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Documento sulle disfunzioni generate dal software Amicus nel Sistema bibliotecario trentino

Il documento è proposto da bibliotecari trentini e verrà inviato all'Assessore provinciale all'istruzione, formazione professionale e cultura dott. Claudio Molinari. L'assemblea regionale dell'AIB del 28 aprile scorso ha deciso di aderire all'iniziativa. Invitiamo quindi colleghe e colleghi a sottoscriverlo, inviando l'adesione via e-mail alla sezione AIB, presso la Biblioteca Culture del mondo di Bolzano (mail@bibmondo.it).

Egregio Signor Assessore
La scienza dell'informazione pone l'utente al centro della propria attività. Su questo principio i bibliotecari del Trentino hanno sempre informato la loro azione e su queste basi è cresciuto e si è sviluppato il Sistema Bibliotecario Trentino (SBT).

Dal 6 agosto, data di avvio del nuovo software di gestione delle biblioteche, questi principi fondamentali dell'agire bibliotecario vengono messi costantemente in discussione e ora c'è il rischio concreto di sperperare e buttare al vento il lavoro svolto in quasi quaranta anni di attività.

A distanza di sette mesi da quella data ci si interroga se il principio che ha ispirato l'organo politico a decidere un cambio nel software di gestione delle biblioteche sia ancora questo e se l'utente è ancora centrale e il bibliotecario è ancora lo strumento di realizzazione di questo principio.

Gli operatori di biblioteca, per la responsabilità che esprimono verso la propria utenza (diversa e variegata ma esigente, dai docenti ai ricercatori agli studenti alla popolazione secondo la diversa tipologia e missione della propria biblioteca), verso il proprio ente proprietario, si interrogano ancora una volta sulla situazione in corso e propongono una valutazione complessiva della situazione, una assunzione di responsabilità collettiva e una proposta costruttiva.

Non stiamo ad analizzare tutte le disfunzioni in corso, ma ci chiediamo come uscire da questa situazione non solo frustrante, ma angosciosa. Avrà futuro AMICUS o stiamo perdendo anni di lavoro inutile? Possiamo confrontarci su queste basi seriamente o almeno possiamo conoscere chi si sente di prendere la responsabilità di un'avventura che potrebbe non avere successo?

Anzitutto lamentiamo una mancanza di informazione. Nonostante ripetute promesse e impegni (l'ultimo di dare una risposta entro venerdì 22 febbraio è rimasto muto) non sappiamo nulla. E' apparsa una notizia su AIB notizie che ci saremmo atteso dagli uffici competenti. Quali? Informatica Trentina? Ufficio CBT? Altri?

Psicologicamente la situazione si sta aggravando: il personale di biblioteca assiste scoraggiato al tracollo di SBT e di CBT impotente ad ottenere soluzioni adeguate e tempestive. L'utenza del Sistema sembra sprofondare in un giudizio negativo sulle scelte e rassegnato sulla funzionalità del sistema. Le risposte parziali finora ottenute sono che ad ogni novità deve necessariamente seguire un periodo di inevitabile difficoltà, che le cose miglioreranno col tempo, e che comunque a decidere non sono i bibliotecari.

Poniamo qui alcune problematiche alle quali chiediamo ed esigiamo sia data risposta:

• Quale affidabilità sul futuro di AMICUS? E' chiaro che essa dipende dalle possibilità di investimenti e di commesse? Ci sono? Dai nostri referenti non arrivano informazioni.
• Occorre prendere atto con onestà e franchezza che così come si presenta al momento il funzionamento del sistema è inaccettabile: il prodotto non è stato sufficientemente testato, i problemi non vengono tempestivamente risolti e non esiste una pianificazione degli interventi segnalati e richiesti dai bibliotecari, le biblioteche non possono rispondere adeguatamente alle esigenze dei propri utenti e il personale viene sommerso dai problemi contingenti.
• Nessuno degli obbiettivi previsti dalla delibera della Giunta provinciale sembra al momento raggiunto: salvaguardare la logica della cooperazione tra biblioteche di natura diversa; rispondere a standard consolidati, essere aperto a scambio di informazioni in particolare con SBN, tecnologia aperta a sviluppi futuri; assicurare la migrazione completa e corretta del pregresso; essere supportato di organizzazione aziendale solida; essere più vicina possibile alle esigenze dei bibliotecari e dell'utenza.
• Se questi requisiti minimali per l'acquisto non sono stati rispettati, ancora più grave è la effettiva funzionalità del sistema: i cinque moduli di gestione del nuovo software (ricerca, catalogazione e prestito sono utilizzati da molte biblioteche, acquisti solo da ITC e Universita', periodici non e' ancora partito) lasciano del tutto a desiderare, come evidenziato dai gruppi di lavoro tematici appositamente istituiti per discutere e affrontare i problemi.

A questo punto proponiamo:

• Necessità di una verifica politica dell'intero impianto SBT mirando a una gestione del Sistema in clima partecipato e condiviso.
• Convocazione immediata della Conferenza dei Direttori composta da rappresentanti di tutte le Biblioteche aderenti al sistema (specialistiche, di conservazione, altre), con la nomina per elezione di un Presidente, il potere di convocare le riunioni, la nomina di una giunta esecutiva ristretta ma rappresentativa delle diverse situazioni.
• Alla conferenza viene affidata la gestione dell'attuale emergenza e nel transitorio la consulenza tecnica obbligatoria su ogni decisione presa dall'Assessorato in merito alla soluzione del problema Amicus.
• il rafforzamento massiccio, in termini di risorse umane e di risorse finanziarie, dell'Ufficio provinciale CBT, per garantire operatività al Sistema e risolvere i problemi dell'aumentato carico di lavoro prodotto dal nuovo software.
• la chiarificazione dei rapporti con Informatica Trentina, che deve essere non controparte ma braccio operativo tecnico sul versante informatico del Sistema e la soluzione di eventuali problemi di funzionamento della linea e di triangolazioni con alcune strutture che usano anche linea interna.

La credibilità dell'assunzione di responsabilità e la presa di coscienza dell'emergenza in atto da parte degli organi politici del SBT e dell'Assessorato si misura anche in termini di tempestività nel prendere decisioni e in termini di efficienza efficacia delle decisioni prese.

Per garantire questo percorso si propone di fissare entro breve la riunione della Conferenza con i nuovi poteri e all'ordine del giorno una prima valutazione generale della situazione.

Gli operatori di biblioteca del Sistema Bibliotecario Trentino

30 Aprile 2003

Copyright AIB 2003-04-30, ultimo aggiornamento 2003-11-14 a cura di Mauro di Vieste
URL: http://www.aib.it/aib/sezioni/taa/let030430.htm

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