(Udine - 13 novembre 1998)
Gabriele Lunati (Ifnet srl - Agenzia Italiana OCLC)
L'occasione offertami in questa sede é preziosa per una serie di motivi: innanzitutto per potervi parlare degli sviluppi dei servizi di OCLC, ma soprattutto per uscire dagli ambiti stretti e spesso angusti di una "demo" per abbracciare il tema in modo un po piu' problematico e ampio.
Dunque il mio contributo sarà, per una volta tanto, un esame di OCLC a partire da due punti di vista:
L'attività di IF (ora IFNET) come agenzia di OCLC per l'Italia è iniziata sul finire del 1992, in pratica all'inizio di un decennio che ha visto, quasi a tappe forzate, una evoluzione dei servizi di OCLC come non era mai avvenuto in precedenza.
Tale evoluzione trova la sua spinta essenziale nel processo di internazionalizzazione di OCLC e, per quanto ci riguarda, di europeizzazione.
Vale la pena di ricordare che non stiamo parlando di una azienda ma di una organizzazione volontaria, basata sulla cooperazione interbibliotecaria, alla stregua di altri esempi illustri quali RLIN, PICA e SBN, tanto per fare nomi noti. Altre reti sono scomparse, come UTLAS, o sono in procinto di fondersi, come WLN con OCLC.
OCLC ha come missione primaria anche la diffusione dell'informazione e la circolazione dei documenti ma in primo luogo l'abbattimento dei costi delle biblioteche, condizione essenziale per uno sviluppo dei servizi e obiettivo raggiungibile attraverso la condivisione delle risorse informative e documentali.
Detto questo voglio ricordare che tutte le scelte strategiche ed operative passano al vaglio di organismi decisionali interni composti soprattutto da bibliotecari, anche europei. Tutto il management professionale è, per una volta tanto, come il braccio esecutivo di una mente esclusivamente bibliotecaria.
Il "mercato" a cui si rivolge OCLC e' principalmente se stesso, vale a dire le ormai oltre 26.000 biblioteche che ne fanno parte, con una crescita media di ca 1.000 nuove adesione all'anno.
Questo comporta che OCLC, tenda a contenere i costi (spesso a diminuirne la portata) e soprattutto a reinvestire l'utile nel miglioramento dei servizi esistenti o nel creare servizi innovativi, oppure ancora a studiare come si sta evolvendo il mondo dell'informazione per arrivare con largo anticipo a proporre le soluzioni adatte al mutamento in atto.
Credo che tutta la premessa risulterà chiara parlando proprio dei servizi di ILL.
Tanto per dare un quadro di riferimento molto generale diro' che una procedura ILL, cosi' come il prestito locale, si basa sostanzialmente su 3 elementi:
1- l'accesso all'informazione bibliografica e alle localizzazioni
2- la gestione degli utenti
3- la gestione dell'interazione tra utenti e documenti
All'interno di queste voci ve ne possono essere altre piu o meno articolate, tese comunque a rispondere alle esigenze principali. La gestione automatica di tutti i processi e delle informazioni ad essi sottintese, genera l'informazione elaborata di tipo statistico che permette il monitoraggio della funzione.
Ho voluto partire "ab ovo" perchè l'evoluzione dei servizi di Accesso alle Risorse di OCLC si iscrive esattamente in questo schema con una gradualità interessante.
Quando abbiamo iniziato a lavorare con OCLC nel 1992, il servizio ILL era abbastanza rudimentale; non privo di efficacia ma molto semplice rispetto ad oggi.
La ricerca avveniva esclusivamente tramite le famose chiavi OCLC, degli algoritmi di ricerca basati sulla derivazione di caratteri da un autore o da un titolo; non erano ammesse operazioni di AND e similari.
La base dati bibliografica era, all'epoca, frutto di una cooperazione un po selvaggia e la presenza di duplicati era una mina vagante per un efficiente servizio ILL.
OCLC doveva potenziare e migliorare l'accesso all'informazione. Gli sforzi compiuti molto rapidamente nel primo quinquennio dei '90 sono andati esattamente in queste direzioni:
Dal 1993 è possibile cercare su OCLC Worldcat le informazioni connettendo in pratica qualsiasi dato presente in un record bibliografico, dall'autore all'editore, dalla lingua al luogo dell'edizione, da una qualunque parola del titolo all'anno e cosi via. Non hanno cessato di esistere le vecchie chiavi derivate, che continuano ad avere comunque una loro validità operativa.
Il potenziamento degli indici e dell'accesso è stato un altro punto importante, totalmente trasparente all'utente finale, ma ben percepibibile, considerati oggi i tempi medi di accesso stimati tra i 2 e i 5 secondi, su un database che ha superato i 40 milioni di record e 600 milioni di localizzazioni.
Considerato che buona parte del traffico di documenti riguarda contributi apparsi su pubblicazioni periodiche, un punto importante e' stato quello di favorire e potenziare l'informazione sul posseduto effettivo piuttosto che su quello generico della testata.
A questo scopo si sono moltiplicati gli accessi alle cosiddette Union List, cioè ad una parte del database che contiene l'indicazione aggiornata delle consistenza per gruppi (molto ampi) di biblioteche, reti accademiche o geografiche. (* )
L'altro punto forte è stato l'avvio di una serie articolata di progetti e sottoprogetti destinati all'unico scopo di deduplicare la base dati, di arricchirla e di completarla; questi programmi sono ovviamente tuttora in atto e certamente destinate a vivere in parallelo ad OCLC stesso.
Non sto a dilungarmi su questo aspetto, già oggetto qualche anno fa di una altra comunicazione ed anche di un articolo apparso su Biblioteche Oggi, ma mi preme sottolineare come una base bibliografica affidabile sia condizione essenziale per un servizio ILL efficiente.
Un'ultima iniziativa importante che è partita all'inizio del 1993 è stato il servizio di accesso a banche dati di produzione commerciale. Cito questo servizio che si chiama FirstSearch per una unica ragione.
L'esigenza primaria è stata quella di permettere all'utente di una qualsiasi banca dati (per es. Medline) di sapere se, dove e come il documento reperito fosse anche ottenibile in fotocopia o in originale.
Sono stati attivati dei legami con l'utenza della rete, per l'avvio di una normale procedura di richiesta ILL, e, per chi era utente solo del servizio FirstSearch con dei fornitori commerciali di documenti.
Con l'avvio di questo servizio si e' data, per la prima volta nelle biblioteche, accesso diretto all'utente finale, dandogli la possibilità di gestire autonomamente il ciclo completo RICERCA / RICHIESTA / PAGAMENTO / RICEZIONE. Senza la mediazione del bibliotecario. Questo finora, per il solo ottenimento di riproduzioni.
Come accennavo in apertura, accanto alla "missione" di estendere l'accesso all'informazione universalmente, c'è quella molto più concreta di abbattere i costi delle biblioteche.
Una attenta analisi del flusso delle operazioni di ILL porta ad osservare che l'interazione con utenti ricorrenti e con fornitori diversi, che offrano il proprio materiale documentario con le più diverse modalità e criteri e che chiedano costi diversi e modi di pagamento diversi a seconda delle proprie autonome politiche di prestito, induce a qualche confusione. Se non a questa perlomeno a doversi rapportare, da parte di chi chiede un ILL, in modo continuamente diverso con i propri referenti, caso per caso, ma reiterando le operazioni.
Si aggiunga a questo l'esigenza comprensibile di trovare referenti affini e a tendere a rapportarsi a loro piuttosto che ad altri, come in una ideale e personale "lista preferenziale" di simpatie operative:
meno cari
più efficienti
più vicini
trattano gli stessi ambiti disciplinari
più specializzati in alcuni settori,
Operare queste scelte, stabilire dei rapporti stabili e gestire materialmente una serie di rapporti articolati, ha un costo evidente. Di qui la necessita' di creare strumenti integrati alla procedura ILL che permettessero di semplificare le operazioni abbattendone i costi conseguentemente.
Gli strumenti gradualmente attivati sono stati nell'ordine:
Il punto successivo ha riguardato la risposta alle necessità che ogni biblioteca ha di monitorare i propri servizi, dunque l'introduzione della possibilità di ricevere come sottoprodotto delle proprie attività di prestito un report completo di tipo statistico.
La diffusione di determinati formati standard (nel caso il formato EXCEL o l'ASCII delimitato) e la facilità con cui i dati in tali formati possono essere importati e trattati dai più comuni fogli elettronici, ha favorito questa evoluzione.
Oggi è possibile per le biblioteche interessate, scaricare dei report dettagliatissimi sulle proprie operazioni di prestito, in cui i dati proposti spaziano dai tempi (richiesta -à arrivo), alle materie più cercate fuori dalla biblioteca, ai singoli titoli richiesti, ai costi sostenuti.
Le ricadute possibili, per esempio sulla politica degli acquisti sono evidenti, così come sulla programmazione dei budget.
Un ulteriore problema affrontato e risolto è stato quello di rendere il bibliotecario meno dipendente dalle connessioni in linea. La possibilità di gestire tutte le procedure (evasione di richieste, arrivi, risposte a messaggi condizionali, ecc.) senza interagire on-line ma off-line con un aggiornamento massivo di tutte le transazioni è stato risolto grazie alla creazione di un sw apposito ILL-ME Plus, applicativo sotto windows, gratuito e scaricabile dalla rete che provvede con apposite procedure ad aprire e chiudere autonomamente le connessioni aggiornando tutte le procedure sia in entrata che in uscita. Ovviamente pou essere utilizzato anche come sw di connessione on-line.
A questo punto, considerato il meccanismo complesso ma anche tutto sommato, semplice da usare, messo a punto da OCLC per ovviare alle difficoltà delle operazioni ILL, salta fuori l'ultimo "incomodo" , vale a dire l'utente.
Rendere autonomo l'utente e metterlo in grado di attivare da solo una procedura ILL in fondo non è altro che l'estensione di un concetto già acquisito da alcune biblioteche (soprattutto universitarie e di ricerca) ed anche acquisito da alcuni sw di automazione bibliotecaria, cioe' il cosiddetto self check.
La possibilità di prendersi un libro e andarsene a casa senza fare scattare l'allarme ma soprattutto senza rubarlo. Grazie al fatto di essere conosciuti da un sistema in grado di accettare e registrare l'operazione.
OCLC ha messo a punto un sistema del genere riferito alla rete delle biblioteche fornitrici, grazie al quale l'utente ho oggi tre livelli possibili di accesso al servizio :
Questo nuovo sistema, attivo dalla metà di quest'anno, riguarda per adesso solo le pubblicazioni monografiche, rimanendo necessario per i seriali, controllare il posseduto delle biblioteche e quindi comunque l'intervento del bibliotecario.
Quest'ultima opzione che si chiama ILL DIRECT REQUEST è per OCLC il punto finale (per ora) di un processo di alleggerimento del bibliotecario da tutta una serie di azioni di mediazione con l'utente fino ad oggi necessarie. L'autonomia dell'utente rispetto alla biblioteca era già da tempo operante nell'ambito dei servizi di reference FirstSearch, dove fin dall'inizio è stata attivata l'opzione di richiesta diretta di documenti a fornitori commerciali con pagamenti tramite carta di credito o account personale.
Ecco quindi, in rapida sintesi, ciò che OCLC, nell'arco degli ultimi 5 anni ha studiato ed introdotto nei propri servizi delle opzioni ritenute decisive per economizzare risorse umane e materiali e per migliorare il servizio verso l'utenza.
Quale è stato e qual'è il livello di utilizzo di OCLC in Italia.
Farò riferimento ad una serie di brevi interviste con alcuni fra i nostri utilizzatori più attivi e significativi.
Gli utilizzatori di OCLC-sono circa una sessantina di cui per l'ILL sono circa 25, tra i quali vi sono anche quelli che utilizzano solo il Document Delivery attraverso i servizi di reference.
Tendenzialmente hanno tutti un utilizzo in costante crescita e in genere complementare ad altre fonti.
Tipologicamente sono rappresentati tutti i generi di biblioteca con prevalenza di universitarie e speciali.
Università degli Studi di Venezia. Servizi Bibliotecari e Informatici.
(dati forniti da Alessandra Zorzi)
Il servizio è centralizzato e si basa sull'uso complementare di FirstSearch e ILL.
ILL non viene usato tramite i servizi di reference ma direttamente.
La presenza in rete di molti cataloghi ad accesso gratuito fa diventare OCLC come catalogo complementare e di approfondimento. Per es. in Germania DBLINK è una fonte di grande interesse e gratuita.
OCLC si è rivelato fondamentale per il reperimento di letteratura orientale e questo aspetto ha provocato un grande successo sull'utenza.
L'utilizzo e' in aumento proprozionale all'aumento complessivo del servizio e rappresenta il 10% - 20% delle richieste complessive.
Non sempre risulta facile capire la politica delle singole biblioteche dalla lettura delle schede singole delle biblioteche.
Problema grave l'efficienza delle poste che rischia di vanificare gli sforzi di reperimento, in cui la risposta e' in genere rapidissima.
I costi sono stabiliti in modo forfettario su Italia / Europa / USA ; l'utenza è conosciuta quindi i pagamenti sono posticipati alla consegna.
"L'utenza percepisce positivamente il servizio ma NON intravede minimamente lo sforzo organizzativo e professionale che vi sta dietro"
Biblioteca Queriniana - Brescia
(dati forniti da Luigi Carimando)
La esperienza di BS è emblematica. Un servizio inesistente che avviato nel 1994 ha visto, con l'impiego di una sola persona, svilupparsi una crescita più che esponenziale delle richieste in 3 anni per stabilizzarsi ora tra le 3500 / 4500 richieste.
94 (500) 95 (1500) 96 ( 3000)
OCLC rappresenta circa il 10% del totale delle richieste. La maggior parte sono richieste di articoli da riviste. L'accesso al servizio avviene in parte anche attraverso il servizio di reference FirstSearch.
Anche a Brescia OCLC è spesso la base per la richiesta di ciò che non si trova altrove.
La variabile tempi di consegna oscilla tra 7 gg e 3 mesi (nei casi disperati) con una media stabile di 30 gg circa. In questo caso le Poste hanno rappresentato un grosso problema fino a quando il Comune non ha compiuto passi ufficiali per una protesta formale. Da allora il problema è stato rimosso in gran parte.
I costi sono anche in questo caso fissati in modo forfettario, dopo una anno di verifiche sui costi sostenuti dal comune di Brescia: 8000 / 15000 (Italia / USA) più le spese richieste dalla biblioteca che fornisce il documento.
Ma l'aspetto più interessante della manovra è quello relativo alle entrate che sono arrivate a superare stabilmente del 25% i costi sostenuti (11 milioni i costi per 14 milioni di ricavi nel 1997).
Escluso il costo della persona dunque il comune non ha costi, anzi ha dei benefici e non solo di immagine.
Istituto Universitario Europeo Firenze
(dati forniti da Carlotta Alpigiano)
OCLC è usato come servizio complementare all'interno di un percorso di localizzazione Firenze, Italia, British Library e/o Germania, OCLC.
Particolarmente importante si è rivelato OCLC per la ricerca di libri francesi che non vengono più cercati sul Pancatalogue , essendo inserito in OCLC.
C'è stato un aumento delle richieste su OCLC: dal 93 (2% sul totale richieste) al 97 (6% sul totale) che è di circa 6.000 l'anno con le seguenti percentuali.
30% Italia ; 27% British Library ; 27% Germania ; 3% Francia.
Nel 97 360 richieste ritenute disperate sono state inviate ad OCLC e soddisfatte al 78%.
Il servizio è utilizzato anche in connessione con FirstSearch.
I costi del servizio sono interamente sostenuti dall'IUE.
La procedura centralizzata di fatturazione IFM viene usata sempre ; sono inoltre aperti dei conti deposito con alcune biblioteche che sono preferite
Molto diffuso anche l'utilizzo di Ariel con UMI e molte altre biblioteche di OCLC.
Conclusioni
Cercherò, infine, ma brevemente di fissare alcuni spunti di riflessione riguardanti le biblioteche italiane.
Premetto che non sono un esperto di ILL, non avendo mai gestito direttamente una procedura del genere durante i miei anni bibliotecari, quindi vi trasmetto delle sensazioni partendo da un fatto inoppugnabile : la procedura ILL è una procedura complessa (forse una delle più complesse in biblioteca), con una somiglianza forte con la procedura di acquisto, senza esserlo, con problemi particolari quali il copyright, con implicazioni forti per altre aree della biblioteca: altri servizi all'utenza, la politica di incremento delle raccolte, ecc.
La mia sensazione è che di fronte alla complessità organizzativa in generale i bibliotecari italiani abbiano un atteggiamento un pò naif ; che nei confronti del prestito ILL poi nutrano il timore che la cosa possa sfuggirgli dalle mani.
In molte biblioteche mi pare che si stenti ad affrontare seriamente il problema trincerandosi dietro difficoltà che forse potrebbero essere superate, anzi, che il nostro vicino di casa forse ha già superato, lo sappiamo ma facciamo finta di non saperlo.
Così molte biblioteche "obtorto collo" offrono un servizio ILL ma senza grandi sforzi di fantasia per ampliarlo e renderlo elemento centrale tra i servizi della biblioteca.
Vi sono anche molte difficoltà oggettive: per esempio nelle biblioteche statali o appartenenti alla pubblica amministrazione, delle restrizioni a maneggiare denaro, quindi ad attivare qualsiasi servizio agile e moderno che debba essere fatturato.
In alcune biblioteche si percepisce perfettamente che un servizio ILL efficiente è un servizio fortemente autoreferenziante. Finché non c'è nessuno se ne accorge (o pochi) ma quando parte e se funziona genera l'effetto valanga. Di qui considerazioni sulla scarsità del personale ecc.
Laddove il servizio esiste, spesso esiste in modo limitato, molto tradizionale e costosissimo, con tempi biblici di risposta quindi scoraggiante.
Ciò non toglie che in molte realtà la questione si pone seriamente ed il problema si sposta semmai sull'impatto economico dell'operazione oltre che organizzativo.
OCLC da questo punto di vista diventa abbastanza allettante perché, come vi ho illustrato, ha tutti gli utensili necessari per lavorare bene e con efficienza.
Tuttavia in Italia
Credo che la situazione cambierà quando anche in Italia, come è già accaduto all'estero, i bibliotecari avranno considerato con attenzione :
una sola ricerca in un unico database e 5 richieste in un colpo solo costano di più o di meno di 5 ricerche e 5 richieste reiterate ?
ILL tradizionale, Document delivery via Ariel, full text, giornali elettronici
in grado di aiutarli a scegliere con cognizione di causa le soluzioni più vantaggiose ed innovative
A quest'ultimo proposito viene bene una breve considerazione fatta da un bibliotecario a proposito della scarsa attenzione che, anche negli Stati Uniti, si da all'approfondimento della procedura ILL negli insegnamenti di biblioteconomia.
"In this time of waning materials budgets, the importance and dependence upon interlibrary loan is skyrocketing; however interlibrary loan is still a skill learned on the job or in half-day workshops, rather than in library schools ..."
Firenze 12 novembre 1998