La tendenza alla cooperazione in ambito bibliografico e biblioteconomico ha ricevuto una spinta decisiva dai processi di automazione partiti negli anni '80, diventando nel tempo una scelta strategica irreversibile, forse anche obbligata, che investe attualmente molti terreni di interesse, con l'assunzione di progetti di ampio respiro e la conseguente evoluzione verso forme organizzative sempre più partecipate e complesse.
I temi oggetto della cooperazione si sono estesi nel tempo, con il crescente affermarsi di nuove esigenze organizzative e dello sviluppo tecnologico e professionale: dalla catalogazione condivisa fino ai terreni critici dell'acquisizione/organizzazione delle risorse elettroniche e del monitoraggio dei servizi e della qualità.
Questo percorso cooperativo si è intrecciato con il contestuale avanzamento di una cultura della valutazione in generale e con l'evoluzione della normativa di riferimento, specialmente in ambito universitario. Il decreto legislativo 29/1993, nato a fini di razionalizzazione dell'organizzazione amministrativa pubblica e della spesa, istituisce i Nuclei di valutazione a livello di ateneo, mentre la legge 537/1993 (finanziaria 1994) prevede, sempre in un contesto orientato al controllo della spesa, l'Osservatorio per la Valutazione del sistema universitario presso l'allora MURST. Bisogna però aspettare il D.M. 22.2.1996 per l'effettiva istituzione dell'Osservatorio (poi diventato l'attuale Comitato del MIUR), con compiti, tra gli altri, di valutazioni istituzionali delle università, basate su flussi informativi costanti dalla periferia al centro [1].
Ma in parallelo alle scelte del legislatore, interessato prevalentemente alla valutazione come strumento di contenimento e razionalizzazione della spesa, nascono e si sviluppano all'interno delle biblioteche interessi a raccogliere informazioni soprattutto a fini di analisi organizzative interne, per l'uso più proficuo delle risorse, l'ottimizzazione dei servizi e l'adeguamento delle collezioni.
Questo interesse alla raccolta dei dati comporta inoltre un altro risvolto: la possibilità di fare confronti tra le biblioteche, per dimensione e varietà dei servizi, da valutare anche alla luce degli standard nazionali ed internazionali di riferimento.
L'avanzamento della cultura della managerialità e della qualità che ha investito il mondo produttivo e dei servizi trova un fertile terreno in quello bibliotecario: l'uscita della Linee Guida dell'IFLA (Measuring quality, 1996) dà nuovo impulso a queste tendenze, fornendo ai bibliotecari ulteriori strumenti concettuali e operativi per il monitoraggio e l'analisi.
Allo stato attuale si può tranquillamente affermare che la cultura della valutazione e della autovalutazione è un dato presente nel dna dei bibliotecari, che sono consapevoli che i termini del confronto si stanno spostando dalla singola biblioteca ai sistemi bibliotecari, gestori di solito dell'infrastruttura tecnologica su cui poggiano i servizi avanzati e dispensatori di preziose risorse alle biblioteche del sistema, in forme molto variabili a seconda dell'assetto organizzativo locale. E che lo stesso termine di qualità ha subito nel tempo uno spostamento del suo significato originario, con una evoluzione notevole del focus concettuale che lo contraddistingue: da "insieme di caratteristiche" inerenti a un oggetto, a "processo" per il soddisfacimento di bisogni individuali e individuabili.
Alla luce di questi processi, in ambito accademico molti atenei si sono attrezzati da tempo per avere a disposizione informazioni aggiornate; già da alcuni anni infatti i nuclei di valutazione di ateneo sono tenuti a fornire al Comitato Nazionale per la Valutazione del Sistema Universitario (CNVSU) del MIUR informazioni a livello di sistema sui servizi e le risorse impiegate nelle biblioteche, anche ai fini della programmazione didattica nel contesto nazionale.
I dati sulle biblioteche di ateneo, se disposti in forma organizzata e in serie storiche, offrono molti vantaggi e consentono sia di rispondere adeguatamente agli input istituzionali esterni ed interni (MIUR, Nuclei, Controllo di Gestione), sia di avere una vasta base informativa di supporto alle decisioni strategiche di medio e lungo periodo (investimenti progettuali, assegnazione di personale e fondi).
In questo contesto di generale attenzione, un primo momento pubblico di confronto sui temi del monitoraggio e valutazione è stato in occasione del convegno della Conferenza dei Rettori delle Università Italiana (CRUI) del maggio 2000, che ha permesso l'emersione di importanti iniziative locali sulle elaborazioni sistematiche delle informazioni raccolte.
Di lì ha avuto inizio un percorso di costruzione di un luogo comune di dibattito, teso a coordinare l'impostazione metodologia retrostante alle attività di monitoraggio dei singoli atenei. In particolare l'attenzione è stata concentrata sulla necessità di arrivare a una definizione formale delle misure da rilevare a livello di singola biblioteca e di sistema, corredate da precise e stringenti indicazioni metodologiche per il loro rilevamento.
Si è costituito così, o sarebbe meglio dire autocostituito, un Gruppo Interuniversitario per il Monitoraggio dei sistemi bibliotecari (G.I.M.) i cui primi obiettivi sono stati:
Questa prima fase è stata dedicata ad un accurato confronto con la letteratura in argomento e gli standard internazionali: in particolare le linee guida dell'IFLA, la norma ISO 11620 (Library performance indicators, 1998) e la norma ISO/FDIS 2789 (International library statistics, Final Draft 2002).
Nei percorsi che hanno portato a questa prima tappa si sono intrecciati due livelli di analisi:
Una volta individuate le aree di interesse da esplorare, i dati relativi effettivamente rilevati si incasellano in ognuna di queste aree, portando alla creazione di serie storiche che permettono autoconfronti e confronti nel tempo, da cui far derivare scelte di investimento a livello locale e nazionale, orientate a parametri di qualità ed efficacia.
Naturalmente i due livelli di analisi si sono spesso sovrapposti e influenzati nel senso che, all'interno delle scelte di fondo, opzioni operative sono state prese sulla base della "sostenibilità" delle misure richieste, e cioè del loro livello di semplicità e rapidità di raccolta.
A questo fine, ogni misura è stata definita con chiarezza ed è stata corredata dalla metodologia di rilevazione specifica e da esempi concreti.
Il progetto di ricerca GIM-MIUR
In parallelo alle attività di studio descritte, GIM ha elaborato un progetto di ricerca cofinanziato dalle università del Gruppo e dal MIUR-CNVSU, tramite apposita convenzione stipulata a fine 2002. Attualmente GIM è quindi passato ad una seconda fase, più operativa: l'indagine per conto del MIUR-CNVSU denominata "Misurazione e valutazione dell'offerta bibliotecaria degli atenei italiani" rivolta alle biblioteche di università e relativi sistemi, che riprende dopo 4 anni di interruzione lo spirito di un'analoga iniziativa dell'ex Osservatorio del MURST, il cui principale obiettivo, sostanzialmente raggiunto, era quello di "favorire l'introduzione delle tecniche di valutazione della qualità dei servizi bibliotecari in ambito accademico…" [2].
La ricerca GIM richiede i dati del 2002, e prevede due livelli di indagine: singola biblioteca e sistema bibliotecario di ateneo. La documentazione relativa al progetto, compresi i due questionari elaborati dal Gruppo, sono consultabili all'url: <http://gim.cab.unipd.it
>.La popolazione di riferimento dell'indagine è costituita dalle biblioteche delle università italiane pubbliche e private, il cui elenco è stata fornito per ogni ateneo da un referente nominato dal Rettore, per un totale di circa 1300 biblioteche accademiche. Ogni biblioteca dell'anagrafe così costituita compila il questionario via web, previo rilascio di login e password. L'istituzione di un call center telefonico si aggiunge agli strumenti in linea di supporto alla compilazione dei questionari, e all'attivazione di una casella di posta elettronica per ulteriori richieste di chiarimenti. Un piano dettagliato di solleciti si prefigge di limitare al massimo le "cadute" nelle risposte ai questionari.
Alla fine della rilevazione seguiranno le fasi di validazione ed elaborazione dei dati, valutazione dei risultati, applicazione degli indicatori prescelti.
I dati forniti dalle singole biblioteche saranno alla fine riconsegnati alle singole istituzioni per l'analisi a livello locale, mentre le elaborazioni generali più significative saranno consultabili via web, per riflessioni e valutazioni complessive a livello di sistema bibliotecario.
In questo stesso periodo, sono stati seguiti da GIM anche altri progetti, in particolare un progetto pilota di user satisfaction rivolto agli utenti delle biblioteche dell'ateneo di Padova, svoltosi nella primavera del 2002. Ma su questo, come su altri temi approfonditi da GIM, saranno necessari ulteriori interventi specifici.
Mariella Romeo, CAB - Università di Padova, e-mail: mariella.romeo@unipd.it
[1] I compiti dell'Osservatorio sono definiti con D.M. 5/5/1999
[2] La documentazione relativa è consultabile all'url <http://www.murst.it/osservatorio/ricbibl.htm>.
