This paper presents the ACNP Working Groups, which study matters and problems relating to the management of the ACNP catalogue. The Catalogue Manager with delegates from each Working Group illustrate their overall activities and objectives reached.
I gruppi di lavoro di ACNP sono formati da bibliotecari appartenenti a enti diversi e dotati di competenze diverse e vengono costituiti su proposta del gestore del catalogo o del Comitato delle Biblioteche ACNP (CBA). Si riuniscono ed operano assieme in maniera coordinata per studiare e risolvere problematiche di varia natura connesse al catalogo ACNP.
Il primo gruppo di lavoro si è costituito nel marzo del 2011 per redigere le linee guida per l'adesione e la cooperazione all'interno del Catalogo Italiano dei Periodici (ACNP). Il gruppo ha concluso il proprio lavoro nel settembre del 2011, anche se nel corso del biennio di sperimentazione delle linee guida, il gruppo di lavoro potrà essere convocato dal gestore per esaminare eventuali proposte di modifiche al documento.
Nell'ottobre del 2011 si è costituito anche un nuovo gruppo di lavoro, con l'obiettivo di testare le funzionalità del nuovo programma gestionale grafico di ACNP, in corso di realizzazione. Nel gruppo, oltre ai bibliotecari, sono stati coinvolti i tecnici informatici che sviluppano il programma. I test sulle funzionalità fondamentali del nuovo programma grafico sono terminati nel maggio del 2012, e nel prossimo autunno si prevede un nuovo coinvolgimento del GdL per valutare l'introduzione di nuove funzioni.
Nel dicembre 2011 si sono svolte le prime votazioni per l'elezione dei membri del Comitato Biblioteche ACNP (CBA) e il 20 gennaio scorso si é tenuta a Bologna la prima riunione del comitato. Tra i molti argomenti in discussione, si è decisa anche la costituzione di alcuni gruppi di lavoro che si occuperanno di diversi argomenti e iniziative, alcuni dei quali particolarmente importanti per lo sviluppo complessivo del catalogo. Nello spirito di collaborazione che ha sempre sostenuto lo sviluppo di ACNP, sono stati invitati tutti i colleghi a valutare la possibilità di partecipare attivamente a questi gruppi. Per favorire un'adesione ampia di tutti i potenziali interessati si è deciso che la partecipazione a questi gruppi non prevedrà continui e costosi spostamenti di persone, bensì la disponibilità a partecipare alle attività individuate e/o predisposte e alle discussioni prevalentemente via email o via Skype, anche se per alcune delle attività non si esclude la necessita di presenziare alle riunioni, con il coordinamento di un referente del gruppo. A parte alcuni casi particolari, si è cercato di formare gruppi di lavoro di congrue dimensioni, tali da consentire un'attività efficace. I gruppi di lavoro che sono stati individuati come prioritari sono i seguenti: Bonifica delle biblioteche "in sonno", Classificazione disciplinare delle biblioteche, Periodici elettronici e Formatori. Ulteriori gruppi su temi specifici potranno essere costituiti in seguito.
In ACNP sono presenti numerose biblioteche "in sonno", cioè che non aggiornano da tempo il loro posseduto e i loro dati anagrafici. Al fine di sviluppare l'attività cooperativa del catalogo, si ritiene di grande interesse riattivare i contatti con queste biblioteche e, in generale, con tutte le biblioteche che possono essere interessate a partecipare ad ACNP. Un'operazione di questo tipo può essere svolta più facilmente dalle biblioteche che lavorano nelle singole realtà territoriali e disciplinari.
Il gruppo di lavoro che si intende costituire potrà quindi essere costituito su:
- ripartizione territoriale (su base regionale o, qualora l'esigenza nel caso di numerose biblioteche "in sonno", provinciale)
- ripartizione disciplinare (biblioteche dello stesso settore disciplinare; per esempio, della sanità).
Obiettivo del gruppo di lavoro è quindi quello di riattivare i contatti con le biblioteche "in sonno" presenti nel catalogo ACNP e stimolarne l'adesione per allargare la comunità di ACNP. Le biblioteche che decideranno di riprendere l'aggiornamento dei propri dati potranno avvalersi anche dei corsi residenziali tenuti dai formatori locali. Le biblioteche che invece preferiscono essere cancellate dal catalogo in maniera definitiva potranno chiederlo con una comunicazione scritta al gestore.
Il gruppo, composto da 28 volontari, si è riunito a Bologna il 27 marzo e in quella occasione sono state date le istruzioni operative per procedere. Si è deciso di dividere il lavoro di ricognizione, in linea generale, su base territoriale e, in alcuni casi, su base disciplinare. La procedura prevede innanzi tutto la verifica dell'indirizzo e dei riferimenti e in seconda battuta il contatto telefonico o con mail standard di cui è stata fornita traccia.
In base alle risposte ottenute, si propone la cancellazione definitiva della biblioteca dal Catalogo (a fronte di una comunicazione ufficiale) o si segnalano indicazione di diversa natura (esempio: biblioteca confluita in altra biblioteca; biblioteca chiusa definitivamente con spostamento del patrimonio; interesse a riprendere i contatti, ecc.).
Il lavoro di segnalazione è stato organizzato in rete con un file excel condiviso in "google documenti" e con la compilazione delle segnalazioni, a chiusura della procedura, tramite modulo online sul sito di ACNP. Tutti i documenti relativi alle istruzioni operative sono disponibili sul sito di ACNP.
Al 21 maggio il quadro generale delle verifiche risulta essere il seguente:
Per le altre biblioteche che hanno deciso di rimanere in sonno ed è stata aggiornata l'anagrafe da parte dei volontari, quando necessario; qualcuna ha espresso la volontà di voler aggiornare il catalogo e fare di nuovo parte di ACNP in maniera attiva.
Il lavoro proseguirà nei prossimi mesi e verrà chiesta la collaborazione di altri volontari, in particolare per alcune regioni (Lombardia e Lazio, che risultano avere molte biblioteche da contattare) o dei settori scolastici o Camere di Commercio che risulta più difficoltoso contattare.
L'obiettivo di questo gruppo di lavoro, formato da 16 bibliotecari, è quello di classificare le biblioteche attive in ACNP attraverso un sistema che rappresenti al meglio le varie tipologie, allo scopo di facilitare gli scambi di documenti tra biblioteche appartenenti allo stesso ambito disciplinare. Tale classificazione potrebbe consentire una distribuzione più razionale, comunque migliore, del carico del servizio di document delivery in relazione ai periodici elettronici posseduti da enti o consorzi ai quali afferiscono più biblioteche. Sarebbero così possibili ricerche bibliografiche mirate in un determinato ambito disciplinare, oltre a elaborazioni statistiche sulle biblioteche del catalogo e sulla comunità scientifica di riferimento.
Nella prima riunione del gruppo del marzo scorso ci si è resi conto che, allo stato attuale, nessuno schema di classificazione può rappresentare in maniera esaustiva la realtà piuttosto variegata delle biblioteche presenti in catalogo. Pertanto si è optato per uno schema, già collaudato e consolidato, che potesse adattarsi al meglio alle esigenze di ACNP, sottoponendolo comunque a una valutazione tecnica del gruppo. La scelta è caduta sullo schema dei Settori scientifico-disciplinari elaborato dal MIUR nel 2000, tuttora in vigore, che comprende 14 grandi aree suddivise ciascuna in sotto-aree.
Tuttavia, si è deciso di condurre un'indagine in rete, al fine di verificare l'esistenza di esperienze simili nelle diverse aree geografiche europee e extraeuropee. Le ricerche non hanno dato risultati e gli schemi di classificazione riguardano i periodici e non le biblioteche che sono considerate solo in quanto appartenenti a macro-contenitori quali i corsi di laurea, le aree disciplinari dei singoli atenei o i sistemi bibliotecari.
Nella seconda riunione, svoltasi a maggio, è stato valutato lo schema disciplinare della Ebsco in AtoZ, che si è rivelato troppo complesso e non adattabile al catalogo, il quale richiede un certo livello di elasticità in considerazione dei diversi contesti e realtà nei quali operano le biblioteche.
E' invece stata proposta l'adozione di uno schema già realizzato da CARE che utilizza la Classificazione Dewey applicata all'intero schema MIUR con l'ausilio del repertorio Ulrich's che indica la CDD dei periodici. Il gruppo ha accolto positivamente tale proposta perché le classi MIUR sono associate alla classificazione Dewey propria del linguaggio bibliotecario. Sarà proposto alle biblioteche una classe principale a cui esse dovranno associarsi, e la classe generale trascinerà con sé le relative sotto-classi. Le biblioteche potranno associarsi a più di una classe disciplinare, se riferibili a più discipline, o individuare sottoclassi non inerenti alla classe disciplinare se meglio rispondenti alle esigenze di classificazione.
Potrebbe essere previsto un "help" per orientare l'utente riducendo così il margine di errore. Si dovrà prevedere anche un codice multidisciplinare per le biblioteche generaliste. I componenti del gruppo si impegnano a verificare l'adattabilità delle diverse aree dello schema MIUR alle biblioteche attive in ACNP e a riferire nella prossima riunione fissata al prossimo 21 giugno.
Il gruppo di lavoro dei "Formatori ACNP" presenta alcune peculiarità che lo distinguono dagli altri gruppi di lavoro: ha un carattere fortemente sperimentale e prevede lo svolgimento di lezioni frontali che hanno lo scopo di evidenziare gli aspetti critici della trasmissione delle competenze formative. L'obiettivo fondamentale degli incontri è quello di preparare dei formatori in grado di insegnare ai colleghi bibliotecari l'uso del programma gestionale catalografico ACNP. L'ottica è quella di un decentramento territoriale che permetterà di estendere la partecipazione al catalogo anche alle realtà più defilate, che non gravitano nell'orbita di grandi enti.
Lo stesso obiettivo è perseguito anche dal gruppo di lavoro "biblioteche in sonno": infatti la richiesta di formazione "in loco" potrebbe essere una naturale conseguenza del censimento delle biblioteche dormienti. I partecipanti a questo gruppo di lavoro sono in tutto 20 e provengono da diverse regioni d'Italia.
Durante gli incontri sono state illustrate agli aspiranti formatori le procedure amministrative necessarie per attivare un corso di formazione e si è a lungo discusso sulle criticità operative che potrebbero emergere durante lo svolgimento delle lezioni.
Viene ricordato al gruppo che lo svolgimento dei corsi di formazione ACNP non può avere finalità di lucro e che l'attività di formatore comporta enormi responsabilità, poiché la trasmissione di informazioni errate potrebbe generare confusione nei nuovi utenti, con inevitabili ripercussioni sulla qualità e l'integrità del catalogo. Si precisa che al termine del corso non viene rilasciato un "patentino" permanente per il ruolo di formatore: l'evoluzione dell'attività di formatore e i diversi aspetti dell'organizzazione dei corsi continueranno ad essere controllati centralmente dal gestore di ACNP.
Merita un approfondimento il particolare contesto in cui è nato questo nuovo progetto. Partendo dal presupposto che l'abilità di formazione prescinde dallo strumento che si utilizza, è utile che i nuovi formatori consolidino la propria abilità fin da subito, utilizzando l'attuale interfaccia a caratteri senza aspettare il lancio della versione grafica del gestionale ACNP, in corso di realizzazione. Va inoltre sottolineato che il passaggio al nuovo programma si svolgerà in maniera graduale e che le due versioni del gestionale, molto simili concettualmente, coesisteranno ancora a lungo.
Quando l'utilizzo del nuovo programma sarà ormai consolidato, ci si potrà avvalere della collaborazione dei colleghi che fanno parte di questo gruppo di lavoro anche per aggiornare le conoscenze dei tanti bibliotecari che sono già operativi in ACNP. Il prossimo incontro del gruppo di lavoro è previsto dopo l'estate, nel frattempo i partecipanti potranno tenersi in contatto utilizzando la mailing list per scambiarsi opinioni, esperienze e materiali di lavoro.
Il gruppo di lavoro sui periodici elettronici si occupa delle problematiche del popolamento dell'archivio ACNP con il posseduto elettronico delle biblioteche, dei sistemi bibliotecari e dei consorzi. Il GdL dovrà studiare le problematiche del riversamento automatico in ACNP dei periodici elettronici accessibili a biblioteche/università/consorzi, valutando sia la possibilità di scarichi automatici sia quella del controllo e della verifica del "posseduto" di ciascun ateneo rispetto a quello complessivo del consorzio di afferenza. Il gruppo individuerà anche la tipologia dei cataloghi elettronici esistenti e suggerirà la priorità degli interventi.
Le problematiche che riguardano il trattamento dei periodici elettronici in ACNP sono molteplici e di particolare interesse, sotto diversi punti di vista. Il gruppo di lavoro, nel suo complesso, dovrà valutare le diverse esigenze: delle biblioteche, dei sistemi bibliotecari e dei consorzi di biblioteche, sulla base anche dei diversi sistemi di accesso ai periodici elettronici (attualmente gestiti in locale tramite software o sistemi come SFX, AtoZ, ed altri..).
Considerata la situazione esistente (anche alla luce dei risultati del workshop del 30 settembre 2011) il gruppo viene sollecitato a valutare la possibilità di affrontare le diverse tematiche suddividendosi in 2 o 3 sottogruppi. Viene anche raccomandato di stimare sempre il costo gestionale di eventuali interventi che si deciderà di proporre al gestore, vista la situazione attuale nella quale le risorse finanziarie ed umane risultano in continuo calo.
Sulla base di tali considerazioni, viene deciso di formare tre sottogruppi di lavoro:
Viene sottolineata l'importanza che tutti e tre i gruppi si pongano come obiettivo quello di costruire procedure di lavoro condivise e collocate in un'ottica di processo, anche con l'obiettivo di evoluzioni modulari da realizzare nel futuro.
Alla data dell'attuale convegno (maggio 2012), l'unico sottogruppo che ha avviato un'attività significativa è quello che si occupa dello scarico automatico da AtoZ. Il referente del sottogruppo ha contattato i 22 atenei partecipanti alla gara periodici inter-ateneo al fine di conoscere la metodologia di gestione dei periodici elettronici. Tutti hanno inviato una risposta ad eccezione dell'Università di Cagliari. E' risultato che tutti usano il sistema SFX, tranne:
- Università degli studi di Ferrara
- Università Politecnica delle Marche, Ancona
- Università degli Studi di Urbino
- Fondazione Collegio San Carlo
Di questi atenei, solo Ancona, Pisa e Urbino hanno il catalogo dei periodici elettronici su AtoZ, e quindi essi risultano essere quelli che, potenzialmente, sarebbero interessati, fin da subito, al riversamento automatico dei dati da AtoZ a ACNP.
Il 3 maggio, presso il Caspur a Roma, si è svolta una riunione tra la Ebsco, il Caspur, il sottogruppo di lavoro periodici elettronici di ACNP e l'Università "La Sapienza" di Roma, avente come scopo l'elaborazione di un software per il riversamento automatico dei dati da AtoZ ad ACNP. Per poter raggiungere l'obiettivo preposto, si sta verificando la fattibilità dell'export dei dati da AtoZ nel formato richiesto da ACNP, cosa di cui si sta materialmente occupando il Caspur, il GdL e i tecnici del Settore gestione e sviluppo di ACNP dell'Università di Bologna. Una volta appurata la suddetta fattibilità si comincerà a parlare dei costi e della loro suddivisione.
Vincenzo Verniti, ASDD - Università di Bologna, e-mail: vincenzo.verniti@unibo.it
[1] Il resoconto sull'attività dei gruppi di lavoro è stato scritto grazie al fondamentale contributo di Orietta Bonora, Fabiola Fazi, Valentina Lipparini, Biagio Paradiso, Anna Perin e Maurizio Zani.
