REBIUN is a Spanish University Library Network created in the late nineties under the collaboration of eight university libraries. The main purpose was to implement staff training and interlibrary loan and to promote cooperation and teamwork between different universities and specialized institutional libraries. A union catalogue was established, which is one of the most important results of the working groups acivities as well as interlibrary loan
REBIUN, la Red de Bibliotecas Universitarias españolas fue creada en 1988. Su inicio fue fruto de los contactos informales de diferentes directores de Bibliotecas Universitarias y condujo en poco tiempo a formalizar dichas relaciones con la firma por parte de los rectores implicados. Bajo la idea, fundamental de compartir esfuerzos y experiencias en el ámbito de las bibliotecas universitarias.
En 1990, se firmó dicho convenio por parte de nueve rectores. Las primeras acciones de cooperación fueron dirigidas a fomentar la formación del personal y a establecer las bases de un servicio de préstamo interbibliotecario. En 1990, dentro de esta idea de cooperación se establece un "… Código de Préstamo Interbibliotecario (1990) que introduce un cambio "cultural", una transformación de mentalidades: el concepto de que es posible obtener grandes beneficios y grandes mejoras para todos en el préstamo interbibliotecario con la suma de los pequeños esfuerzo de cada una de ellas".
Inmediatamente se vio la necesidad de crear un catálogo colectivo que permitiera una búsqueda única de todo el fondo bibliográfico de las bibliotecas miembros de REBIUN. Los diferentes trabajos dieron su fruto en la publicación en 1992 de un CD-ROM que contenía todos los registros bibliográficos de las bibliotecas participantes.
Durante el congreso de IFLA en Barcelona se ve la necesidad de disponer de un foro mucho más amplio, se crea CODIBUCE (Conferencia de los directores de las bibliotecas universitarias y Científicas Españolas), durante cuatro años se produce una coexistencia con REBIUN que desemboca en un trabajo paralelo en los ámbitos anteriormente citados y en la recogida de datos e indicadores obtenidos del trabajo de las bibliotecas universitarias, sin olvidar la necesaria homogenización de dichos datos e indicadores de rendimiento.
De esta relación, se publica las Normas y directrices para bibliotecas universitarias y científicas, en 1997, y se inicia, en 1995, la publicación del Anuario estadístico de las bibliotecas universitarias y científicas españolas (que recogía datos de 1994), que actualmente todavía está vigente y es un instrumento valiosísimo para el análisis de nuestra situación y para poder realizar benchmarquing entre las diferentes bibliotecas universitarias españolas.
La duplicidad de intereses conllevó a la decisión de confluir todos los esfuerzos en un único foro para poder hacer mucho más eficientes las acciones.
Paralelamente a dicho movimiento unificador, se comprueba la vital importancia de integrarse en el ámbito de la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas como una sectorial más dándole al trabajo de REBIUN de una oficialidad y de un respaldo institucional. Dicha incorporación se produce de pleno en 1998. La incorporación conlleva la creación de un nuevo reglamento donde se establece "REBIUN está constituido por todas las bibliotecas de las universidades que pertenecen a la CRUE, las cuales serán consideradas miembros de pleno derecho, a todos los efectos. Podrán ser miembros colaboradores aquellas bibliotecas o centros que no perteneciendo a la CRUE tengan un carácter científico y de investigación y que puedan hacer aportaciones a la red. Sus derechos y obligaciones se especificarán en el protocolo de colaboración que REBIUN establezca con cada uno".
Los órganos de gobierno de REBIUN, se formulan en unipersonales, como son la presidencia, la secretaría ejecutiva y la coordinación. Y en También se encuentra el pleno que se reúne anualmente en la asamblea General que está formada por un representante de todas las bibliotecas participantes en la Red. El comité ejecutivo está formado por coordinadores de los Grupos de Trabajo del Plan Estratégico, Secretario Ejecutivo, Coordinadora y tres miembros seleccionados por la CRUE (Presidente, Secretaria General de la CRUE y un representante de la Mesa de Gerentes). Las líneas estratégicas formuladas desde los diferentes planes estratégicos de REBIUN, se llevan a cabo fundamentalmente a través de grupos de trabajo, los cuales son integrados por personal pertenecientes a las diferentes bibliotecas.
La Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas (1994) es una organización sin fines de lucro integrada por universidades españolas públicas y privadas. En la actualidad 50 universidades públicas y 24 privadas asociadas.
Características:
Mejorar la promoción y el desarrollo de la educación superior y la investigación universitaria.
Promover la cooperación entre las universidades españolas y extranjeras, así como a todas aquellas instituciones que contribuyen a un mejor desarrollo de sus negocios
El intercambio de información, promover estudios, informes y recomendaciones que se traducen en una mayor cooperación y un gobierno más eficaz. El fortalecimiento de la proyección social de la universidad y su compromiso con la sociedad.
Objetivo: Promover la reflexión sobre las finalidades y las cuestiones académicas y guías de su aproximación a los criterios que van más allá de los intereses de sectores o grupos.
REBIUN tiene una historia muy ligada a los temas estratégicos y como modelo de trabajo siempre ha elaborado diferentes planes estratégicos que han estado vigentes y que han permitido un trabajo excelente y de gran eficacia. Este pasado año se ha aprobado en la Asamblea general del pleno el III Plan estratégico 2020.
En el III Plan estratégico 2020, se ha vuelto a redefinir cual es la misión de REBIUN, con el objetivo de adecuarse a los nuevos cambios que están sufriendo las bibliotecas universitarias y especializadas que forman la Red. En una búsqueda de poder reflejar claramente el nuevo rol de los bibliotecarios.
La misión del actual plan señala que: Liderato, coordinare e fornire orientamenti alle biblioteche universitarie e scientifiche rafforzamento della cooperazione e progetti comuni per dare risposta alle nuove sfide che le università hanno sollevato nelle aree apprendimento, insegnamento, ricerca e formazione per tutta la vita. En ella claramente se apunta la necesidad de la cooperación y de la naturaleza de un proyecto común dirigido a las áreas de aprendizaje, docencia, investigación e información continua.
Los valores adoptados en el plan señalan de forma clara que los elementos imprescindibles son: la accesibilidad a la información y al estudio; la comunicación científica y el acceso abierto; la tecnología de la información y de la comunicación; la cooperación y asociacionismo.
Las líneas estratégicas que actualmente son vigentes en REBIUN fruto de la elaboración del III Plan estratégico 2020 son:
Línea 1. Mejorar la organización REBIUN, comunicación y liderazgo.
En aspectos como:
Línea 3. Promuovere lo sviluppo e l'uso del Digital Library 2.0, Internet e networking Sociale.
Línea 4. Crear y distribuir un catálogo de servicios colaborativos REBIUN.
El fruto de este plan estratégico se trabaja en diversos grupos de trabajo
REBIUN se financia, fundamentalmente a través de las propias bibliotecas universitarias, mediante de pago de una cuota anual que sufragaba en origen el catálogo colectivo y su programa. Para las diferentes actividades y proyectos, REBIUN obtiene el patrocinio de las casas comerciales con las cuales tienen contactos todas ellas relacionadas con el mundo de las bibliotecas.
El préstamo interbibliotecario fue uno de los primeros ámbitos de trabajo en la creación de REBIUN y por dicha razón se creó un grupo de trabajo que permitiera trabajar en la cooperación, tal como indica el Código del Prestito Interbibliotecario:
Codice del PI: "... al fine di aggiornare periodicamente i dati richiesti e di presa in carico di tutto il lavoro tecnico e di ricerca relative a questo Codice e dei suoi affari è nominato un gruppo di lavoro costituito dalla Biblioteca Università di: UAM, UB, USC e UAH".
Se trabajó mucho en los inicios del grupo para intentar automatizar el proceso, a fin de evitar errores y al tiempo proporcionar un ahorro de trabajo. Muchos de los centros de préstamo interbibliotecario disponen del programa gestor GT-BIB, hecho que produce una homogenización en los procesos y permite a través del grupo de usuarios solucionar problemas y hallar mejoras que repercuten finalmente en el préstamo interbibliotecario de REBIUN, señalar que no es una condición "sine qua non" trabajar con dicho programa, coexisten dentro de la Red, importantes instituciones como el CSIC que disponen de un programa propio.
Uno de los elementos más importantes de este grupo ha sido su consolidación a lo largo del tiempo y su estabilidad, su crecimiento ha ido paralelo a lo largo de la historia de REBIUN y ha sido testigo y protagonista de mucho de los hitos de la Red.
Desde su creación en 1989, la coordinación del grupo se situó en miembros de diferentes bibliotecas universitarias de manera rotativa hasta el 2005 que la coordinación pasó a personal propio de REBIUN, lo cual permitió una dedicación más completa, juntamente con una relación mucho más próxima a los órganos de gobierno de la Red.
En el 2010, se produjo un nuevo cambio en la coordinación, pues se decidió que pasará a un director de Biblioteca Universitaria, en el caso del grupo, des de la dirección del CRAI de la Universitat de Barcelona.
El grupo está formado por 8 miembros, de diferentes universidades. El método para formar parte del grupo es ofrecerse voluntario a participar en la Asamblea Anual, y es aprobado por la votación de sus miembros. Se intenta que se produzca una participación equitativa de todas las universidades en los diferentes grupos, si bien es cierto que la presencia de Universidades no es en ningún momento vetada.
Se realizan durante el año de 2 a 3 reuniones, con asistencia presencial por parte de la mayoría de los miembros del grupo. Actualmente se está introduciendo la videoconferencia como un instrumento de comunicación que permite evitar el desplazamiento, pero que facilita la comunicación tanto visual como oral. De las diferentes reuniones se realiza un acta o documento que es aprobado en la siguiente reunión. En la Asamblea anual, el coordinador da cuenta de las actividades realizadas y propone los nuevos objetivos para el año próximo. Después se pone a la votación de los miembros del pleno.
El grupo de préstamo interbibliotecario a lo largo de su existencia ha trabajo en temas como la unificación de las tarifas, actualmente cada dos años se revisan dichas tarifas y son efectivas para todas las transacciones de préstamo que se realizan entre las diferentes bibliotecas que forman parte de REBIUN.
Otro tema que se ha trabajado ha sido sobre la información existente de préstamo interbibliotecario. En este aspecto podemos indicar la aprobación de documentos clave para el funcionamiento de este servicio dentro de REBIUN, como ha sido el Código PIB (1989), Acuerdo en materia de PI (1995), Manual de procedimiento (2008).
También se elaboraron directorios de las unidades de PI de los miembros; de las listas de distribución de PI y del GT-PI Códigos Bibliotecas de REBIUN y listado de bibliotecas que prestan sus fondos a otras bibliotecas para el usuario final. El objetivo al realizar los diferentes directorios era facilitar el trabajo al personal implicado en dicho servicio.
En el área de las estadísticas las mejoras que desde el grupo se trabajaron, fueron la automatización de los formularios estadísticos, frente a una recogida de datos manuales. La elaboración de estadísticas propias del grupo de trabajo, que se concertaron con el grupo de estadísticas, al tiempo de realizar la revisión de los indicadores. La consulta de estadísticas de REBIUN desde la web permiten acceder a los datos e indicadores estadísticos desde 1994 hasta la actualidad. Los datos estadísticos que se recogen dentro del préstamo interbibliotecario son tanto como proveedores y como solicitantes, podemos conocer el número de solicitudes recibidas, cuáles de ellas han sido respondido positivamente, cuales no hemos podido proporcionar la petición, si el origen de la petición son bibliotecas de la Red, de fuera de ellas o bibliotecas extranjeras. Una estadística que para el grupo ha sido muy importante de conocer y trabajar ha sido el de tiempo de tramitación de las peticiones.
Fruto del trabajo del grupo surgió la necesidad vital de la creación del catálogo colectivo de REBIUN (1989), éste está formado por aproximadamente unos 30 millones de ejemplares, y recoge los fondos de 78 instituciones (51 universidades públicas, 22 universidades privadas y 3 centros adscritos).
El grupo de trabajo ha estado muy implicado en las mejoras en el catálogo en colaboración con el grupo de trabajo de catálogo colectivo como son:
En la XIX Asamblea de REBIUN, el grupo de Préstamo Interbibliotecario presentó las acciones realizadas durante 2011 y asumió nuevos objetivos o la continuación de los anteriores:
Los objetivos aprobados por la asamblea fueron:
Desde los inicios del grupo y por la importancia del servicio de préstamo interbibliotecario se vio la necesidad de crear herramientas de comunicación que facilitara la difusión de todas
Por dicha razón se crearon 2 listas de distribuciones:
Desde el inicio del grupo y la importancia del servicio de préstamo interbibliotecario fue la necesidad de crear herramientas de comunicación que facilitan la difusión de todas sus actividades. Por esta razón, creó dos listas de distribución: una primera para todos los miembros de la PI, que se comunican tiempo cambios y los problemas inquietudes que se presentan en el trabajo diario. Se trata de una segunda lista de los miembros del grupo de trabajo.
El trabajo de la PI desde sus inicios siempre ha tenido el objetivo de proporcionar un servicio eficiente entre los miembros de REBIUN sitios. Hemos trabajado para mejorar los tiempos de respuesta, no sólo para tener un catálogo colectivo real que permite una búsqueda de 30 millones de copias, pero la automatización de estos procesos, evitando el posible software diferente, lo que hace que el servicio de préstamo interbibliotecario en una de las joyas de la Red de Bibliotecas Españolas Universitarias (REBIUN).
Adelaida Ferrer Torrens, CRAI - Universitat de Barcelona, e-mail: aferrer@ub.edu
Joven, Cruz, Procedimientos en servicios en Préstamo Interbibliotecario. Manual, en I Jornada Rebiun de Préstamo Interbibliotecario, <
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