Proposta per una bozza di Carta dei servizi del prestito interbibliotecario e del document delivery

Sono ormai diversi anni che ci interroghiamo sulla possibilità di dare una forma anche istituzionale a dei servizi diventati sempre più indispensabili per la nostra utenza. Come ben sappiamo in Italia manca una struttura centrale specificatamente dedicata al document delivery e al prestito interbibliotecario.
Si tratta di una carenza a cui ancora non si è riusciti a dare una risposta, anche se qualche tentativo è stato fatto, a cominciare da SBN, che tra i suoi obiettivi aveva proprio quello di favorire il prestito interbibliotecario. Per quel che concerne il document delivery è doveroso citare almeno due esperienze: la prima è quella del Gidif/RBM e la seconda più recente è quella del SBBL (Sistema bibliotecario biomedico lombardo). Entrambe queste iniziative nascono e si sviluppano nell'ambito di biblioteche biomediche publiche e private. Sia nel primo sia nel secondo caso è stato creato un catalogo comune e le biblioteche aderenti hanno concordato delle procedure di richiesta e di invio del materiale. La differenza fondamentale fra il circuito Gidif e il circuito SBBL è che il primo nasce all'interno di un'associazione, comporta un costo d'ingresso per la partecipazione al catalogo e un canone annuo; il secondo è sorto sotto lìegida dell'Assessorato alla Sanità della Regione Lombardia.
A fronte di queste esperienze il panorama italiano appare fortemente frastagliato: ogni biblioteca si comporta, legittimamente, sulla base di situazioni contingenti, molto spesso facendo ricorso alla famosa 'arte di arrangiarsi' per la quale godiamo forse non immeritata e, a seconda dei casi, lodevole o riprovevole fama. Per altro a queste biblioteche va riconosciuto senz'altro il merito di adoperarsi perché questo servizio essenziale possa essere svolto a favore della propria utenza.
Il dibattito che a più riprese si è svolto sulla lista di discussione AIB-CUR credo che confermi quanto vi sto dicendo e ha offerto degli spunti interessanti di riflessione a noi tutti. Ovviamente il punto nodale è quello che è anche al centro di questo convegno: quali devono essere le modalità di svolgimento di un servizio del genere? Deve essere gratuito o a pagamento? E' bene che sia regolato o, vista la realtà de facto di molte biblioteche, è meglio che sia lasciato allo spontaneismo del favore reciproco, piuttosto che ingabbiato in regole troppo rigide che rischierebbero di tagliar fuori molte biblioteche, magari proprio le più deboli e le più bisognose?
Vorrei ricordare che un contributo senz'altro utile a questo dibattito è stato fornito dalla pubblicazione su AIB-WEB di alcuni consigli di Gianni Colussi su come redigere le richieste, consigli che sebbene legati all'uso della posta elettronica si rilevano utili proprio nel senso di uno sforzo di standardizzazione che ha sempre una valenza positiva.
La Cnur sin dalla sua prima riunione ha ritenuto di dover lavorare su questo argomento, avendo ben presente che seppure si tratta di un problema fortemente sentito nell'ambito delle biblioteche universitarie e di ricerca, il tema è senz'altro trasversale e riguarda nel suo complesso l'organizzazione bibliotecaria italiana.
Quella che vi presentiamo oggi non è ancora una proposta articolata, ma si tratta di una serie di riflessioni che speriamo possano essere utili per perseguire lo scopo di redigere una vera e propria Carta dei servizi. Le nostre riflessioni, badate bene, sono ovviamente tutte da verificare, da discutere, da analizzare. Abbiamo ben presente come la realtà amministrativa di biblioteche tipologicamente diverse renda molto difficile pensare a regole che valgano per tutti. Non solo, ma c'è anche un dato di esperienza che non vogliamo passare sotto silenzio e di cui pure abbiamo estrema consapevolezza: molto spesso quando si tenta di dare delle regole si rischia di rendere impossibile quanto senza regole riusciva a funzionare. Il nostro obiettivo non è quello di proporre dei criteri astratti, ma di verificare la possibilità di redigere un progetto a cui possano aderire tutti. Dirò subito che in questo quadro noi pensiamo che l'Associazione italiana biblioteche possa e debba svolgere un compito essenziale. In mancanza di una struttura statale che si assuma questo compito l'AIB, anche sull'esempio di quanto accade in altri Paesi, potrebbe avere una funzione di 'garante' degli accordi che intercorrono tra le biblioteche o addirittura svolgere (il suggerimento è del presidente Igino Poggiali) le funzioni di una vera e propria "Banca ILL e DD".

Quali strumenti?

Credo che tutti si possa concordare su un dato di partenza. Per operare un'efficace servizio di ILL e document delivery c'è bisogno di strumenti catalografici efficienti. Vi propongo delle sigle: ACNP, SBN, OPAC1, OPAC2, OPAC3, MAI. Non vi è dubbio che un'attività di scambio richiede innanzitutto la possibilità di conoscere reciprocamente il proprio posseduto (e oggi con la diffusione di risorse quali i periodici elettronici, dobbiamo intendere questo concetto in senso lato). Come ricordavo sia nel caso del Gidif sia di SBLL la prima esigenza è stata quella di creare un catalogo collettivo. Credo che la rete ci stia fornendo sempre di più le opportunità per riuscire a rendere effettiva quella cooperazione che da sempre auspichiamo in questo campo. Personalmente ritengo che si debba dare atto al CIB di Bologna di avere fatto grandi sforzi per rendere ACNP uno strumento sempre più affidabile. Da qualche tempo come senz'altro saprete è data la possibilità per le biblioteche di dichiarare esplicitamente quali sono le loro condizioni per l'espletamento del document delivery. So bene che molte biblioteche hanno problemi di personale o, gestendo i periodici con software i più diversi, ritengono troppo oneroso aggiornare i propri dati su ACNP. A parte quanto si sta già facendo per interfacciare ACNP con SBN credo che sia auspicabile che l'aggiornamento di un catalogo nazionale dei periodici sia tenuto in grande considerazione da chi desidera che si esplichi un servizio di document delivery. Su SBN non credo di dover spendere parole. MAI, il MetaOpac Azalai Italiano è uno strumento nuovo, ma che può essere di grande ausilio per tutti noi per l'identificazione di un documento, lo stesso dicasi per OPAC2, la lista dei periodici presente in AIB-WEB. C'è l'idea di creare su AIB-WEB anche una lista di links a pagine di periodici elettronici posseduti da biblioteche italiane. Anche in questo caso si tratta di un ulteriore sviluppo di strumenti utili per l'ILL e il document delivery.
Credo che dovremmo cercare di fare uno sforzo 'progettuale' complessivo per superare alcune delle limitazioni e delle polemiche del passato. Mi rendo ben conto che come spesso capita questa riflessione comporta delle considerazioni più generali sul nostro sistema bibliotecario. Non può non animarci la speranza che anche se lentamente, con i tempi tipici della nostra realtà, si riesca a vivere in un paese 'normale'. E credo che concorderete tutti che per noi un paese 'normale' è un paese in cui esiste un servizio bibliotecario degno di questo nome.
Dunque così come è accaduto per il MAI si può, forse, auspicare uno sforzo congiunto anche di soggetti diversi perché si arrivi alla creazione di un catalogo unico nazionale. Certo è anche necessario che per questo vi siano finanziamenti e persone entusiaste: spesso non è facile trovare né gli uni né le altre, ma le eccezioni non mancano e credo di dover ricordare, per quel che riguarda il MAI, l'ammirvole impegno di Antonella De Robbio.

La carta dei servizi

Noi proponiamo che si arrivi a stilare una vera e propria Carta dei servizi di prestito interbibliotecario e di document delivery. In buona sostanza si deve trattare di un accordo che viene sottoscritto da biblioteche che si fanno garanti nei confronti di altre biblioteche e dei propri utenti di rispettare alcuni parametri. E' lapalissiano che l'utente si aspetti di vedere soddisfatta la sua richiesta. La biblioteca deve però rendere assolutamente trasparente quali saranno le procedure che adotterà e se questo comporterà una spesa all'utente (credo di poter citare come ottimo esempio la Carta delle Biblioteche Comunali di Parma)

Vediamo alcuni aspetti/difficoltà da tener presenti nella redazione di una carta nazionale (riprendo alcuni suggerimenti fornitimi da Susanna Mornati che ringrazio):

1. diversità dei servizi che una biblioteca può offrire;
2. necessità di un'analisi dei costi e di traduzione di questi costi in tariffe, stabilendo se possibile uno standard di riferimento;
3. analisi dell'utenza e opportunità di tariffare i servizi alle diverse categorie di utenti; possibilità di guadagno per la biblioteca vendendo servizi a ditte/enti esterni;
4. tipologia e modalità di riscossione delle tariffe, gestione di entrate e uscite nel bilancio; semplificazione delle procedure;
5. aspetti fiscali;
6. aspetti legali;
7. cooperazione, consorzi e suddivisione/compensazione dei costi.

Ciascuno di questi aspetti potrebbe meritare un lungo approfondimento. Li ho elencati proprio per rappresentare alcuni dei nodi problematici che abbiamo davanti. Non mi nascondo che sia molto difficile trovare una soluzione che vada bene per tutte le diverse tipologie di biblioteche, ma mi sembra anche scontato che se si vuole raggiungere l'obiettivo si debba accettare di darsi delle regole e di rispettarle.
Dal punto di vista dell'utenza senz'altro una Carta deve ispirarsi a dei principi fondamentali, che rispecchino i compiti istituzionali della biblioteca. E in questo ambito devono essere inseriti quei principi di eguaglianza, imparzialità e continuità che ad esempio vengono illustrati nella Carta delle Biblioteche Comunali di Parma, anche se bisogna tenere presente che le diverse tipologie di biblioteche anche su alcuni di questi punti possono rivendicare una loro autonomia di comportamento.
Dal punto di vista del bibliotecario sarebbe bene che le biblioteche aderenti si impegnassero a rispettare degli standard di servizio, riassumibili in delle sorta di condizioni di sottoscrizione:

Visibilità

Sarebbe opportuno che il materiale posseduto fosse consultabile in linea. Qualora così non fosse le biblioteche aderenti dovrebbero impegnarsi a fornire adeguate informazioni su come avere notizie precise sul loro posseduto.

Trasparenza

Le informazioni connesse alla struttura, al personale, al materiale posseduto e disponibile per il prestito, alle condizioni specifiche di scambio, devono essere facilmente reperibili (meglio se in linea) con obbligo di aggiornamento. L'elenco delle biblioteche aderenti alla Carta potrebbe essere consultato sul sito AIB (e copia cartacea conservata presso la segreteria nazionale). Ogni biblioteca dovrebbe fornire indicazioni in merito al regolamento interno di prestito e document delivery.

Tempestività

Le biblioteche aderenti dovrebbero impegnarsi a comunicare l'eventuale risposta negativa alla richiesta di prestito interbibliotecario o document delivery tramite FAX, e-mail o telefono entro 48 ore dal ricevimento della richiesta.
L'invio del materiale dovrebbe essere accompagnato, quando possibile, da e-mail attestante l'avvenuta spedizione.

Esaustività

Le comunicazioni connesse alle procedure di prestito o document delivery dovrebbero tener conto della necessità da parte dell'interlocutore addetto al prestito di identificare rapidamente le finalità dei messaggi e gli estremi dei documenti oggetto di interesse. Le Biblioteche che aderiscono alla Carta, per garantire la semplificazione delle procedure, dovrebbero utilizzare criteri di comunicazione comuni ed impegnarsi ad essere esaustive nelle informazioni relative al materiale oggetto di scambio. Si potrebbero adottare gli esempi redatti da Colussi e presenti in AIB-WEB.

Affidabilità

Il materiale oggetto di prestito dovrebbe essere consultato esclusivamente all'interno della struttura ricevente e restituito integro entro i termini richiesti. Le strutture aderenti sono da ritenersi responsabili per il materiale ricevuto tramite procedura di prestito interbibliotecario. Eventuali ritardi connessi alla restituzione, danni evidenti al materiale provocati da una consultazione scorretta o mancata restituzione di quanto ricevuto daranno luogo a procedure sanzionatorie definite da ogni struttura aderente secondo il proprio regolamento interno.

Consigli operativi

Per una maggiore rapidità del servizio sarebbe vivamente consigliato l'uso della posta elettronica per tutte le comunicazioni connesse alle procedure di scambio.
La fornitura elettronica del documento, se possibile, sarebbe da preferirsi alle consuete modalità di spedizione.

Tariffe

Questo è senz'altro il punctum dolens. Possiamo stabilire un prezzo standard di riferimento? Mi pare di poter affermare che non a caso i due circuiti che ho citato prevedano la distribuzione gratuita delle fotocopie fra gli aderenti, limitando il numero di richieste che possono essere avanzate ogni settimana a una singola biblioteca. Si può pensare come è stato proposto di 'battere' una moneta di scambio, magari da parte dell'AIB, sul modello di quanto ad esempio accade in Svizzera? Si tratta di un'ipotesi di lavoro sulle quali credo che sia ancora necessario riflettere.

Conclusioni

Non vi nascondo che inizialmente il nostro obiettivo era quello di arrivare a questo convegno presentando già un articolato da sottoporre all'esame di tutti ii soggetti interessati. Devo, però, dire che sia il dibattito svoltosi su AIB-CUR sia alcuni nodi che non ci sembrano di facile soluzione, ci spingono ad approfondire meglio alcuni aspetti del problema. Rimane ferma la nostra intenzione di continuare a lavorare a questo progetto e, naturalmente, usuremo tutti i canali dell'AIB per dare massima pubblicità alle future risultanze del nostro lavoro.