Nel gennaio 2000 è nato il Gruppo di lavoro Semantica e Terminologia nei Portali , con lo scopo di costruire un sistema integrato per la condivisione della terminologia esistente nei diversi sistemi informativi (biblioteche, centri di documentazione, archivi, basi dati, ecc.). Poiché si parla sempre più di efficacia dei servizi, di qualità dell'informazione e di benefici e trasparenza per gli utenti, è preliminare la condivisione della terminologia, elemento basilare per l'indicizzazione dei documenti (o meglio della conoscenza) e per il recupero delle informazioni.
Uniformare concetti e termini, traduzioni e significati presuppone una condivisione di criteri e di metodi, una sinergia delle risorse una razionalizzazione degli strumenti, con beneficio sia per gli operatori che per i destinatari.
Le chimeriche promesse del web, che con una bacchetta magica sembrava poter risolvere tutti i problemi della ricerca donando misteriosamente le soluzioni agognate, sono ormai da tempo superate: in rete si è tornati così a schemi di classificazione e a thesauri, talvolta confusi o camuffati sotto le nuove spoglie di termini quali "mappe concettuali" e "ontologie", che fanno tendenza ma che presuppongono organizzazioni e schemi di antica fattura, costruzioni di gerarchie e di insiemi, essenziali per costruire e razionalizzare la conoscenza. Chi da anni lavora con le strutture gerarchiche e le aree semantiche, con le faccette e le liste di autorità, sa benissimo che non si possono fare "ontologie" senza insiemi concettuali, e che non si fanno "metadata" se prima non si fanno i dati e quindi gli insiemi...
E allora torniamo agli standard e ai criteri, alle regole e ai metodi, molto spesso abbandonati perché pesanti da seguire e rigidi da "indossare": se si vuole procedere con rigore e chiarezza, con univocità e trasparenza sono queste le uniche modalità da seguire, anche se possono e devono essere migliorate e aggiornate, ma pur sempre condivise in un'ottica di sinergia e razionalizzazione. Il Gruppo di lavoro Semantica e Terminologia nei Portali (coordinato da Paola Capitani, consulente privata), dopo un necessario rodaggio di circa due anni - necessario per individuare i destinatari e i partecipanti, e per diffondere obiettivi e criteri - lavora per sottogruppi per elaborare, a livello delle singole terminologie specialistiche di settore, i principi generali condivisi.
I settori disciplinari individuati sono rispettivamente nelle aree "economia", "moda", "salute e sanità", "comunicazione e informazione", "diritto e legislazione", "educazione e formazione".
Il 24 settembre 2003 a Firenze, presso l'Istituto Internazionale Polimoda, si è tenuto il Seminario di lavoro "Terminologia nel settore Moda e Marketing", che ha coinvolto diversi attori impegnati nell'area da punti di vista differenti. Erano presenti Franco Bertaccini, docente presso la Scuola Superiore Traduttori e Interpreti dell'Università di Bologna, Anna Lucarelli della Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze, Stefania Ricci del Museo Ferragamo, Marta Innocenti delle riviste di moda Haute Couture di Firenze, Aurora Fiorentini, storica del costume e insegnante dell'Istituto Polimoda, Marco Berni del Museo di Storia della Scienza, oltre a Tiziana Marchi, Fabio Valtancoli e Marcella Mazzetti del Centro di Documentazione/Biblioteca di Polimoda.
Anche nell'area della moda, infatti, le parole non sono vuoti simboli, ma rappresentano un concetto e uno solo, in grado di identificare univocamente l'oggetto da rappresentare. Ad esempio, il termine "Ballerina" può identificare sia un particolare tipo di scarpa sia la professione della danzatrice, e quindi necessita, come si dice in gergo, di elementi disambiguatori quali ad esempio "Ballerina (scarpa)" e "Ballerina (danzatrice)". Con l'adozione di questo criterio si evitano confusioni e soprattutto si trova subito l'informazione che si sta cercando, senza inutili perdite di tempo, utilizzando una terminologia univoca che facilita l'approccio dell'utente e dell'indicizzatore.
Al seminario erano per la prima volta seduti intorno allo stesso tavolo rappresentanti coinvolti in diverso modo e per differenti finalità nell'area della moda e che hanno imbastito, intorno ai concetti e ai termini, un progetto di lavoro comune, tenendo tuttavia conto degli obiettivi diversi e delle metodologie operative. Si sono così considerati gli scopi informativi/ documentari insieme agli obiettivi di ricerca storica ed educativa, le finalità di marketing e di immagine insieme all'analisi di stretta competenza linguistica. Razionalizzare le risorse, condividere le esperienze, diffondere un costume documentario finalizzato non solo all'acquisizione di dati e informazioni, ma soprattutto alla formazione di una cultura e di una professionalità che utilizzi la terminologia in maniera corretta: questi gli obiettivi che il gruppo vorrebbe raggiungere, insieme alla formazione degli addetti ai lavori e degli utenti che, se non opportunamente avviati e orientati al sistema informativo di riferimento, rischierebbero di perdersi nei meandri della rete o di non conoscerne le potenzialità.
Durante il seminario è stato anche ufficialmente presentato il catalogo online del Centro di Documentazione/Biblioteca di Polimoda (consultabile al sito www.polimoda.com, cliccando su "Servizi online"), che conta 15.000 volumi, oltre 350 testate di riviste, look book, cataloghi commerciali, video di sfilate: una ricchissima raccolta a disposizione di chi, per lavoro o per semplice interesse, si occupa di moda. Il catalogo online è una finestra alla quale affacciarsi per scoprire il Centro di Documentazione/ Biblioteca di Polimoda, un gioiello situato all'interno delle splendide sale di Villa Strozzi, in via Pisana. È stato inoltre illustrato il lavoro di costruzione del Thesaurus Polimoda 2003, vocabolario di termini controllati e strutturati, adottati per l'indicizzazione dei documenti e il recupero dell'informazione. Proprio dal feedback che è venuto dall'utilizzo del catalogo da parte dell'utenza, si è resa più che mai urgente la necessità di mettere a disposizione anche il thesaurus, strumento di lavoro non solo del catalogatore e del bibliotecario, ma anche di tutti coloro che utilizzano il catalogo online. In questi mesi successivi alla tavola rotonda, i bibliotecari del Centro di Documentazione/ Biblioteca di Polimoda hanno intensamente lavorato alla strutturazione dei termini utilizzati nell'indicizzazione dei documenti. Il lavoro si è svolto consultando i documenti stessi, ogni volta che lo si ritenesse necessario, corredando moltissimi termini di scope note e consultando continuamente dizionari e repertori. Parallelamente è stato iniziato anche il lavoro di traduzione in inglese del thesaurus, dato che il bacino di utenza di Polimoda è di carattere internazionale. Oltre a studenti italiani, numerosissimi sono gli stranieri, tra cui molti coreani ma soprattutto americani; inoltre, ogni anno arrivano dal "Fashion Institute of Technology" di New York un centinaio di studenti, che frequentano i corsi e di conseguenza la biblioteca. La traduzione in inglese del Thesaurus Polimoda (in fase di pubblicazione col titolo di Fashion Thesaurus, e redatto secondo gli standard ISO 2788 e 5964) viene curata da una laureanda del professor Franco Bertaccini della Scuola Superiore Traduttori e Interpreti di Bologna: la studentessa sta infatti effettuando uno stage di tre mesi presso il Centro di Documentazione/Biblioteca Polimoda. Il lavoro, anche in questo caso, procede consultando i documenti indicizzati nonché i dizionari; da tenere presente che circa metà della raccolta del Polimoda è in lingua inglese, e quindi le fonti straniere da cui viene attinta la terminologia sono sicuramente molto valide. A questo punto dello stato dell'arte si auspica che per la primavera 2004 sia il Thesaurus in italiano, sia quello in inglese (che in futuro potrebbe essere arricchito da ulteriori lingue europee) possano essere messi in linea, a disposizione dell'utenza.