per leggere un giornale, per conversare o incontrarsi. E' situata in una zona strategica facilmente accessibile, facilmente raggiungibile dal centro della città.
Nonostante lo schema fisso del contenitore, i cambiamenti sono costanti agli occhi del visitatore. La Biblioteca addirittura possiede uno scenografo a tempo pieno, che si assicura che gli elementi visivi siano ben utilizzati: Espositori, indicatori e una segnaletica "scenografica" facilitano l'orientamento.
Per esempio la Sezione delle Scienze naturali è arredata con temi nautici: video, oggetti, illuminazione e multimedia fanno parte della scena.
Pertanto ecco che la Biblioteca viene ridefinita. Viene ridefinita Cattedrale della conoscenza, diventa un meeting point. E' la vetrina della società dell'informazione, dove ogni cosa è accessibile e quindi mostrata.
Addirittura il suo caffè è diventato un luogo d'incontro oggi molto frequentato anche dagli intellettuali della zona.
La Biblioteca è aperta fino a tarda notte per ricevere utenti di ritorno da teatro o dal lavoro che si fermano magari per vedere un film, leggersi il giornale o ascoltare un po' di musica.
Un altro aspetto molto interessante è il rapporto della biblioteca di Malmo con il territorio. Non è più solo l'utente che va verso la biblioteca, ma ora la stessa biblioteca va verso l'utente: questo rapporto bi-direzionale, inizia nel 1990 con la creazione di una rete di Biblioteche, che si rivolge a un bacino di utenza distribuito sull'intero territorio regionale: più di 4 milioni di persone. E si estende oggi verso il territorio assicurando la distribuzione dell'informazione e della documentazione attraverso il così chiamato "Braccio mobile". I questo modo viene raggiunta una fascia di utenti che a causa di problemi fisici o di altra natura non possono recarvisi personalmente. A questo scopo un servizio di prestito all'esterno assicura le consegne e la restituzione presso case per anziani, Ospedali, centri di assistenza, carceri. Questo servizio ha permesso di entrare in contatto con una nuova tipologia di ospiti della biblioteca.
Dall'inizio degli anni '90, inoltre, una forte affluenza di immigrati, provenienti da tutto il modo, in particolare dai paesi colpiti da guerre, ha creato un notevole impatto tra loro e le nuove tecnologie, oltre che con le lingue. Per ciò la Biblioteca si è fatta carico dell'obiettivo di promuovere un proprio impegno sociale mirato a favorire l'integrazione di diverse etnie. A questo scopo la biblioteca possiede una rassegna di ca. 19000 periodici e quotidiani in lingua straniera, la maggior parte dei quali interattivi, una Sezione di libri per l'infanzia in tutte le lingue, e svolge anche una attività di ricerca, selezione e raccolta di documentazione su diversi argomenti in diverse lingue.
Oltre a questo, sempre di più la Biblioteca propone dei sistemi di esperti rivolti a gruppi di utenti per cominciare per esempio con i bambini nel 1990, e poi ampliati con programmi su argomenti di interesse europeo, o anche con iniziative rivolte a piccole aziende.
La Biblioteca pertanto diventa una vetrina dove ogni cosa può essere presentata e sempre di più in forma virtuale. Per cui assume una veste editoriale, dando la possibilità di scegliere, ciò che viene presentato sotto forma di menu: oltre alle mostre, alle proprie produzioni multimediali, propone anche una raccolta di fascicoli antologici di documentazione su vari argomenti di attualità per esempio scientifico, sociale, economico, politico o ambientale costituiti da documentazione pubblicata su internet e che avrebbe una durata limitata nel tempo. Questi materiali sono presentati sia in forma elettronica che a stampa.
Se all'inizio degli anni '90 l'organizzazione della Biblioteca di Malmo si basava su una chiara distinzione tra circolazione (prestito, restituzione, scelta dei libri) e sviluppo delle collezioni, e reference, dove impiegati e assistenti si occupavano della circolazione, mentre i bibliotecari svolgevano il lavoro più qualificante, l'ampliamento della nuova biblioteca pubblica ha portato alla necessità di ripensare, analizzare e riorganizzare non soltanto le collezioni, il personale e l'utente ma il rapporto gestionale tra questi tre attori. Perciò l'organizzazione derivò da uno studio particolare del tempo e del movimento per un miglioramento dell'efficienza. Per elaborare questa organizzazione si è cercato di percepire la Biblioteca come un insieme, e quindi per raggiungere qualità ed efficienza, è stato svolto uno studio approfondito sulla relazione tra i flussi e i modelli delle abitudini dell'utente in modo da operare una integrazione: il modo in cui l'utente si aggira per la B. e l'interazione con i bibliotecari che lavorano al front office e al back office, il workflow dell'acquisizione, della consegna, della ricollocazione, della presa a prestito e restituzione, l'archiviazione e il diserbaggio.
Di conseguenza sono stati individuati alcuni elementi determinanti per la riorganizzazione della nuova biblioteca, e ben definiti nel programma di riprogettazione, creando un forte sistema integrato nella gestione dalle sue attività. Questi elementi sono:Per permettere quindi una buona accessibilità all'informazione della Biblioteca si è pensato alla necessità di riprogrammare la distribuzione delle collezioni con la conseguente ridistribuzione degli scaffali e la localizzazione dei punti di informazione. L'utente può fare ricerche on line in anticipo, attraverso un buon servizio di ricerca su terminali pubblici a disposizione, distribuiti da per tutto.
Le diversità informative sono state pertanto raggruppate logicamente in base al contenuto all'interno dello stesso blocco. Ciò significa che l'utente interessato ad un argomento ha tutti i mezzi informativi in un'unica zona con lo stesso sistema di servizi disponibile in tutte le altre: ovvero le collezioni sono distribuite in base al contenuto e non al formato. Tutti i mezzi di informazione sono concentrati all'interno della zona di contenuto, che siano libri, repertori, periodici, mappe, materiali audio o video e l'area è equipaggiata con tutti gli strumenti per la ricerca dell'informazione e anche per la presa a prestito automatizzato. Allo stesso tempo le collezioni sono ricercabili all'interno della stessa area attraverso terminali di ricerca e postazioni x CD-Rom.
Per cui la Biblioteca di Malmo ha scelto di lavorare con grandi aree di soggetto: scienze sociali, arti e musica, scienze naturali e tecnologie e così via. All'interno delle aree è l'argomento che raggruppa le diverse tipologie di materiali: alcuni esempi, volumi su argomento informatico sono nella stessa area delle riviste che trattano lo stesso argomento. La stessa cosa per volumi, riviste e cassette audio o video che trattano di navigazione a vela. E fino a qui il raggruppamento segue un sistema di classificazione. Ma ci sono sempre più eccezioni, come per esempio per il materiale riferito all'Europa, che non segue classificazioni. La stessa cosa succede con tutto ciò che riguarda l'ambiente. I materiali che riguardano per esempio geografia e storia sono raggruppati per Paese. La classificazione preferisce un codice alfabetico piuttosto che decimale.
Anche le postazioni di lavoro per lo staff di categorie diverse riflettono la distribuzione di aree di contenuto e se possibile queste zone di lavoro sono situate in ambienti adiacenti a quelle destinate al pubblico.
Per il bibliotecario ciò significa avere l'opportunità di approfondire le proprie conoscenze sull'argomento e avere tutti i mezzi a disposizione; poter così seguire l'utente dal momento in cui inizia la sua ricerca fino a quando avrà trovato la risposta che lo soddisfa.
Oltrepassando pertanto il concetto dei "banconi di reference e di circolazione" si è trasformato il rapporto utente-bibliotecario ridisegnando le aree al fine di facilitare la cooperazione tra le categorie di personale e in modo che il personale e gli utenti possano interagire in un dialogo aperto. Nel progettare i punti di informazione è stato focalizzato quindi l'utente come elemento principale da un lato e il modo di lavorare delle risorse umane, dall'altro.
Quindi, nel disegnare e progettare le zone di lavoro molta attenzione è stata data a dove collocare le zone d'informazione: anche in rapporto allo spazio circostante, è stata simulata la movimentazione dell'utente nella biblioteca e le possibilità di dirigerlo in modo consapevole. Si decise pertanto di collocare i punti di informazione all'interno delle collezioni, per promuovere l'idea di una biblioteca per autodidatti ed evitare di caricare le risorse umane con informazioni riguardanti per esempio la direzione. Questo genere di informazione è stato sostituito con un buon sistema direzionale. La maggior parte dei terminali per l'utenza e per i PC sono collocati nel mezzo delle collezioni o in spazi adiacenti alle zone studio.
Questa divisione della Biblioteca ha portato automaticamente alla riorganizzazione del lavoro e delle risorse umane. Da qui bibliotecari e impiegati sono assegnati a ciascuna collezione: formano un team. All'interno del team le responsabilità sono delegate in modo molto ovvio basato sul livello di istruzione più elevato del bibliotecario, ma nessuno del team rimarrà all'oscuro di qualsiasi cosa o escluso dagli altri compiti.
Il lavoro routinario è alternato a responsabilità più qualificanti. Così si avrà più personale nella biblioteca, concentrando il lavoro in modo più attivo nel sorvegliare e spostare le collezioni. Il team è anche responsabile per la selezione e l'acquisizione di documentazione per la propria sezione, lo smistamento dei volumi restituiti e la ricollocazione a scaffale, o per il diserbaggio.
Con questa organizzazione del lavoro è stato possibile ottenere maggiore efficienza e qualità.
L'ampliamento della Biblioteca di Malmo, l'introduzione estrema delle nuove tecnologie e la sua riorganizzazione hanno portato ad allargare il ruolo sociale della Biblioteca sul territorio.
Lo staff assume un ruolo di consulente, con i suoi consigli, garantisce un servizio di reference specializzato soprattutto nell'aiutare il cliente nell'uso delle nuove apparecchiature tecnologiche.
L'utente, il personale e i mezzi d'informazione sono i tre fattori che determinano la programmazione attuale della Biblioteca che è diventata un punto di incontro per le conoscenze più diverse.
E poiché gran parte dell'informazione è tranquillamente accessibile da casa, la biblioteca si è trasformata in un centro di ricerca fai-da-te. Con un ordine molto logico permette di trovare l'informazione cercata e anche di suscitare curiosità nel sapere, voglia di saperne di più, trasformando l'atteggiamento del lettore da una veloce ricerca al terminale ad una passeggiata tra gli scaffali. Il concetto di self service è facilitato al massimo da una buona segnaletica in modo che ci si possa difficilmente sbagliare. Il prestito può essere effettuato al banco informazioni o nei punti automatizzati, mentre la restituzione all'entrata con o senza assistenza.
E' evidente, infine, alla base di questa trasformazione, un forte programma di Marketing che ha concentrato l'attenzione sull'interazione tra la biblioteca e il suo ospite. Ed è stato proprio lo sfruttamento di questa interazione tra utente e le attività della Biblioteca che ha permesso di ampliare il proprio bacino di utenza. Le collezioni non sono state organizzate sulla base di un sistema rigido di classificazione, considerato perfettamente adeguato nel caso di ricerche mirate, ma contro produttivo per ricerche determinate dalla curiosità a scaffale. Ovvero è stato scelto di favorire un atteggiamento di interazione spontanea con la biblioteca.
Nota sul copyright: Il testo può essere utilizzato previa autorizzazione dell'autore e si chiede ricevimento di copia degli ambiti in cui viene citato. Erica de Luigi, ede_luigi@hotmail.com
Copyright AIB 2006-07-02, ultimo
aggiornamento 2006-07-02 a cura di Giovanna
Frigimelica
URL:
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