Verbale di riunione CER
05 MAGGIO 2008

Il giorno 5 maggio 2008 alle ore 15.30 si è riunito il CER dell'AIB Toscana presso la Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze

Presenti: Maria Stella Rasetti (presidente); Daniela Brenci (Segretario tesoriere); Paolo Baldi (vicepresidente); Carlo Ghilli; Alesandro Sardelli; Lucetti (segretario/tesoriere del precendete CER) alle ore 17 interviene Nicola Benvenuti (Presidente del precedente CER) Assenti giustificati Patrizia Luperi e Devid Panattoni.

OdG:

1. La riunione è stata indetta per avviare il passaggio di consegne tra il CER uscente e il nuovo CER.

RASETTI, informa che il giorno 9 maggio p.v. si terrà a Roma un incontro tra il CNPR e CEN e che in quella occasione il CEN distribuirà ai presidenti di sezione un kit per la gestione amministrativa delle sezioni. Il contenuto del Kit al momento non è stato comunicato. Rasetti prega Lucetti di procedere al passaggio di consegne.

LUCETTI illustra rapidamente la situazione della segreteria/tesoreria al momento della sua presa in carico e di come le prassi e le modalità gestionali gli siano state trasmesse da Paolo Panizza, allora presidente della Sezione. In primo luogo spiega che la sezione è dotata di un PC portatile che contiene tutto l'archivio elettronico della sezione e i programmi e i fogli elettronici per la gestione economica.
Nel PC portatile sono presenti file di inventario dell'archivio AIB toscana e del materiale, un rendiconto della situazione finanziaria a oggi. Infatti nella directory denominata "2008" è stata creata una sub-directory denominata "Cont" nella quale sono riportati su fogli elettronici i rendiconti di cassa relativi a tre distinti depositi "contanti", "posta", "cassa di risparmio", in questi fogli gestionali sono state registrate le entrate e le uscite relative a ciascuna cassa. In pratica si tratta di appunti contabili o "brogliacci" mantenuti dal segretario/tesoriere per propria comodità e praticità. Comunica che esisteva un bancomat legato al CC bancario, ma che non è stato mai usato e che probabilmente è scaduto.
Comunica i dati del conto corrente postale presso la Banca di Roma agenzia di Firenze.
Per la gestione delle spese chiarisce che la fatturazione delle spese deve essere intestata alla sede nazionale dell'AIB. Le fatture che riguardano spese di pertinenza dell'Associazione a livello nazionale, devono essere spedite presso la sede nazionale dell'Associazione, quelle di pertinenza della Sezione, pur rimanendo intestate all'AIB nazionale, devono essere inoltrate dai creditori presso la casella postale della Sezione. I dati fiscali dell'AIB sono quelli presenti in AIB WEB e comunque reperibili presso la segreteria nazionale.
Per la gestione contabile spiega che l'Associazione a livello nazionale richiede l'impiego di un apposito programma, denominato Prima nota, nel quale devono essere inseriti i dati economici (entrate e uscite) della sezione per inoltrarli ogni mese (di norma entro il 1. di ogni mese) alla segreteria Nazionale. Illustra le modalità di gestione delle iscrizioni e la raccolta dei dati di iscrizione.
I membri del CER presenti rilevano che la modalità di gestione nella raccolta delle iscrizioni può comportare alcune problematiche. Pertanto viene deciso e approvato all'unanimità dai presenti che il Segretario provvederà a dotare tutti i che si occupano di iscrizioni di un bollettario numerato nel seguente modo: prime tre lettere del cognome del socio + ultime due cifre dell'anno di iscrizione (es.: GHI08) le ricevute rilasciate dai soci saranno numerate progressivamente nel seguente modo prime tre lettere del cognome + le ultime due cifre dell'anno di gestione seguite da / e numero progressivo della ricevuta (es.: GHI08/01).

LUCETTI esplica le modalità di rimborso delle spese per i membri del CER.

BENVENUTI consegna al CER materiali e documenti di pertinenza del CER in suo possesso, elencati in una lista che consegna a Rasetti.

La seduta è conclusa alle ore 18.30