Gestione dei periodici: sistemi integrati e cooperazione tra biblioteche, ovvero "il naso del leone"

Isolina Baldi

Sulla gestione dei periodici, attività di particolare rilievo per le biblioteche e particolarmente critica per le grandi biblioteche, si è tenuto un convegno, il 3 ottobre scorso, alla Biblioteca nazionale centrale di Firenze, che ha presentato il nuovo software Sebina OpenLibrary (SOL), messo a punto con una proficua collaborazione fra l’Istituto e Data Management. Il grande numero di periodici che tratta la BNCF accresce l’interesse delle soluzioni offerte dal programma. Gli aspetti tecnici dell’adozione di SOL, quelli organizzativi del flusso di lavoro e del catalogo, sono stati illustrati da Laura Comparini, Lucia Milana, Alessandro Canonici, Maria Paola Giliberto, Marta Cantini. La Biblioteca nazionale, fin dal 1985, ha utilizzato per la catalogazione un mainframe BULL. Questo impiegava il database reticolare IDSII e dal 1990 un file contenente i dati dei singoli fascicoli (file Karnet), che richiedeva molti passaggi intermedi per l’inserimento e la modifica dei dati di ogni fascicolo di periodico.
La necessità di rinnovare la procedura ha portato alla scelta di SOL, e da marzo scorso la catalogazione, cioè la memorizzazione della descrizione, dell’acquisizione per deposito legale, dono e acquisto, con apertura dell’abbonamento, inventariazione e collocazione, avviene in SBN/BULL, mentre la gestione dei fascicoli in SOL. La comunicazione tra i due ambienti utilizza un web service, che permette ad applicazioni software scritte in linguaggi diversi e presenti in piattaforme hardware differenti di scambiare informazioni in formato XML.
Le due basi vengono aggiornate in tempo reale. I dati pregressi di SBN, in particolare quelli relativi agli abbonamenti, ai fascicoli, ai fornitori, sono stati recuperati e ricaricati anche in SOL.

L’esperienza della BNCF ha dimostrato che la registrazione in SOL è particolarmente efficace poiché inventariazione e collocazione, correzione dei dati sulla consistenza, invio di solleciti, reclami ecc. avvengono senza passaggi a programmi diversi e non si è dovuto neppure cambiare completamente il sistema di catalogazione. Queste problematiche, derivanti dal colloquio fra due ambienti, non riguardano una biblioteca che parta ex novo, che può adottare interamente l’applicativo Sebina.
La novità maggiore e più interessante è però la creazione del modello previsionale per ogni singola testata. Tale modello (template), che potremmo paragonare allo schedone per la registrazione manuale, è obbligatoriamente legato alla notizia bibliografica e può essere adattato dal bibliotecario con scelta del livello minimo o massimo di dettaglio inerente la numerazione del periodico, la gestione degli allegati e altri dati editoriali. Il lavoro iniziale è compensato perché l’operazione, fatta una tantum, vale finché non cambiano le condizioni di pubblicazione e inoltre, in una base dati condivisa da più biblioteche, la creazione dei template e dei modelli serve per tutte le biblioteche afferenti.
A questo scopo sono state predisposte apposite funzioni di import-export. Dina Pasqualetti, che ha curato tali aspetti, ha ipotizzato anche una catalogazione/classificazione dei modelli e una loro condivisione e messa a punto cooperativa. Ha inoltre affermato che sarebbe necessario che le biblioteche - le due Nazionali centrali? - si accordassero per la creazione e il mantenimento di una struttura tipo knowledge base cui accedere per prelevare i modelli gestionali.

L’alto costo, anche gestionale, dei periodici, fa sentire più che in altri ambiti la necessità di integrare, oltre che i programmi di software, anche le politiche delle biblioteche, in particolare quelle delle due Nazionali centrali. Il confronto fra le due biblioteche dimostra (Puglisi, Pannunzio) come esse abbiano coperto finora ambiti non del tutto identici, mentre è ormai riconosciuta la necessità di integrarle stabilmente e far diventare una risorsa quella che spesso viene vista come un’anomalia.
Paola Puglisi ha offerto una prospettiva in tal senso, con riferimento alle molteplici funzioni svolte dalle biblioteche nazionali francese, inglese, norvegese anche grazie alla loro articolazione in differenti sedi. Si impone ora una ridefinizione di compiti, per quella che dovrebbe essere la Biblioteca nazionale italiana già auspicata dall’AIB dagli anni ’70, formata dalle due Nazionali, e dagli archivi regionali delle pubblicazioni previsti dalla nuova legge sul deposito legale, per evitare duplicazioni di compiti e di materiali. Il convegno è un buon inizio, si può cominciare a disegnare il leone anche dalla punta del naso (Puglisi).
Secondo Claudio Leombroni (presente nella sua doppia veste di responsabile per la rete di biblioteche di Ravenna e di vicepresidente AIB) si può definire quella “politica nazionale per i periodici” già auspicata da Luigi Crocetti, a patto che si abbandonino i rapporti gerarchici fra istituzioni, e che si esca dalla logica dei comitati guida che spesso non consentono lo sviluppo di collaborazioni e progetti. È indispensabile ridefinire il ruolo dei servizi nazionali centrali, superando l’esistente e affrontando il ruolo dello Stato nelle biblioteche pubbliche. L’esempio tedesco con una Nazionale con sedi a Francoforte e Lipsia, ripropone l’esigenza di una Biblioteca nazionale d’Italia. Del resto non è più pensabile, ad esempio, dover cercare lo spoglio di periodici italiani su basi dati estere. Inoltre il nuovo deposito legale renderà drammatico il problema dello spazio, e costringerà a pensare a consorzi di biblioteche pubbliche.
Al riguardo Nicola Benvenuti ha annunciato una prossima iniziativa dell’AIB Toscana per discutere dei repositories, fondamentali anche per la gestione e la conservazione dei periodici su carta.

Nella tavola rotonda presieduta da Giovanni Bergamin, Paolo Salvi dell’Università di Firenze, Danilo Deana dell’Università di Milano, Enrico Martellini della Normale di Pisa, Franco Toni dell’Istituto superiore di sanità, hanno riferito delle esigenze della propria utenza e delle politiche delle loro biblioteche, indicando nei consorzi di acquisto e di servizi, nell’uso degli standard e nelle soluzioni cooperative la strada per affrontare anche gli alti costi dei periodici elettronici.

isolina@bncf.firenze.sbn.it