Il percorso che ha portato a Milano 2009

Andrea Paoli

Questa è una breve ricostruzione del percorso che ha portato l’IFLA a scegliere Milano quale sede del World Library and Information Congress (WLIC) 2009.

Fino alle candidature per il congresso del 2008, assegnato a Quebec City nel corso della conferenza IFLA di Berlino 2003, la città candidata a ospitare il WLIC veniva designata con cinque anni di anticipo. L’IFLA invitava, nel novembre di ogni anno, le associazioni professionali che lo desiderassero a candidare una città per ospitare il congresso.
Dopo un esame delle candidature pervenute, il Governing Board dell’IFLA sceglieva due città "finaliste". Queste città (nel 2003 furono Roma e Quebec City) venivano invitate a presentare una documentazione aggiuntiva e ricevevano, in maggio, la visita di alcuni delegati IFLA per una verifica delle condizioni richieste per ospitare il congresso. Dopodichè, nel corso del congresso di agosto, le associazioni professionali che avevano candidato le due città finaliste presentavano la candidatura in forma ufficiale al Governing Board, il quale sceglieva la città vincitrice.

Proprio nel 2003, ci piace pensare anche a causa della candidatura di Roma che, come disse il tesoriere di allora Derek Law durante l’annuncio ufficiale della scelta di Quebec City, rese la decisione "mai così difficile", l’IFLA cominciò a pensare a una modifica della procedura di assegnazione della conferenza annuale.

Due le ragioni principali che hanno portato a una nuova procedura: l’assegnazione alla società privata "Congrex Holland" della gestione degli aspetti organizzativi delle IFLA Conference per gli anni 2005-2009 e la volontà del Governing Board di tenere la conferenza annuale in aree diverse da quelle tradizionali europee e nord americane.
Con la vecchia procedura, in mancanza di un PCO (Professional Conference Organizer), erano le associazioni professionali nazionali a sobbarcarsi gli oneri organizzativi.
Perciò solo le associazioni più importanti o quelle che avevano alle spalle un grande paese potevano permettersi di candidare una loro città. C’era inoltre il rischio di non essere in grado di effettuare un equa rotazione della conferenza per mancanza di candidature adatte da questo o quel continente.

L’IFLA, dopo quel 2003, ha atteso più di due anni prima di definire il nuovo metodo di assegnazione del WLIC, anche se l’idea di base di indicare di anno in anno un’area geografica prestabilita iniziò a prendere corpo proprio a Berlino, soprattutto per volontà della presidente entrante di allora Kay Raseroka e di diversi membri del Governing Board.

Così, a dicembre 2005, ecco finalmente l’annuncio della nuova procedura, articolata in quattro punti:
1) il Governing Board designa una regione geografica nella quale tenere il congresso;
2) Congrex Holland compila una lista di città adatte a ospitare il congresso nella regione designata;
3) nel processo decisionale vengono consultate le organizzazioni professionali dei paesi nei quali sono state individuate le città adatte;
4) il Governing Board, alla luce delle informazioni acquisite, sceglie la città che ospiterà il congresso.

Nello stesso annuncio, sul sito web dell’IFLA, veniva indicata l’Europa meridionale quale area geografica designata a ospitare il congresso del 2009.

Sulla base di quell’annuncio, l’AIB inviava all’IFLA, nel febbraio scorso, una lettera nella quale esprimeva tutto il suo interesse a sostenere la candidatura di una città italiana, indicando Firenze come sede preferita, soprattutto per motivi storici. A Firenze infatti, e a Roma e Venezia, si tenne nel 1929 il primo Congresso internazionale delle biblioteche e di bibliografia, di cui nel 2009 ricorrerà l’ottantesimo anniversario. Nel frattempo Congrex Holland provvedeva a stilare una lista di città candidabili, dopo aver ricevuto la disponibilità dei rispettivi "convention bureau", una lista di soli quattro nomi: Firenze, Lisbona, Milano e Rimini.
All’inizio di maggio i rappresentati dei "convention bureau" delle città scelte venivano convocati presso la sede dell’IFLA allo scopo di acquisire maggiori informazioni. Dopo quegli incontri, la cerchia delle città si restringeva a Firenze, Lisbona e Milano.
Le tre località venivano visitate nella prima metà di giugno da rappresentanti dell’IFLA e di Congrex Holland. Nel frattempo l’AIB comunicava all’IFLA il proprio eguale sostegno alle due città italiane rimaste, sottolineando l’importanza, per il nostro paese e per la nostra associazione professionale, di poter ospitare un evento così importante.

All’inizio di agosto il Governing Board decideva di scartare la candidatura di Firenze perché, pur avendo la città una sede congressuale valida e tutti i requisiti richiesti, Milano offriva una sede migliore nonché un’offerta alberghiera più conveniente e una maggiore facilità di accesso.
Rimanevano così in lizza solo Lisbona e Milano. A quel punto il timore che si ripetesse l’epilogo del 2003, quando Quebec City prevalse su Roma nella scelta della sede del WLIC 2008, era davvero forte.
Ma finalmente, il 18 agosto a Seul, il Governing Board dell’IFLA decideva di assegnare il WLIC 2009 a Milano. Dopo 45 anni l’Italia tornerà così a ospitare una conferenza annuale dell’IFLA, la terza dopo quelle di Roma, Firenze e Venezia del 1929 e di Roma 1964.

andrea.paoli@tiscali.it