Innovazione organizzativa e tecnologica
nella Biblioteca della Scuola Normale Superiore

di Sandra Di Majo

Il mio intervento è soprattutto dedicato a qualche considerazione sull'autonomia gestionale, amministrativa e contabile riconosciuta alla Biblioteca dal nuovo Statuto della Scuola ed entrata in vigore dal 1° Gennaio 1997.

A favore dell'introduzione dell'autonomia hanno giuocato vari fattori. Tra questi, non ultimo, le dimensioni e la maturità raggiunte dalla Biblioteca: in particolare a partire dalla fine degli anni '60, anche in corrispondenza all'ampliamento della Scuola, molte risorse sono state dedicate allo sviluppo delle collezioni e alla loro riorganizzazione; all'allestimento delle nuove sedi; all'informatizzazione; al potenziamento dei servizi esistenti ed all'introduzione di nuovi.
Questo fervore di attività e di iniziative richiedeva strumenti più agili e snelli sia nella fase decisionale che in quella operativa che solo una gestione autonoma piò consentire. D'altra parte sempre più forte era la consapevolezza che solo un rapporto più immediato ed efficace con la didattica e la ricerca potesse garantire una più piena corrispondenza tra le esigenze e le diverse attività e servizi.

I contenuti e l'ambito dell'autonomia, gli organi di gestione ed i loro relativi compiti sono definiti nello Statuto (d.d. n. 290 del 15 marzo 1995 e d.d. n. 298 del 19.2.1996, art. 20) e nel Regolamento per l'amministrazione, la finanza e la contabilità generale della Scuola (d.d. n. 862 del 14 ottobre 1996, artt. 73-76) cui rinvio gli interessati a maggiori approfondimenti limitandomi qui a ricordare che all'organo collegiale (Consiglio di Biblioteca) compete la definizione degli "indirizzi scientifici ed organizzativi"; il Presidente del Consiglio di Biblioteca costituisce il fondamentale collegamento tra la Biblioteca e la Direzione della Scuola (è stata infatti respinta un'ipotesi per qualche tempo circolata di introdurre un'autonomia spinta che avrebbe segnato una netta separazione tra la Biblioteca e la Scuola); il Bibliotecario Direttore ha "la responsabilità della gestione biblioteconomica, amministrativa e contabile della Biblioteca".

Mi sembra invece questa, un'occasione giusta per un sia pur provvisorio bilancio dei primi due anni di gestione autonoma.
L'obiettivo di snellire e velocizzare la gestione è stato in buona misura raggiunto. Basta un solo esempio nell'ambito dell'attività decisionale: una volta approvati dall'organo collegiale il piano annuale delle attività, le linee programmatiche di gestione e le richieste di finanziamento formulate dal Bibliotecario direttore, egli può procedere ai provvedimenti attuativi senza ulteriori autorizzazioni. Un bel passo avanti sul piano dell'efficienza ed efficacia dei servizi rispetto al precedente sistema in cui ogni decisione che comportasse una spesa (che non fosse l'acquisto delle pubblicazioni) doveva avere l'approvazione di ben due organi collegiali (Commissione di Biblioteca e Consiglio direttivo della Scuola).

Un altro buon risultato è la formulazione di un nuovo Regolamento per l'uso pubblico della Biblioteca. E' un risultato importante, non soltanto perché ha significato il superamento di ostacoli che avevano determinato il fallimento di analoghi tentativi fatti in anni precedenti, ma anche perché recepisce principi ormai diffusamente condivisi. Tra questi sottolineerei:

• la chiara esplicitazione delle finalità e servizi della Biblioteca senza trascurare l'impegno relativo alle discipline bibliografiche e biblioteconomiche, alla promozione della lettura e degli altri mezzi di comunicazione;
• la connessione tra la natura e le caratteristiche organizzative della Biblioteca, le esigenze da soddisfare, le funzioni da svolgere. Un legame che nel corso degli anni, per motivi che in questa sede non è possibile esaminare ma certamente comuni a molte altre realtà, si era fortemente indebolito dando luogo a non lievi contraddizioni;
• il riconoscimento della cooperazione come strumento per poter meglio svolgere i compiti previsti che ha sancito iniziative prese o a cui si è partecipato in passato a livello cittadino e nazionale ed ha aperto la strada alle più ampie opportunità oggi presenti e possibili.

Dichiarandomi disponibile per eventuali chiarimenti che richiederebbero un tempo maggiore di quello previsto per questo intervento, vorrei aggiungere solo qualche notizia in merito all'informatizzazione della Biblioteca.
L'informatizzazione di base, cioè l'automazione delle diverse procedure e servizi, che utilizza il sistema Aleph, si può da tempo considerare conclusa, ovviamente nel senso molto relativo da dare a questo termine in particolare quando si parla dell'automazione che implica continui interventi per aggiornamenti e miglioramenti.

Il ricorso alle nuove tecnologie si è progressivamente esteso e ricordo almeno due iniziative dirette a favorire un più ampio e organico accesso all'informazione e documentazione disponibile su supporto elettronico: la disponibilità in rete di molte basi di dati su CD-ROM bibliografici e testuali con l'utilizzo del sistema Ultranet e l'allestimento di un sito Web che gradualmente incorporerà anche pagine dedicate agli strumenti disponibili in rete relativamente alle singole discipline.

Tutta l'attività relativa all'informatizzazione è stata svolta in collaborazione con il Centro di calcolo della Scuola. Per quanto amministrativamente indipendenti, l'integrazione tra Biblioteca e Centro di Calcolo sembra al momento l'ipotesi organizzativa più ragionevole per far fronte ad esigenze in continua crescita ottimizzando le risorse disponibili.
Questo non esclude, ovviamente, l'opportunità di avere all'interno della Biblioteca un tecnico informatico cui ricorrere per interventi più immediati e tempestivi quali ad esempio la gestione delle stazioni di lavoro, l'installazione di particolari programmi, la collaborazione con i bibliotecari nell'assistenza e consulenza al pubblico. In questa direzione si sta infatti lavorando ed una figura di questo tipo è stata già prevista nell'organico della Biblioteca.