Le biblioteche della P.A.: prospettive e sviluppi

Cinzia Fortuzzi

Il gruppo BiAS, costituitosi in seno all’AIB due anni fa, si è ora allargato alle biblioteche istituzionali, cambiando il nome in BASI . Questa trasformazione è nata dall’esigenza di dare voce anche a quelle biblioteche, come ad esempio la Biblioteca dell’INPS, dell’ex-INA o della Banca d’Italia, che pur non rientrando strettamente nella tipologia delle biblioteche amministrative hanno delle grosse tradizioni culturali.

Nell’affrontare il tema delle funzioni e del ruolo delle biblioteche delle pubbliche amministrazioni occorre tenere conto della loro duplice natura: da un lato le grandi biblioteche storiche nate subito dopo la formazione dello Stato unitario, dall’altro quelle di più recente costituzione nate a supporto dell’attività amministrativa. In questa situazione ci si pongono due domande: quali sono i problemi attuali di questo settore? E quali possibili sviluppi e prospettive si possono prevedere per il futuro?
Il percorso che ha condotto alla formazione del BASI è iniziato negli anni ’90 con la pubblicazione, a cura dell’AIB, del volume Le biblioteche dell'amministrazione centrale dello stato italiano (1990).
Il percorso è proseguito, nel 1997, con la costituzione da parte dell’AIB Lazio di un gruppo di lavoro che aveva l’intento di redigere un repertorio della documentazione di fonte amministrativa prodotta da ciascuna amministrazione.
Nella primavera del 2001, su sollecitazione dei professori Mauro Guerrini e Guido Melis, si sono riuniti, presso la Scuola speciale per archivisti e bibliotecari (SSAB), alcuni bibliotecari delle biblioteche della Amministrazione centrale, con il proposito di elaborare una serie di iniziative comuni volte a promuoverne l’attività.
Il primo frutto di tali iniziative è stata la pubblicazione del volume Le biblioteche dell’amministrazione centrale in Italia, dalla collaborazione tra la SSAB e l’AIB, e dall’impegno collettivo dei bibliotecari. La pubblicazione, riprendendo idealmente, attraverso la prefazione di Guido Melis, il discorso iniziato da Cassese (nel volume del 1990) e si sofferma su alcuni aspetti di tali biblioteche: i loro rapporti con le istituzioni, la descrizione dei loro siti web e infine un censimento delle carriere dei bibliotecari all’interno della P.A. Nonostante tutti questi stimoli le risorse per le biblioteche sono ulteriormente diminuite ed esse permangono in uno stato di crescente difficoltà.

Quali sono le difficoltà di questo settore?

La problematica sull’argomento rimane varia e articolata e nella pubblicazione citata se ne ha solo una anticipazione, i problemi ad alcuni dei quali è il caso di accennare, riguardano:
– la difficoltà di garantire gli spazi e le risorse economiche necessarie per uno sviluppo organico delle raccolte;
– la mancanza in alcune biblioteche di professionalità adeguate o, se esistenti, non sono riconosciute;
– la difficoltà di valorizzare entrambe le tipologie di biblioteche, sia quelle con una fisionomia storico-conservativa, sia quelle che svolgono prevalentemente attività di centro di documentazione;
– la disomogeneità della tipologia di utenza che afferisce a queste biblioteche;
– l’assimilazione in organico di alcune biblioteche agli URP e/o la sottrazione di alcuni loro aspetti comunicativi specifici (bollettini, servizi di alerting ecc.) con la conseguenza di condannarle a funzioni vicarie;
– la parcellizzazione delle biblioteche all’interno dei vari dicasteri con compiti e raccolte che spesso vengono assimilate o alienate senza percepirne la specificità;
– il rischio di rinnovare la gestione delle biblioteche, ripensandole solo alla luce di un mal inteso rinnovamento tecnologico;
– il pericolo di disperdere patrimoni preziosi dal punto di vista storico.

Le problematiche esaminate si possono far risalire alla difficoltà da parte dell’Amministrazione di comprendere le potenzialità informative e culturali di questi uffici, o comunque all’incapacità di avere una visione unitaria di ampio respiro.
Nell’ambito bibliotecario esiste un largo e avanzato dibattito intorno a questi temi e al futuro delle biblioteche, ma esso rimane spesso autoreferenziale non solo rispetto all’Amministrazione nella quale le biblioteche operano, ma anche rispetto al mondo delle biblioteche e a quello accademico. Le biblioteche, infatti, vengono considerate "meno funzionali" di altri uffici, proprio perché si ritiene che non contribuiscano direttamente alla realizzazione delle finalità politiche e amministrative dell’Istituzione. Al contrario esse sono "funzionali" all'intera struttura amministrativa, proprio perché non vi è procedimento al quale le biblioteche non possano offrire il loro contributo conoscitivo e/o informativo. Una biblioteca che "funzioni" ha una ricaduta positiva sull’ambiente nel quale è inserita.
Tornando alle due tipologie di biblioteca amministrativa cui si è accennato in precedenza – quella storica e quella più affine a un centro di documentazione – si profilano differenti difficoltà, che attraverso percorsi diversi possono originare le medesime conclusioni.
Da un lato, infatti, le biblioteche storiche rischiano di rimanere imprigionate nel loro passato, non riuscendo a valorizzare e comunicare le particolarità delle loro raccolte, trasformandosi in archivi di deposito obsoleti e privi di utenza.
Dall’altro lato la modernizzazione esclusivamente tecnologica, che coinvolge le piccole biblioteche di ambito dipartimentale trascurandone gli aspetti concettuali e specifici in nome di una falsa visione utilitaristica legata all’hic et nunc, contribuisce a indebolirne le specificità e quindi a iniziare quel processo che le porterà in un primo momento a perdere l’utenza e in seguito a divenire superflue. L’innovazione, se gestita in collaborazione con i bibliotecari, potrebbe "creare valore" sia per le biblioteche che per le amministrazioni; purtroppo però sono rari i casi in cui si agisce di comune accordo: più spesso, proprio per la complessa struttura gerarchica dell’Amministrazione, le innovazioni vengono calate dall’alto con una scarsa attenzione alla fisionomia delle biblioteche e a quelli che saranno gli effettivi risultati.

Quali sviluppi quindi si possono prevedere per il futuro?

Le biblioteche dell'Amministrazione si dovrebbero orientare, in primo luogo, verso i bisogni informativi dell'utenza interna, privilegiando il contatto diretto con tutto il personale di qualsiasi ordine e grado. In secondo luogo, in quanto "finestre dell'istituzione", come dice Fernando Venturini, dovrebbero rispondere alla domanda informativa istituzionale e nel contempo "comunicare l'Istituzione" all'esterno. Questo doppio ruolo coinvolge nel futuro, in modo diverso, sia le grandi biblioteche storiche dell'Amministrazione, sia le piccole biblioteche che fungono da veri e propri centri di documentazione dipartimentali. A questo proposito si auspica anche una migliore definizione dei rispettivi ruoli e conseguentemente una cooperazione tra biblioteche diverse, al fine di soddisfare i differenti bisogni informativi degli utenti in quella ottica di servizio che, non solo dovrebbe essere propria a tutti coloro che operano nell’ambito della Pubblica amministrazione, ma che è parte integrante della buona prassi bibliotecaria.
Partendo proprio da questa ottica di servizio e quindi dal miglioramento continuo dei servizi offerti, le biblioteche e i bibliotecari dell'Amministrazione dello Stato dovrebbero proporsi a pieno titolo come mediatori dell'informazione, usufruendo degli strumenti tecnici a loro disposizione e cooperando con tutte le altre biblioteche del settore e con quelle affini per materia sul territorio. Alcune semplici azioni producono una grandissima visibilità per le biblioteche e di conseguenza anche per i bibliotecari.

Possibili attività dovrebbero riguardare ad esempio:
– l’incremento di cataloghi nazionali collettivi di monografie (SBN) e di periodici (ACNP);
– lo sviluppo di azioni cooperative con altre biblioteche o sistemi bibliotecari;
– l’attivazione di centri di documentazione dove poter reperire i documenti, sia in versione elettronica che cartacea, relativi alle competenze della propria Amministrazione;
– l’incremento del prestito interbibliotecario e del document delivery;
– lo sviluppo di attività di reference avanzato;
– la predisposizione di servizi di alerting;
– la partecipazione con bibliografie mirate alle attività di studio dei dicasteri e/o la fornitura di bibliografie ai ricercatori interni ed esterni;
– il reperimento di forme di comunicazione interne ed esterne per pubblicizzare le attività e i servizi che vengono offerti agli utenti;
– il proporsi come centri di information literacy e di e-learning all'interno delle istituzioni;
– il compito di rappresentare l'Istituzione sia in eventi nazionali che internazionali, che richiedano un coinvolgimento culturale.

Tutte queste attività, contrariamente a quanto può sembrare, sono concretizzabili sia dal punto di vista economico che da quello informatico. Alcune infatti sono completamente gratuite e i bibliotecari, anche senza particolari doti informatiche, le possono realizzare sfruttando le loro tipiche competenze professionali. Da ultimo è bene ricordare che la biblioteca è anche il "luogo" per eccellenza che favorisce quella comunicazione su contenuti professionali e anche umana di cui oggi, nonostante tutto questo parlare di comunicazione e nonostante tutti gli strumenti tecnologici, si sente un grande bisogno.
È necessario quindi sollecitare l’impegno dei bibliotecari, senza la collaborazione dei quali anche il Gruppo AIB rischia di perdere slancio, e stimolare l’attenzione e l’interesse sulle potenzialità culturali e professionali delle biblioteche istituzionali da parte delle amministrazioni stesse, le quali, dopo averle valorizzate, così come si è suggerito, potrebbero utilizzarle come uno degli strumenti di rinnovamento dei flussi comunicativi e documentari interni ed esterni. Altrimenti, il paradosso di fronte al quale ci si viene a trovare è che in un’epoca in cui ognuno cerca di valorizzare le proprie "energie", si rischia di perdere l’energia più importante che possiede l’Italia: quella culturale.