AIB Sicilia. Attività. Convegni
AIB Sicilia. Attività. Convegni
Associazione italiana biblioteche. Sezione Sicilia
in collaborazione con il
Consorzio universitario della Provincia di Agrigento
con il patrocinio degli Atenei di Palermo, Catania e Messina
STRUMENTI E PROGRAMMI PER LO SVILUPPO RECIPROCO
Agrigento, Aula Magna "Luca Crescente" del Consorzio universitario
18 e 19 febbraio 2004
Enrico Commis, Nicoletta Ronsisvalle
(Centro Biblioteche e Documentazione dell'Università di Catania)
Introduzione
Il Progetto Coordinato Catania-Lecce, all'interno dell'Iniziativa 12 realizzata nell'ambito del Sistema Bibliotecario di Ateneo, ha promosso interventi diretti alla costituzione del Catalogo Unico al fine di rendere fruibile il ricco patrimonio librario e bibliografico dell'Università di Catania. Alla conclusione del Progetto Coordinato, il Centro Biblioteche e Documentazione (CBD) in quanto organismo di coordinamento tecnico delle biblioteche di Ateneo ha totalmente ereditato la piena realizzazione del Sistema integrato delle biblioteche automatizzate di Ateneo. Il Centro Biblioteche e Documentazione, fin dalla sua costituzione, ha posto tra i suoi compiti istituzionali la promozione e la gestione del sistema di automazione delle biblioteche, nel cui ambito la formazione del Catalogo Unico di ateneo è stato da sempre considerato il necessario traguardo da raggiungere. All'interno del Progetto Coordinato, sono stati pianificati ed eseguiti i lavori relativi alla scelta del software e dell'hardware con cui gestire le singole biblioteche e permettere una visione e organizzazione integrate del sistema bibliotecario. Contemporaneamente, il passaggio dalla fine degli anni novanta all'anno duemila ha segnato il momento di cambiamento e di innovazione organizzativa in tutto il mondo accademico, con lo sviluppo di nuove strategie gestionali con cui le biblioteche hanno dovuto confrontarsi. In questa politica di rinnovamento degli strumenti di lavoro e di passaggio alle nuove tecnologie, il Centro Biblioteche e Documentazione ha sempre meglio definito, in maniera graduale e consapevole, una sua specifica fisionomia, assumendo un ruolo determinante nell'attività di coordinamento e di sviluppo delle strutture bibliotecarie.
Dalla fine degli anni Ottanta ai giorni nostri
Unibiblio, nel 1989, è stato il primo software per l'automazione delle biblioteche dell'Università di Catania, contribuendo a formare e diffondere una nuova mentalità di lavoro tra il personale bibliotecario. Nel sistema Unibiblio erano presenti tanti cataloghi, con server distribuiti sul territorio, quante erano le biblioteche che lo utilizzavano. Dalla somma di tutti i cataloghi derivava il cosiddetto catalogo generale in cui il bene librario, in realtà, non era condiviso da tutte le strutture. Conseguenza di ciò è stata la ridondanza dei dati in quanto uno stesso libro, posseduto da più biblioteche, era soggetto a tante catalogazioni quante erano le biblioteche che lo possedevano. Pur nella mancanza di una uniformità negli standard catalografici, la catalogazione è stata fatta seguendo principalmente le Regole italiane di catalogazione per autori (RICA), e i riferimenti bibliografici sono stati, esclusivamente, nazionali. Pertanto il costituito catalogo Unibiblio, formato prevalentemente da monografie, era una collezione poco omogenea di cataloghi parziali, prodotti tipici della decentralizzazione delle biblioteche sul territorio universitario.
La gestione del cambiamento: il nuovo sistema Millennium
L'anno 2000 ha segnato un momento di svolta nell'assetto organizzativo delle biblioteche. Da un punto di vista amministrativo molte strutture, di piccole e medie dimensioni, si sono accorpate in uniche realtà dipartimentali accentrando le biblioteche di appartenenza con l'unificazione del patrimonio documentario, delle risorse umane e gestionali. Nella configurazione venutasi a delineare, dove sempre più marcata si fa la distinzione tra biblioteca depositaria del sapere umano e biblioteca intesa come "organizzazione" che fa proprie le strategie di management, per favorire quanto più possibile la fruizione immediata del patrimonio di ateneo e la centralizzazione dei servizi all'utenza, tassello indispensabile diventa l'introduzione del nuovo sistema avanzato di automazione, che apporta concretezza e completezza alla fase di crescita in atto. Millennium come nuovo software per la gestione delle biblioteche dell'Università di Catania presenta aspetti innovativi, primo tra tutti l'adozione e il rispetto dell'unicità delle regole di catalogazione anglo-americane AACR2 (Anglo American Cataloging Rules 2nd edition) e del formato bibliografico di registrazione MARC21. La costituzione del catalogo unico in linea delle biblioteche di Ateneo ritorna e permane come finalità principale diventando, soprattutto, la diretta conseguenza dell'utilizzo del nuovo software.
Programmazione delle attività del Centro Biblioteche e Documentazione
Nella nostra realtà di provenienza locale, quando si fa riferimento al Catalogo unico in rete si deve precisare che non si tratta di "qualcosa" che si può realizzare una volta per tutte, ma di un processo che presuppone una mirata pianificazione. In virtù di questo obiettivo, l'Ateneo di Catania, affidandosi al ruolo professionale del CBD, ha sviluppato un percorso fondato su progetti importanti come:
Il Progetto di Retroconversione dei cataloghi cartacei, avviato con il Progetto Coordinato nel 1999, ha preso in considerazione in una prima fase le schede cartacee relative alle monografie di sette biblioteche, in una seconda fase, le schede già catalogate nel precedente sistema Unibiblio.
L'intero lavoro di conversione, ovvero il recupero delle schede catalografiche in formato MARC21, è stato effettuato scegliendo la catalogazione derivata dalla base dati bibliografica di riferimento OCLC (Online Computer Library Center). I risultati dell'attività di retroconversione hanno prodotto un totale di circa 309.000/310.000 registrazioni bibliografiche recuperate (Hits), relative alle sole monografie. La parte rimanente non recuperata nella base dati di riferimento (No-Hits), tra 90.000 e 100.000 registrazioni, è diventata oggetto dell'attività di catalogazione del personale del CBD. L'attuale scelta di rispettare l'unicità degli standard catalografici internazionali in Millennium trova le sue origini nel momento stesso in cui l'Università ha adottato OCLC come banca dati per derivare le informazioni bibliografiche. Di conseguenza, le nuove regole di catalogazione anglo-americane AACR2 ed il formato di registrazione MARC21 sono stati gli standard utilizzati per la conversione dei cataloghi. La scelta affrontata pone l'Università di Catania a differenziarsi dalla linea catalografica seguita a livello nazionale e ad inserirsi, pienamente, nel panorama italiano come uno tra i primi atenei ad applicare unicamente i suddetti standards.
Per essere in grado di sostenere e gestire questa realtà, l'Ateneo ha investito ampiamente sulla specializzazione del personale con i corsi di formazione e aggiornamento, organizzati dal CBD, per la conoscenza e l'uso dei nuovi standard di lavoro.
Perché Millennium
Millennium è il risultato di una scelta comparativa e valutativa tra diversi sistemi di automazione ed il percorso, fin qui descritto, ha preparato il terreno per la sua acquisizione come nuovo sistema di gestione delle biblioteche.
Alla fine dell'anno 2001 è avvenuta l'installazione di Millennium in Ateneo, e ciò ha segnato il passaggio ad una gestione diversa del sistema bibliotecario e il momento di cambiamento nella metodologia di lavoro. Millennium, innanzitutto, è in linea con gli standards catalografici internazionali adottati dall'Ateneo, presenta un server unico che permette la centralizzazione delle operazioni di sistema, la centralizzazione delle attività interne alla biblioteca e dei servizi diretti all'utenza. Inoltre, il sistema favorisce la produzione univoca di schede bibliografiche, obbligando al controllo qualitativo dei records bibliografici e dando così risalto alla qualità del lavoro svolto all'interno del nuovo software.
La Base Dati bibliografica
La creazione della nuova base dati è stata un'operazione delicata, avvenuta per step. Dopo il periodo di Evaluation of Test database (Valutazione della base dati in Millennium), alla fine del 2002 è iniziato il caricamento dei dati provenienti dalle tre differenti fonti: Unibiblio, Oclc Retroconversion, Tinlib.
Il Full Data Load (Pieno caricamento dei dati) in Millennium è stato effettuato nel gennaio 2003, con una base dati di circa 663.000 registrazioni e, nei mesi precedenti, essenziale è stato il processo di omogeneizzazione dei dati. Infatti, la conversione di questi nel formato di registrazione MARC21 ha costituito un passaggio fondamentale per la costituzione della base dati definitiva.
La differenza delle fonti ha creato difficoltà non solo nel caricamento, ma anche all'interno della stessa base di dati e a tutt'oggi, nonostante le tre fonti dati siano state trattate per potere essere caricate, non si può parlare di una loro completa integrazione e normalizzazione.
Il CBD ha preferito evitare processi automatici di pulitura dei records che avrebbero potuto causare la perdita di molte informazioni, orientandosi, invece, ad una pulitura manuale dei dati per eliminare duplicati e apportare correzioni. Ad oggi, dopo il lavoro di bonifica e deduplicazione svolto sul catalogo, la base dati consta di circa 600.000 records appartenenti al patrimonio documentario di ateneo.
Piano di formazione su Millennium
Il software Millennium, essendo strutturato per moduli, ha previsto un programma di formazione specifico per i diversi settori di organizzazione e gestione bibliotecaria.
L'impatto del software di produzione americana (della ditta Innovative Interfaces) con la realtà bibliotecaria italiana, ed in particolare con quella locale, ha fatto affiorare alcune difficoltà come conseguenza di un diverso modo di organizzare, strutturare e svolgere il lavoro in biblioteca secondo criteri rispondenti alla propria provenienza culturale.
La presentazione del software e la visualizzazione del modulo Opac sono state oggetto delle giornate dedicate all'Initial Training, svoltosi nel marzo 2002. La pianificazione del lavoro di formazione si è sviluppata pienamente nel corso del 2002-2003, con lo svolgimento dei rispettivi training sui moduli Millennium (Catalogazione, Acquisizione, Seriali, Circolazione, Prestito Interbibliotecario). Dopo lo svolgimento dei moduli, il sistema di Ateneo si è attivato in forme di personalizzazione per garantire funzionalità indispensabili all'attività corrente dei bibliotecari. Questo sviluppo interattivo ha caratterizzato la fase di crescita del nuovo catalogo elettronico rispetto al vecchio software.
Implementazione delle Biblioteche di Ateneo
Nel mese di febbraio 2003, il CBD ha avviato l'implementazione di Millennium nelle biblioteche di Ateneo. Ad oggi, sono state avviate diciotto strutture bibliotecarie e l'attività di implementazione sta proseguendo gradualmente. Nelle biblioteche implementate è seguita una fase sperimentale, supportata dal personale del CBD, principalmente sui moduli di catalogazione e di acquisizione del sistema. Da qualche mese è in corso di attuazione la sperimentazione del modulo dei Seriali che a breve aggiornerà le postazioni di lavoro finora aperte. Il CBD si è preoccupato di curare la pianificazione dell'implementazione nelle strutture, garantendo il supporto al personale bibliotecario dei diversi settori lavorativi.
Biblioteche implementate nel 2003
Nell'anno 2003 le biblioteche implementate seguono quest'ordine cronologico:
Millennium nelle biblioteche implementate
Allo stato attuale, la quasi totalità delle biblioteche ha lavorato regolarmente sul modulo di catalogazione di Millennium con la produzione di un certo numero di records, mentre solo un'esigua parte ha utilizzato il modulo di acquisizione del sistema. Ad una prima osservazione, le quantità dei records bibliografici elaborate dalle strutture implementate nel corso del 2003 potrebbero sembrare non rispecchiare le buone potenzialità delle strutture. In realtà, in questo momento, i valori numerici dell'attività di catalogazione dovrebbero essere considerati più dal punto di vista qualitativo che non quantitativo, considerato che il software si distingue, principalmente, per la qualità del lavoro svolto al suo interno, obbligando alla verifica costante dei records bibliografici prodotti.
Millennium, essendo un sistema integrato modulare, permette al personale bibliotecario il lavoro interno di gestione completa della biblioteca e dei servizi interni/esterni nei diversi settori biblioteconomici, e all'utente esterno garantisce l'accessibilità all'informazione documentaria. Il nuovo sistema Millennium risponderà meglio alla sua definizione di sistema automatizzato quando le biblioteche saranno pronte a gestire in modo completo l'organizzazione della propria struttura in tutti i settori.
Alcune attività del Centro Biblioteche e Documentazione nel 2003
Il CBD, nell'intento di realizzare il catalogo unico di ateneo, si è impegnato nel 2003 su diversi fronti.
Innanzitutto è stata data priorità alla catalogazione originale e derivata in Millennium, nonché all'attività di correzione delle schede delle monografie appartenenti a biblioteche di dipartimento e di facoltà, incluse le biblioteche afferenti ai corsi di laurea decentrati. Il gruppo catalogatore del CBD ha affrontato in Millennium l'intera catalogazione delle pubblicazioni monografiche e periodiche della biblioteca di più di un dipartimento e ha, da poco, concluso la catalogazione retrospettiva del posseduto monografico di tre importanti biblioteche di Facoltà. Inoltre, è stata sperimentata e acquisita la catalogazione delle risorse elettroniche che costituisce un'altra attività in corso sul sistema Millennium.
In conseguenza della compresenza, nella base dati Millennium, di dati provenienti da fonti diverse (Unibiblio, Oclc Retroconversion, Tinlib) si è resa urgente l'attività di bonifica del catalogo.
Il CBD si sta dedicando, da qualche tempo, alla pulitura del catalogo ed ha deduplicato oltre 70.000 records, riducendo e correggendo per uno stesso documento, posseduto da più biblioteche, le descrizioni bibliografiche con la ripetizione dei soli dati gestionali (n. inventario, serie inventariale, segnatura di collocazione). Nella deduplicazione, ormai diventata attività corrente del CBD, viene data priorità alla fonte che si ritiene più corretta nel rispetto degli standard.
Volendo prospettare e prevedere il carico di lavoro che il CBD potrà portare avanti per l'anno 2004, si può dire che, come centro di coordinamento, esso continuerà a sviluppare le attività intraprese, non trascurando compiti gravosi come la validazione e il controllo dei dati inseriti dalle biblioteche sul sistema, l'attività di formazione e tutoring frontale e "on the job", il monitoraggio del sistema integrato Millennium, e la conclusione dell'implementazione nelle rimanenti biblioteche.
Tuttavia, è da considerare che tutti gli sforzi che il CBD col proprio personale potrà compiere non sarebbero mai sufficienti a realizzare con successo la strategia comune di ateneo se mancasse la piena collaborazione delle singole strutture bibliotecarie.
Il Catalogo di Ateneo
La costituzione del Catalogo Unico in rete delle Biblioteche di Ateneo (Opac), basato sul formato di registrazione bibliografica MARC21 e sulle regole anglo-americane AACR2, è un progetto prestigioso e per certi versi "unico" nell'ambito del panorama bibliotecario nazionale.
L'utente, visitando il nuovo Opac, si aspetterebbe di avere la piena disponibilità di tutto il posseduto documentario di ciascuna biblioteca di Ateneo, nonché la possibilità di esaminare le collezioni monografiche aggiornate delle biblioteche. Questo, per un Opac già definito nella sua struttura, sarebbe normale e rientrerebbe nella richiesta di "user satisfaction" di un'utenza che desidera accedere ad una specifica informazione bibliografica.
Nel caso del nostro Catalogo Pubblico on-line, l'utente dovrebbe avere l'accortezza di ricordare che questo è un Opac in costruzione che si definirà nel tempo.
Allo stato attuale, ciò che si sta realizzando non è un vero e proprio Catalogo Unico ma un'unione di cataloghi, e sarebbe preferibile continuare a parlare, ancora, di catalogo collettivo.
Alla luce di quanto detto, è stato deciso di aprire e rendere consultabile il Catalogo di Ateneo a tutte le biblioteche dell'Ateneo di Catania in modo da ottenere il loro contributo con la segnalazione di eventuali errori. L'Opac, On-line Public Access Catalogue, del nuovo sistema di automazione Millennium è curato dal Centro Biblioteche e Documentazione ed è disponibile all'indirizzo http://catalogo.unict.it
Nuovo sito Web del Centro Biblioteche e Documentazione
Recentemente, il sito Web del Centro Biblioteche e Documentazione è stato modificato sia nella struttura che nella veste grafica e oggi, esso, assimilato allo stile del nuovo Portale di ateneo può essere classificato come un vero e proprio portale.
Si sono ampliate le sezioni maggiormente visitate e sono stati ricollocati link che avrebbero creato situazioni di ambiguità, in modo da rendere il sito facilmente accessibile per la consultazione e la fruibilità delle informazioni.
Il sito Web del Centro Biblioteche e Documentazione è raggiungibile attraverso la Home Page di Ateneo o direttamente all'indirizzo http://www.sida.unict.it
Si ricorda che il Catalogo di Ateneo è disponibile all'interno della pagina principale del nuovo portale del CBD.
Catalogo Periodici
Una novità di recente realizzazione, e che comporta una più agevole accessibilità all'informazione documentaria, è la costruzione del Catalogo dei Periodici elettronici di Ateneo.
Il Centro Biblioteche e Documentazione ha reso disponibile, all'interno del proprio sito, il nuovo Catalogo Periodici grazie al quale è possibile effettuare una ricerca semplice e veloce di un periodico elettronico nell'ambito di quelli sottoscritti dall'Ateneo di Catania. I criteri di ricerca di qualunque periodico elettronico sono stati unificati all'interno di un'unica interfaccia di interrogazione.
La pagina Web relativa al Catalogo dei periodici elettronici è raggiungibile attraverso la Home Page del Centro Biblioteche e Documentazione dell'Università degli studi di Catania o direttamente all'indirizzo http://access.unict.it/cbd/
Copyright AIB 2004-06-05, ultimo aggiornamento 2004-06-09 a cura di Domenico Ciccarello
URL: http://www.aib.it/aib/sezioni/sic/commis01.htm