La situazione del deposito legale in cinque punti *

Anna Maria Mandillo

Dall’entrata in vigore del Regolamento della legge n. 106/2004, emanato con il d.P.R. n. 252 del 3 maggio 2006 (Regolamento recante norme in materia di deposito legale dei documenti di interesse culturale destinati all’uso pubblico), sono passati già due anni, sufficienti per tentare una sorta di bilancio dell’attuazione del deposito legale in Italia.
In primo luogo c’è da osservare che, con l’avvio concreto delle procedure di applicazione dettate dalle nuove norme, sono immediatamente emersi problemi relativi, da una parte, alle lacune e ambiguità presenti nelle norme stesse, ma dall’altra riconducibili anche alla resistenza o alla lentezza con la quale i cambiamenti di notevole rilievo sono stati finora assorbiti da tutti gli attori del deposito legale.

Sulle molte richieste di chiarimento degli editori e sulle segnalazioni delle biblioteche depositarie è stata avviata la riflessione da parte della Direzione generale per i beni librari del Ministero per i beni e le attività culturali che gestisce l’applicazione delle norme. Mediante l’ausilio di un gruppo di lavoro tecnico al quale partecipano, oltre le biblioteche depositarie, anche rappresentanti delle Regioni, dell’ANCI e dell’UPI, è stato aperto sul sito web della direzione generale stessa uno spazio specifico, risultato utile in prima battuta per rispondere a quesiti e chiarire dubbi sulle modalità da seguire nel deposito delle diverse tipologie dei documenti.
Ma il colloquio aperto deve ora essere continuato e rafforzato: a tale scopo è buon auspicio sperare sul lavoro che la commissione consultiva, istituita come previsto dall’articolo 42 del Regolamento, svolgerà per giungere, nell’immediato, al progressivo miglioramento delle procedure di gestione del deposito e, nel futuro, alla formulazione di proposte di opportune modifiche del Regolamento e della stessa legge del deposito legale.

Cinque punti critici in particolare emergono dall’analisi della situazione attuale:

1) Il rapporto tra regioni e biblioteche pubbliche statali, designate come depositarie di una copia per l’archivio regionale dal decreto ministeriale 28 dicembre 2007 (G. U. n. 38 del 14 febbraio 2008) appare delicato e probabile causa di conflitti, qualora non si giunga presto ad approvare una convenzione soddisfacente per le parti, in merito alla proprietà e alla tutela degli esemplari del deposito legale. Anche se un modello di convenzione che stabilisce i compiti della singola regione e della biblioteca pubblica statale nella gestione del deposito legale è stato già discusso e approvato dai rappresentanti tecnici del Coordinamento delle Regioni e dalla Direzione generale per i beni librari, questo atto deve avere ancora la definitiva formale approvazione.
Parimenti si è delineata una esigenza di chiarezza nei rapporti tra regioni ed enti locali (comuni), dove si trovano le biblioteche pubbliche gravate del peso della gestione del deposito legale. Anche in tali casi per stabilire le reciproche responsabilità è stata delineata dai rappresentanti dell’ANCI e dell’UPI una bozza di convenzione Regioni/Comuni, che dovrà essere presentata alla Conferenza permanente Stato-Regioni per l’approvazione.
Da quanto emerge appare evidente la necessità di stabilire comunque, tra tutti gli istituti depositari indicati nel regolamento, modalità concrete di collaborazione.

2) Poiché la legge n. 106/2004 include tra le opere soggette a deposito legale anche quelle diffuse tramite rete informatica, è necessario dare attuazione alla parte del Regolamento, non ancora attivata, relativa a tale tipologia di opere (art. 37 e 38).
In particolare, devono essere promossi e realizzati gli accordi con gli editori e i produttori, indispensabili per sperimentare le più idonee modalità di gestione dei documenti digitali da parte degli istituti depositari, soprattutto per quanto riguarda l’acquisizione, la conservazione e l’accesso dei documenti digitali online nel rispetto delle norme del diritto d’autore.

3) Vanno valutate le reali possibilità di mantenere depositi completi (esaustività degli archivi), vista la considerevole crescita del numero di documenti che arrivano nelle biblioteche inviati direttamente dagli editori.
La necessità di approntare per l’immediato, e programmare per il futuro, magazzini idonei alla conservazione di molteplici tipologie di documenti deve orientare la scelta verso spazi condivisi da gestire con accordi tra le istituzioni depositarie.
Parimenti l’articolazione dei depositi e la distribuzione delle responsabilità tra gli istituti depositari, nazionali e regionali, devono essere indicate con maggiore chiarezza per poter garantire la conservazione, la catalogazione e la disponibilità dei documenti al pubblico.
A tale proposito ha anche grande importanza la definizione di procedure di gestione uniformi tra gli istituti depositari per il trattamento dei documenti del deposito legale, dal momento della verifica iniziale all’arrivo dei pacchi, ai reclami, alle sanzioni (anche mediante la predisposizione di adeguata modulistica).

4) Data la peculiarità del deposito legale, appare opportuno stabilire linee di indirizzo chiare per quanto riguarda i servizi da fornire agli utenti, in sede e remoti, da parte degli istituti depositari. In particolare, tale esigenza è più evidente e pressante quando, nell’organizzazione dei servizi al pubblico, si debbano contemperare i diritti degli autori, editori, produttori con il diritto all’accesso, all’informazione e alla conoscenza da parte dei cittadini.

5) È necessaria infine un’attenta valutazione delle risorse necessarie, sia economiche, sia di personale, per garantire il funzionamento del deposito legale e soprattutto del possibile scenario di collaborazione tra le amministrazioni alle quali appartengono gli istituti depositari.
È auspicabile pertanto che, oltre al coordinamento che potrà scaturire dall’operato della Commissione per il deposito legale (ex art. 42), si consolidi in una concreta intesa politica la collaborazione tra le amministrazioni e gli organismi di riferimento degli istituti depositari (Stato, Regioni, ANCI, UPI).
Per raggiungere tale obiettivo dovrebbe verificarsi l’opportunità e la praticabilità di un progetto finalizzato alla costituzione del “sistema del deposito legale in Italia”, nel quale la molteplicità degli istituti depositari che lo compongono siano ricondotti a unità perché tutti, pur nel rispetto delle specificità e delle appartenenze amministrative, devono poter svolgere la “missione” del deposito legale, avendo chiari diritti e doveri.
Il numero delle biblioteche e istituti coinvolti è costituito da cinque archivi nazionali (Biblioteca nazionale centrale di Firenze, Biblioteca nazionale centrale di Roma, Istituto centrale per i beni sonori e audiovisivi, Istituto nazionale per la grafica, Cineteca nazionale), da poco più di 100 biblioteche e istituti a livello regionale, tra i quali anche le biblioteche pubbliche statali prescelte (19).
A queste vanno aggiunti gli istituti ai quali dalla legge (art. 6) e dal Regolamento (art. 12 e 13) sono assegnate “altre fattispecie di deposito”: la Biblioteca centrale del Ministero della giustizia, la Biblioteca della Camera dei deputati, la Biblioteca del Senato della repubblica, la Biblioteca del Consiglio nazionale delle ricerche.

Alla predisposizione del progetto potrebbe lavorare un gruppo ristretto e rappresentativo delle varie realtà coinvolte. Una volta esaminato e verificato, il progetto potrebbe essere posto all’esame degli organi politici dello Stato e delle Regioni, in modo da favorire le possibili condizioni di accordo e di realizzazione.

* nota preparata per il Gruppo di lavoro tecnico sul deposito legale della Direzione generale per i beni librari del Ministero per i beni e le attività culturali