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Associazione italiana biblioteche. Sezione Sicilia

in collaborazione con il

Consorzio universitario della Provincia di Agrigento

con il patrocinio degli Atenei di Palermo, Catania e Messina

BIBLIOTECHE E UNIVERSITÀ

STRUMENTI E PROGRAMMI PER LO SVILUPPO RECIPROCO

Agrigento, Aula Magna "Luca Crescente" del Consorzio universitario

18 e 19 febbraio 2004


Servizi e linee di sviluppo del Sistema bibliotecario di Ateneo

Giuseppe Giannantonio (Università di Palermo)

Premessa

Tavola n. 1 - Indagine per il monitoraggio delle biblioteche dell'Ateneo di Palermo. Dati aggregati - Servizi centralizzati

(Dati relativi a 75 strutture su 85 - situazione al 31.12.2002)

Numero strutture Numero punti servizio Superficie totale mq Superficie accessibile mq Scaffali totali m. Posti lettura N. prestiti
85 129 23.687 14.499 54.411 3.260 115.758
Tot. num. monografie Annate periodici Periodici correnti Acquisizioni Spese monografie Spese period. cartacei Tot. spese mat. bibliografico
1.192.960 210.177 6.551 25.892 Euro 1.504.489 Euro 1.482.632 Euro 2.995.121
Personale in servizio presso realtà bibliotecarie
(Dati SESBI marzo 2003 - Dati Div. Pers. Ottobre 2003)
Bibl. Fac. Bibl. Dpt. & alia Sesbi Totale % strutt.
Altre aree 16 4 1 21 0,16
Area Bibliot. 50 75 6 131 1,02

Servizi centralizzati

Periodici cartacei in abbonamento (2003)
(Dati SESBI luglio 2003 - dato parziale)
Bibl. Fac. Bibl. Dpt. & alia Totale
  1.594 2.725 4.319
Periodici consultabili on line (2003)
tramite consorzio Caspur-CIBER (adesione nel 2001)
(obbligo di mantenimento dei relativi propri abbonamenti cartacei)
sito CIBER sito Editori Totale
  2.817 1.727 4.544
Banche dati bibliografiche tramite CIBER tramite Concess. Totale
  83 9 92
Catalogo di Ateneo gestito con il SW ALEPH-500
a decorrere dal 9 settembre 2002
 
Dati convertiti da Dobis-Libis - precedente SW 250.000 records
Dati presenti al 31.12.2003 600.000 records

Tavola n. 2 - Servizi, accessibilità, risorse delle Biblioteche centrali di Facoltà in relazione al numero di studenti

Struttura - N. studenti iscritti Prest./ giorno Posti lettura/ stud. Monogr./ stud. Periodici/ stud. Acquisizioni/ stud. Spese monogr./ stud. Spese period. cartacei/ stud. Spese mat. bibliogr./ stud. N. prestiti/ stud. N. punti serv.
Bibl. centrale Fac. Agraria
1.672
25,0 0.05 23,92 2,60 0,07 3,31 21,28 24,59 2,99 1
Bibl. centrale Fac. Architettura
3.027
12,2 0,03 9,55 1,42 0,03 9,34 3,24 12,58 0,81 2
Bibl. centrale Fac. Economia
5.890
10,8 0,03 3,93 0,02 0,02 10,56 5,38 15,94 0,37 1
Bibl. centrale Fac. Farmacia
1.596
14,0 0,02 0,70 0,05 0,01 1,36 9,24 10,60 1,75 1
Bibl. centrale Fac. Giurisprudenza
9.956
4,3 0,01 3,01 0,00 0,02 0,42 2,93 3,35 0,09 1
Bibl. centrale Fac. Ingegneria
7.013
27,5 0,04 2,21 0,75 0,02 0,03 0,58 0,61 0,78 2
Bibl. centrale Fac. Lettere e filosofia
10.463
3,0 0,01 14,68 2,83 0,06 20,06 29,73 90,14 0,06 1
Bibl. centrale Fac. Medicina e chirurgia
3.370
2,0 0,04 3,16 0,84 0,04 0,21 37,47 39,50 0,12 1
Bibl. centrale Fac. Scienze formazione
10.997
19,8 0,01 6,94 0,50 0,03 5,79 2,93 8,72 0,36 3
Bibl. centrale Fac. Scienze MM. FF. NN.
4.087
67,5 0,04 5,14 2,78 0,01 8,46 30,52 38,98 3,30 3
Bibl. centrale Fac. Scienze politiche
3.586
6,8 0,01 2,28 0,14 0,01 1,83 2,52 4,35 0,38 1

Elementi di valutazione

Alcuni elementi sintetici relativi al settore si possono ricavare dalla Tavola n. 1 riportata in premessa (Indagine per il monitoraggio delle biblioteche dell'Ateneo di Palermo - Servizi centralizzati).

I dati relativi alle strutture bibliotecarie, sono l'esito di un'indagine nazionale tra tutti gli Atenei, promossa dal MIUR e condotta dal Gruppo di monitoraggio dell'Università di Padova, nel semestre giugno-dicembre 2003.

I dati molto parziali, trasmessi al Gruppo di Padova dalle Biblioteche di Palermo, sono stati integrati da una ulteriore raccolta condotta dal SESBI nel gennaio 2004, che li ha elaborati.

Una valutazione generale

La capacità di risposta del Sistema Bibliotecario dell'Ateneo di Palermo alle sue finalità è stata valutata utilizzando gli elementi di macro-analisi emersi:

Analisi del contesto e Ipotesi di riorganizzazione

Cosa prevede lo Statuto

Il vigente Statuto dell'Ateneo dedica due articoli, il 43 e il 44, agli ampi e complessi contesti organizzativi costituiti dall'insieme dei documenti che contengono informazione scientifica, risorsa che permette alla struttura universitaria di produrre insegnamento qualificato e di sviluppare la ricerca.

Tali articoli recitano:

Art. 43. SISTEMA BIBLIOTECARIO E ARCHIVISTICO DI ATENEO
1. Il Sistema bibliotecario e archivistico di Ateneo, cui afferiscono le biblioteche di Facoltà e di Dipartimento, l'archivio storico di Ateneo e i centri di documentazione, ha lo scopo di sviluppare ed organizzare in forme coordinate l'acquisizione, la conservazione e la fruizione del patrimonio librario e documentario, nonchè il trattamento e la diffusione delle informazioni. [...]

Art. 44. SISTEMA MUSEOGRAFICO E ORTO BOTANICO
1. L'università promuove la conservazione, l'arricchimento e la fruizione del proprio patrimonio culturale e scientifico attraverso il Sistema Museografico dell'Università di Palermo, che comprende i seguenti musei:
Musei tematici realizzati presso le strutture didattiche e scientifiche dell'Università;
Orto botanico e Herbarium Mediterraneum [...]

Ritengo che a proposito del patrimonio bibliografico documentale, museale e archivistico, sia stato usato nello Statuto il termine SISTEMA per indicare un complesso di elementi e relazioni interdipendenti sia tra di loro sia con un ambiente esterno in un disegno evolutivo prefissato.

Si tratta di un termine che non ricorre a proposito di altre strutture organizzative dell'Ateneo e che viene usato in un solo altro contesto quando si fa riferimento al sistema universitario.

A conferma del non casuale impiego dell'immagine organizzativa del sistema negli stessi articoli si fa riferimento ad un consolidato schema di funzionamento di tale organismo.

È prevista, infatti, l'istituzione di un Nucleo decisionale (Il comitato di coordinamento) che formula obiettivi e progetti in relazione alle sollecitazioni provenienti dall'ambiente esterno (sulla base delle indicazioni emerse dalla conferenza delle biblioteche) individuando gli indirizzi e le linee di sviluppo del sistema, in un processo di elaborazione della materia prima (il patrimonio documentale delle varie strutture nelle sue diverse forme) per l'offerta di prodotti e servizi (sviluppare ed organizzare in forme coordinate l'acquisizione, la conservazione e la fruizione del patrimonio librario e documentario, nonchè il trattamento e la diffusione delle informazioni, ed ancora la conservazione, l'arricchimento e la fruizione del proprio patrimonio culturale e scientifico).

È stato pertanto disegnato un organismo costituito da varie componenti interagenti tra loro e complessivamente dirette allo scopo del sistema stesso, il quale utilizzando una gestione consapevole opera programmazione, selezione, trattamento, ed impiego delle informazioni e dei documenti attraverso la mediazione con l'ambiente esterno.

In altri Atenei

Il progetto organizzativo di un Sistema per l'informazione scientifica, così come è stato immaginato per l'Ateneo di Palermo, negli ultimi anni ha già trovato forme di attuazione tra loro sostanzialmente analoghe in Atenei diversi.

Alcuni esempi sono Bologna, Firenze, Genova, ,Messina, Milano, Pisa, Sassari, Siena, Venezia, Verona. È interessante osservare la complessità organizzativa dell'articolazione della struttura come viene presentata, anche graficamente, nei siti delle Università di Bologna, Firenze, Genova e Pisa.

Nelle città di Genova, Pisa e Siena, inoltre, il Sistema bibliotecario di Ateneo costituisce il fulcro organizzativo di un Sistema bibliotecario territoriale a livello provinciale con efficienze sia culturali sia economiche di notevole rilevanza. Il software di gestione è unico, il coordinamento scientifico tra gli enti comporta valorizzazione delle risorse, i servizi all'utenza beneficiano di una progettualità comune.

In altre città il Sistema bibliotecario di Ateneo non esercita il ruolo di motore di un sistema più ampio, ma certamente partecipa offrendo un contributo rilevante nella dinamica consortile territoriale.

In altre realtà più "giovani" e dalle dimensioni meno ragguardevoli con l'avvio di una centralizzazione della struttura bibliotecaria sono state attuate soluzioni meno composite, riconoscendo tuttavia al Sistema "Biblioteca" un ruolo organizzativo complesso.

Il management del Sistema bibliotecario

L'autonoma posizione organizzativa delle biblioteche trova la sua logica giustificazione nella specificità dei relativi meccanismi gestionali. La consapevole gestione di un Sistema bibliotecario, infatti, pur affidandosi alle tecniche fondamentali del management, deve discostarsene per la diversità dell'oggetto di misurazione e valutazione.

Gli indicatori da prendere in considerazione non riguardano esiti di produzione industriale o volumi di attività commerciali, ma in prevalenza elementi del tutto soggettivi, astratti e non aritmeticamente indicabili, come, ad esempio, la soddisfazione dell'esigenza informativa dell'utente, la qualità dei servizi di orientamento alla ricerca, i tempi di fornitura dei documento, l'accoglienza ed accessibilità degli spazi e dei materiali, in ogni caso la qualità percepita del servizio.

Specifici sono inoltre gli aspetti che riguardano le variegate e necessarie competenze professionali degli addetti, sia per la costante riflessione in atto nell'ambito delle scienze dell'informazione, impiegate nel trattamento del materiale informativo, sia per la continua evoluzione delle tecnologie applicate al settore.

Il coordinamento dello S.B.A. a Palermo

Nell'Ateneo di Palermo la struttura "dedicata" al settore delle biblioteche, nonostante le varie denominazioni assunte nel tempo (Area delle biblioteche e dei servizi documentali, 1997 - Servizio per il Sistema bibliotecario = SE.S.BI, 2000)) ha autonomamente formulato i propri obiettivi, in relazione di fatto alle finalità intrinseche di una organizzazione complessa, come un Sistema bibliotecario.

Gli obiettivi proposti e raggiunti sono stati:

La Bozza di Regolamento del Sistema

Da un Gruppo costituito dai Componenti del SESBI, dai Coordinatori di Biblioteca e dai Direttori di Biblioteche centrali, è stata redatta una Bozza di Regolamento del Sistema Bibliotecario, già previsto dallo Statuto che tenta di individuare una possibile soluzione formulando un progetto di riorganizzazione del settore, allo scopo di ottimizzare le risorse umane ed economiche e di privilegiare il principio della produttività e dell'efficienza.

Puntando, nello specifico, alla necessità di poter realmente fruire di una vasta produzione scientifica interdisciplinare è stata prevista in prima istanza l'individuazione di ampie AREE DISCIPLINARI, all'interno delle quali costituire dei centri di riferimento per le attuali strutture.

Cosa si ipotizza

(v. Bozza di Regolamento del Sistema bibliotecario in allegato)

Gli ambiti organizzativi dello SBA

Ho formulato soltanto nelle sue linee essenziali un modello di ambiti organizzativi, nel tentativo di delineare un contesto di coordinamento del Sistema Bibliotecario, in un quadro che in atto è già parzialmente amministrato dal "SE.S.BI".

  1. Catalogo di Ateneo- Informatizzazione e Gestione
  2. Biblioteca digitale
  3. Misurazione e Valutazione in Biblioteca
  4. Promozione Orientamento Formazione per le Biblioteche

Si tratta di ambiti organizzativi i quali a loro volta si dispiegano in settori di non trascurabile complessità organizzativa e professionale, sia per la varietà e tipicità delle realtà strutturali di riferimento sia per la molteplicità e specificità delle competenze necessarie per un aggiornato approccio alla tematiche di riferimento.

A puro titolo di esempio, per i responsabili di una struttura di coordinamento è necessario essere al corrente, oltre le tradizionali competenze professionali biblioteconomiche di base (descrizione, indicizzazione, bibliografia), anche degli sviluppi delle seguenti tematiche:

Ritengo infine che l'opportunità di una diversa formulazione dell'organigramma dell'Amministrazione Centrale si manifesti motivata dall'urgenza di

Criteri istituzionali o di funzionalità?

Ai fini di un approfondimento delle indicazioni sopra riportate, ritengo particolarmente illuminante la Relazione del Prof. Nicola Palazzolo, tenuta al Convegno MURST, tenutosi a Roma, 8 maggio 1998, su I sistemi bibliotecari negli Statuti delle Università, di cui trascrivo, assumendomi la responsabilità delle omissioni, alcuni aspetti che ho cercato di sintetizzare:

L'architettura del sistema bibliotecario non deve essere legata a criteri istituzionali, ma a criteri di funzionalità del servizio.

Quasi ovunque permane sancita l'appartenenza di una biblioteca alla Facoltà, al Dipartimenti o all'Istituto.
Ciò ovviamente non costituisce uno stimolo a semplificare le procedure e a migliorare l'offerta dei servizi, ma al contrario produce sprechi, distorsioni, incongruenze

È necessario indicare obiettivi di servizio differenziati adeguati alle esigenze della didattica e della ricerca.

È necessario distinguere tra organi di indirizzo e organi di gestione

Si tratta di un punto centrale nell'organizzazione del Sistema (DPR.29/93 e successive leggi sul decentramento amministrativo) per cui vanno previsti


Allegato: REGOLAMENTO DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELL'ATENEO DI PALERMO
(nuova bozza 03.06.2003, redatta da un Gruppo costituito dai Componenti del SESBI, dai Coordinatori di Biblioteca e dai Direttori di Biblioteche centrali, e all'esame degli OO.CC. dell'Ateneo)


Copyright AIB 2004-03-14, ultimo aggiornamento 2004-03-14 a cura di Domenico Ciccarello
URL: http://www.aib.it/aib/sezioni/sic/gianna01.htm


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