Servizi Bibliotecari di Ateneo del Politecnico di Milano: fra innovazione ed internazionalizzazione
The Politecnico di Milano, in terms of innovation and internationalization of its services, and in particular the Area of University Library Services (ASBA), over several years, has adopted a policy of development and exploitation of its resources in order to improve its usability, to effectively support the research and the study by the various users of its services, by shifting the emphasis from 'location' to the 'availability and use'. In the paper we highlight the steps, plans and choices that have changed and are slowly turning the Library Services. Many projects are still opened and are evolving, the brief illustration of these actions is only the beginning of the change taking place.
Il Politecnico di Milano possiede molte risorse informative, ed ha una ricca disponibilità multimediale e di full text proprietari. Fino a poco tempo fa tutte queste tipologie di documenti venivano considerate singolarmente, non era possibile accedere a tutte le risorse da un punto unico e contemporaneamente, nonché "navigare" fra di esse. Inoltre, sebbene possediamo un patrimonio informativo invidiabile come università politecnica, questo non è sufficiente per un Ateneo che vuole rilanciare la ricerca scientifica. Oltre a possedere informazioni, il problema si concentra sul loro accesso e sulla loro valorizzazione.
In un'ottica di innovazione ed internazionalizzazione dei propri servizi, il Politecnico di Milano ed in particolare l'Area dei Servizi Bibliotecari di Ateneo (ASBA), nell'arco di diversi anni, hanno adottato una politica di sviluppo e valorizzazione delle proprie risorse nell'ottica di migliorarne la fruibilità, di supportare efficacemente la ricerca e lo studio da parte dei diversi fruitori dei suoi servizi, spostando l'accento dalla "localizzazione" alla "disponibilità e fruizione".
Per cominciare, al passo con le previsioni che riguardano le biblioteche universitarie, anche i Servizi Bibliotecari del Politecnico di Milano hanno scelto di migliorare la ricercabilità delle risorse a disposizione dell'utenza con l'adozione di un discovery tools. Nel contempo è stata studiata una impostazione grafica del sito principale e delle diverse interfacce catalografiche che guidasse l'utente nella ricerca. Il progetto prosegue con la valorizzazione dei repository istituzionali e dei materiali cartografici attraverso due progetti (ancora in evoluzione) davvero molto interessanti.
Nel 2013, dopo una analisi della letteratura specializzata, accompagnata da una puntuale indagine di mercato, è stato acquistato il software PRIMO di ExLibris. PRIMO è un sistema per la ricerca e l'accesso ad ogni tipo di risorsa, ed è stato personalizzato dal Politecnico per grafica e funzioni con il nome SEARCH.
L'importanza della ricerca dei materiali, il miglioramento dell'accessibilità delle risorse e della loro visibilità è stato sottolineato dalla scelta di affiancare al discovery anche un ripensamento grafico di tutto il sito dei Servizi Bibliotecari. Il sito dei Servizi Bibliotecari è infatti la prima porta di accesso per gli utenti che ricercano dalla risorsa elettronica, all'e-book, alla cartografia, alla tesi di laurea o di dottorato.
Un mondo variegato, quello degli utenti (docenti, studenti, personale tecnico), per interessi ed informazioni, che quindi doveva essere guidato nella scelta del canale più appropriato per la propria ricerca. La fase più impegnativa, affrontata da un gruppo di lavoro, è stata infatti quella di costruire uno schema che mettesse in risalto risorse e servizi a disposizione.
L'analisi dei punti di accesso e della loro organizzazione all'interno dell'architettura di un sito di biblioteca ha rivelato come, in passato, nella progettazione dei siti bibliotecari abbiano prevalso logiche di tipo descrittivo; almeno così è stato per il Politecnico, dove pagine descrittive, sicuramente utili ed esaustive, avevano però l'effetto di scoraggiare l'utente (che non legge) e che non trova subito quel che cerca.
Una logica descrittiva di un sito segue l'idea che tutta la sua architettura ruoti intorno alla organizzazione fisica della biblioteca, al catalogo, ai suoi servizi. Di fatto, esso rispecchia l'organizzazione tradizionale della biblioteca e delle sue collezioni fisiche con procedure e processi standardizzati, ripetibili e, quindi, facilmente descrivibili. Non è questo però, il caso delle risorse elettroniche o delle tesi di laurea, che prima erano solo cartacee, adesso solo digitali. Quindi nel rifacimento del sito abbiamo cercato di perseguire gli obiettivi seguenti:
L'attenzione del gruppo di lavoro, oltre alla meticolosa verifica del funzionamento degli strumenti, si è concentrata contemporaneamente su due fronti complementari. Mentre da un lato si guardava al sito web, alla nuova organizzazione delle informazioni, dall'altro lato l'attenzione era posta sui risultati della ricerca attraverso il discovery tools che avrebbe consentito di:
Gli utenti si affidano all'uso di dispositivi portatili e mobili per la ricerca delle informazioni, internet sicuramente offre molto, ma il nostro obiettivo era quello di mettere in evidenza ciò che offre l'Ateneo. L'adozione di SEARCH come primo punto di accesso e di ricerca non sostituisce l'accesso alle singole risorse, a cui è stata data particolare attenzione sia dal punto di vista della vestizione grafica, sia nell'ampliamento delle possibilità e delle funzionalità di ricerca e dei servizi offerti all'utenza (evidenziazione delle novità, nuove funzionalità di salvataggio bibliografie, richieste di prestito e proroga etc.).
Fig. 1 - L'home page dei Servizi Bibliotecari di Ateneo, porta di accesso a tutti i servizi.
Fig. 2 - L'home page di SEARCH, il discovery tools.
Fig. 3 - L'home page del CATALOGO, porta di accesso ai materiali cartacei.
Nell'ottica di contribuire alla Politica della Formazione di Ateneo, il Sistema Bibliotecario ha posto fra i propri obiettivi quello di promuovere l'utilizzo di nuove tecnologie attraverso l'attuazione di una strategia rivolta all'incremento delle acquisizioni e dell'uso degli e-books, da realizzarsi riorientando gli acquisti di materiale bibliografico dal formato cartaceo al formato elettronico.
Non si tratta ancora di una politica mirata e consapevole di selezione delle collezioni. In prima battuta la scelta si orienta su libri in formato elettronico (acquisizione perpetua) presenti nelle bibliografie di esame.
Questa scelta si inquadra anche nel progetto relativo ai MOOCs (corsi a distanza) che l'Ateneo ha intrapreso da qualche anno. In secondo luogo la scelta ricade su collezioni particolarmente richieste e utili ai progetti di ricerca di interesse per tutte le aree disciplinari. In questo modo si comincia a delineare la fisionomia di una vera collezione di Ateneo che ad oggi è composta da più di 9000 e-book.
A questo tipo di collezione viene estesa la metodologia organizzativa di acquisizione e gestione dei periodici e delle banche dati, cercando di garantire e privilegiare il più possibile l'accesso via web.
Il Politecnico di Milano ha scelto di raccogliere le tesi di laurea (dal 2011) e le tesi di dottorato (dal 2012) solo in formato digitale in un repository istituzionale, chiamato POLITesi, attraverso una procedura che coinvolge diverse Aree dell'Ateneo (Servizi ICT, Servizi agli Studenti, Servizi Bibliotecari). Politesi attualmente mette a disposizione più di 13.000 tesi in formato digitale con diversi tipi di accessibilità a seconda della scelta del laureando al momento del deposito.
Anche la produzione scientifica dell'ateneo deve essere valorizzata, quindi l'Ateneo ha scelto di condividere (anche solo attraverso la ricerca della citazione) i riferimenti alle pubblicazioni di Ateneo raccolte attraverso U-GOV. Le informazioni che riguardano la ricerca, e quindi anche le pubblicazioni di docenti, ricercatori, etc. del Politecnico trovano un unico punto di accesso, attraverso un nuovissimo strumento che è stato chiamato RE.PUBLIC@POLIMI (Research Publications at Politecnico di Milano). Il prodotto è frutto della stretta collaborazione fra l'Area ICT e l'Area Ricerca.
Crediamo sia molto importante per la riuscita di questi progetti il coinvolgimento e la collaborazione fra diverse aree che per esperienza e competenza hanno la capacità di realizzare al meglio il compito affidato. Il coinvolgimento della nostra Area in questo progetto è solo all'inizio e si completerà nei prossimi mesi con l'adozione di una Policy di Ateneo e con l'informazione a tutti i soggetti interessati all'uso di questo nuovo strumento. La tecnologia di Primo inoltre potrà consentire, in futuro, la possibilità di collegare anche questo "serbatoio" a SEARCH in modo da permettere la ricerca integrata e la visualizzazione anche dei prodotti dell'Ateneo.
Fig. 4 - L'home page di POLITESI, repository delle tesi di laurea e di dottorato.
Le biblioteche universitarie hanno ingenti patrimoni cartografici, spesso solo in formato cartaceo, ma da diversi anni la produzione cartografica è quasi totalmente in formati digitali complessi. Non si tratta solo di immagini o vettori, ma di basi dati complete con una serie di informazioni tematiche e di dettaglio.
Sempre nell'ottica del miglioramento dell'accessibilità alle proprie risorse, i Servizi Bibliotecari di Ateneo, avvalendosi di personale altamente specializzato, stanno implementando un sistema di ricerca della cartografia (sia in formato cartaceo che digitale) di tipo geografico. L'OpenGeoPortal (OGP) è il sistema scelto dal Politecnico, sviluppato da diverse università americane fra le quali Tufts, MIT, Harvard, Berkeley che hanno già una versione in produzione.
La catalogazione di questi elementi non è solo di tipo bibliografico, ma anche di tipo geografico: sono infatti stati elaborati, in collaborazione con gli enti produttori di cartografie, dei metadati in ISO 19139 che consentono di arricchire il dato sia per la ricerca che per la descrizione e l'utilizzo da parte dell'utente finale.
Il sistema, attualmente nella versione test, prevede una prima installazione disponibile solo per gli utenti del Politecnico e, in una seconda fase, la condivisione degli spazi di ricerca e di una serie di risorse con le altre università partner del progetto, nell'ottica dell'internazionalizzazione, della condivisione e della diffusione della conoscenza.
Fig. 5 - La versione TEST di geodata@polimi, porta di accesso alla ricerca della cartografia cartacea e digitale del Politecnico di Milano.
In conclusione, possiamo dire che le azioni e i progetti che i Servizi Bibliotecari di Ateneo stanno perseguendo sono molto ambiziosi, e non si esauriscono con la realizzazione di piccoli miglioramenti delle singole risorse ma tendono alla realizzazione di un progetto più ampio, che prende come modello le grandi università tecniche internazionali, sfruttando al massimo le potenzialità dei servizi, innovando non solo il patrimonio ma anche le modalità di fruizione delle proprie risorse. L'illustrazione di queste azioni è solo l'inizio del cambiamento in atto.
Carmen Cirulli, Area Servizi Bibliotecari di Ateneo - Politecnico di Milano, e-mail: carmen.cirulli@biblio.polimi.it
Marcella Samakovlija, Area Servizi Bibliotecari di Ateneo - Politecnico di Milano, e-mail: marcella.samakovlija@polimi.it