Valentina COMBA
Udine, 13 novembre 1998
Non e' la prima volta che mi capita di parlare di questo argomento, anzi, ricordo di aver pubblicato il mio primo articolo sull'argomento del Bollettino dell'AIB nel 1989, e di recente sia nell'ambito del progetto CE AIDA, che in un seminario a Firenze, ho ripercorso i punti salienti di questa vexata quaestio: far pagare e quanto ?
Consideriamo che, nonostante alcune universita', come quella di Trento, da tempo effettuano il servizio con efficienza, in moltissime altre - e anche a Torino - non si riesce ancora a fare decollare questo servizio, sempre ovviamente sempre piu' richiesto e necessario, dal momento che gli opac consentono a tutti di sapere cosa c'e' nelle biblioteche lontane dalla propria, e di desiderare riceverlo, visto che nella propria il documento voluto non c'e'.
Ma quali sono gli ostacoli all'attivazione del servizio ? Nella mia universita' vedo che i principali oppositori sono due categorie, agguerritissime e incuranti dei bibliotecari e degli utenti: i segretari amministrativi e i docenti. I segretari amministrativi non vogliono gestire questo denaro, fare i versamenti mensili dell'introito e dell'IVA, gestire bollettari e fatture. I docenti vorrebbero i libri delle altre universita' ma non garba loro tanto che i "propri" libri vadano a spasso: e quindi appoggiano le resistenze dei segretari amministrativi. Le biblioteche dove le cose funzionano sono quelle dove i bibliotecari fanno i cassieri, i contabili e i fattorini, e non si sentono diminuiti da cio' nella loro professione.
Non conosco approfonditamente la situazione in altre tipologie di biblioteca; certo e' che le biblioteche aziendali forniscono questi servizi ai propri interni e a supporto della ricerca e del marketing; che nelle biblioteche di Ente Locale molto dipende dalle scelte politiche e gestionali delle Giunte al potere; che nelle biblioteche statali vi sono ancora innumerevoli vincoli ministeriali che impediscono una gestione snella ed autonoma di questi servizi.
Dunque, bisogna rimboccarsi le maniche. Se pensate che si possa appaltare il servizio, mostrate di sottovalutare il nocciolo del problema, e cioe' il costo del personale e la definizione della tariffa: se una ditta privata deve derivare del profitto dal servizio, fara' prezzi esosi, al di sopra delle tariffe di mercato correnti, cioe' il servizio sara' "discriminante" e sollevera' proteste. Esiste ormai un mercato globale di ILL e document delivery e, partendo da questo presupposto, le biblioteche italiane debbono porsi dal punto di vista dell'utente - una volta di piu' - facendo tariffe basse e un servizio efficiente.
Prima di proporre delle tariffe occorre valutare i propri costi interni. "Copiare" le tariffe altrui e' pericoloso e fuorviante: bisogna essere consapevoli se ci si puo' permettere di fare il servizio.
La valutazione dei costi e' un'opportunita' per le biblioteche per analizzare i propri servizi interni, e la disponibilita' del personale: e' quindi un momento prezioso in cui il bibliotecario si puo' render conto di molti aspetti pratici di funzionamento del contesto organizzativo in cui opera.
Schematicamente vanno valutati:
Per il prestito interbibliotecario:
Per il documenti delivery:
Anche nel caso di questi servizi va detto che piu' si spende, migliore e' il servizio; ad es. libri spediti un buste di carta sottile o in pacchetti legati con lo spago possono facilmente perdersi o rovinarsi; le fotocopie mandate per posta come "stampe" arrivano alle calende greche.
Un'altra nota riguarda i costi del fax: le tariffe Telecom di cui parlo sono quelle contenute nell'avantielenco telefonico, ma tutti sanno che questa e' un fase di grandi cambiamenti nelle tariffe e quindi per essere precisi bisognera' fare un confronto che non puo' limitarsi alla tariffe Telecom.
Infine, il sistema meno costoso per il document delivery in una biblioteca universitaria ( i cui costi di rete sono coperti dal MURST e dai singoli Atenei) e' l'utilizzo di Ariel, ovvero della tecnologia di scanner+rete: tuttavia bisogna tener conto della vigente legislazione secondo cui le biblioteche possono fare il servizio fotocopie MA NON COPIE ELETTRONICHE senza pagare il copyright, per cui tale tecnologia puo' essere utilizzata a patto che il riceventi stampi subito e cancelli la copia scannerizzata, pena l'incriminazione della biblioteca mittente.
Oltre il costo del materiale va calcolato il tempo e il costo del personale, il quale, per il prestito interbibliotecario:
per l'invio di fotocopie:
per entrambi i servizi:
Una volta organizzato questo lavoro, la mole delle richieste puo' anche passare da 50 a 500 richieste all'anno, e si vedra' che non comportera' sensibili aumenti proporzionali di personale; ci sono molte fasi di lavorazione che possono essere automatizzate, ma nella mia esperienza ho visto che e' sempre preferibile che il bibliotecario controlli le richieste degli utenti e l'effettiva disponibilita' del documento nella biblioteca scelta.
E' bene ricordare talune biblioteche hanno utenti privilegiati; ad es. le biblioteche universitarie devono favorire i propri utenti interni per questi servizi, cioe' i docenti, i ricercatori, il personale, gli studenti e tutti coloro che per contratto o convenzione lavorano per l'universita'. Le Universita' non sono tenute, tranne che in caso di precise convenzioni e accordi come quello vigente per le biblioteche aderenti a SBN, a fare servizio di prestito interbibliotecario e di document delivery per esterni.
Le tariffe rifletteranno quindi i privilegi di queste categorie di utenti; per ogni utente esterno dovra' comunque esssere aggiunta l'IVA ed un'eventuale cifra rapportata al valore del servizio.
Ogni universita' regolamenta autonomamente i servizi per terzi e le convenzioni (art.66 della Legge 382); alcune universita' applicano una norma secondo cui non e' dovuta l'IVA sulle fotocopie.
In buona sostanza la biblioteca puo' fare delle tariffe politiche al proprio interno (oppure far finanziare "a monte" i servizi per gli interni) e tariffe piu' "commerciali" all'esterno.
Biblioteca Centralizzata di Medicina e Chirurgia di Torino
http://www.molinette.unito.it/biblio/servizi.htmFornitura fotocopia articolo di 10 pagine ad
altra biblioteca o a singolo utente:
Costo copie (inclusivi di carta, costo di gestione della fotocopiatrice, busta)
L.5.500
Utile (costo del personale) L.2500
Tasse (ENPAS) e spese generali d'ateneo: 2.000
Totale tariffa: L.9.500
Biblioteca Comunale di Parma
http://www.biblcom.unipr.it/bibparma/tariffe.htm
Invio di fotocopie di materiale posseduto dal servizio:
L.3.000 per ricerca
L.3.000 per invio
L. 200 a pagina
Se si fa pagare il servizio e' necessario fornire una ricevuta valida sul piano fiscale, oppure una fattura. Accordi specifici possono essere previsti internamente, dove e' possibile proporre dei prepagati e, in taluni casi, dei "conti aperti" da saldarsi annualmente.
Le forme di riscossione possono essere:
(forma di pagamento in uso in molte universita'; alcuni enti pagano le fatture ma attribuiscono il costo del mandato a chi fattura: attenti !)
La forma di pagamento di cui si parla molto ma per ora non praticata e' la SMARTCARD collegata ai servizi di "borsellino elettronico": mentre le SMARTCARD sono gia' in uso per numerosi servizi, restano da definire i costi che le banche possono richiedere per il servizio di cassa e tesoreria per il "borsellino elettronico".
L'analisi dei costi rimane una necessita' anche nelle situazioni in cui si definiscono modalita' di scambio all'interno di un circolo chiuso di biblioteche; sara' cura del consorzio di biblioteche monitorare al proprio interno i flussi di scambio e valutare se si verificano degli squilibri per cui debbono essere fatti aggiustamenti nelle regole concordate.
All'interno della medesima amministrazione sara' meglio definire tariffe omogenee per i servizi, valutando correttivi ed aiuti per le situazioni piu' disagiate.
Una volta definiti i costi, nulla impedisce alla biblioteca di effettuare tariffe "politiche" per determinate categorie di utenti considerate disagiate o privilegiate, mettendosi tuttavia in grado di individuare e difendere questi utenti; naturalmente ogni anno e' necessario trovare i fondi per sostenere i servizi a "prezzo politico" per questi utenti. Peraltro vi sono molti enti che hanno come finalita' di favorire i consumi di determinate categorie (gli Enti per il Diritto allo Studio; le cooperative sociali, ecc.) oppure societa' ed industrie che potrebbero in questo modo fornire dei "benefits" a loro clienti: se le biblioteche sono in grado di fornire dei servizi, possono anche trovare degli sponsor !
Certo, tutto questo comporta lavoro e pazienza. Ma e' enormemente appagante per i bibliotecari che si dica di loro "sono capaci di trovare qualsiasi cosa: e non costa neanche tanto !".
Valentina Comba