Le strategie di comunicazione dell’AIB

Francesca Ghersetti

Nelle linee programmatiche per il triennio in corso, e in continuità con quelle del triennio precedente, il Comitato esecutivo nazionale dell’AIB ha espresso la forte intenzione di ristrutturare e potenziare le sue attività di comunicazione; informazioni corrette ed esaustive, diffuse ai livelli più articolati ed efficacemente comunicate ai vari interlocutori, sono non solo un necessario supporto per l’azione politica dell’Associazione, ma anche una forma di trasparenza e democrazia nei confronti degli associati, della comunità professionale, degli aventi diritto e interesse ai servizi bibliotecari.
Si tratta di un’area di lavoro trasversale e indubbiamente strumentale rispetto ad altre con caratteristiche più politiche o scientifiche ma che, proprio per questa sua natura di servizio, deve assumere quelle caratteristiche di solidità, linearità e sostenibilità proprie di un efficace strumento di lavoro commisurato al profilo di un’associazione professionale in forte evoluzione e alle risorse di cui dispone.

Per operare con la massima efficacia e nel rispetto di una visione condivisa del lavoro, il CEN ha promosso, contemporaneamente allo sforzo di miglioramento dell’esistente, una riflessione generale allargata a tutti gli organi statutari per meglio mettere a fuoco obiettivi, indirizzi generali e operativi relativi a un’area di lavoro che tocca e serve molti rami di vita dell’Associazione: da quello organizzativo, ai servizi agli associati, alle attività di advocacy.
È stato quindi importante comprendere la necessità e l’opportunità di lavorare sul doppio binario della comunicazione interna e di quella esterna: comunicare all’interno dell’Associazione significa migliorare la circolazione e la circolarità delle informazioni, per stimolare lo scambio dialettico tra organi e gruppi dell’Associazione e offrire ai singoli associati un servizio sistematico che costituisca uno tra i tanti valori aggiunti dell’essere socio; comunicare all’esterno significa rivolgersi a tutta la comunità professionale non solo dei bibliotecari ma anche delle altre professioni nel settore dei servizi informativi e culturali, significa rivolgersi agli enti di riferimento competenti in materia di biblioteche (Regioni, Province e altri enti territoriali o organi centrali dello stato), significa interloquire con il resto delle rappresentanze della società interessate o coinvolte nell’erogazione dei servizi bibliotecari (cittadini, associazioni).
Gli obiettivi e gli indirizzi generali identificati e proposti nelle linee programmatiche del CEN (disponibili in sintesi nel fascicolo n. 2/2009 di «AIB notizie» e in versione integrale all’URL http://www.aib.it/aib/cen/prog08.htm) sono quindi il miglioramento della comunicazione interna tra gli organi dell’AIB, l’informazione tempestiva agli associati sulla vita dell’Associazione e su novità ed eventi rilevanti di interesse professionale e politico, la predisposizione di strumenti informativi sull’Associazione da poter utilizzare per favorirne la conoscenza e la visibilità. Dal punto di vista operativo le principali strutture di supporto sono naturalmente la segreteria nazionale e la redazione di AIB-WEB, ma tutta l’associazione è coinvolta in ragione e misura delle responsabilità e dei compiti di ciascuno.

L’AIB si sta impegnando molto nel miglioramento e potenziamento di alcuni aspetti e funzionalità degli strumenti con cui si veicola la maggior quantità di informazioni (il web, «AIB notizie», i rapporti annuali) e sta lavorando per introdurne di nuovi (e-mail informative e attivazione di una lista di discussione riservata agli associati), nonché alla revisione del materiale informativo e promozionale (pieghevole informativo, gadget, ecc.).
In particolare, si sottolinea l’importanza di AIB WEB e «AIB notizie» (che condividono la doppia natura di prodotto editoriale e strumento di informazione e comunicazione), che rappresentano una grande potenzialità in quanto risorse in grado di raggiungere un grande numero di interlocutori e hanno una struttura sufficientemente articolata e agile da poter essere utilizzati in risposta a molteplici esigenze informative/formative.

Mi pare importante segnalare, anche solamente a titolo di esempio, alcuni primi risultati raggiunti: la predisposizione di un pieghevole informativo sull’Associazione aggiornato a fine 2008 e utile per fornire un quadro sintetico di cosa sia e cosa faccia l’AIB; le prime comunicazioni tematiche via e-mail (a partire dagli auguri per le festività di Natale), cui si è affiancata la newsletter elettronica “AIB newsletter” nei primi mesi di quest’anno (pensata come informazione veloce che possibilmente rinvii a notizie più dettagliate residenti su Web); l’inaugurazione della rubrica AIB informa su «AIB notizie», attraverso cui l’Associazione informa sistematicamente sulle politiche e sul complesso delle sue attività (inaugurata nel primo numero del 2009 con le relazioni dell’Osservatorio lavoro e professione e del Gruppo sulla formazione).
Un accenno a parte merita la creazione di un ufficio stampa, tanto auspicata da almeno tre mandati quanto (ancora attualmente) non sostenibile in termini di oneri complessivi e su cui comunque il CEN si è impegnato ad avanzare una ipotesi concreta di fattibilità entro la fine del mandato. Un primo parziale bilancio dei risultati già raggiunti evidenzia che tali risultati, seppure sembrino poca cosa, sono il frutto di una prima fase di valorizzazione di strumenti già disponibili o l’introduzione di altri a costi estremamente contenuti, grazie a una maggiore interazione tra responsabili di settore e a una segreteria ormai stabilizzata in grado anche di sopperire ad alcune funzioni tipiche dell’ufficio stampa (ad esempio il notevole incremento dei comunicati stampa).

Non è possibile, e forse nemmeno opportuno, dare in questa sede una panoramica dettagliata di tutti i temi attualmente in discussione, che spaziano dalla proposta di una “giornata nazionale delle biblioteche” al rapporto dell’Associazione con i social network, anche perché sono comprese in riflessioni politiche e scientifiche più ampie; importante è invece dare conto agli associati di una linea di ragionamento su quella che, come dicevo, è un’area di lavoro strumentale e di servizio ma sicuramente in grado di migliorare la sinergia tra tutte le componenti dell’associazione e quindi, di riflesso, anche alcuni aspetti dell’azione rivolta ai nostri interlocutori di riferimento.

Eventuali commenti, riflessioni e suggerimenti sono sempre graditi e vanno inviati a ghersetti@aib.it.