Nel corso dell'interessante Convegno nazionale dell'Associazione Italiana Biblioteche svoltosi ad Alghero, incentrato sui problemi dell'outsourcing, sono stata chiamata a rappresentare, spero degnamente, la voce e l'esperienza degli amici e colleghi archivisti in questo settore. Sia presso gli archivi che presso le biblioteche sempre più spesso i servizi di gestione vengono affidati all'esterno, ma, come è stato evidenziato anche durante le sessioni del Convegno, vi sono alcune significative differenze tra le due realtà. Mentre presso le biblioteche tale fenomeno è ormai consolidato, risalendo le sue origini a diverso tempo fa, negli archivi l'affidamento in outsourcing è probabilmente prassi più recente. Inoltre, presso le biblioteche spesso viene affidata a personale esterno, convenzionato in vario modo con l'ente proprietario della biblioteca stessa, la vera e propria gestione del servizio bibliotecario al pubblico, (apertura dei locali, assistenza agli utenti, ecc.). Il personale esterno, per lo più strutturato in società cooperative, si reca quindi presso la sede della biblioteca, svolgendo lì il suo compito. Per gli archivi succede invece per lo più l'inverso: è il complesso documentario prodotto e conservato dall'ente che viene trasferito presso i locali messi a disposizione dall'outsourcer, che devono quindi rispondere a precisi e determinati requisiti di sicurezza. Il momento critico è dunque quello della "presa in carico" dell'archivio da parte del gestore, che all'atto dell'individuazione e dell'elencazione della documentazione (che riveste anche una valenza patrimoniale), deve mettere a disposizione personale qualificato ed estremamente competente. La gestione avviene poi presso i depositi della società appaltante, dove il materiale documentario viene conservato, e dove vengono effettuate le ricerche di quei fascicoli necessari all'attività dell'ente produttore delle carte.
E' quindi necessario, da parte della società di outsourcing, un importante investimento finanziario iniziale per dotarsi delle strutture fisiche (magazzini, scaffalature a norma) e tecnologiche (programmi informatici specifici), indispensabili per avviare la propria attività. Ed è, d'altro canto, proprio il costo di locali idonei che l'ente produttore la documentazione non può o non vuole affrontare, preferendo affidare a terzi la conservazione del proprio patrimonio documentario. Bisogna inoltre anche considerare il fatto che l'archivio ha valenza giuridico-amministrativa, per cui il produttore resta sempre responsabile della documentazione e della sua corretta conservazione; tale responsabilità viene condivisa con l'outsourcer, in quanto quest'ultimo, per ciò che gli compete, deve garantire il rispetto delle disposizioni di legge.
Nell'affidare all'esterno la conservazione e la gestione di un complesso archivistico è necessario valutare attentamente il rapporto costi/benefici, in cui bisogna comprendere anche il vantaggio della maggiore sicurezza e della più facile reperibilità delle carte, non dimenticando però che il maggior onere viene proprio dalla frequente movimentazione dei fascicoli.
Un altro compito che spesso viene affidato a personale esterno è quello dell'inventariazione della documentazione storica. E' questa un'attività che si può forse avvicinare a quella offerta da chi si occupa di fornire la catalogazione per i volumi delle biblioteche. Da sempre, in questi casi, si deve ricorrere a personale altamente specializzato, che possieda le necessarie competenze tecniche ed i requisiti scientifici adatti.
Sia nel campo dell'outsourcing archivistico, sia nel più tradizionale campo dell'inventariazione degli archivi storici, si stanno delineando molte opportunità di lavoro qualificato per i giovani archivisti diplomati. E' importante però che con sempre maggiore decisione venga riaffermata la specificità e la particolare specializzazione necessaria per la professione archivistica di qualità, tale da garantire risultati ottimali dal punto di vista tecnico scientifico, ma a cui venga dato il giusto e dovuto riconoscimento anche dal punto di vista economico.

Come si è detto, il ricorso alla gestione del patrimonio documentario effettuata da operatori esterni all'ente produttore dell'archivio è un fenomeno sempre più frequente e generalizzato. E' stata la consapevolezza dell'estendersi di tale prassi, di cui si avvalgono sia l'amministrazione pubblica che i privati, e dei problemi che essa comporta, ci ha spinto ad occuparci in modo approfondito di tale fenomeno.

Il gruppo di studio nazionale sui fenomeni di gestione in outsourcing dei servizi archivistici è stato costituito al termine del seminario sullo stesso tema che si svolse a Roma, presso la sede dell'Unioncamere, il 26 marzo del 1999 ¹. Il convegno era stato promosso ed organizzato da alcuni soci della Sezione Lazio dell'Associazione Nazionale Archivistica Italiana ², e vi hanno partecipato alcune delle più importanti società nazionali di records management presenti a Roma e nel Lazio ³. Il tema si è rivelato di grande interesse, per l'Amministrazione archivistica, per l'Associazione e per le stesse società, ed è stato quindi deciso di dar vita al gruppo di studio nazionale, che affrontasse in modo organico i diversi problemi che si venivano delineando.

Il progetto di lavoro è quindi nato sotto gli auspici dell'ANAI, della Direzione Generale per gli Archivi, delle società Brambles, (poi acquisita dalla Recall), H Study, Italiana Archivi, Records Center e Shuttle.

L'idea di affrontare in modo approfondito tale argomento è nata in seguito alla richiesta dell'Ufficio centrale per i Beni Archivistici (ora Direzione Generale per gli Archivi) di censire quegli enti presso cui tale fenomeno si stava diffondendo. Il risultato del censimento, almeno per quanto riguarda il Lazio, ha mostrato come l'affidamento in esterno dei servizi archivistici sia prassi ormai molto comune, in sempre maggiore espansione, sia per quantità di documentazione affidata, che per importanza degli enti che utilizzano tali servizi ⁴.

Nel corso dei lavori sono state prese in esame le motivazioni per cui gli enti pubblici e privati affidano la gestione dei propri archivi all'esterno, i servizi archivistici offerti dalle aziende specializzate nel settore, i costi di tali servizi in rapporto alla tipologia e alla qualità dell'offerta. Lo scopo è stato quello di stabilire criteri per definire gli standard minimi di qualità e sicurezza che garantiscano l'ente appaltante, la società appaltatrice e l'Amministrazione archivistica sulla migliore gestione e conservazione del materiale documentario affidato all'esterno.

Il gruppo di studio, abbastanza numeroso, ha avuto il suo punto di forza nell'essere composto da persone provenienti da realtà non omogenee e con esperienze professionali molto diverse: al suo interno vi sono infatti archivisti di Stato, responsabili di archivi storici di enti, rappresentanti dei diversi settori delle società. In questo modo si sono sempre avuti presenti i molteplici aspetti del problema e sono state prese in considerazione le diverse esigenze che venivano rappresentate. Nel corso di due anni di lavoro si è giunti alla redazione di un documento intitolato "L'outsourcing nei servizi archivistici: linee guida per operare una scelta", che è stato presentato a Roma, presso l'Istituto Sturzo, il 16 maggio 2001, ed è attualmente consultabile sul sito dell'amministrazione archivistica ( http://archivi.beniculturali.it/divisione_III/outsourcing/outsourcing_indice.html). È stato anche attivato un forum di discussione sull'argomento (http://archivi.beniculturali.it/forum).

Il documento è unitario ma suddiviso in più moduli, che possono essere considerati indipendenti e utilizzati separatamente.
Nei capitoli che lo compongono si sono voluti prendere in esame i diversi aspetti dell'argomento. Nella prima parte, le Considerazioni preliminari, si è inteso inquadrare in modo organico la questione, ed evidenziare le considerazioni e le valutazioni che devono essere tenute presenti quando ci si appresta ad affidare in esterno la gestione del patrimonio documentario. Nella Progettazione degli interventi archivistici si è cercato di indicare il giusto approccio per affrontare e risolvere i molteplici problemi di gestione che si presentano in un archivio, individuando "linee guida" per un comportamento corretto sia dal punto di vista archivistico che progettuale, prescindendo dalla soluzione che verrà poi scelta ed adottata per risolvere, nello specifico, la situazione di crisi incontrata.
Il Contratto di outsourcing archivistico vuole evidenziare le caratteristiche ed i requisiti indispensabili per la redazione di un capitolato tecnico economico, mentre i Servizi di outsourcing archivistico offrono un panorama dei servizi e delle soluzioni offerte dalle società di records management. Il Glossario, che è stato in realtà il primo ad essere elaborato, vuole porre le basi per un linguaggio da tutti condiviso ed accettato.
Si è inteso evidenziare in particolare come, per la buona riuscita di qualsiasi progetto di intervento sull'archivio sia necessario identificare esattamente il problema archivistico che si intende risolvere, l'oggetto su cui si intende operare, l'obiettivo che si intende raggiungere, le attività necessarie per il raggiungimento di tale obiettivo, e, di conseguenza, i servizi che è necessario richiedere.
Questo sia se si giunga alla decisione di affidare in service il materiale documentario oppure si opti per una soluzione interna all'ente.

Per il raggiungimento dei risultati desiderati si sono quindi ritenuti indispensabili:

1. la redazione di un contratto/capitolato analitico ed esaustivo in cui siano dettagliatamente descritti le necessità, gli obiettivi, l'oggetto e le varie fasi del progetto, i servizi richiesti, i tempi ed i prodotti di tali servizi;
2. la scelta di un "fornitore" del servizio adatto, adeguato, competente e affidabile (e che quindi abbia lunga esperienza nel settore, sia specializzato per quel servizio che si richiede, disponga di adeguate strutture, metta a disposizione personale competente in ogni fase di svolgimento del progetto, sia di provata affidabilità, garantisca di adempiere a tutti gli obblighi di legge...).

Fare chiarezza su questi punti è indispensabile per evitare malintesi, delusioni, risultati non corrispondenti alle aspettative, alle richieste e agli stanziamenti, aumenti di costi non preventivati, difficoltà nel successivo reperimento della documentazione.

Quindi è necessario procedere, come prima cosa, ad una attenta analisi del problema, e valutarne tutti gli aspetti. Questa analisi deve essere condotta, nei casi in cui queste figure sono presenti, dai responsabili dell'archivio e dell'organizzazione dell'ente committente, eventualmente in collaborazione con un consulente esterno, e seguendo le indicazioni ed i suggerimenti dell'organo vigilante ⁵. La valutazione e l'analisi del problema devono portare alla redazione di uno studio di fattibilità, ed alla stesura di un capitolato esattamente valutabile, che possono essere indipendenti dal contratto o possono essere richiesti come parte integrante dello stesso. Tutto ciò permetterà di scegliere di conseguenza quel fornitore che dia le migliori garanzie di qualità, poiché scientificamente e tecnicamente preparato e correttamente dimensionato a svolgere il lavoro richiesto.
Le condizioni contrattuali devono essere esplicitate al massimo grado, e devono essere previste clausole di garanzia sulla buona riuscita dei vari momenti esecutivi del contratto; è quindi opportuno evitare la stipula di contratti a forfait. D'altra parte, il contratto deve avere una durata temporale adeguata, che garantisca il fornitore del suo investimento, ed il committente sul bene rinveniente (banche dati, inventari, piani di conservazione e classificazione, ecc.), e consenta così di evitare spostamenti troppo frequenti della documentazione, a rischio della sua corretta conservazione.

È molto opportuno che il contratto preveda l'articolazione in 'moduli', da attuarsi anche successivamente, man mano che si intenda eventualmente fruire di altri servizi offerti dall'outsourcer, per esigenze nel frattempo sopraggiunte.

In sintesi, i successivi momenti di tale procedimento sono quindi:
la valutazione della effettiva necessità/opportunità di procedere all'outsourcing archivistico, che porti:
- alla individuazione esatta dell'oggetto del capitolato o contratto,
- alla preparazione di uno studio di fattibilità,
- alla redazione di una richiesta esattamente valutabile, contenente la specifica dei servizi che dovranno essere forniti,
- all'individuazione dell'outsourcer adeguato,
- alla redazione di un progetto esecutivo,
- alla redazione di un capitolato tecnico-economico che descriva esattamente il servizio, la durata e i corrispettivi dovuti.

Dovranno poi essere previste periodiche verifiche sull'esecuzione delle varie fasi del progetto, anche da parte dell'amministrazione archivistica, attraverso le Soprintendenze e gli Archivi di Stato.

Come abbiamo detto, per outsourcing archivistico si intende il processo di esternalizzazione parziale o completo dell'organizzazione e gestione dei servizi d'archivio, a carattere collaborativo tra le parti e nel rispetto dei vincoli normativi e contrattuali, che ha come obiettivo una maggiore efficienza e qualità del servizio.
Quando a ricorrere a tale soluzione sia un ente privato, il cui archivio non sia stato riconosciuto di notevole interesse storico con provvedimento dell'autorità competente, la fornitura del servizio di outsourcing archivistico è regolamentata dal complesso di norme giuridiche che disciplina i contratti. La necessità di ben custodire e conservare nel modo migliore la propria documentazione esiste comunque per tutti gli enti privati, a prescindere dal riconoscimento del notevole interesse storico dell'archivio, in quanto essa è funzionale all'attività dell'ente stesso, e condizione necessaria per ottemperare, nei casi dovuti, agli obblighi di legge per quanto riguarda gli adempimenti fiscali, tributari, di disciplina del lavoro, e così via.
Nei casi in cui sia un soggetto della Pubblica amministrazione ad avvalersi dei servizi do outsourcing, dovrà essere posta particolare attenzione al rispetto della normativa in vigore per l'accesso alla documentazione corrente e di deposito ⁶, sulla consultabilità a fini storici degli atti conservati negli archivi ⁷, sulla formazione, archiviazione e trasmissione dei documenti informatici ⁸, sulla gestione elettronica dei documenti e la registrazione di protocollo ⁹.
Nel caso di enti pubblici, statali e non statali, o di enti privati il cui archivio sia stato dichiarato di notevole interesse storico, ai sensi del Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali ed ambientali ¹⁰, l'ente proprietario dell'archivio rimane responsabile della buona tenuta della propria documentazione. Quando si tratti di enti pubblici, statali e non statali, è fatto anche salvo il principio della responsabilità del soggetto titolare dell'archivio per la corretta identificazione dei responsabili dei procedimenti amministrativi, e per l'accesso alla documentazione da parte degli aventi diritto, sia per motivi amministrativi che per ricerche storiche. Sono queste responsabilità che non possono essere demandate alla società appaltante; al più, possono essere con questa condivise, in quanto l'outsourcer ha, da parte sua, la responsabilità contrattuale di garantire la miglior efficienza del servizio fornito perché il committente possa rispondere a tali obblighi.
Particolarmente delicato il caso in cui oggetto del servizio richiesto sia la fornitura di un sistema informatico specificamente elaborato per la Pubblica amministrazione, in quanto sia esso ed i sorgenti del software, che i dati ed il database devono rimanere di proprietà del committente, ed i dati devono essere comunque esportabili da e in sistemi terzi.

Per quello che riguarda in maniera più specifica i requisiti contrattuali, essi sono stati sviluppati nel capitolo del documento dedicato a questo argomento. Sono state individuate le caratteristiche del fornitore, o appaltatore, i requisiti generali, professionali, e logistici che deve possedere, e le caratteristiche del contratto stesso, le condizioni generali, specifiche e tecnico operative che devono essere tenute presenti al momento della sua stesura.
L'affidamento in esterno dei servizi d'archivio dovrà essere sempre regolato da un contratto, ovviamente redatto in forma scritta, in cui saranno descritti in modo esatto tutti i tipi di servizi che si vogliono appaltare e specificate tutte le condizioni, sia generali che particolari. Del contratto dovranno far parte integrante le specifiche recanti sia la descrizione del servizio, sia la durata e i corrispettivi.

La scelta del fornitore di servizi archivistici adeguato dovrà essere basata su precisi criteri e sulla rispondenza a determinati requisiti.
Le capacità professionali dell'outsourcer devono essere documentate, significative e riconoscibili; deve essere accertata una positiva esperienza pluriennale maturata nel settore. La sua organizzazione e le sue dimensioni devono essere commisurati all'entità ed alla qualità del servizio da erogare. L'appaltatore deve offrire un ottimo rapporto qualità/ prezzo, e deve avere la capacità di monitorare adeguatamente l'evoluzione dei fabbisogni, sia evidenziando necessità emergenti, sia proponendo eventuali nuovi servizi. Deve quindi dare le massime garanzie di affidabilità e di competenza.

L'outsourcer deve essere in grado di progettare soluzioni ad hoc, metodologicamente corrette nel rispetto dei principi fondamentali dell'archivistica, dell'organizzazione e del records management, partendo dall'analisi della situazione concreta; deve, dunque, offrire la necessaria consulenza per la risoluzione di ogni specifico problema, mantenendo chiara la visione d'insieme, in un quadro generale, per il raggiungimento degli obiettivi prefissati, fornendo anche, se del caso, un sistema informatico con opportune caratteristiche. Nel far ciò, deve essere in grado di mettere a disposizione personale idoneo ¹¹, correttamente e specificamente formato e numericamente adeguato per l'esecuzione di ogni servizio richiesto e di ogni fase del contratto.

È importante quindi che nel capitolato vengano richiesti i curricula del personale dipendente cui viene affidato l'incarico, (almeno per le figure chiave), e del responsabile di progetto. Le eventuali sostituzioni di personale in corso d'opera devono avvenire con personale in possesso dei medesimi requisiti culturali e professionali stabiliti nel contratto.

Altrettanto fondamentale è che i depositi archivistici dell'outsourcer siano adeguati per dimensione, per numero e per dislocazione territoriale, e dotati di tutti i sistemi e degli impianti necessari per assicurare il massimo livello di sicurezza dei documenti conservati, rispondendo a quanto disposto delle leggi relative alla sicurezza sul lavoro ¹², ed alla protezione dei dati personali ¹³.

L'obiettivo principale del documento elaborato durante i lavori del gruppo è stato quello di giungere alla redazione di uno strumento che aiuti, da un lato, il soggetto produttore ad individuare i punti critici presenti nella gestione e conservazione del proprio patrimonio documentario, e ad individuare di conseguenza soluzioni più adatte; dall'altro, permetta alle società di outsourcing archivistico di qualificarsi con l'offerta di servizi rispondenti a caratteristiche ben definite. Tutte le società che hanno attivamente partecipato alla redazione del documento sono ovviamente impegnate nel rispettare le indicazioni che esso contiene e gli standard di qualità individuati.

L'Amministrazione archivistica potrà eventualmente avvalersene come ausilio nello svolgimento delle attività di tutela, in tutti quei casi in cui deve approvare o controllare il ricorso alla gestione in service per gli archivi degli enti vigilati.

L'Associazione Nazionale Archivistica Italiana ha avuto il merito di rendere possibile l'incontro tra realtà tanto diverse, solo all'apparenza lontane, rivelatesi invece molto vicine, accomunate dal perseguimento di uno stesso obiettivo, quello della migliore conservazione e gestione della documentazione. Inoltre, è questo un settore dove vi sono elevate possibilità di occupazione professionale qualificata, per il quale è ormai opportuno e necessario pensare a corsi di formazione specifici.

Questo lavoro, pur con i suoi limiti, vuole anche essere un contributo alla riflessione tecnico scientifica su temi ed argomenti con i quali sempre più frequentemente gli archivisti sono chiamati a confrontarsi ed uno strumento di aggiornamento per affrontare situazioni nuove ma che rappresentano un aspetto sempre più importante del futuro della nostra professione.

Devo quindi calorosamente ringraziare tutti i componenti del gruppo di studio e di lavoro sull'outsourcing archivistico per la grande disponibilità volontariamente offerta sia in termini di tempo che di impegno intellettuale per il raggiungimento di questo primo obiettivo, cui mi auguro ne seguano altri.

1. Associazione Nazionale Archivistica Italiana, Sezione Lazio, L'outsourcing nei servizi archivistici, Atti del seminario, Roma, 26 marzo 1999, a cura di FABIO DEL GIUDICE, Roma 2000.
2. Il comitato organizzatore del convegno era composto da: Pierpaolo Avolio, Fabio Del Giudice, Elvira Grantaliano, Maria Emanuela Marinelli, Antonio Ratti.
3. Le società Brambles, (poi Recall), H Study, Italiana Archivi, Records Center, Shuttle e Sieco.
4. Si veda MARIA EMANUELA MARINELLI, L'outsourcing nei servizi archivistici: primi risultati di un censimento, in Associazione Nazionale Archivistica Italiana, Sezione Lazio, L'outsourcing..., cit., pp.121-139.
5.Le Soprintendenze archivistiche per gli archivi degli enti pubblici e privati dichiarati di notevole interesse storico, gli Archivi di Stato per gli archivi dell'amministrazione statale.
6. L. 241/1990 e successive modifiche ed integrazioni.
7. D.lgs. 490/1999, come integrato e modificato dal d.lgs. 281/1999.
8. D.p.r. 513/1997 e successive modifiche ed integrazioni.
9. D.p.r. 428/1998, d.p.c.m. 2/12/1999 e successive modifiche ed integrazioni; ora le disposizioni relative all'archiviazione e alla protocollazione informatica sono state riunite nel d.p.r. 28 dicembre 2000, n.445, Testo unico sulla semplificazione amministrativa.
10. Articolo 40, commi 1 e 2 del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n.490.
11. Per gli archivisti deve essere accertato il possesso del relativo diploma, o di specifica esperienza nel settore, acquisita anche con la frequenza di corsi professionali, promossi da istituzioni pubbliche e private di sicura affidabilità.
12. D.lgs.626/1994
13. L.675/1996.