Il protocollo di intesa sui periodici è nato alcuni anni fa, nel 2007, partendo dall'esperienza di cooperazione che da tempo costituisce un idoneo strumento per realizzare sul territorio modenese servizi all'utenza il più possibile efficaci ed omogenei.
Tale esperienza di cooperazione ha portato nel 2001 alla costituzione del Polo Provinciale Modenese nel 2001, a seguito di 30 anni di cooperazione avviata negli anni Settanta, cooperazione che ha consentito la realizzazione dei Sistemi Bibliotecari negli anni Ottanta e, nel 1990, della rete bibliotecaria provinciale; del 2006 è l'adesione dell'Università di Modena e Reggio Emilia al Polo, che comprende oggi 96 biblioteche di diversa tipologia istituzionale, come la Biblioteca Estense Universitaria, appunto le Biblioteche dell'Università di Modena e Reggio, le civiche del Comune di Modena, le civiche dei Comuni del territorio e Biblioteche di Istituti culturali privati, Biblioteche di Istituti scolastici superiori.
La costituzione del Polo ha sviluppato in modo significativo l'esigenza di elaborare progetti a valenza provinciale, finalizzati all'attivazione di servizi informativi integrati ed omogenei sul territorio.
Si è passati dalla cooperazione per la condivisione di servizi informatizzati alla cooperazione per l'elaborazione di un'armonizzazione delle modalità di erogazione dei servizi stessi, in quanto rivolti a un'utenza percepita sempre più come utenza comune e condivisa a livello provinciale.
La costituzione del Polo e la consapevolezza dell'importanza di fornire all'utenza servizi integrati ed omogenei, non solo per quanto riguarda i servizi informativi ma anche per quanto attiene alla gestione delle raccolte, ha portato nel 2004 e nel 2005 ad avviare due progetti di valorizzazione delle raccolte, uno relativo alla condivisione on line di banche dati ed uno finalizzato al coordinamento delle raccolte dei periodici: quest'ultimo tra l'altro è sempre stato un tema di forte interesse per le biblioteche modenesi, tanto che da oltre vent'anni è nato il progetto di catalogazione cooperativa Analecta, un progetto regionale coordinato dalla Fondazione Collegio San Carlo.
Nel 2004 è stato avviato un progetto di condivisione su rete geografica di alcune risorse elettroniche di comune interesse fra le maggiori biblioteche del Polo (Biblioteca Estense, Comune di Modena, Fondazione Collegio San Carlo) e dell'Università (che non era ancora entrata a far parte del Polo stesso), in modo da evitare inutili sovrapposizioni, razionalizzare le risorse e condividerle in rete con le altre biblioteche del Polo.
Da una parte infatti si riscontrava che la domanda di servizi da parte della popolazione universitaria frequentante anche le Biblioteche del Polo era in crescita quantitativa e qualitativa e richiedeva un impegno crescente di risorse a fronte del continuo calo dei budget disponibili, dall'altra si avvertiva l'esigenza di estendere anche agli utenti delle biblioteche di medie e piccole dimensioni del territorio provinciale le fonti informative di qualità, fino a quel momento disponibili solo per le maggiori biblioteche del capoluogo e, di fatto, solo per studenti e ricercatori.
Il progetto, basato sulla reciprocità, intendeva allargare alle biblioteche del Polo da una parte e alle biblioteche dell'Università dall'altra alcune delle licenze prima detenute da uno dei due soggetti. Ciò avrebbe permesso un accesso territoriale alle banche dati già disponibili, piu' aderente alla distribuzione della popolazione e coerente con la presenza diffusa di biblioteche attive nelle diverse zone del territorio provinciale, caratteristica specifica della realtà modenese.
Si è creato quindi un gruppo di lavoro che ha effettuato il censimento delle risorse elettroniche (banche dati bibliografiche e testuali su cd-rom e in linea) già possedute, ha individuato le banche dati che potevano essere di interesse per tutto il territorio - concentrandosi in particolare sul settore socio-umanistico - ed ha iniziato a lavorare per eliminare le sovrapposizioni e convertire alcune licenze in licenze "consortili", avviando trattative con distributori ed editori per ottenere condizioni economiche sostenibili. Ottenuti i nuovi accordi si è proceduto alla divisione operativa dei costi e degli oneri di trattamento informatico.
Grazie alla collaborazione avviata in quel periodo con il Sistema Bibliotecario di Ateneo dell'Università, che non era ancora entrata a far parte del Polo, è stata quindi avviata la fornitura in cooperazione da parte della Biblioteca Estense Universitaria, dell'Università, del Cedoc, del Comune di Modena e della Fondazione Collegio San Carlo di un primo pacchetto di 5 banche dati successivamente portato a 9 da mettere a disposizione di tutte le biblioteche aderenti alla rete dell'Università e del Polo: (ora sono Philosopher's Index, Alice, InfoUtet, Francis, Periodical Content Index, Dizionario Biografico, Il Sole 24 Ore, Oxford English Dictionary). Sono state poi realizzate iniziative di formazione all'uso delle banche dati e guide informative sulle singole risorse.
Il progetto non aveva semplicemente lo scopo di ottimizzare le risorse esistenti ma di aumentarle e valorizzarle, avendo alla base la convinzione che tutte le biblioteche nel loro insieme sono chiamate oggi ad offrire informazioni e conoscenze di qualità non solo per utenti evoluti (studenti e ricercatori) ma più in generale a tutti i cittadini, in modo da mettere a disposizione anche delle biblioteche di pubblica lettura banche dati normalmente utilizzate solo da biblioteche universitarie o specializzate.
La pratica cooperativa avviata in tema di condivisione delle risorse informative on line ha trovato un suo naturale sviluppo in tema di acquisizione e gestione dei periodici, con l'obiettivo di arrivare ad una razionalizzazione delle acquisizioni – e quindi delle risorse impiegate e degli spazi utilizzati – e ad una miglior conservazione e fruizione dei documenti attraverso il coordinamento delle raccolte e la costituzione di un deposito provinciale.
Era infatti da tempo emersa da parte delle biblioteche modenesi l'esigenza di avviare una verifica della possibile fattibilità di un progetto di costituzione di un servizio di deposito provinciale per i periodici, a causa degli spazi a disposizione delle singole biblioteche sempre più insufficienti, della loro gestione sempre più onerosa, in alcuni casi delle non sufficienti garanzie di adeguata conservazione dei documenti nel tempo e, conseguentemente, di una non adeguata possibilità di fruizione da parte degli utenti.
È stata quindi avviata la verifica della fattibilità e delle possibili modalità di attuazione di un servizio attivo di deposito provinciale, ove far confluire i periodici di alcune biblioteche che possiedono importanti collezioni, e di un servizio di estrazione, recapito e ricollocazione dei pezzi e document delivery, con l'obiettivo di consentire a tutte le biblioteche del territorio di usufruire del servizio e di scartare eventualmente collezioni di periodici già presenti e disponibili a deposito, naturalmente nel rispetto delle direttive regionali in materia di rinnovo dei patrimoni, garantendo in tal modo la disponibilità dei documenti insieme con una politica di revisione coordinata.
Un gruppo di lavoro ha quindi verificato le possibili soluzioni, sia per quanto riguarda la struttura in cui collocare i documenti, le possibili forme di collaborazione e di compartecipazione alle spese gestionali e di investimento, partendo dal presupposto che del progetto avrebbero usufruito – direttamente o indirettamente – tutte le biblioteche, in quanto quelle già depositarie del maggior numero di testate le avrebbero fatte confluire nel deposito assicurandone la gestione e la fruizione, mentre le altre avrebbero fatto confluire i numeri eventualmente mancanti e avrebbero potuto eventualmente scartare i numeri doppi posseduti e concentrare le proprie raccolte su testate più vicine alle proprie specificità ed alla propria comunità di riferimento.
Poiché non è stata individuata una soluzione economicamente sostenibile, in mancanza di prospettive certe a medio termine per un deposito provinciale, nel 2006 si è avviata la prima fase del progetto, quella del coordinamento delle testate dei periodici, che ha coinvolto tutte le biblioteche del territorio (escluse quelle dell'Università, in quel momento impegnate nella conversione dei propri dati in vista dell'adesione al Polo e quindi del passaggio del proprio catalogo in Sebina), attraverso un impegnativo censimento e verifica delle collezioni possedute (1305), delle sovrapposizioni esistenti e di individuazione delle biblioteche capofila disponibili ad assumersi la titolarità di determinate raccolte.
Nel 2008 è stato approvato un protocollo di intesa della durata quadriennale (2008-2011) fra 12 biblioteche capofila del territorio che, possedendo la più completa raccolta di determinate testate, ne assumono la titolarità impegnandosi nella prosecuzione dell'abbonamento, nel loro completamento e nella loro catalogazione nella base dati. Le altre biblioteche che non sono interessate a proseguire nell'abbonamento collaborano al completamento delle collezioni eventualmente lacunose della biblioteca capofila impegnandosi a conferire le annate possedute; eventualmente, possono poi scartare le copie già possedute dalle biblioteche capofila secondo le modalità previste dalle direttive regionali.
Quindi le biblioteche capofila potranno concentrare le proprie risorse e spazi nella valorizzazione delle raccolte assegnate attraverso gli strumenti informativi disponibili, mentre le restanti biblioteche del territorio potranno mettere a disposizione dei propri utenti una quantità molto maggiore di risorse informative senza impegnare gli scarsi spazi a disposizione.
Sono biblioteche capofila: il Cedoc, la Fondazione San Carlo, il Centro Culturale F. L. Ferrari, l'Istituto Storico di Modena, i Comuni di Modena, di Carpi, di Cavezzo, Formigine, Sassuolo, Mirandola, Pavullo e Vignola, mentre sono biblioteche destinatarie tutte le biblioteche del territorio, che partecipano al progetto attraverso il conferimento alle biblioteche capofila delle annate possedute.
La Biblioteca Estense Universitaria partecipa al progetto svolgendo la propria funzione istituzionale di biblioteca di conservazione per le testate possedute, ed accogliendo i numeri delle collezioni messi a disposizione delle altre biblioteche ed utili ai fini del completamento delle proprie testate. Il Cedoc si è impegnato ad attuare interventi di formazione sulla catalogazione dei periodici, in modo da incentivare il completamento della catalogazione in rete delle testate, e quindi l'individuazione e il recupero dei documenti da parte degli utenti. La Biblioteca San Carlo, nell'ambito e nel quadro del progetto di Spoglio Periodici Analecta, provvede ad inviare gratuitamente a biblioteche del territorio provinciale (con l'esclusione della città di Modena) articoli da riviste comprese nel pacchetto di spoglio periodici, limitatamente alle riviste a disposizione del pubblico.
Non ci sono prospettive realistiche di poter realizzare a medio termine un deposito provinciale, e quindi non si è potuto dare una soluzione significativa ai problemi di spazio. Questo ha fatto sì che le biblioteche siano ancora sole ad affrontare i problemi di conservazione e ciò ha sicuramente indebolito il progetto per quanto riguarda la gestione dei documenti e la loro fruizione.
In più, le crescenti difficoltà finanziarie nell'ultimo periodo hanno costretto alcune biblioteche a una verifica delle proprie testate, al fine di concentrare le risorse disponibili su quelle più specificamente legate alla propria vocazione patrimoniale
Di fronte a una crisi finanziaria che costringe a una sempre maggiore razionalizzazione di queste risorse condivise, diventa ancora più importante la conoscenza dei bisogni della propria comunità e la collaborazione con le biblioteche di conservazione, per realizzare servizi informativi adeguati ed efficienti, in grado di garantire la fruizione dei documenti a prescindere dalla loro ubicazione e appartenenza patrimoniale.
Si sta cercando di allargare la cooperazione (all'Università, all'Archivio di Stato, etc.) in modo da far fronte alle difficoltà e non compromettere il percorso finora intrapreso di razionalizzazione, condivisione ed integrazione delle raccolte, valorizzazione delle singole specificità, sulle quali le biblioteche sono state costrette ad interrogarsi. È stato così possibile avviare ulteriori percorsi di indagine in tema di programmazione e pianificazione delle raccolte documentarie da estendere alle monografie, e cioè:
Oltre ad Analecta, la base dati a cura della Biblioteca della Fondazione Collegio San Carlo di Modena che raccoglie oltre 60.000 registrazioni bibliografiche di articoli pubblicati dagli anni Ottanta ad oggi su 131 periodici italiani di cultura generale, fanno parte del pacchetto:
Raffaella Manelli, CeDoc: Centro di Documentazione della Provincia di Modena, e-mail: raffaella.manelli@cedoc.mo.it
* Questo articolo riprende il testo della relazione tenuta in occasione del Seminario I periodici in biblioteca tra crisi e opportunità, Modena, Biblioteca della Fondazione San Carlo, 10 dicembre 2009.
